¿Siempre hace malabares entre una dotación de personal adecuada y un presupuesto ajustado? Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a programar a los empleados de forma eficaz.

La programación de los empleados es un reto clave no sólo para el sector minorista, sino también para otros sectores de servicios como la hostelería, la logística, la sanidad y la restauración. Por un lado, las empresas necesitan garantizar una dotación de personal adecuada para hacer frente a la afluencia de clientes. Por otro lado, los horarios volátiles e impredecibles causan estragos en el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.

A menudo, los empleados por turnos tienen que trabajar en diferentes turnos cada semana. Rara vez tienen control sobre sus horarios y normalmente sólo se enteran de sus horarios con unos pocos días de antelación. Aunque varias empresas utilizan diferentes nombres para estas prácticas de programación, se conocen ampliamente como programación «justo a tiempo» o programación centrada en el cliente.

Recientemente, Lowe’s adoptó un sistema de programación centrado en el cliente para garantizar que los turnos de los empleados reflejen el tráfico de la tienda. Aunque el sistema parece bueno para el negocio en teoría, en realidad limita el número de días libres consecutivos de los empleados, así como la visibilidad y la flexibilidad de los horarios. El cambio ha reducido la previsibilidad de las vidas de los empleados y ha afectado negativamente a su equilibrio entre la vida laboral y la personal, lo que, en última instancia, ha reducido la moral de los trabajadores.

Aunque la sabiduría convencional dicta que la inestabilidad de los horarios es la norma en los entornos empresariales actuales, los casos atípicos como el de Nando’s y The Gap Inc. demuestran que la estabilidad de los horarios no sólo es factible, sino que también puede ayudar a mejorar las ventas y la productividad. Y tenemos tres consejos que le ayudarán a ponerlo en práctica en su negocio.

3 técnicas de programación de empleados que su empresa debería utilizar

Consejo nº 1: Proporcione a los empleados una mejor visibilidad de sus horarios

Imagínese esto: Adam trabaja en la caja registradora de una tienda de ropa. Se acercan las vacaciones y quiere planificar los días libres con su familia. Sin embargo, las vacaciones son también el momento de mayor actividad del año para la tienda y no tiene ni idea de qué días o turnos trabajará la próxima semana. En estas situaciones, la falta de visibilidad de los horarios probablemente hará que Adam y los empleados como él se sientan un poco decepcionados, si no frustrados y/o desconectados.

Planificación de arrastrar y soltar en Findmyshift (Fuente)

Para los empleadores, una forma sencilla de evitar estas situaciones es preparar los turnos con antelación, en calendarios de papel o registros de asistencia. Sin embargo, es aún mejor utilizar un software de programación de empleados para crear y compartir los horarios de trabajo, así como enviar recordatorios a los empleados antes de cada turno.

Consejo nº 2: Ofrezca a los empleados la flexibilidad de intercambiar turnos

El mes pasado, el colegio de la hija de Adam tenía una reunión de padres y profesores un sábado por la mañana. Pero Adam tenía un turno de mañana, así que llamó a su gerente para solicitar un cambio. El gerente terminó pasando tres horas tratando de encontrar otro empleado para intercambiar el turno con Adán, y comunicar los cambios a todos los afectados.

Aprobación de sustituciones en CakeHR (CakeHR)

Esta es otra situación que se puede evitar con la ayuda de un software de programación de empleados, que hace que el proceso de intercambio y cambio de turnos sea mucho más sencillo para los empleados. En nuestro ejemplo, Adán puede poner el turno para su sustitución directamente en el sistema de software, y cualquier compañero de trabajo disponible puede reclamarlo. El cambio es inmediato y visible para todos los implicados.

En un experimento realizado en Gap, alrededor del 50% de las solicitudes publicadas con una antelación de entre uno y tres días en una aplicación para teléfonos inteligentes de intercambio de turnos encontraron quien las aceptara, y el 62% de los empleados por hora a tiempo parcial que utilizaron la aplicación afirmaron haber publicado o recogido turnos. En general, el 95% de los empleados participantes estuvieron de acuerdo en que la aplicación facilitaba el ajuste de los horarios de trabajo para satisfacer sus necesidades.

Consejo nº 3: Evaluar las necesidades de personal y evitar los excesos de costes

Continuando con nuestro ejemplo, digamos que para este mes, Adam está de guardia los lunes y los miércoles. Esto significa que se espera que esté disponible para trabajar con un aviso de llamada, y no puede programar ningún compromiso personal para esos días. Sin embargo, si no se le llama, no se le paga por ese día, a pesar de haber bloqueado su tiempo libre por la posibilidad de trabajar.

Panel de análisis en ShopKeep (Fuente)

La imprevisibilidad de la programación de las guardias dificulta que los empleados puedan contar con un trabajo garantizado, un determinado nivel de ingresos o incluso conseguir un segundo trabajo para complementar sus ingresos. Ya en 2016, los reguladores obligaron a Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters y algunos otros minoristas a revisar y cambiar sus prácticas de programación de guardia.

Con herramientas como el software de gestión minorista y el software de punto de venta, los empleadores pueden evaluar mejor sus necesidades de personal y evitar la necesidad de programación de guardia. Las funciones de información de estas herramientas pueden ayudar a los empresarios a analizar los datos históricos y a identificar los días/horas de mayor afluencia de clientes.

Con este conocimiento, los empresarios pueden tomar mejores decisiones de programación y de presupuesto. Pueden dar a los empleados la fiabilidad y la flexibilidad que necesitan, al tiempo que evitan los sobrecostes asociados a los turnos extra.

Siguientes pasos: cómo encontrar el software adecuado para su empresa

Ahora que sabe cómo el software puede ayudarle a racionalizar la programación de los empleados y hacerla más eficiente y eficaz, puede empezar a explorar las soluciones del mercado. Sin embargo, hay ciertas consideraciones que debe tener en cuenta:

• Tenga en cuenta el tamaño y el tipo de su negocio: Las necesidades de programación de un restaurante con 10 empleados van a ser drásticamente diferentes a las de un supermercado con 50 empleados. En primer lugar, sepa exactamente lo que quiere que el software haga por usted, y cuántas personas van a utilizarlo, y luego comience a explorar las herramientas en el mercado.
• Destine un presupuesto para la herramienta: Como propietario de una empresa o empleador, sólo puede disponer de una determinada cantidad de dinero para una herramienta. En el caso de una pequeña empresa, esta cantidad puede ser de unos cientos de dólares al mes, mientras que en el caso de una gran empresa puede ser de unos miles de dólares. Destine la cantidad que se sienta cómodo gastando en una herramienta de programación, y busque opciones sólo dentro de ese presupuesto.
• Reconsidere sus necesidades: Si bien es cierto que puede optar por un software de programación de empleados que se encargue de sus necesidades de programación, otras herramientas como el software de gestión de tiendas y el software de punto de venta pueden ayudarle a hacer mucho más que programar. Las empresas especializadas, como los salones de belleza y las tiendas de conveniencia, también pueden explorar herramientas diseñadas específicamente para su nicho.