Neustále žonglujete mezi vhodným personálním obsazením a štíhlým rozpočtem? Zde je několik tipů, které vám pomohou efektivně plánovat zaměstnance.

Plánování zaměstnanců je klíčovou výzvou nejen pro maloobchod, ale i pro další odvětví služeb, jako je pohostinství, logistika, zdravotnictví a stravování. Na jedné straně musí podniky zajistit odpovídající počet zaměstnanců, aby zvládly nápor zákazníků. Na druhé straně nestálé a nepředvídatelné plánování narušuje rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem zaměstnanců.

Zaměstnanci pracující na směny musí často každý týden pracovat v různých směnách. Málokdy mají nad svým rozvrhem kontrolu a obvykle se rozvrh dozvídají jen několik dní předem. Ačkoli různé společnosti používají pro tyto postupy plánování různé názvy, obecně jsou známy jako plánování just-in-time nebo plánování zaměřené na zákazníka.

Nedávno společnost Lowe’s přijala systém plánování zaměřený na zákazníka, aby zajistila, že směny zaměstnanců odrážejí provoz prodejny. Ačkoli tento systém zní teoreticky dobře pro obchod, ve skutečnosti omezuje počet po sobě jdoucích volných dnů pro zaměstnance, stejně jako přehled o plánování a jeho flexibilitu. Tato změna vnesla do života zaměstnanců méně předvídatelnosti a negativně ovlivnila jejich rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, což v konečném důsledku snížilo morálku zaměstnanců.

Zatímco konvenční moudrost říká, že nestabilní plánování je v dnešním štíhlém podnikatelském prostředí normou, výjimky jako Nando’s a The Gap Inc. ukazují, že stabilní plánování je nejen proveditelné, ale může také pomoci zlepšit prodej a produktivitu. A my pro vás máme tři tipy, které vám pomohou zavést je ve vaší firmě.

3 techniky plánování zaměstnanců, které by vaše firma měla používat

Tip č. 1: Zajistěte zaměstnancům lepší přehled o jejich rozvrhu

Představte si to – Adam pracuje na pokladně obchodu s oblečením. Blíží se svátky a on si chce naplánovat volné dny s rodinou. Svátky jsou však pro obchod zároveň nejrušnějším obdobím v roce a on netuší, které dny nebo směny bude příští týden pracovat. V takových situacích bude Adam a jemu podobní zaměstnanci kvůli nedostatečnému přehledu o rozvrhu pravděpodobně trochu zklamaní, ne-li frustrovaní a/nebo neangažovaní.

Rozvrhování směn v aplikaci Findmyshift (zdroj)

Pro zaměstnavatele je jedním z jednoduchých způsobů, jak takovým situacím předejít, připravit si směny předem, v papírových kalendářích nebo docházkových registrech. Ještě lepší je však používat software pro plánování práce zaměstnanců, který umožňuje vytvářet a sdílet pracovní rozvrhy a také zasílat zaměstnancům před každou směnou upomínky.

Tip č. 2: Umožněte zaměstnancům flexibilní výměnu směn

Poslední měsíc měla škola Adamovy dcery v sobotu ráno rodičovskou konferenci. Adam měl ale ranní směnu, a tak zavolal svému nadřízenému a požádal o změnu. Manažer nakonec strávil tři hodiny hledáním jiného zaměstnance, který by si směnu s Adamem vyměnil, a sdělováním změn všem, kterých se to týkalo.

Schvalování výměn v CakeHR (CakeHR)

Toto je další situace, které lze předejít pomocí softwaru pro plánování zaměstnanců, který proces výměn a výměn směn pro zaměstnance výrazně zjednodušuje. V našem příkladu může Adam směnu určenou k výměně sám vystavit přímo v softwarovém systému a kterýkoli volný spolupracovník se o ni může přihlásit. Výměna je okamžitá a viditelná pro všechny zúčastněné.

Při experimentu ve společnosti Gap našlo zhruba 50 % požadavků zveřejněných jeden až tři dny předem v aplikaci pro chytré telefony na výměnu směn zájemce a 62 % hodinových zaměstnanců na částečný úvazek, kteří aplikaci používali, uvedlo, že směny zveřejnili nebo si je vyzvedli. Celkově se 95 % zúčastněných zaměstnanců shodlo na tom, že jim aplikace usnadnila přizpůsobit pracovní rozvrh jejich potřebám.

Tip č. 3: Zhodnoťte personální potřeby a vyhněte se překročení nákladů

Pokračujme v našem příkladu, řekněme, že pro tento měsíc má Adam pohotovost v pondělí a ve středu. To znamená, že se od něj očekává, že bude k dispozici na zavolání a nemůže si na tyto dny naplánovat žádné osobní závazky. Pokud však nebude povolán, nedostane za tento den zaplaceno, přestože si kvůli možnosti práce zablokoval volno.

Panel analytiky v aplikaci ShopKeep (zdroj)

Nepředvídatelnost plánování pracovní pohotovosti ztěžuje zaměstnancům možnost spolehnout se na zaručenou práci, určitou výši příjmu nebo si dokonce pořídit druhou práci jako doplněk příjmu. Již v roce 2016 donutily regulační orgány společnosti Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters a několik dalších maloobchodních prodejců přezkoumat a změnit své postupy plánování na zavolání.

Pomocí nástrojů, jako je software pro řízení maloobchodu a software pro prodejní místa, mohou zaměstnavatelé lépe vyhodnocovat své personální potřeby a vyhnout se nutnosti plánování na zavolání. Funkce reportingu v těchto nástrojích mohou zaměstnavatelům pomoci analyzovat historická data a identifikovat dny/hodiny, kdy dochází k největšímu pohybu zákazníků.

S těmito znalostmi mohou zaměstnavatelé přijímat lepší plánovací i rozpočtová rozhodnutí. Mohou zaměstnancům poskytnout potřebnou spolehlivost a flexibilitu a zároveň se vyhnout překročení nákladů spojených s mimořádnými směnami.

Další kroky – jak najít ten správný software pro vaši firmu

Teď, když víte, jak vám software může pomoci zefektivnit plánování zaměstnanců a učinit ho účinnějším a efektivnějším, můžete začít zkoumat řešení na trhu. Měli byste si však uvědomit určité okolnosti:

• Mějte na paměti velikost a typ vaší firmy: Potřeby plánování v restauraci s 10 zaměstnanci se budou zásadně lišit od potřeb supermarketu s 50 zaměstnanci. Nejprve si ujasněte, co přesně chcete, aby pro vás software dělal, a kolik lidí ho bude používat, a pak začněte zkoumat nástroje na trhu.
• Vyhraďte si na nástroj rozpočet: Jako majitel firmy nebo zaměstnavatel můžete na nástroj vyčlenit jen určitou částku peněz. Pro malou firmu to může být několik set dolarů měsíčně, zatímco pro velkou firmu to může být několik tisíc dolarů. Vyčleňte si částku, kterou jste ochotni utratit za nástroj pro plánování, a podívejte se na možnosti pouze v rámci tohoto rozpočtu.
• Přehodnoťte své potřeby: I když si jistě můžete pořídit software pro plánování zaměstnanců, který se postará o vaše potřeby plánování, jiné nástroje, jako je software pro řízení maloobchodu a software pro prodejní místa, vám mohou pomoci udělat mnohem více než jen plánování. Specializované podniky, jako jsou salony a obchody se smíšeným zbožím, mohou také prozkoumat nástroje určené speciálně pro jejich výklenek.