Como propietario de una pequeña empresa, mejorar la facturación de sus cuentas por cobrar debería ser una prioridad. Después de todo, el dinero que gana vendiendo su producto o servicio a crédito no puede contarse realmente como ingreso hasta que se haya cobrado de los clientes. Cuanto mejor gestione sus cuentas por cobrar y recoja los pagos de los clientes, mejor será su flujo de caja. Y tener un flujo de caja saludable es uno de los mejores indicadores de éxito empresarial a largo plazo.
¿Qué es la rotación de cuentas por cobrar?
La rotación de cuentas por cobrar es una medida de la eficacia de su negocio para convertir sus cuentas por cobrar en efectivo en el banco. Puede medir la eficacia con la que concede créditos a los clientes y cobra el dinero que se le debe utilizando el índice de rotación de cuentas por cobrar.
Cómo calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar
En esta fórmula, las ventas netas a crédito son iguales al total de sus ventas a crédito para el período contable que se está midiendo (mensual, trimestral, anual), menos las devoluciones y los reembolsos de los clientes.
Puede calcular su Promedio de Cuentas por Cobrar sumando el monto de sus cuentas por cobrar del principio del período al monto de sus cuentas por cobrar al final del período y dividiendo el resultado por dos. El período de medición para sus ventas netas a crédito y el promedio de cuentas por cobrar debe ser el mismo.
¿Por qué es importante su rotación de cuentas por cobrar?
En términos generales, cuanto más alto sea su índice de rotación de cuentas por cobrar, más efectivo tendrá su empresa para pagar sus gastos y atender sus deudas.
Una baja rotación, por otro lado, podría ser una advertencia de que su empresa tiene:
- Políticas de control de crédito deficientes,
- Un enfoque desordenado de los cobros a clientes, o
- Una base de clientes financieramente poco fiable
Examinar sus condiciones de crédito y el proceso de cuentas por cobrar es fundamental para proteger la salud financiera de su empresa. Así que con eso en mente, aquí hay 9 consejos para ayudarle a mejorar la rotación de cuentas por cobrar.
9 maneras de mejorar su rotación de cuentas por cobrar
Construir relaciones sólidas con los clientes
La primera regla general con las cuentas por cobrar es establecer relaciones sólidas con los clientes. Los clientes satisfechos suelen estar contentos de pagar por los bienes o servicios que les has proporcionado. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una corporación en crecimiento, los pequeños gestos, como una comprobación amistosa por teléfono o por correo electrónico con sus clientes, pueden suponer una gran diferencia a la hora de cobrar a tiempo.
Factura de forma precisa, puntual y frecuente
¡Una factura precisa y detallada es el tipo de factura más fácil de pagar para sus clientes! Pero es igualmente importante facturar a tiempo y con frecuencia. Las empresas que facturan con retraso se arriesgan a sentar un precedente de aceptación de pagos atrasados.
No cometa el error de esperar a que los importes pendientes sean relativamente altos antes de facturar a sus clientes. Facturar por servicios o productos suministrados hace más de un mes aumenta la probabilidad de que los clientes hayan pasado página mentalmente. También es menos desalentador para los clientes pagar facturas más pequeñas y periódicas que pagar una gran factura trimestral.
Incluya condiciones de pago
Configure el éxito de sus cuentas por cobrar incluyendo condiciones de pago claras en sus facturas. Solicite el pago en un plazo de 30 días netos, y no tenga miedo de incluir cargos por retraso en el pago. Los cargos por demora suelen ser un porcentaje del importe de la factura original. Si vende productos o servicios de mayor valor en dólares, puede ser prudente establecer también límites de crédito u ofrecer planes de pago.
Utilice software basado en la nube
El software de contabilidad basado en la nube facilita su proceso de facturación y cuentas por cobrar. Trabajar en la nube le permite acceder a sus datos financieros desde cualquier lugar y colaborar con su equipo de contabilidad en tiempo real.
En Enkel, nos encanta usar Xero y QuickBooks Online para trabajar con clientes de pequeñas y medianas empresas porque son fáciles de usar y proporcionan un alto nivel de funcionalidad
Tanto Xero como QuickBooks Online ofrecen una fácil integración con su software de seguimiento del tiempo, lo que significa que puede incluir entradas de tiempo en las facturas de su empresa. Y como funcionan perfectamente con programas como Expensify y Receipt Bank, también le permiten incluir los gastos incurridos en sus facturas.
Xero y QuickBooks Online se conectan con una amplia gama de herramientas de análisis para ayudarle a realizar un seguimiento del flujo de caja. Estos softwares de contabilidad basados en la nube le facilitan la automatización de las facturas recurrentes y los recordatorios de seguimiento para los clientes.
Facilite el pago de las facturas
Al ofrecer a los clientes múltiples formas de pagar sus facturas, les facilita la adopción del método de cuentas por pagar que prefiera su departamento de contabilidad. Y eso significa que es mucho más probable que paguen sus facturas a tiempo
Sin embargo, ya han pasado los días en los que aceptar sólo cheques o transferencias bancarias para el pago era suficiente. Hoy en día, la mayoría de las empresas aceptan EFT (transferencias electrónicas de fondos) y también pagos con tarjeta de crédito.
En Enkel, utilizamos Plooto para enviar y recibir rápidamente pagos a través de cheques o transferencias bancarias, mientras que programas como Square facilitan a sus clientes el pago de su factura con tarjeta de crédito. Sí, estos servicios llevan aparejadas comisiones, pero la comodidad de aceptar pagos en línea y de recibir los pagos antes puede hacer que sean un gasto que merezca la pena.
Acabe con tener una cuenta por cobrar
¡El mejor método para gestionar las cuentas por cobrar es decir adiós a ellas por completo! Puede que no sea una solución viable para todos los negocios basados en los servicios, pero muchas empresas tienen la opción de aceptar pagos por adelantado antes de proporcionar su producto o servicio.
Al utilizar plataformas de pago en línea como Square o PayPal, puede ser capaz de eliminar la necesidad de las llamadas de cobro, al tiempo que reduce las pérdidas potenciales de los impagos de los clientes. Las comisiones que cobran los portales de pago pueden parecer costosas al principio, pero a menudo ahorran tiempo y dinero a largo plazo.
Simplifique su estructura de facturación
Muchos negocios de servicios han reducido los dolores de cabeza de las cuentas por cobrar mediante la transición a una facturación de tarifa fija. Al firmar un contrato de servicios con su cliente, usted ofrece esencialmente los mismos servicios mensuales a un precio fijo. Y eso puede contribuir en gran medida a reducir el pánico que a menudo se produce cuando un cliente recibe una factura más alta de lo esperado.
Los acuerdos de facturación de tarifa fija también permiten solicitar que los pagos automáticos se retiren directamente de las cuentas de sus clientes cada mes. Como resultado, la facturación de honorarios fijos logra un equilibrio eficaz entre proporcionar a sus clientes claridad en la facturación y garantizar que usted reciba pagos regulares a tiempo.
Seguimiento regular
A nadie le gusta hacer llamadas de cobro. Razón de más para seguir nuestros consejos para mejorar la facturación de sus cuentas por cobrar y reducir la necesidad de hacerlas.
Puede agilizar su proceso de cobro convirtiendo en política el proporcionar siempre facturas detalladas y precisas y condiciones de pago claras por adelantado. Sin embargo, los errores ocurren. En Enkel, nuestro proceso de cobro incluye tanto un recordatorio de cortesía enviado 10 días antes del vencimiento de una factura, como un seguimiento inmediato una vez que la fecha de vencimiento ha pasado.
Concilie con frecuencia
Cuanto más frecuentemente concilie sus registros contables, más al día estarán sus cuentas por cobrar. ¿Cómo se relacionan ambas cosas?
Tan pronto como reciba los pagos de los clientes a crédito, deben conciliarse con las facturas pendientes y borrarse de su lista de cuentas por cobrar. Esto mantiene el saldo de las cuentas por cobrar al día y facilita el seguimiento de la facturación. En Enkel, creemos en las conciliaciones bancarias frecuentes precisamente por esta razón.
Recuerde que tomar medidas para gestionar, controlar y mejorar la rotación de las cuentas por cobrar es clave para un flujo de caja más saludable. El seguimiento de su facturación no sólo le ayudará a detectar tendencias en sus prácticas de cuentas por cobrar, sino que puede utilizar esa información para medir el impacto de sus prácticas en la rentabilidad de su empresa.
Si está buscando apoyo adicional en la gestión de sus cuentas por cobrar, podemos ayudarle. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.