Co je řízení pracovních příkazů?

Řízení pracovních příkazů je systematický přístup ke zpracování a včasnému dokončení pracovních příkazů údržby s cílem minimalizovat prostoje majetku. Dokončení pracovních příkazů závisí na dostupnosti dalších zdrojů údržby, jako jsou aktiva, díly, lidé a peníze.

Důležitost řízení pracovních příkazů

Týmy údržby se při sdělování pracovních úkolů tradičně spoléhaly na papírové pracovní příkazy. Ačkoli samotné pracovní příkazy lze snadno vytvářet ručně, správa papírových pracovních příkazů je náročná na pracovní sílu a často přináší více problémů, než kolik jich řeší.

Například pracovníci údržby musí interpretovat špatný rukopis, což vede k nesprávné dokumentaci. Fyzické kopie se mohou špatně umístit a ztratit, což má za následek zmeškání údržby. Stohy papíru zahlcují kartotéky a stoly, což ztěžuje hledání historických pracovních příkazů.

Některé týmy údržby přešly na správu pracovních příkazů pomocí tabulek, ale tyto systémy s sebou nesou vlastní omezení. Tabulky může upravovat vždy jen jedna osoba, což technikům ztěžuje přehled o nejaktuálnějších informacích. Pracovní příkazy vytvořené pomocí tabulkového softwaru se musí stále tisknout, což s sebou přináší problémy, o kterých jsme hovořili dříve. Používání tabulkového softwaru může být pro zaměstnance skličující.

S růstem organizací se „staronové“ metody správy pracovních zakázek rychle stávají neudržitelnými a neefektivními. Tím spíše, že obnovený důraz na provozní efektivitu klade důraz na funkce oddělení údržby. Aby organizace zlepšily správu pracovních zakázek, investují do počítačového systému řízení údržby (CMMS).

Proces správy pracovních zakázek

Správná správa pracovních zakázek zohledňuje pracovní zakázku ve všech fázích jejího života od zadání až po dokončení. Následující části popisují, co se děje v jednotlivých krocích procesu správy pracovních příkazů. Všimněte si, jak systém CMMS zjednodušuje a zefektivňuje proces správy pracovních příkazů.

Schválení požadavku na práci

Potřeba práce údržby je často sdělována prostřednictvím požadavku na práci nebo servisního požadavku. Schvalovatel požadavek přezkoumá a určí, zda existuje oprávněná potřeba, zda je k dispozici dostatek informací pro vytvoření pracovního příkazu nebo zda již byl problém nahlášen. Mnoho organizací používá ke zpracování příchozích požadavků funkci požadavku na údržbu v systému CMMS. Pokud je požadavek oprávněný, bude schválen a bude vytvořen pracovní příkaz.

Přečtěte si také:

:

Vytvoření

Vytvoření pracovního příkazu znamená, že bylo uděleno oprávnění k provedení požadované práce. Pracovní příkazy jsou vytvářeny na základě schválených požadavků na údržbu, pracovníky údržby nebo automaticky ze systému CMMS. Pomocí mobilního systému CMMS mohou technici vytvářet pracovní příkazy z terénu.

Prioritizace

Prioritizace pracovních příkazů zahrnuje určení, které pracovní příkazy mají být dokončeny nejdříve. Priorita pracovního příkazu se obvykle určuje podle kritičnosti práce nebo majetku. Například pracovní příkazy týkající se bezpečnosti (pracovišť nebo zaměstnanců) mohou mít vysokou prioritu. Mezi pracovní příkazy s nižší prioritou patří rutinní preventivní údržba nebo požadavky na údržbu, které nemají zásadní význam.

Tým údržby vytváří standardy pro to, co určuje vysokou nebo nízkou prioritu pracovního příkazu. Nejenže to umožní rychlejší dokončení pracovních příkazů se skutečně vysokou prioritou, ale pokud se vyskytnou nedodělky, měly by se skládat z prací s nízkou prioritou.

Rozvrhování

Rozvrhování pracovních příkazů je založeno na jejich prioritě. Mimořádné pracovní příkazy se řeší bez prodlení. Pracovní příkazy preventivní údržby se obvykle plánují na základě kalendářních nebo průběžných intervalů nebo podle směrnic výrobce prostředků pro údržbu. Časový harmonogram však není jediným hlediskem při plánování pracovních příkazů.

Manažeři údržby berou v úvahu dostupnost techniků, náhradních dílů a zásob a nástrojů nebo jiného speciálního vybavení potřebného k dokončení pracovních příkazů. Software CMMS umožňuje vizualizovat pracovní zátěž údržby a určit, jak lze pracovníky co nejefektivněji využít.

Přidělení

Každý tým údržby se skládá z techniků s různými dovednostmi a schopnostmi. Pracovní zakázky by měly být přidělovány technikům, kteří jsou pro danou práci nejvhodnější. Ve větších organizacích se mohou technici specializovat na určité řemeslo nebo mohou mít školení na konkrétní majetek.

Malé a střední podniky spíše využívají odborníky na vše, kteří mohou provádět mnoho úkolů údržby. Určení toho, kdo je pro danou práci nejlepší, může být provedeno na základě zkušeností z první ruky, ale může být také identifikováno pomocí zpráv o údržbě ze systému CMMS.

Distribuce

Pokud jsou pracovní příkazy naplánovány a přiděleny, musí najít cestu do rukou techniků. Pracovní příkazy lze fyzicky rozdat, ale dohledání techniků vyžaduje čas. Software CMMS disponuje funkcí automatického tisku na určených tiskárnách a automatického zasílání pracovníkům e-mailem. Systém CMMS s mobilními funkcemi umožňuje technikům okamžitě přijímat pracovní příkazy na zařízeních připojených k internetu.

Provedení

Provedení je úkon, kdy přidělený technik (technici) provádí úkoly uvedené na pracovním příkazu. Systém CMMS umožňuje sledovat průběh pracovních příkazů v reálném čase, abyste mohli zajistit, že technici budou plnit své úkoly.

Dokumentace

Součástí procesu správy pracovních příkazů je školení pracovníků, aby dokumentovali všechny výsledky, a to jak ty dobré, tak i špatné. Čím přesnější informace budete mít, tím lépe se vám bude pracovat. Technici by měli dbát na to, aby přesně zaznamenávali, co bylo provedeno, kolik času strávili, jaké díly použili atd.

Dokumentace práce v systému CMMS vede k přesnějším záznamům o údržbě, které lze použít k identifikaci oblastí, kde je třeba provést zlepšení, a pomáhají při budoucím odstraňování problémů. Špatná dokumentace vede k nepřesným nebo chybným výkazům – jak se říká, „odpadky dovnitř, odpadky ven“. Čím lepší bude dokumentace pracovních příkazů, tím lépe budete moci sledovat a vyhodnocovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pomocí výkazů údržby systému CMMS.

Uzavření

Pracovní příkaz se uzavře, když byly provedeny všechny úkoly, dodány všechny služby a práce je dokončena. Technici mohou nyní začít pracovat na dalších „otevřených“ pracovních zakázkách.

Analýza

Vaše souhrnná historie pracovních zakázek je základem pro smysluplné výkazy. Bez reportovacích funkcí systému CMMS je velmi obtížné sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které umožňují nahlédnout do vašeho procesu. Jak snadno můžete například vypočítat počet pracovních příkazů, které byly vytvořeny nebo uzavřeny pomocí tabulky nebo systému sledování na papíře?“

Zlepšete správu pracovních příkazů pomocí systému FTMaintenance

I ty nejlepší pracovní příkazy mohou selhat bez spolehlivého systému jejich správy. FTMaintenance je výkonný software pro správu pracovních zakázek, který zjednodušuje proces správy pracovních zakázek. Díky automatickému vytváření, přiřazování, distribuci a uzavírání pracovních příkazů snižuje FTMaintenance množství administrativní práce spojené s prováděním každodenních činností údržby. Požádejte o demo verzi a zjistěte, jak může FTMaintenance zlepšit proces správy pracovních zakázek ve vaší organizaci.