El ajedrez tridimensional es un elemento básico de Star Trek. El tablero aparece en varios episodios, y puedes comprar tu propia réplica por cortesía de la Casa de la Moneda de Franklin.
Una de las novelas lleva el juego un paso más allá en el futuro con el ajedrez de cuatro dimensiones. No sólo puedes mover tus piezas en el espacio tridimensional, sino que puedes «descansar» una pieza, retirándola del tablero durante un número fijo de turnos, tras lo cual vuelve al tablero en su nueva casilla. Esto le permite apartar una pieza que no necesita ahora y traerla de vuelta en el momento adecuado.
Puede establecer un sistema similar para reducir el desorden, dejar de perder cosas y aumentar su productividad. Coge cualquier papel; apártalo durante días, semanas o meses; y relájate, confiando en que reaparecerá el día exacto en que lo necesites. Es como una máquina del tiempo para su sistema de confianza.
Lo que necesita
Para ello, necesitará 43 carpetas: una carpeta para cada mes y 31 carpetas diarias. Consigue un paquete de carpetas resistentes: las vas a revolver mucho y no querrás que se deshagan. Etiquétalas del 1 al 31 y de enero a diciembre.
También necesitarás un lugar para colgar las carpetas. Uno de los cajones de mi escritorio está dimensionado para las carpetas colgantes. Como he utilizado carpetas no colgantes, he comprado un estante clasificador de carpetas, que cabe en el cajón.
Preparación inicial
Si hoy fuera 28 de junio, empezarías con las carpetas en el siguiente orden:
- 29-31. No hace falta que pongas primero el 28, ya que no te vas a enviar nada para hoy. Junio sólo tiene 30 días, pero guarda el 31 después del 30. De esta manera, no tienes que pensar dónde va, y no vas a perderlo.
- Julio. La carpeta para el próximo mes viene a continuación. Si hoy consigues algo para el 29-31 de julio, irá en esta carpeta, ya que las carpetas diarias para el 29-31 representan actualmente junio.
- 1-28. A continuación, ponga el resto de las carpetas diarias. Si hoy recibes algo para el 1-28 de julio, puedes archivarlo directamente en la carpeta diaria apropiada, o puedes echarlo en la carpeta de julio y clasificarlo en la diaria más tarde. Lo que le distraiga menos en este momento.
- Agosto-Junio. Por último, coloca el resto de las carpetas mensuales. Junio va al final porque todo lo que consigas para el mes en curso irá a la carpeta de ese día.
¿Qué pones en las carpetas?
Aquí tienes algunas ideas de lo que puedes poner en tu máquina del tiempo:
- Tarjetas para firmar
- Cheques depositados en el móvil a la espera de ser destruidos
- Facturas que hay que pagar
- El recibo de la biblioteca para retirar los libros
- Un disparador para que nos limpien los anillos de boda
- Un disparador para tirar la información de la garantía
- Un recibo de una compra que voy a devolver
- Ticket detickets de reclamación de limpieza
¿Qué pasa con las cosas que no son planas?
Algunos objetos no caben limpiamente en una carpeta de archivo, como nuestros anillos de boda. Para tareas como esta, coge una ficha y escribe la tarea en ella: «Limpiar los anillos de boda». La tarjeta sirve como disparador: cuando aparece la tarjeta, se activa una tarea para que yo o mi mujer los llevemos. Una vez programada la tarea en OmniFocus o en su agenda, la tarjeta vuelve a las carpetas para la siguiente limpieza.
El control diario
Cada mañana (o tarde), cuando planifiques tu día, saca la carpeta de ese día. Todo lo que hay en ella representa algo que tienes que hacer hoy. Póngalo en su lista de tareas, prográmelo en su calendario o póngalo en su bandeja de entrada.
Si hoy no es el día adecuado, aplástelo en otra carpeta.
¿Carpeta vacía? ¡¡¡Genial!!! Ya has terminado.
Ahora pon la carpeta detrás de la última carpeta diaria y delante de la siguiente carpeta mensual.
La rotación mensual
El último día del mes, es el momento de vaciar la siguiente carpeta mensual.
Sácala. Todo lo que hay en esta carpeta es algo que has programado para hacer este mes. Mueve cada elemento a la carpeta diaria correspondiente y, a continuación, pon la carpeta al fondo.
Consejo profesional: Antes de añadir un elemento a una carpeta mensual, escribe la fecha final de la tarea («17/11») en una pequeña nota adhesiva y pégala en el elemento. La mayoría de las tareas que archivo tienen una fecha específica en la que tengo que procesarlas, y tener la fecha justo ahí hace que la rotación mensual sea un juego de niños. Treinta segundos y ya está.
Me he planteado hacer esto, pero no sé si merecería la pena. El único caso de uso práctico que tengo para esto sería almacenar un disparador para tirar la información de la garantía cuando expire, digamos, dentro de tres años. Para algo a un par de años, simplemente pondría el año y lo dejaría en la carpeta mensual. Durante la rotación mensual, si no es este año, lo dejaría en la carpeta.
Tu futuro yo te lo agradecerá
Sólo se tarda unos minutos en crear este tipo de sistema de archivo, y es increíblemente práctico. No hay trozos de papel desordenados, escondidos cuando los necesitas. Nada de búsquedas frenéticas cuando podrías estar haciendo cosas. Sólo 43 carpetas y la información que necesitas, justo cuando la necesitas.
Pregunta: ¿Qué podrías poner en la máquina del tiempo de tu sistema de confianza? Comparte tu opinión en los comentarios, en Twitter, LinkedIn o Facebook.
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