Je přirozené, že při výrobě zboží nebo poskytování služeb vznikají velké podnikatelské výdaje. Ve většině případů podnik vynaloží tyto výdaje dříve, než obdrží odpovídající platbu od zákazníků. Kromě toho mzdy zaměstnanců a další výdaje odčerpávají z většiny podniků značné finanční prostředky. Díky těmto faktorům je efektivní řízení hotovosti nezbytnou součástí finančního plánování každého podniku. Hotovost je krví podniku. Její efektivní řízení je základem úspěchu.
Pokud je hotovost obdržena výměnou za výrobky nebo poskytnuté služby, mnoho majitelů malých podniků, kteří mají v úmyslu rozvíjet svou společnost a snižovat zadlužení, utratí většinu nebo všechny tyto prostředky. Ale přestože jsou takové priority chvályhodné, měly by ponechat podnikům prostor pro vstřebání hubených finančních období v budoucnu. Klíčem k úspěšnému řízení hotovosti je proto sestavení realistických prognóz, sledování inkasa a výplat, zavedení účinných fakturačních a inkasních opatření a dodržování rozpočtových omezení.
Vybírání a výplata hotovosti
Systémy inkasa hotovosti mají za cíl zkrátit dobu potřebnou k vybrání hotovosti, která firmě náleží. Mezi zdroje časového zpoždění patří například poštovní float, procesní float a bankovní float. Je zřejmé, že obálka zaslaná zákazníkem, která obsahuje platbu dodavatelské firmě, nedorazí na místo určení okamžitě. Stejně tak není platba zpracována a uložena na bankovní účet v okamžiku, kdy ji dodavatelská firma obdrží. A konečně, když je platba uložena na bankovní účet, banka často neposkytuje okamžitou dostupnost prostředků. Tyto tři „plovoucí“ období představují časové prodlevy, které se rychle sčítají, a mohou nutit firmy, které se potýkají s problémy nebo nově vznikající firmy, aby hledaly jiné zdroje hotovosti k zaplacení svých účtů.
Cash management se mimo jiné snaží snížit délku a dopad těchto „plovoucích“ období. Jedním ze způsobů, jak inkaso urychlit, je zřízení inkasního místa blíže k zákazníkovi -;třeba s externím dodavatelem, který platbu (šek) přijme, zpracuje a uloží. Účinnost této metody závisí na umístění zákazníka, na velikosti a harmonogramu jeho plateb, na způsobu inkasa plateb firmou, na nákladech na zpracování plateb, na časových prodlevách spojených s poštou, zpracováním a bankovnictvím a na převažující úrokové sazbě, kterou lze získat z přebytečných prostředků. Nejdůležitějším prvkem pro zajištění dobrého cash flow od zákazníků je však zavedení důsledných postupů fakturace a inkasa.
Po inkasování peněz pak většina firem přistoupí k soustředění hotovosti do jednoho střediska. Důvodem pro takový krok je mít úplnou kontrolu nad hotovostí a poskytnout větší investiční příležitosti s většími částkami peněz, které jsou k dispozici jako přebytek. K soustředění hotovosti lze použít řadu mechanismů, jako jsou bankovní převody, převody přes automatizované clearingové centrum (ACH) a šeky. Jde o kompromis mezi náklady a časem.
Dalším aspektem řízení hotovosti je znalost optimálního stavu hotovosti podniku. Existuje řada metod, které se snaží určit tento magický zůstatek hotovosti, což je přesná částka potřebná k minimalizaci nákladů a zároveň k zajištění dostatečné likvidity, aby byly účty zaplaceny včas (doufejme, že s tím, že něco zbyde pro nouzové účely). Jedním z prvních kroků při řízení hotovostního zůstatku je měření likvidity neboli množství peněz v pohotovosti k úhradě běžných závazků. Existuje řada způsobů, jak ji měřit, například: poměr hotovosti k celkovým aktivům, ukazatel oběžných aktiv (oběžná aktiva dělená krátkodobými závazky), ukazatel pohotových prostředků (oběžná aktiva minus zásoby, dělená krátkodobými závazky) a ukazatel čisté likvidity (hotovost plus obchodovatelné cenné papíry minus krátkodobé směnky k úhradě, dělený celkovými aktivy). Čím vyšší je číslo generované ukazatelem likvidity, tím vyšší je likvidita;a naopak. Mezi likviditou a ziskovostí však existuje kompromis, který podniky odrazuje od nadměrné likvidity.
ŘÍZENÍ PENĚŽNÍCH PROSTŘEDKŮ V TROJNÁSOBÍ
Při poklesu ekonomiky může pokles tržeb a špatné řízení peněžních prostředků znamenat pro malý nebo začínající podnik smrtelný úder. V těžkých dobách, jako byla recese v letech 2008-2009, mohou banky zpřísnit revolvingové úvěry nebo krátkodobé půjčky, na které se podniky často spoléhají, aby vyřešily problémy s řízením hotovosti. Někteří majitelé firem se uchylují k tomu, že se snaží udržet své firmy nad vodou tím, že sáhnou do svých osobních financí – zastavují své domy, vyčerpávají kreditní karty a/nebo vybírají peníze ze svých penzijních fondů.
V takových dobách si musí manažeři nebo majitelé firem sednout a provést analýzu řízení hotovosti, aby mohli řešit nedostatky, zvýšit příjmy a snížit výdaje – než bude příliš pozdě. Musí se sejít s vedoucími oddělení a zaměstnanci a převzít kontrolu a přijmout lepší plán řízení hotovosti. Plán může vyžadovat některá tvrdá opatření, ale pokud se do něj zapojí zaměstnanci, pochopí, že jsou nutná pro přežití podniku. Plán můžete také předložit bankéřům s nadějí, že díky osobnímu setkání a důkazům, že dostáváte situaci v oblasti řízení hotovosti pod kontrolu, poskytnou vašemu podniku tolik potřebný úvěr.
I v době ekonomického boomu má mnoho malých podniků potíže s peněžními toky, zejména v prvních letech své činnosti. Podnikatelé a manažeři však mohou podniknout kroky, které minimalizují dopad těchto problémů a pomohou udržet další životaschopnost podniku. Navrhované kroky k řešení dočasných problémů s peněžními toky zahrnují:
– Vytvoření realistického rozpočtu peněžních toků, který mapuje finance jak v krátkodobém (30-60 dní), tak v dlouhodobém horizontu (1-2 roky).
– Zdvojnásobení úsilí o získání dlužných plateb vůči společnosti. „Účtujte včas a přesně,“ radí časopis Journal of Accountancy. „Čím rychleji pošlete fakturu, tím rychleji vám bude zaplaceno….. Pokud dodávky nevedou k automatickému vystavení faktury, stanovte si určitý harmonogram fakturace, nejlépe týdenní.“ Podniky by také měly uvést datum splatnosti.
– Za včasnou platbu nabídněte malé slevy.
– Zvažte, zda v případě některých sporů o vyúčtování s klienty nepřistoupíte na kompromis. Majitelé malých podniků se pochopitelně zdráhají o tomto kroku uvažovat, ale v některých případech může být získání určité hotovosti – i když vaše společnost ve sporu nenese vinu – za prodané výrobky/poskytnuté služby nutné k úhradě základních výdajů.
– Pečlivě sledujte a stanovte priority všech hotovostních plateb.
– Kontaktujte věřitele (dodavatele, věřitele, pronajímatele) a pokuste se vyjednat oboustranně uspokojivá ujednání, která umožní podniku přečkat nedostatek hotovosti (za předpokladu, že se jedná o dočasný nedostatek). V některých případech se vám může podařit dohodnout lepší platební podmínky u dodavatelů nebo bank. „Lepší úvěrové podmínky se promítají do půjčování peněz bez úroků,“ uvádí časopis Journal of Accountancy.
– Zlikvidujte nadbytečné zásoby.
– Posuďte další oblasti, kde lze snížit provozní výdaje, aniž by došlo k trvalému znemožnění podnikání, například mzdy nebo nestrategické zboží a/nebo služby s malou ziskovou marží.
BIBLIOGRAFIE
Bee, Judy. „Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office might be leaking money.“ (Hlídání peněžních toků: pokud ne, mohou vaší kanceláři unikat peníze). Medicínská ekonomika. 2. prosince 2005.
Cloutier, George. „Vyřešte svůj problém s cash-flow, abyste se udrželi v podnikání“. Business Week. July 2009.
Gage, Jack. „Žít v rámci svých možností.“ Forbes. 26. prosince 2005.
Hommel, Ulrich a Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Řízení rizik. Springer, 2005.
Janklow, Christine. „Proč podniky selhávají“. WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. „Bank on It: Cono: Řízení peněžních toků.“ Cono: Řízení peněžních toků. Hawaii Business. Srpen 2004.
„Deset způsobů, jak zlepšit cash flow malých podniků“. Journal of Accountancy. March 2000.
„Understanding and Controlling Cash Flow.“ (Pochopení a řízení peněžních toků). Řada o finančním řízení. U.S. Small Business Administration. May 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Všechna práva vyhrazena. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.

.