Sestavení politiky krátkodobé pracovní neschopnosti může být pro personalistu jedním z nejtěžších úkolů. Krok za krokem vás seznámíme s tím, co by měla typická politika krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci obsahovat.

Ujasněte si účel a rozsah politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci

Zaměstnavatelé by měli politiku krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci představit tím, že zopakují potřebu rovnováhy mezi:

• skutečnou potřebou zaměstnanců vzít si volno z důvodu špatného zdravotního stavu; a
• potřebou zachovat efektivitu a produktivitu pracoviště, aby nedocházelo k dalšímu zatěžování kolegů nepřítomného zaměstnance.

Je důležité jasně stanovit, kdy se krátkodobá pracovní neschopnost neuplatní.

Organizace může mít podezření, že se jedná o pochybení (například že zaměstnanec není skutečně nemocný).

V takovém případě může zaměstnavatel místo toho použít svůj samostatný disciplinární postup.

• Příklad zásad krátkodobé pracovní neschopnosti: účel a rozsah působnosti

Vysvětlete některé pojmy používané v zásadách krátkodobé pracovní neschopnosti

V úvodu zásad lze uvést některé klíčové definice, například co se vlastně považuje za „krátkodobou pracovní neschopnost“ a kdy se použijí samostatné, dlouhodobé zásady zaměstnavatele týkající se pracovní neschopnosti.

Možná bude třeba vysvětlit i některé další klíčové pojmy v zásadách krátkodobé pracovní neschopnosti.

Například „formální kontrolní období“ by mohlo být definováno jako období, během kterého je zaměstnanec povinen prokázat zlepšení úrovně své nemocenské absence.

• Příklad politiky krátkodobé pracovní neschopnosti: definice klíčových pojmů

Vymezte očekávání od vedoucích pracovníků, kteří se zabývají krátkodobou pracovní neschopností

Je dobré hned na začátku politiky stanovit povinnosti liniových vedoucích pracovníků v souvislosti s krátkodobou pracovní neschopností.

Mimo jiné mohou zaměstnavatelé očekávat, že linioví manažeři:

• vedli řádnou evidenci nepřítomnosti zaměstnanců v práci z důvodu nemoci, včetně získání vlastního potvrzení zaměstnance v případě nemoci trvající sedm kalendářních dnů nebo méně a lékařského potvrzení v případě nemoci trvající déle než sedm dnů;
• vyvážili podporu skutečně nemocného zaměstnance a podporu lepší docházky v budoucnu;
• vyžádali si v případě potřeby lékařské poradenství, včetně získání souhlasu zaměstnance, který je nutný před vyžádáním lékařské zprávy; a
• vedli v případě potřeby pohovor o návratu do práce.

Je také vhodné připomenout liniovým manažerům povinnost provést přiměřené úpravy pro zaměstnance se zdravotním postižením.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: pokyny pro liniové manažery

Poskytněte zaměstnancům pokyny týkající se krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci

Zaměstnanci by také měli být upozorněni na to, co mají dělat, pokud jsou v pracovní neschopnosti. Od zaměstnance se obvykle očekává, že:

• zavolat svému přímému nadřízenému co nejdříve na začátku pracovního dne;
• pokračovat v informování svého přímého nadřízeného o situaci během pracovní neschopnosti, například tím, že zavolá na začátku každého dalšího dne nepřítomnosti;
• předložit potřebnou dokumentaci, například formulář vlastního potvrzení v případě pracovní neschopnosti trvající sedm kalendářních dnů nebo méně a lékařské potvrzení v případě pracovní neschopnosti trvající déle než sedm dnů; a
• v případě potřeby se zúčastnit pohovoru k návratu do práce.

Zaměstnancům lze připomenout, že čím upřímněji a otevřeněji se svým přímým nadřízeným sdělí důvody své nepřítomnosti, tím větší podporu jim zaměstnavatel bude moci poskytnout.

• Vzor krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: povinnosti zaměstnanců

Stanovte si požadavky na oznamování a dokládání nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci

Zaměstnavatel by měl stanovit jasný postup pro zaměstnance, kteří se nedostaví do práce z důvodu špatného zdravotního stavu.

Zpravidla bude zaměstnavatel vyžadovat, aby zaměstnanec na začátku pracovního dne zavolal svému přímému nadřízenému, že je nemocný.

Zaměstnanci mohou být vyzváni, aby se hlásili v nemoci každý následující den nepřítomnosti v práci, i když zaměstnavatel by měl být v tomto ohledu flexibilní.

Například denní hlášení nemusí být možné, pokud byl zaměstnanec hospitalizován.

Tento oddíl zásad lze také použít k vysvětlení, jaké důkazy musí zaměstnanec předložit.

Pokud nemoc trvá sedm kalendářních dnů nebo méně, postačí vlastní potvrzení.

Pokud nemoc trvá déle než sedm kalendářních dnů, je vyžadováno lékařské potvrzení, obvykle ve formě potvrzení lékaře o zdravotní způsobilosti, známé také jako „prohlášení o pracovní způsobilosti“.

• Příklad zásad krátkodobé pracovní neschopnosti: oznámení a důkazy

Vysvětlete zaměstnancům nárok na nemocenskou

Jedná se o jednu z prvních věcí, kterou bude chtít zaměstnanec na nemocenské vědět.

Zaměstnanci, kteří splňují podmínky nároku a doložení a jsou v pracovní neschopnosti čtyři nebo více po sobě jdoucích dnů, mají nárok na zákonnou nemocenskou dávku.

Zákonná nemocenská dávka je vyplácena paušálně, maximálně po dobu 28 týdnů v jednom období pracovní neschopnosti.

Někteří zaměstnavatelé nabízejí štědřejší smluvní systém nemocenské.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: nemocenská

Volno na návštěvu lékaře: vysvětlete pravidla vaší organizace

Možná vás to překvapí, ale v britském právu je poměrně málo informací o volnu na návštěvu lékaře. To znamená, že zaměstnavatelé mohou volně formulovat svá vlastní pravidla.

Zaměstnavatelé by mohli svou politikou podporovat zaměstnance, aby si prohlídky domlouvali ve svém volném čase nebo v době, kdy je to co nejméně ruší.

Je však dobré, aby zaměstnavatelé byli flexibilní. Zaměstnavatelé by mohli poskytnout přiměřené pracovní volno v jinou dobu, pokud není možné sjednat lékařskou prohlídku ve vlastním čase zaměstnance.

Pokud je zaměstnanci poskytnuto placené volno k účasti na lékařské prohlídce, může zaměstnavatel požadovat, aby si zaměstnanec tuto dobu později vynahradil.

Personální pracovníci a přímí nadřízení by měli vědět, že pro předporodní prohlídky platí zvláštní pravidla.

• Příklad zásad krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: volno na lékařské prohlídky

Vymezení činností požadovaných při návratu do práce po nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci

Zásady krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci by měly stanovit, co musí zaměstnanci a přímí nadřízení udělat po nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci.

Pro zaměstnance je klíčovým úkolem buď:

• vyplnit formulář vlastního potvrzení (pokud nemoc trvá sedm kalendářních dnů nebo méně), nebo
• předložit lékařské potvrzení (pokud je nemoc delší než sedm kalendářních dnů).

Pro liniové manažery je klíčovým úkolem zkontrolovat záznamy o nepřítomnosti zaměstnance a zjistit, zda:

• úroveň nepřítomnosti znamená, že je třeba přijmout formální opatření podle zásad organizace pro řízení nepřítomnosti; a
• existují nějaké podezřelé vzorce nepřítomnosti, například častá nepřítomnost v pátek, v pondělí nebo bezprostředně před nebo po státních svátcích.

Přímý nadřízený může zaměstnance pozvat k neformálnímu pohovoru o návratu do práce, který je již dlouho uznáván jako užitečný způsob sledování úrovně absence z důvodu nemoci.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: návrat do práce

Těhotenství a zdravotní postižení: proč se jedná o zvláštní případy

Abyste se vyhnuli riziku diskriminační žaloby, je důležité, aby postup vaší organizace při krátkodobé nepřítomnosti z důvodu nemoci v souvislosti s těhotenstvím a zdravotním postižením posuzoval nepřítomnost odlišně.

Nejbezpečnějším postupem je vyloučit nepřítomnost v práci z důvodu nemoci, která souvisí s těhotenstvím, při sčítání nemocenské absence zaměstnance pro účely řízení nepřítomnosti.

Při řízení nepřítomnosti zaměstnance se zdravotním postižením by si zaměstnavatelé měli dávat velký pozor na riziko žaloby pro diskriminaci z důvodu zdravotního postižení podle zákona o rovnosti z roku 2010.

Propustit zaměstnance se zdravotním postižením nebo mu dát výstrahu za špatnou docházku může znamenat diskriminaci vyplývající ze zdravotního postižení.

• Příklad krátkodobé politiky nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: těhotenství a zdravotní postižení

Vyjasněte si vztah mezi nemocí a dovolenou

Právní praxe týkající se vzájemného vztahu mezi nepřítomností v práci z důvodu nemoci a každoroční dovolenou již dlouho působí personálním pracovníkům bolesti hlavy.

Pravidla krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci by měla pokrýt dva hlavní scénáře:

• Co se stane, když zaměstnanec onemocní nebo se zraní během dovolené?
• Pokračuje zaměstnanci na nemocenské dovolené nárok na dovolenou?

Zaměstnavatelé by měli mít na paměti, že judikatura stanovila, že:

• zaměstnanec, který během dovolené trpí zdravotními potížemi, může přejít na nemocenskou a požádat o čerpání dovolené později; a
• zaměstnanci během nemocenské dovolené nadále náleží roční dovolená.

V obou případech je zaměstnavatel oprávněn požadovat po zaměstnanci, aby dodržoval přísný postup. Může například požadovat, aby předložil lékařské potvrzení o špatném zdravotním stavu během dovolené, i když byl zaměstnanec v té době v zahraničí.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: nemocenská dovolená a dovolená

Mějte zavedený postup pro získání lékařského doporučení

Na povinnosti vaší organizace podle zákona o přístupu k lékařským zprávám z roku 1988 a zákona o ochraně údajů z roku 1998 by měli být upozorněni přímí vedoucí pracovníci, personální oddělení a oddělení pracovního lékařství.

Je nezbytné, aby zaměstnavatel získal souhlas zaměstnance s vyžádáním lékařské zprávy od jeho vlastního lékaře nebo od oddělení pracovnělékařské péče zaměstnavatele.

Zásady krátkodobé pracovní neschopnosti by měly jasně stanovit, že lékařské informace o zaměstnanci by měly být důvěrné a bezpečně uložené.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: lékařské doporučení

Řízení nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: spouštěcí bod 1. fáze

Systém spouštěcích bodů a varování je nezbytnou součástí spravedlivého procesu řízení nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci.

Typicky se spouštěcí bod 1. stupně objeví poté, co zaměstnanec v předchozích 12 měsících absolvoval stanovený počet dní pracovní neschopnosti nebo stanovený počet období absence.

Neexistuje žádný „univerzální“ spouštěcí systém a spouštěcí body, které zaměstnavatel zvolí, by měl pečlivě promyslet.

Například zaměstnavatel, který provádí snahu o snížení absence v celé organizaci, může chtít nastavit spouštěcí bod na nižší počet dní.

Zaměstnavatel, který tradičně nemá problém s úrovní absence, může chtít nastavit spouštěcí bod na vyšší počet dní.

Pokud zaměstnanec dosáhne spouštěcího bodu 1. stupně, měl by s ním zaměstnavatel uspořádat formální schůzku, aby s ním projednal úroveň absence.

Zaměstnanec by mohl být upozorněn na úroveň své docházky a měl by dostat příležitost zlepšit docházku během stanoveného období.

Zaměstnanec by měl mít možnost se proti vydanému upozornění odvolat.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: spouštěcí bod ve fázi 1

Řízení nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: spouštěcí bod ve fázi 2

Zaměstnanec, kterému bylo uděleno varování ve fázi 1, by mohl být přesunut do fáze 2, pokud se úroveň jeho docházky nezlepší.

Pokud zaměstnanec dosáhne spouštěcího bodu ve fázi 2, měl by s ním zaměstnavatel uspořádat druhou formální schůzku, aby s ním projednal pokračující neuspokojivou úroveň absence.

Zaměstnanec by mohl být podruhé upozorněn na úroveň své docházky a měl by dostat další příležitost ke zlepšení docházky ve stanoveném časovém období.

Zaměstnanec by měl mít možnost se proti vydanému upozornění odvolat.

• Příklad politiky krátkodobé absence z důvodu nemoci: spouštěcí bod fáze 2

Řízení absence z důvodu nemoci: spouštěcí bod fáze 3

Pokud se úroveň docházky zaměstnance navzdory dvěma předchozím upozorněním nezlepší, mohl by ho zaměstnavatel přesunout do třetí fáze závěrečného formálního přezkumu.

V tomto okamžiku může být reálná možnost propuštění a zaměstnavatel by s ním měl uspořádat třetí formální schůzku, na které by se projednala přetrvávající neuspokojivá úroveň absence.

Zaměstnanec by měl mít možnost odvolat se proti propuštění, pokud se tak zaměstnavatel rozhodne.

• Příklad politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci: spouštěcí bod 3. fáze

Zajistěte fázi odvolání proti opatřením pro úroveň nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci

Úplně poslední fáze politiky krátkodobé nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci zaměstnavatele by měla zahrnovat odvolání.

Pravidla by měla zaměstnanci nabízet možnost odvolání proti jakémukoli přijatému opatření, včetně napomenutí.

Pokud je zaměstnanec propuštěn z důvodu úrovně své nepřítomnosti v práci z důvodu nemoci, je důležité, aby se proti tomuto rozhodnutí mohl odvolat.

• Příklad pravidel pro krátkodobou nepřítomnost v práci z důvodu nemoci: odvolání

.