Aunque las asociaciones de condominios más pequeñas pueden parecer más fáciles de gestionar, tienen desafíos únicos que los miembros de la junta de la HOA tienen un tiempo difícil de tratar. Los residentes de las asociaciones de condominios más pequeñas tienen un grupo más pequeño de servicios potenciales que su HOA puede ofrecer a ellos debido a la disminución de las cuotas de los miembros recibidos por la HOA y los mayores costos que son necesarios para hacer una diferencia positiva en su comunidad. Si necesita ayuda en la gestión de pequeñas asociaciones de condominios, aquí hay algunos consejos para ayudar.
Cómo ir sobre la gestión de pequeñas asociaciones de condominios
Conseguir la financiación necesaria
Si una asociación de condominios tiene sólo 20 unidades, entonces sólo hay 20 residentes que pagan cuotas que pueden asignar a su presupuesto HOA. Las HOAs tienen que ser muy cuidadosas a la hora de decidir qué cobrar a su pequeño número de residentes y asegurarse de que las cuotas no sean tan excesivas que disuadan a los potenciales residentes de invertir en propiedades ubicadas dentro de sus comunidades.
Si hay algún cambio en las cuotas proyectadas, los residentes necesitan ser notificados prontamente con la razón del incremento para darles la oportunidad de preparar sus finanzas para el aumento de las cuotas.
Mantener la Transparencia con los Residentes
Uno de los consejos más importantes en la administración de pequeñas asociaciones de condominios es ser transparente. Dado que los residentes de las asociaciones de condominios más pequeñas tienden a pagar más, la necesidad de transparencia sobre cómo se utilizan las finanzas se vuelve esencial.
Las juntas directivas de las HOA deben hacer todo lo posible para mostrar a los residentes el valor de lo que están pagando a través de solicitudes de reparación rápidas y eventos de construcción de la comunidad que mejoran la calidad de vida dentro de sus comunidades.
El no hacer esto puede causar baja moral entre los residentes e incluso una posible demanda si la HOA viola cualquiera de los derechos legales de los residentes. Evitar los problemas legales es fundamental para una HOA más pequeña, ya que no tendrán el capital para defenderse fácilmente en los tribunales.
Elegir la empresa de gestión externa de HOA correcta
Las HOA más pequeñas que se encuentran dentro de condominios pequeños tienen un debate constante sobre si deben externalizar ciertos procedimientos administrativos a una empresa de gestión externa.
Las HOAs necesitan ver qué tipo de precios pueden obtener y si eso les proporciona una mayor calidad de servicio a sus residentes. Si pueden externalizar con éxito las solicitudes de reparación, los pagos de cuotas y la correspondencia electrónica a una empresa de gestión externa, sus residentes verán el valor de las cuotas de la HOA que están pagando.
A veces, también vale la pena considerar si la junta de la HOA es mejor delegar sus tareas de gestión de las pequeñas asociaciones de condominios a los expertos. No obstante, no está de más considerar otras opciones.
Dedicar suficiente tiempo a la gestión de la HOA
Cuando las HOAs son más pequeñas, significa que pueden tener menos miembros en la junta. Si lo hacen, sus miembros de la junta podrían no tener tiempo ilimitado para tratar los asuntos urgentes dentro de la comunidad.
Mantener un equilibrio entre los horarios de los miembros de la junta y las necesidades de la comunidad puede convertirse en un gran desafío. Las asociaciones de condominios más pequeñas que pueden permitirse subcontratar algunos servicios tendrán una gran ventaja a la hora de proporcionar servicios eficientes a sus residentes.
De este modo, los miembros de la junta directiva pueden dedicar su limitado tiempo a cuestiones de votación, elecciones o construcción de la comunidad, lo que supondrá un complemento ideal a la colaboración con una empresa de gestión de HOA externa.
Equilibrar qué servicios de la HOA se pueden ofrecer con presupuestos más reducidos
Una de las mayores dificultades a las que se puede enfrentar una asociación más pequeña es qué puede ofrecer a sus residentes. Tiene que haber un debate realista entre los miembros de la junta directiva sobre lo que pueden permitirse ofrecer a sus residentes sin tener que pagar demasiadas cuotas adicionales a sus residentes.
Equilibrar esta cuestión no es nada sencillo, y es un obstáculo sustancial al que debe enfrentarse una asociación más pequeña que no tiene muchas cuotas de miembros para utilizar en su beneficio. Es uno de los retos de la gestión de las asociaciones de condominios pequeñas.
Saber cuándo gastar los recursos
Pueden surgir ciertas cuestiones para una asociación más pequeña que tiene que pagar. Las asociaciones más pequeñas pueden tender a evitar el pago de las reparaciones necesarias. Lo que deben hacer las juntas directivas de las HOA es evaluar el riesgo de que el gasto se convierta en uno más importante en el futuro. El no hacerlo podría ser muy perjudicial para las ya limitadas finanzas de la HOA.
Mantener expectativas realistas para los residentes voluntarios
Dependiendo de la naturaleza de la asociación de condominios más pequeña, ciertos residentes pueden ofrecer su tiempo para ayudar a la HOA a ahorrar capital o reducir las cuotas esperadas de los miembros. Las juntas directivas de las HOAs necesitan tener un balance entre utilizar el tiempo de un residente para una asistencia muy necesaria y no desperdiciar su tiempo. Las HOAs también necesitan ver en qué miembros de la comunidad pueden confiar para una asistencia particular para utilizar los recursos que están disponibles para su comunidad de manera eficiente.
Las reparaciones pueden costar lo mismo que un edificio más grande
Lo que particularmente las asociaciones de condominios más pequeñas tienen que enfrentar es que un edificio de tres pisos puede tener el mismo techo que un edificio de diez pisos. Esto significa que si hay que reemplazar un techo, el edificio de diez pisos tendrá más capital para pagar la reparación, mientras que el edificio de tres pisos apenas podrá costear los gastos necesarios.
Las asociaciones de condominios más pequeñas tienen que tener cuidado de presupuestar estos gastos mayores necesarios que pueden surgir de vez en cuando para que puedan cubrir el costo requerido antes de que el gasto siga creciendo exponencialmente. La gestión de pequeñas asociaciones de condominios no siempre implica pequeños costes de reparación.
La gestión de pequeñas asociaciones de condominios no es una tarea fácil
Cada comunidad es diferente, lo que también significa que no hay una única forma de gestionar una comunidad. En el caso de la gestión de pequeñas asociaciones de condominios, habrá ajustes realizados por la junta de la HOA o la empresa de gestión de la HOA. Puede ser un reto, pero mientras se mantenga al tanto de las necesidades de su comunidad y trabaje con los miembros de la junta y los residentes, tendrá a su alcance una comunidad exitosa.