Cree una política para fichar al entrar y al salir en su Manual del Empleado
Aunque es difícil solucionar inmediatamente cualquier problema que tenga con el fichaje, implementar las políticas adecuadas y comunicarlas de forma efectiva es un gran comienzo.
Cuando redacte una política para su Manual del Empleado, asegúrese de incluir dónde, cuándo y cómo deben fichar los trabajadores. Incluya un recordatorio para sus empleados de que espera que fichen a la entrada y a la salida con regularidad, y describa el sistema de advertencia cuando no lo hagan.
En dicho Manual del Empleado también debería incluir normas sobre el tiempo de almuerzo, los descansos no remunerados y las horas extraordinarias. También puede añadir las prácticas de redondeo de la hoja de horas que se utilizan en su empresa.
Establezca el protocolo para informar y corregir las faltas de fichaje
Escriba muy pronto en el Manual del Empleado cómo responderá a los errores repetidos de fichaje. Incluya un esquema claro de las medidas disciplinarias progresivas en caso de incumplimiento reiterado de los procedimientos, como por ejemplo:
- Una charla informal sobre el asunto
- Avisos verbales formales
- Avisos escritos
- Probación
- Suspensión
- Y, por último, el despido, si hay un determinado número de infracciones durante un período de tiempo determinado.
Su política disciplinaria debe reflejar su autoridad para utilizar estas acciones.
Seguir lo que tiene por escrito en su Manual del Empleado es la única manera de evitar una demanda por prácticas desleales en caso de terminación del contrato de trabajo.
Siga la política de entrada y salida con coherencia
Cuando se trata de la disciplina de tiempo y asistencia, no debe tener favoritos ni mostrar un trato preferente al seguir los procedimientos. Tanto si cree que la falta de fichaje de un empleado es realmente un error como si sospecha que ha robado tiempo, debe seguir siempre la misma línea de actuación.
Debe aplicar la política a todos y cada uno de los empleados, independientemente de su rendimiento, cargo o historial. De este modo, enviará un mensaje claro de que no se tolerará el incumplimiento.
De lo contrario, los empleados no se tomarán en serio el tiempo y la asistencia. Esto puede perjudicar la eficacia de la política e incluso puede tener consecuencias devastadoras en caso de litigio.
La mayoría de los errores suelen ser en realidad simples equivocaciones, por lo que no es aconsejable entrar a saco desde el principio. Pero hay que ser consecuente.
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Cuando un empleado se olvida de fichar por primera vez, debe reunirse con él y repasar la política y los procedimientos de fichaje, y así asegurarse de que los entiende. Cuando un empleado se olvida de fichar otra vez, proceda a la advertencia verbal.
Si los errores siguen ocurriendo, normalmente el siguiente paso es la advertencia por escrito. Cuando un empleado acumula el número máximo de advertencias escritas por no fichar, puede proceder a aplicar medidas disciplinarias más serias.
Cuando las políticas de fichaje se introducen y comunican adecuadamente, lo más probable es que la mayoría de los empleados no lleguen a este punto, sin embargo, debe estar preparado para todas las eventualidades.
Elija una forma de fichar fácil de usar con notificaciones
Cuando los errores siguen ocurriendo sin importar las advertencias, y usted está bastante seguro de que sus empleados no están tratando de engañarle, es el momento de considerar si el problema principal radica en su sistema de fichaje.
Seamos realistas: cuando usted está frustrado, y sus empleados están frustrados, e incluso su departamento de recursos humanos está frustrado, probablemente necesite cambiar de herramienta.
Para evitar esto desde el principio, asegúrese de hacer una investigación adecuada antes de decidir qué sistema se adapta a sus necesidades.
Las aplicaciones modernas de reloj en línea como All Hours están trabajando duro para ayudarle a abordar el potencial problema de los empleados que se olvidan de fichar. En la era de los teléfonos inteligentes y las notificaciones móviles, acordarse de hacerlo no debería ser algo de lo que los empleados tuvieran que preocuparse.
Por eso All Hours utiliza notificaciones para recordar a los empleados que tienen que fichar a la entrada y a la salida y también cuando su pausa para comer está llegando a su fin. Si aún así se les escapa la hora de entrada, pueden introducirla ellos mismos a través de la aplicación móvil más tarde, donde se envía automáticamente a un administrador para que la apruebe.
Nos hemos esforzado mucho en crear una aplicación de fichaje inteligente, que eliminará la frustración del proceso para todos los implicados.