Vytvořte pravidla pro odemykání a přejímání hodin v příručce pro zaměstnance
Je sice těžké okamžitě napravit všechny problémy, které s odemykáním hodin máte, ale zavedení správných pravidel a jejich efektivní komunikace je skvělý začátek.
Při přípravě zásad proPříručku pro zaměstnance nezapomeňte uvést, kde, kdy a jak mají pracovníci odemykat/odemykat. Zahrňte připomínku pro zaměstnance, že od nich očekáváte pravidelné odemykání a zamykání, a popište systém varování, pokud tak neučiní.
V takové příručce pro zaměstnance byste také měli zahrnout pravidla týkající se doby oběda, neplacených přestávek a přesčasů. Můžete také přidat postupy zaokrouhlování timesheetů, které se ve vašíspolečnosti používají.
Stanovte protokol pro hlášení a opravu chybějících hodinových vstupů
V příručce pro zaměstnance velmi jasně napište, jak budete reagovat na opakované chyby při odměřování. Zahrňte jasný nástin postupných disciplinárních opatření v případě opakovaného nedodržení postupů, například:
- Neformální rozhovor o problému
- Formální ústní upozornění
- Písemné upozornění
- Probace
- Podmínečné vyloučení
- A nakonec výpověď, pokud dojde k určitému počtu porušení za stanovené období.
Váš disciplinární řád by mělodrážet vaše oprávnění k použití těchto opatření.
Dodržování toho, co máte napsáno v příručce pro zaměstnance, je jediným způsobem, jak můžete zabránit žalobě pro nekalé praktiky v případě ukončení pracovní smlouvy.
Důsledně dodržujte pravidla pro určování času a docházky
Pokud jde o časovou a docházkovou kázeň, neměli byste si hrát na oblíbence nebo projevovat přednostní zacházení při dodržování postupů. Ať už se domníváte, že konkrétní zameškané hodiny u zaměstnance jsou skutečně chybou, nebo ho podezříváte z krádeže času, musíte postupovat vždy stejně.
Pravidla musíte uplatňovat u každého zaměstnance bez ohledu na jeho výkonnost, pracovní pozici nebo historii. Tímto způsobem vyšlete jasný signál, že nedodržování pravidel nebude tolerováno.
V opačném případě nebudou zaměstnanci brát pracovní dobu a docházku vážně. To může poškoditúčinnost zásad a v případě soudních sporů to může mít i zničující důsledky.
Většina chyb je obvykle skutečně jen omylem, takže není vhodné jít do toho natvrdo od samého začátku. Měli byste však být důslední.
Chytré účtování – sledování pracovní doby pro automatizaci a optimalizaci mezd
Více informací
Vyzkoušejte výkonné funkce pomocí bezplatné zkušební verze. Zrušte ji kdykoli – nevyžadujete kreditní kartu.
Když se zaměstnanec zapomene poprvé přihlásit, měli byste se s ním sejít a zopakovat si zásady a postupy pro přihlašování hodin, a tak se ujistit, že jim rozumí. Když zaměstnanec zmešká další příchod, přistupte k ústnímu upozornění.
Pokud se chyby opakují, obvykle je dalším krokem písemné upozornění. Když zaměstnanec nasbírá maximální počet písemných napomenutí za nedodržení hodinového režimu, můžete přistoupit k uplatnění závažnějších disciplinárních opatření.
Při správném zavedení a komunikaci pravidel pro měření pracovní doby většina zaměstnanců k tomuto bodu s největší pravděpodobností nedospěje, nicméně byste měli být připraveni na všechny eventuality.
Vyberte si uživatelsky přívětivý způsob odbíjení hodin s upozorněními
Pokud se chyby stále opakují bez ohledu na upozornění a jste si zcela jisti, že se vás zaměstnanci nesnaží podvést, je na čase zvážit, zda hlavní problém nespočívá ve vašem systému odbíjení hodin.
Buďme realisté – když jste frustrovaní, vaši zaměstnanci jsoufrustrovaní a dokonce i vaše personální oddělení je frustrované, pravděpodobně budete muset přejít na jiný nástroj.
Abyste se tomu vyhnuli hned na začátku, ujistěte se, že jste provedli řádný průzkum, než se rozhodnete, který systém nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Moderní online aplikace na měření času, jako je All Hours, se vám snaží pomoci vyřešit potenciálníproblém zaměstnanců, kteří zapomínají odpracovat hodiny. V době chytrých telefonů a mobilních notifikací by zapamatování opravdu nemělo být něčím, s čím by si zaměstnanci museli dělat starosti.
Proto All Hours používánotifikace, které zaměstnancům připomínají, že mají přijít a odejít a také kdy jim končí polední pauza. Pokud přesto zmeškají příchod, mohou jej později zadat sami prostřednictvím mobilní aplikace, kde se automaticky odešle administrátorovi ke schválení.
Vynaložili jsme velké úsilí na vytvoření chytré aplikace pro odemykání hodin, která všechny zúčastněné zbaví frustrace z tohoto procesu.