Zlepšení obratu pohledávek by mělo být pro majitele malé firmy prioritou. Koneckonců peníze, které vyděláte prodejem svých výrobků nebo služeb na úvěr, nelze skutečně započítat do příjmů, dokud nejsou od klientů inkasovány. Čím lépe budete spravovat své pohledávky a shromažďovat platby od zákazníků, tím lepší bude váš cash flow. A zdravý peněžní tok je jedním z nejlepších ukazatelů dlouhodobého podnikatelského úspěchu.
Co je obrat pohledávek?
Obrat pohledávek je měřítkem toho, jak efektivně vaše firma přeměňuje své pohledávky na hotovost v bance. Pomocí ukazatele obratu pohledávek můžete posoudit, jak efektivně poskytujete zákazníkům úvěry a inkasujete dlužné peníze.
Jak vypočítat ukazatel obratu pohledávek
V tomto vzorci se čisté tržby z úvěrů rovnají celkovým tržbám z úvěrů za měřené účetní období (měsíční, čtvrtletní, roční), od nichž se odečtou případné vratky a náhrady od zákazníků.
Průměrnou výši pohledávek můžete vypočítat tak, že sečtete výši pohledávek ze začátku období s výší pohledávek na konci období a výsledek vydělíte dvěma. Měřící období pro vaše čisté úvěrové tržby a průměrné pohledávky by mělo být stejné.
Proč záleží na obratu vašich pohledávek?
Všeobecně platí, že čím vyšší je poměr obratu vašich pohledávek, tím více hotovosti bude mít vaše firma k dispozici na úhradu svých výdajů a obsluhu svých dluhů.
Nízký obrat může být naopak varováním, že vaše firma má:
- špatné zásady kontroly úvěrů,
- nesystematický přístup k vymáhání pohledávek od zákazníků nebo
- finančně nespolehlivou klientelu
Zkoumání úvěrových podmínek a procesu pohledávek je pro ochranu finančního zdraví vaší firmy zásadní. S ohledem na to vám proto přinášíme 9 tipů, které vám pomohou zlepšit obrat pohledávek.
9 způsobů, jak zlepšit obrat pohledávek
Vybudujte si pevné vztahy s klienty
Prvním pravidlem u pohledávek je navázat pevné vztahy s klienty. Spokojení klienti obvykle rádi zaplatí za zboží nebo služby, které jste jim poskytli. Ať už jste malá firma nebo rostoucí korporace, malá gesta, jako je přátelská telefonická nebo e-mailová kontrola vašich zákazníků, mohou mít velký význam, pokud jde o včasné inkaso plateb.
Fakturovat přesně, včas a často
Přesný a podrobný účet je pro vaše klienty nejjednodušší druh účtu, který zaplatí! Stejně důležité však je, abyste fakturovali včas a často. Společnosti, které vystavují faktury se zpožděním, riskují, že vytvoří precedens pro přijímání opožděných plateb.
Neudělejte tu chybu, že budete s vystavením faktury svým zákazníkům čekat, až budou dlužné částky relativně vysoké. Fakturace za služby nebo výrobky dodané před více než měsícem zvyšuje pravděpodobnost, že se klienti mentálně přesunou jinam. Pro zákazníky je také méně odrazující platit menší pravidelné faktury než jednu velkou čtvrtletní fakturu.
Uveďte platební podmínky
Nastavte své pohledávky na úspěch tím, že na fakturách uvedete jasné platební podmínky. Požadujte platbu do 30 dnů netto a nebojte se zahrnout poplatky za pozdní platby. Poplatky za pozdní platby obvykle představují procento z původní částky faktury. Pokud prodáváte produkty nebo služby ve vyšší dolarové hodnotě, může být rozumné stanovit také úvěrové limity nebo nabídnout platební plány.
Používejte cloudový software
Cloudový účetní software vám usnadní proces fakturace a pohledávek. Práce v cloudu vám umožní přistupovat k finančním datům odkudkoli a spolupracovat s účetním týmem v reálném čase.
V Enkelu pro práci s klienty z řad malých a středních firem rádi používáme Xero a QuickBooks Online, protože se snadno používají a poskytují vysokou úroveň funkčnosti
Oba softwary Xero a QuickBooks Online nabízejí snadnou integraci se softwarem pro sledování času, což znamená, že můžete zahrnout časové záznamy do firemních faktur. A protože bezproblémově spolupracují s programy jako Expensify a Receipt Bank, umožňují také zahrnout vzniklé výdaje do faktur.
Xero a QuickBooks Online se propojují s celou řadou analytických nástrojů, které vám pomohou sledovat peněžní toky. Tyto cloudové účetní softwary vám usnadní automatizaci opakujících se faktur a následných upomínek pro klienty.
Zjednodušte placení faktur
Poskytnutím více způsobů, jak mohou klienti platit vaše faktury, jim usnadníte přijetí způsobu úhrady, který jejich účetní oddělení preferuje. A to znamená, že bude mnohem pravděpodobnější, že vaše faktury zaplatí včas!
Pryč jsou však doby, kdy k placení stačilo přijímat pouze šeky nebo bankovní převody. Dnes většina firem přijímá také EFT (elektronické převody finančních prostředků) a platby kreditní kartou.
V Enkelu používáme Plooto k rychlému odesílání a přijímání plateb šekem nebo bankovním převodem – zatímco programy jako Square usnadňují vašim klientům platbu kreditní kartou. Ano, s těmito službami jsou spojeny poplatky za provizi, ale díky pohodlí při přijímání online plateb a dřívějšímu přijetí plateb se vám mohou vyplatit.
Zbavte se nutnosti mít pohledávky
Nejlepším způsobem správy pohledávek je rozloučit se s nimi úplně! Nemusí to být schůdné řešení pro každý podnik založený na službách, ale mnoho firem má možnost přijímat platby předem před poskytnutím svého produktu nebo služby.
Pomocí online platebních platforem, jako je Square nebo PayPal, můžete odstranit potřebu inkasních hovorů a zároveň snížit potenciální ztráty z neplacení ze strany klientů. Poplatky za provizi účtované platebními portály se mohou zdát zpočátku nákladné, ale z dlouhodobého hlediska často šetří čas a peníze.
Zjednodušte strukturu fakturace
Mnoho podniků poskytujících služby omezilo bolesti hlavy s pohledávkami přechodem na účtování s pevným poplatkem. Když se zákazníkem podepíšete smlouvu o poskytování služeb, nabízíte v podstatě stejné měsíční služby za pevnou cenu. A to může do značné míry snížit paniku, která často nastává, když klient obdrží vyšší fakturu, než očekával.
Smlouvy o účtování fixních poplatků také umožňují požadovat, aby byly každý měsíc stahovány automatické platby přímo z účtů vašich klientů. Výsledkem je, že účtování s pevným poplatkem zajišťuje účinnou rovnováhu mezi tím, abyste svým zákazníkům poskytli jasnou fakturaci – a zajistili, že budete dostávat pravidelné platby včas.
Pravidelné sledování
Nikdo nemá rád inkasní hovory. O to více byste se měli řídit našimi tipy pro zlepšení obratu vašich pohledávek a snížit potřebu je vůbec uskutečňovat!
Proces vymáhání můžete zefektivnit tím, že si stanovíte zásadu vždy předem poskytovat podrobné a přesné faktury a jasné platební podmínky. K chybám však dochází. A někdy je zmeškaná platba právě takovým omylem, kdy klient ocení přátelskou upomínku.
V naší společnosti Enkel zahrnuje proces vymáhání jak zdvořilostní upomínku zaslanou 10 dní před splatností faktury, tak okamžitou následnou kontrolu po uplynutí tohoto data splatnosti.
Reconcile Frequently
Čím častěji budete provádět rekonciliaci účetních záznamů, tím aktuálnější budou vaše pohledávky. Jak spolu souvisejí?
Jakmile obdržíte platby od úvěrových zákazníků, měli byste je odsouhlasit s neuhrazenými fakturami a vymazat je ze seznamu pohledávek. To udržuje stav vašich pohledávek aktuální a usnadňuje sledování obratu. Ve společnosti Enkel právě z tohoto důvodu věříme v časté odsouhlasování bankovních účtů.
Pamatujte, že klíčem ke zdravějšímu cash flow je podniknout kroky ke správě, sledování a zlepšování obratu pohledávek. Sledování obratu vám nejen pomůže odhalit trendy ve vašich postupech v oblasti pohledávek, ale můžete tyto informace využít k posouzení dopadu vašich postupů na ziskovost vaší společnosti.
Pokud hledáte další podporu při správě pohledávek, můžeme vám pomoci! Kontaktujte nás a dozvíte se více.