Selv om mindre ejerlejlighedsforeninger kan virke lettere at administrere, har de unikke udfordringer, som bestyrelsesmedlemmer i HOA har svært ved at håndtere. Beboere i mindre ejerlejlighedsforeninger har en mindre pulje af potentielle tjenester, som deres HOA kan tilbyde dem på grund af de lavere medlemsgebyrer, som HOA modtager, og de større omkostninger, der er nødvendige for at gøre en positiv forskel i deres fællesskab. Hvis du har brug for hjælp til at administrere små ejerlejlighedsforeninger, er her nogle tips, der kan hjælpe dig.

Hvordan man kan gå til at administrere små ejerlejlighedsforeninger

Skaffe den nødvendige finansiering

Hvis en ejerlejlighedsforening kun har 20 enheder, så er der kun 20 beboere, der betaler bidrag, som de kan allokere til deres HOA-budget. HOA’er skal være meget forsigtige, når de beslutter, hvad de skal opkræve af deres få beboere, og sikre, at gebyrerne ikke er så høje, at de afskrækker potentielle beboere fra at investere i ejendomme, der ligger i deres samfund.

Hvis der sker ændringer i de forventede gebyrer, skal beboerne straks underrettes med en begrundelse for stigningen, så de får mulighed for at forberede deres økonomi på stigningen i gebyrerne.

Opretholdelse af gennemsigtighed over for beboerne

Et af de vigtigste råd om administration af små ejerlejlighedsforeninger er at være gennemsigtig. Da beboerne i mindre ejerlejlighedsforeninger har tendens til at betale mere, bliver behovet for gennemsigtighed om, hvordan økonomien bruges, afgørende.

HOA-bestyrelser bør gøre alt for at vise beboerne værdien af det, de betaler for, gennem hurtige reparationsanmodninger og fællesskabsopbyggende arrangementer, der forbedrer livskvaliteten i deres samfund.

Hvis dette ikke sker, kan det medføre lav moral blandt beboerne og endda en potentiel retssag, hvis HOA’en krænker nogle af beboernes juridiske rettigheder. At undgå juridiske problemer er centralt for en mindre HOA, da de ikke vil have kapital til at forsvare sig let i retten.

Valg af det rigtige eksterne HOA-forvaltningsselskab

Mindre HOA’er, der er inden for små ejerlejligheder, har en konstant debat om, hvorvidt de bør outsource visse administrative procedurer til et eksternt forvaltningsselskab.

HOA’er har brug for at se, hvilken pris de kan få, og om det giver dem en højere kvalitet af service til deres beboere. Hvis de med succes kan outsource reparationsanmodninger, betaling af bidrag og elektronisk korrespondance til et eksternt administrationsselskab, vil deres beboere se værdi i de HOA-bidrag, som de betaler.

Sommetider er det også værd at overveje, om HOA-bestyrelsen er bedre tjent med at uddelegere deres opgaver med at administrere små ejerlejlighedsforeninger til eksperterne. Ikke desto mindre vil det ikke skade at se på andre muligheder.

Dedikere nok tid til at forvalte HOA

Når HOA’er er mindre, betyder det, at de måske har færre bestyrelsesmedlemmer. Hvis de har det, har deres bestyrelsesmedlemmer måske ikke ubegrænset tid til at tage sig af presserende problemer i fællesskabet.

Det kan blive en stor udfordring at opretholde en balance mellem bestyrelsesmedlemmernes skemaer og fællesskabets behov. Mindre ejerlejlighedsforeninger, der har råd til at outsource nogle tjenester, vil være til stor fordel, når det gælder om at levere effektive tjenester til deres beboere.

På denne måde kan bestyrelsesmedlemmerne afsætte deres begrænsede tid til afstemningsspørgsmål, valg eller opbygning af fællesskabet, hvilket vil være et ideelt supplement til samarbejdet med et eksternt HOA-administrationsselskab.

Balancering af, hvilke HOA-tjenester der kan tilbydes med mindre budgetter

En af de største vanskeligheder, som en mindre forening kan stå over for, er, hvad de kan tilbyde deres beboere. Der skal være en realistisk diskussion blandt bestyrelsesmedlemmerne om, hvad de har råd til at tilbyde deres beboere uden at have for mange ekstra gebyrer for deres beboere.

Balancering af dette spørgsmål er langt fra simpelt, og det er en betydelig hurdle for en mindre forening at stå over for, som ikke har mange medlemsbidrag at udnytte til sin fordel. Det er en af udfordringerne ved at administrere små ejerlejlighedsforeninger.

Ved at vide, hvornår ressourcerne skal bruges

Der kan opstå visse spørgsmål for en mindre forening, som skal betales. Mindre foreninger kan have en tendens til at undgå at betale for nødvendige reparationer. Det, som HOA-bestyrelserne skal gøre, er at vurdere risikoen for, at udgiften vokser til en mere betydelig udgift i fremtiden. Hvis man ikke gør det, kan det være meget skadeligt for HOA’s allerede begrænsede økonomi.

Hold realistiske forventninger til frivillige beboere

Afhængigt af den mindre ejerlejlighedsforenings karakter kan visse beboere frivilligt tilbyde deres tid for at hjælpe HOA med at spare kapital eller sænke de forventede medlemsbidrag. HOA-bestyrelser skal have en balance mellem at udnytte en beboers tid til meget tiltrængt hjælp og ikke spilde deres tid. HOA’er skal også se på, hvilke medlemmer af fællesskabet de kan regne med til særlig hjælp for at udnytte de ressourcer, der er til rådighed for deres fællesskab effektivt.

Reparationer kan koste det samme som en større bygning

Hvad især mindre ejerlejlighedsforeninger må se i øjnene, er, at en bygning med tre etager kan have det samme tag som en bygning med ti etager. Det betyder, at hvis et tag skal udskiftes, vil bygningen med ti etager have mere kapital til at betale for reparationen, mens bygningen med tre etager måske knap nok har råd til de nødvendige udgifter.

Mindre ejerlejlighedsforeninger skal være omhyggelige med at budgettere med disse nødvendige større udgifter, der kan opstå fra tid til anden, så de kan dække de nødvendige udgifter, før udgiften fortsætter med at vokse eksponentielt. Forvaltning af små ejerlejlighedsforeninger betyder ikke altid små reparationsudgifter.

Forvaltning af små ejerlejlighedsforeninger er ikke nogen lille opgave

Alle fællesskaber er forskellige, hvilket også betyder, at der ikke er én måde at forvalte et fællesskab på. I tilfælde af forvaltning af små ejerlejlighedsforeninger vil der blive foretaget justeringer af HOA-bestyrelsen eller HOA-administrationsselskabet. Det kan være en udfordring, men så længe du er opmærksom på fællesskabets behov og arbejder sammen med bestyrelsesmedlemmerne og beboerne, vil du have et succesfuldt fællesskab inden for rækkevidde.