El timbre de la oficina está sonando. A tu izquierda, tres compañeros están revisando un expediente. Detrás de ti, otra persona está conversando por teléfono. Recibes un mensaje en Whatsapp mientras intentas releer un correo electrónico que no entiendes.
¿Todo esto te resulta familiar? En los últimos años, el lugar de trabajo ha experimentado una auténtica revolución acelerada debido al aumento de la tecnología digital, las oficinas abiertas y la abundancia de herramientas de comunicación rápidas e instantáneas a nuestra disposición. Se espera que uno evolucione en un entorno muy estimulante, en el que tiene que asimilar, procesar y producir una cantidad interminable de información. Este flujo constante de información somete a nuestra mente a un gran esfuerzo, haciendo que nuestro cerebro tenga que lidiar con esta interminable estimulación. A veces, este enorme esfuerzo mental conduce a lo que los científicos llaman «sobrecarga cognitiva». Entonces, ¿cómo se puede evitar la sobrecarga y preservar algún tipo de equilibrio cognitivo en tales circunstancias? Respondamos a esta pregunta y analicemos cómo funciona el cerebro, de la mano de Marie Lacroix, neurocientífica y cofundadora de la agencia Cog’X.
La definición científica
Marie Lacroix define la carga mental, o carga cognitiva, como «el coste de procesar la información en la mayoría de las circunstancias para un individuo». En contra de la creencia popular, la carga cognitiva es normal; se produce en cuanto se comprometen las capacidades cognitivas y no es realmente algo malo en sí mismo. Es la sobrecarga cognitiva regular la que puede ser mala para usted. Esto significa, en el transcurso de un día, tratar de captar más información de la que su memoria de trabajo puede manejar. Llamada a menudo memoria a corto plazo, su almacenamiento se limita a unos 10 fragmentos de información que se pueden retener durante un breve periodo de tiempo (normalmente unos segundos). Para entender su capacidad, Lacroix propone resolver las siguientes sumas mediante aritmética mental: 2 x 2 + 1 y luego 22 x 15 + 3. «Está claro que la cantidad de esfuerzo mental requerido, y la carga cognitiva resultante, es mayor para el segundo cálculo», dice.
«La carga mental es el coste de procesar la información en la mayoría de las circunstancias dadas para un individuo».
Mal uso del término
El psicólogo John Sweller formalizó la teoría de la carga cognitiva a finales de la década de 1980. Como parte de su investigación sobre el diseño instruccional, o el diseño de la enseñanza, trató de identificar las técnicas que facilitan el aprendizaje manteniendo la carga cognitiva al mínimo.
Sacado del contexto de sus orígenes científicos, el término «carga mental» se ha convertido desde entonces en algo común en el lenguaje cotidiano. En la actualidad se asocia a la idea de «pensar en todo, todo el tiempo», y en particular a la carga mental que supone llevar un hogar. Esta idea procede de Nicole Brais, investigadora de la Universidad Laval de Quebec. Brais define la carga mental como «la tarea de gestionar, organizar y planificar, que es al mismo tiempo intangible, esencial y constante, y que tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los demás y llevar el hogar sin problemas». La necesidad constante de garantizar que todo funcione correctamente en el hogar sigue considerándose a menudo una responsabilidad de la mujer. El término «carga mental» se popularizó a través de la tira cómica de la artista Emma Clit, You Should’ve Asked, publicada en 2017, que disecciona con humor las limitaciones que la vida impone a las mujeres.
Sin embargo, como señala Lacroix, hay que distinguir entre el uso coloquial del término – «las cuestiones y preocupaciones cotidianas de la vida diaria, y cada una de las tareas en las que un individuo debe pensar durante todo el día»- y la definición científica de carga cognitiva. Según ella, «sigue existiendo un vínculo entre ambos conceptos porque nuestros limitados recursos cognitivos sólo pueden ocuparse de un cierto número de tareas al mismo tiempo sin tropezar con alguna dificultad. Por lo tanto, nuestras preocupaciones cotidianas, y la multitud de cosas inolvidables que tenemos que encajar en cada día, en realidad ocupan mucho «espacio mental» que no se puede tratar en otra parte, además del estrés que puede causar en sí mismo.»
«Nuestros limitados recursos cognitivos sólo pueden ocuparse de un cierto número de tareas al mismo tiempo sin tropezar con alguna dificultad.»
Una rápida lección sobre la mecánica del cerebro
Si la carga cognitiva es un fenómeno natural -se produce desde el momento en el que comprometemos nuestro cerebro-, la sobrecarga cognitiva, especialmente a nivel profesional, tiene lugar cuando las cosas se vuelven excesivas. Lacroix recomienda analizar tres grandes factores para identificar y gestionar la sobrecarga cognitiva:
La naturaleza de la tarea y/o tu nivel de experiencia con respecto a la información proporcionada
«La sobrecarga cognitiva se produce generalmente cuando una tarea es demasiado compleja, ya sea porque la información en sí misma es demasiado difícil de procesar, o porque no tenemos los conocimientos o el saber hacer para procesarla. Esto es especialmente cierto cuando somos nuevos en una tarea o estamos en la fase de aprendizaje»
2.El entorno de trabajo físico o digital
«Una sobrecarga también puede ocurrir cuando hay demasiada información a tener en cuenta, incluso si cada pieza individual no es tan compleja en sí misma. Por eso, una sobrecarga, o una configuración que requiere hacer varias cosas al mismo tiempo, puede abrumar a las personas.» Por ejemplo, un entorno de trabajo demasiado estimulante -ruido constante, conversaciones, llamadas telefónicas, streaming, etc.- como una oficina abierta, puede interferir en nuestro equilibrio cognitivo.
3.Nuestro bienestar emocional y físico
«Además, nuestro estado interno -especialmente nuestros niveles de cansancio, estrés o falta de motivación- puede aumentar la cantidad de esfuerzo necesaria para resolver una tarea. Después de una mala noche de sueño, puedes ver y sentir realmente lo difícil que puede ser llevar a cabo una tarea que normalmente realizas de forma eficiente.»
Los daños colaterales
¿Qué ocurre realmente cuando nuestro cerebro entra en sobrecarga? «En el cerebro, el estado de sobrecarga se asocia a un cambio de actividad en el córtex prefrontal, desde donde se realiza la memoria de trabajo y las llamadas funciones ejecutivas . Es básicamente la torre de control de nuestro cerebro», explica Lacroix. «En la sobrecarga cognitiva, aumentan nuestras posibilidades de cometer errores y de tener problemas de memoria, además de que puede reducir nuestra capacidad de planificar, de manejar nuestras emociones, etc. Los signos de una sobrecarga cognitiva incluyen cometer errores, tener que iniciar procesos de pensamiento una y otra vez, no prestar atención a los demás u olvidar regularmente cosas importantes.» Por lo tanto, la sobrecarga cognitiva puede reducir directa e indirectamente el bienestar general y el rendimiento en el trabajo.
«En la sobrecarga cognitiva, aumentan nuestras posibilidades de cometer errores y de tener problemas de memoria, además de que puede reducir nuestra capacidad de planificar, y de manejar nuestras emociones».
¿Es un problema moderno?
Lacroix subraya que la sobrecarga cognitiva no es un problema nuevo. El riesgo de sobrecarga cognitiva es mucho mayor ahora debido a la velocidad de nuestros intercambios y al flujo constante de información que tenemos que gestionar. Nuestras capacidades cognitivas se están poniendo al límite en esta era digital», afirma el neurólogo.
Mantener la mente despejada y lidiar con calma con una docena de correos electrónicos al día, un sinfín de notificaciones, solicitudes, mensajes y recordatorios en múltiples canales (Slack, Whatsapp, otros grupos de chat, el calendario de Google, etc.) puede parecer un deporte de combate. Podemos utilizar aquí un concepto ergonómico para hablar de «desbordamiento cognitivo» y describir esta idea de sobrecarga, según Lacroix. «Uno tiene la sensación de estar inundado de información hasta el punto de sentirse abrumado y de que las cosas urgentes tienen prioridad sobre las importantes»
«El riesgo de sobrecarga cognitiva es mucho mayor ahora debido a la velocidad de nuestros intercambios y al flujo constante de información que tenemos que gestionar. Nuestras capacidades cognitivas están al límite en esta era digital»
¿Te puede pasar a ti?
¿Hay alguna profesión en la que sea más probable experimentar una sobrecarga cognitiva? Según Lacroix, no está necesariamente ligada a los individuos. Insta a no confundir la sobrecarga cognitiva con el agotamiento, que sin duda es más frecuente en determinadas profesiones (policía, bomberos, personal hospitalario, etc.) debido al exceso de trabajo, a la fuerte implicación emocional y a la falta de reconocimiento del trabajo que realizan. No obstante, es posible reducir el riesgo de sobrecarga cognitiva tomando ciertas precauciones. «Este es el caso, sobre todo, de los pilotos de avión, los controladores aéreos y los empleados de centrales eléctricas, que tienen procedimientos diseñados para eludir nuestra capacidad mental natural, como las listas de comprobación y el doble control, para reducir el riesgo de error», explica Lacroix.
Cuidado, tu cerebro es frágil, ¿cómo puedes protegerlo?
Lacroix te insta a tomar conciencia de cómo funciona tu cerebro, para que puedas aplicar los mejores procedimientos individuales y colectivos para cuidarlo. Dice: «Nuestra capacidad de atención es un filtro natural contra la sobrecarga cognitiva. Nos permite seleccionar la información relevante en función de la tarea que queremos realizar y dejar el resto fuera de nuestra memoria de trabajo. Sin embargo, esta capacidad de atención es sensible y puede ser fácilmente absorbida por otras demandas externas, ya sean físicas, como en un entorno de oficina abierto, o digitales, a través de notificaciones». Tu espacio de trabajo, el trabajo y los métodos de conexión juegan un papel importante en la regulación de tu carga cognitiva diaria.
«Tu capacidad de atención es sensible y puede ser fácilmente absorbida por otras demandas externas»
¿Cómo puedes hacer frente a la multitud de factores que afectan a tu carga cognitiva? Según Lacroix, para disminuir la carga mental hay que reducir la cantidad de información que hay que procesar, o al menos reducir su complejidad. He aquí un resumen de los mejores métodos que puedes adoptar, según tus necesidades:
A nivel personal
- Enumerar o esquematizar todas las tareas que tienes que realizar
Para entender y planificar mejor las tareas, priorízalas. Para eso están las listas de tareas. - Suelta las tareas no esenciales
Para limitar la frustración, anota las tareas que has realizado y el tiempo que te han llevado. Esto te permite dar valor a tu trabajo y te hace ver que el tiempo que has dedicado a ellas no se ha desvanecido en el aire. También te permitirá planificar mejor el futuro. - Aborda una tarea con objetivos específicos a corto plazo
Siempre es más eficiente dividir una tarea en objetivos a corto plazo de 15 a 20 minutos, por ejemplo. - Deja de hacer multitarea
En lugar de hacer malabares con dos o más tareas al mismo tiempo, como responder a un correo electrónico mientras estás en una reunión, es más eficiente hacer las cosas de forma secuencial, una tarea tras otra. - Reduzca las interrupciones para mejorar su eficiencia y reducir los niveles de estrés
Es mejor revisar su bandeja de entrada de forma intermitente; cada hora, quizás, o si le preocupa no responder con la suficiente rapidez, cada 30 minutos. Pero evita estar constantemente pendiente de ella. También deberías limitar los avisos visuales y sonoros, como las ventanas emergentes y las notificaciones, y elegir momentos específicos para verlos. - Adapta tus descansos a la tarea que tienes entre manos
Para regular eficazmente tu carga mental, se supone que un descanso es un cambio de la tarea que tienes entre manos, para que puedas estar activo de una manera diferente. Si te pasas el día dirigiendo un taller e interactuando con la gente, la pausa adecuada sería leer, escuchar música relajante o dar un paseo. Si está mirando una pantalla todo el día, el descanso adecuado sería mover el cuerpo e interactuar con los demás. - Dése siempre un tiempo de recuperación adecuado
El deporte, la meditación, la lectura o incluso no hacer nada tienen un efecto profundo en su bienestar mental y físico. Si no te das suficiente tiempo de recuperación, acabas produciendo las hormonas del estrés adrenalina y cortisol para compensar, lo que puede tener un efecto perjudicial para tu salud.
A nivel colectivo, organizativo
- Ofrecer espacios de trabajo flexibles, que permitan a los empleados trabajar en un entorno que se adapte a las necesidades de sus tareas, como una sala tranquila o un espacio de colaboración.
- Trabajar en la práctica directiva, especialmente en la idea de falsa urgencia, una tendencia cada vez más común en el lugar de trabajo, según Lacroix. «Anime a los directivos a distinguir la diferencia entre lo que es «urgente» y lo que es «importante» para sus equipos, lo que les ayudará con la organización y la priorización».
- Sea consciente de sus exigencias a los demás. Ten cuidado con el momento en que envías un correo electrónico, un texto o un mensaje de Whatsapp, o cuando sacas un tema importante. Así evitarás causar una agitación innecesaria o dar a alguien la impresión de que le estás retando en un momento inapropiado. Asegura que estás respetando su tiempo de recuperación.
Si la carga cognitiva es normal, la sensación de sobrecarga mental no lo es. Como señala Lacroix, «significa que tenemos que cuestionar nuestras prácticas individuales, cambiar la forma en que se están realizando las tareas, facilitar ciertos procesos, reorganizar los pasos que implican el uso de los recursos disponibles, etc.»
Aunque el problema tiene que ser tratado colectivamente, e incluso a nivel organizativo, tienes cierta flexibilidad en la forma de trabajar. Hay que querer alejarse activamente de la velocidad, la cantidad y la respuesta instantánea, conceptos que se asocian a la productividad. ¿Y si todo lo que necesitas para estar más tranquilo, ser más eficiente y más eficaz en el trabajo fuera aprender a decir «no» y tomarte tu tiempo?
«Tenemos que cuestionar nuestras prácticas individuales, cambiar la forma en que se hacen las tareas, facilitar ciertos procesos…»
Foto: Bienvenidos a la Jungla
Transmitido por Mildred Dauvin
Sigue a Bienvenidos a la Jungla en Facebook y suscríbete a nuestro boletín para recibir nuestros artículos cada semana