Zvoní zvonek u dveří kanceláře. Po vaší levici si tři kolegové prohlížejí spis. Za vámi někdo jiný právě telefonuje uprostřed rozhovoru. Na Whatsapp vám přijde zpráva, zatímco se snažíte znovu přečíst e-mail, kterému nerozumíte.

Zní vám to povědomě? V posledních několika letech zažilo pracoviště skutečnou, rychlou revoluci způsobenou nárůstem digitálních technologií, open space kancelářemi a množstvím rychlých a okamžitých komunikačních nástrojů, které máme k dispozici. Očekává se od vás, že se budete vyvíjet ve vysoce stimulujícím prostředí, kde musíte přijímat, zpracovávat a vytvářet nekonečné množství informací. Tento neustálý proud informací značně zatěžuje naši mysl a nechává náš mozek, aby se s touto nekonečnou stimulací vypořádal. Někdy tato obrovská duševní námaha vede k tomu, co vědci nazývají „kognitivní přetížení“. Jak se tedy přetížení vyhnout a zachovat si za takových okolností jakousi kognitivní rovnováhu? Pojďme si na tuto otázku odpovědět a podívat se na to, jak mozek funguje, s Marií Lacroix, neurovědkyní a spoluzakladatelkou agentury Cog’X.

Vědecká definice

Marie Lacroix definuje mentální zátěž neboli kognitivní zátěž jako „náklady na zpracování informací za většiny daných okolností pro jedince“. Na rozdíl od všeobecného přesvědčení je kognitivní zátěž normální; vzniká, jakmile zapojíte své kognitivní schopnosti, a sama o sobě vlastně není špatná. Špatné pro vás může být pravidelné kognitivní přetížení. To znamená, že se v průběhu dne snažíte pojmout více informací, než je vaše pracovní paměť schopna zvládnout. Její paměť, často nazývaná krátkodobá, je omezena na zhruba 10 informací, které lze udržet po krátkou dobu (obvykle několik sekund). Abyste pochopili její kapacitu, navrhuje Lacroix řešit následující součty pomocí mentální aritmetiky: 2 x 2 + 1 a poté 22 x 15 + 3. „Je zřejmé, že množství potřebného mentálního úsilí a z toho vyplývající kognitivní zátěž je větší u druhého výpočtu,“ říká.

„Mentální zátěž je pro jedince nákladem na zpracování informací za většiny daných okolností.“

Zneužití pojmu

Psycholog John Sweller koncem 80. let 20. století teorii kognitivní zátěže formalizoval. V rámci svého výzkumu instrukčního designu neboli designu výuky se snažil identifikovat techniky, které usnadňují učení a zároveň snižují kognitivní zátěž na minimum.

Vytržen z kontextu svého vědeckého původu se termín „mentální zátěž“ od té doby vžil v běžném jazyce. Nyní je spojován s myšlenkou „myslet na všechno a pořád“, a zejména s mentální zátěží spojenou s vedením domácnosti. S touto myšlenkou přišla Nicole Braisová, výzkumnice z Lavalovy univerzity v Quebecu. Braisová definuje duševní zátěž jako „úkol řízení, organizování a plánování, který je zároveň nehmotný, zásadní a neustálý a jehož cílem je uspokojit potřeby ostatních a zajistit hladký chod domácnosti“. Neustálá potřeba zajistit, aby v domácnosti vše správně fungovalo, je stále často považována za ženskou zodpovědnost. Termín „mentální zátěž“ se stal populárním díky komiksu výtvarnice Emmy Clit s názvem You Should’ve Asked (Měla ses zeptat), který vyšel v roce 2017 a vtipně rozebírá životní omezení žen.

Jak však upozorňuje Lacroix, musíme rozlišovat mezi hovorovým užitím termínu – „každodenní problémy a starosti každodenního života a každý jednotlivý úkol, na který musí jedinec celý den myslet“ – a vědeckou definicí kognitivní zátěže. Říká: „Mezi oběma pojmy stále existuje souvislost, protože naše omezené kognitivní zdroje se mohou vypořádat pouze s určitým počtem úkolů najednou, aniž by narazily na nějaké potíže. Proto naše každodenní starosti a množství nezapomenutelných věcí, které musíme do každého dne vměstnat, ve skutečnosti zabírají spoustu ‚mentálního prostoru‘, který nelze řešit jinde, a navíc je tu stres, který to může samo o sobě způsobit.“

„Naše omezené kognitivní zdroje se mohou vypořádat jen s určitým počtem úkolů najednou, aniž by narazily na nějaké obtíže.“

Krátká lekce z mechaniky mozku

Jestliže je kognitivní zátěž přirozeným jevem – probíhá od okamžiku, kdy zapojíme mozek -, kognitivní přetížení, zejména na profesionální úrovni, nastává, když se věci nadměrně rozjedou. Lacroix doporučuje analyzovat tři hlavní faktory pro identifikaci a zvládání kognitivního přetížení:

Podstata úkolu a/nebo vaše odborná úroveň s ohledem na poskytované informace

„Ke kognitivnímu přetížení obecně dochází, když je úkol příliš složitý, a to buď proto, že samotné informace jsou příliš náročné na zpracování, nebo proto, že na jejich zpracování nemáme dostatečné znalosti nebo know-how. To platí zejména tehdy, když jsme v úkolu noví nebo ve fázi učení.“

2. Fyzické nebo digitální pracovní prostředí

„K přetížení může dojít také tehdy, když je informací, které musíme vzít v úvahu, příliš mnoho, i když každá jednotlivá část není sama o sobě tak složitá. Proto může člověka zahltit přetěžování nebo uspořádání, které vyžaduje dělat několik věcí najednou.“ Například pracovní prostředí, které je příliš stimulující – neustálý hluk, rozhovory, telefonní hovory, streamování a podobně – jako například kancelář typu open space, může narušit naši kognitivní rovnováhu.

3. Naše emocionální a fyzická pohoda

„Kromě toho náš vnitřní stav – zejména míra únavy, stres nebo nedostatek motivace – může zvýšit množství úsilí potřebného k řešení úkolu. Po špatném spánku skutečně vidíte a cítíte, jak obtížné může být splnit úkol, který běžně děláte efektivně.“

Vedlejší škody

Co se skutečně stane, když se náš mozek přetíží? „V mozku je stav přetížení spojen se změnou aktivity v prefrontální kůře, odkud se provádí pracovní paměť a tzv. exekutivní funkce . Je to v podstatě řídící věž našeho mozku,“ vysvětluje Lacroix. „Při kognitivním přetížení se zvyšuje pravděpodobnost, že budeme dělat chyby a budeme mít problémy s pamětí, navíc se může snížit naše schopnost plánovat, zvládat emoce atd. Mezi příznaky kognitivního přetížení patří dělání chyb, nutnost spouštět myšlenkové procesy znovu a znovu, nevěnování pozornosti ostatním nebo pravidelné zapomínání důležitých věcí.“ Kognitivní přetížení tedy může přímo i nepřímo snižovat celkovou pohodu a výkonnost v práci.

„Při kognitivním přetížení se zvyšuje pravděpodobnost, že budeme dělat chyby a budeme mít problémy s pamětí, navíc může snižovat naši schopnost plánovat a zvládat emoce.“

Je to moderní problém?“

Lacroix zdůrazňuje, že kognitivní přetížení není nový problém. Nicméně se zintenzivnil s rozvojem informačních i komunikačních technologií: „Riziko kognitivního přetížení je nyní mnohem vyšší kvůli rychlosti naší výměny a neustálému toku informací, které musíme zvládat. Naše kognitivní schopnosti jsou v této digitální éře napínány na maximum,“ říká neurolog.
Udržet si čistou mysl a v klidu se vypořádat s desítkou e-mailů denně, nekonečnými oznámeními, žádostmi, zprávami a upomínkami na mnoha kanálech (Slack, Whatsapp, další chatovací skupiny, kalendář Google a tak dále) může připomínat bojový sport. Můžeme zde použít ergonomický pojem „kognitivní přetížení“ a popsat tuto myšlenku přetížení podle Lacroixe. „Máte pocit, že jste zaplaveni informacemi do té míry, že se cítíte zahlceni a naléhavé věci mají přednost před důležitými.“

„Riziko kognitivního přetížení je dnes mnohem vyšší kvůli rychlosti naší výměny a neustálému toku informací, které musíme zvládat. Naše kognitivní schopnosti jsou v této digitální éře napínány na maximum.“

Může se to stát i vám?“

Jsou nějaké profese, u kterých je větší pravděpodobnost, že se setkáte s kognitivním přetížením? Podle Lacroixe to nemusí nutně souviset s jednotlivci. Nabádá, abychom nezaměňovali kognitivní přetížení s vyhořením, které se rozhodně častěji vyskytuje u některých profesí (policisté, hasiči, nemocniční personál apod.) v důsledku přepracovanosti, velké emoční angažovanosti a nedostatku uznání za práci, kterou vykonávají. Přesto je možné riziko kognitivního přetížení snížit přijetím určitých opatření. „To platí zejména pro piloty leteckých společností, dispečery letového provozu a zaměstnance elektráren, kteří mají zavedeny postupy, jež mají obejít naši přirozenou mentální kapacitu, jako jsou kontrolní seznamy a dvojitá kontrola, aby se snížilo riziko chyb,“ vysvětluje Lacroix.

Buďte opatrní, váš mozek je křehký, jak ho tedy můžete chránit?“

Lacroix vás vyzývá, abyste si uvědomili, jak váš mozek funguje, a mohli tak použít nejlepší individuální a kolektivní postupy, jak o něj pečovat. Říká: „Naše pozornost je přirozeným filtrem proti kognitivnímu přetížení. Umožňuje nám vybrat relevantní informace podle úkolu, který chceme vykonat, a zbytek vynechat z naší pracovní paměti. Toto rozpětí pozornosti je však citlivé a může být snadno pohlceno jinými vnějšími požadavky, ať už fyzickými, jako například v otevřeném kancelářském prostředí, nebo digitálními, prostřednictvím notifikací.“ Váš pracovní prostor, práce a způsoby připojení hrají důležitou roli při regulaci vaší každodenní kognitivní zátěže.

„Vaše pozornost je citlivá a může být snadno pohlcena jinými vnějšími požadavky.“

Jak se můžete vypořádat s množstvím faktorů, které ovlivňují vaši kognitivní zátěž? Podle Lacroixe musíte pro snížení mentální zátěže snížit množství informací, které je třeba zpracovat, nebo alespoň snížit jejich složitost. Zde je přehled nejlepších metod, které si můžete osvojit podle svých potřeb:

Na osobní úrovni

• seznam nebo nástin všech úkolů, které musíte vykonat
  Pro lepší pochopení a naplánování úkolů si stanovte jejich priority. K tomu slouží seznamy úkolů.
• Vypusťte nepodstatné úkoly
  Chcete-li omezit frustraci, zapište si úkoly, které jste provedli, a dobu, kterou vám zabraly. To vám umožní dát své práci hodnotu – a díky tomu si uvědomíte, že čas, který jste nad nimi strávili, se nerozplynul ve vzduchu. Umožní vám to také lépe plánovat do budoucna.
• Přistupujte k úkolu s konkrétními krátkodobými cíli
  Vždy je efektivnější rozdělit si úkol na krátkodobé cíle například v délce 15 až 20 minut.
• Přestaňte s multitaskingem
  Namísto žonglování se dvěma nebo více úkoly najednou, například odpovídáním na e-mail během jednání, je efektivnější dělat věci postupně, jeden úkol za druhým.
• Omezte vyrušování, abyste zvýšili svou efektivitu a snížili hladinu stresu
  Je lepší kontrolovat doručenou poštu s přestávkami; třeba každou hodinu, nebo pokud se obáváte, že nebudete reagovat dostatečně rychle, každých 30 minut. Vyvarujte se však neustálého visení nad ní. Měli byste také omezit vizuální a zvukové podněty, jako jsou vyskakovací okna a oznámení, a zvolit si konkrétní časy pro jejich prohlížení.
• Přizpůsobte přestávky danému úkolu
  Pro účinnou regulaci duševní zátěže má být přestávka změnou daného úkolu, abyste mohli být aktivní jiným způsobem. Pokud celý den vedete seminář a komunikujete s lidmi, správnou přestávkou bude čtení, poslech uklidňující hudby nebo procházka. Pokud celý den zíráte do obrazovky, správný druh přestávky by zahrnoval pohyb těla a interakci s ostatními.
• Vždy si dopřejte náležitý čas na zotavení
  Sport, meditace, četba nebo dokonce jen nicnedělání, to vše má zásadní vliv na vaši duševní a fyzickou pohodu. Pokud si nedopřejete dostatek času na zotavení, budete nakonec produkovat stresové hormony adrenalin a kortizol jako kompenzaci, což může mít škodlivý vliv na vaše zdraví.

Na kolektivní, organizační úrovni

• nabídněte flexibilní pracovní prostory, které zaměstnancům umožní pracovat v prostředí odpovídajícím potřebám jejich úkolů, například v tiché místnosti nebo v prostoru pro spolupráci.
• Pracujte na manažerské praxi, zejména na myšlence falešné naléhavosti, což je podle Lacroixe stále častější trend na pracovišti. „Povzbuzujte manažery, aby rozlišovali mezi tím, co je pro jejich týmy „naléhavé“ a co je „důležité“, což jim pomůže s organizací a stanovením priorit.“
• Uvědomte si své nároky na ostatní. Dávejte si pozor na to, kdy posíláte e-mail, textovou zprávu nebo zprávu na Whatsapp nebo kdy nadhodíte důležité téma. Vyhnete se tak zbytečnému rozčilování nebo vyvolání dojmu, že někoho vyzýváte v nevhodnou chvíli. Zajistí to, že budete respektovat jejich čas na zotavení.

Jestliže je kognitivní zátěž normální, pocit duševního přetížení nikoli. Jak upozorňuje Lacroix: „Znamená to, že je třeba zpochybnit naše individuální postupy, změnit způsob provádění úkolů, usnadnit určité procesy, reorganizovat příslušné kroky s využitím dostupných zdrojů atd.“

Přestože je třeba problém řešit kolektivně, a to i na organizační úrovni, máte určitou flexibilitu ve způsobu práce. Musíte se aktivně chtít oprostit od rychlosti, kvantity a okamžité reakce – pojmů, které jsou spojeny s produktivitou. Co kdyby vše, co potřebujete k tomu, abyste byli v práci klidnější, výkonnější a efektivnější, bylo naučit se říkat „ne“ a nespěchat?“

„Musíme zpochybnit naše individuální postupy, změnit způsob provádění úkolů, usnadnit určité procesy…“

Fotografie: Vítejte v džungli

Překlad: Mildred Dauvinová

Sledujte Vítejte v džungli na Facebooku a přihlaste se k odběru našeho newsletteru, abyste každý týden dostávali naše články