Hvis du undrer dig over, hvad betydningen af DPO i detaljer er, så er du her. Her er hvad det indebærer i en større længde for dig. Lad os tage det fra begyndelsen. Den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) har pålagt organisationer en pligt til at udpege en databeskyttelsesansvarlig (DPO), som er ansvarlig for overholdelse i en organisation. Dette er et nødvendigt krav for kontorer, der er en offentlig myndighed eller et organ. Det er også vigtigt, hvis din organisation regelmæssigt udfører visse typer af behandlingsaktiviteter for data, der kan anses for at være personlige eller følsomme. Hvis en DPO er på plads, kan de hjælpe og bistå din organisation som enkeltperson i en særlig egenskab til at overvåge den interne overholdelse, informere og rådgive om din databeskyttelsespraksis. De er i stand til at rette politikker på gulvet, de hjælper med opfyldelsen af juridiske forpligtelser og rådgiver om konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse (DPIA’er), når nye projekter påbegyndes. DPO’en kan også være eneste kontaktpunkt for registrerede personer og den eneste tilsynsmyndighed. Det databeskyttelsesansvarlige refererer til en person, der har ansvaret for databeskyttelse i en organisation. De skal således være uafhængige, eksperter i databeskyttelse, have tilstrækkelige ressourcer og rapportere til det højeste ledelsesniveau. Hvis der er en stor kommandovej, kan det komplicere tingene for organisationen. Det, der hjælper en DPO til at være en passende DPO, er, at de skal kende den organisatoriske struktur godt for at kunne rette op på de problemer, som man står over for direkte på alle niveauer. Så det er også tilrådeligt for dem at blive udpeget fra de eksisterende medarbejdere. En eksternt udpeget DPO kan også varetage denne funktion. Det er også i orden for en organisation at udpege en delt DPO. Det betyder, at en gruppe eller organisationer eller varierede, ikke-relaterede, flere organisationer også kan udpege en enkelt DPO mellem dem. DPO’erne kan hjælpe organisationer med at påvise overholdelse og hjælpe dem med et øget fokus på ansvarlighed.
DPO’ens stilling
Du kan være nødt til at sikre, at DPO’ens stilling er selvstændig. DPO’en rapporterer direkte til det højeste ledelsesniveau. Organisationer er nødt til at give DPO’en den nødvendige uafhængighed til at udføre sine opgaver med fuld komfort og frihed. Det er også vigtigt, at DPO’en kan kontaktes af organisationens medlemmer i tide. Der skal være et system på plads, hvor folk frit kan kontakte DPO’en. Betydningen af DPO indebærer således også, at DPO’en er tilgængelig og kan kontaktes uden problemer i alle spørgsmål vedrørende beskyttelse af personoplysninger af hele virksomheden. Alle organisationer skal forstå, at deres DPO skal have tilstrækkeligt med ressourcer til at kunne udføre sine opgaver. Det betyder, at de ikke må have nogen form for straf eller negativ holdning, der begrænser DPO’en i at udføre sine opgaver. En organisation skal forstå, at en DPO er der for at lette dem og hjælpe dem med at forebygge eventuelle juridiske uheld. De er et bindeled mellem organisationen og loven.Alle virksomheder, der har DPO’er på plads og giver dem ekstra ansvarsområder uden for deres rolle som DPO; skal også anerkende, at alle andre opgaver eller pligter, som de tildeler deres DPO, ikke resulterer i en interessekonflikt med deres rolle som DPO.
Det er DPO’ens opgaver
DPO’en har en masse foruddefinerede opgaver. Disse er alle relateret til overvågning af overholdelsen af GDPR og andre databeskyttelseslove. DPO’en skal holde sig på forkant med opdateringer i branchen. De vigtigste opgaver for enhver DPO omfatter kendskab til, forståelse og håndhævelse af databeskyttelsespolitikker, bevidstgørelse, uddannelse og revisioner. En DPO’s opgave er også at sørge for, at virksomheden tager hensyn til deres DPO’s rådgivning og de oplysninger, de giver om databeskyttelsesforpligtelserne. Alle virksomheder, der gennemfører en DPIA, skal få rådgivning fra deres databeskyttelsesrådgiver, som også kan overvåge overholdelsesprocessen i det nye projekt. Alle disse opgaver vedrører artikel 36 i den generelle forordning om databeskyttelse. DPO’en skal holde kontakten med privacy watchdog. DPO’en skal også advare organisationen om eventuelle risici i forbindelse med behandlingsaktiviteter og tage hensyn til arten, omfanget, konteksten og formålet med behandlingen af data i alle mulige tilfælde minimere den. En DPO skal være så let tilgængelig som et kontaktpunkt for vores medarbejdere, enkeltpersoner og den respektive databeskyttelsesvagthund som muligt. Dette gælder både for organisationen selv og for DPO’en. De skal arbejde sammen om at offentliggøre brugbare og aktive kontaktoplysninger på DPO’en og meddele dem til den respektive databeskyttelsesvagthund.
Hvorfor er det vigtigt at udpege en databeskyttelsesrådgiver?
I henhold til den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) skal du udpege en databeskyttelsesansvarlig, hvis:
du er en offentlig myndighed eller et offentligt organ
dine kerneaktiviteter kræver omfattende, regelmæssig og systematisk overvågning af enkeltpersoner
dine kerneaktiviteter består af omfattende behandling af særlige kategorier af oplysninger eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.
Dette gælder både for registeransvarlige og registerførere. Nogle organisationer kan også frivilligt udpege en databeskyttelsesansvarlig; du skal være opmærksom på, at de samme krav til stillingen og opgaverne gælder, hvis udnævnelsen havde været obligatorisk, så du kan bruge den samme vejledning som et referencepunkt for at se, hvordan og hvor databeskyttelsesansvarlig skal udstyres. Det er almindelig anerkendt praksis at sikre, uanset om GDPR forpligter jer til at udpege en DPO eller ej, skal organisationerne sikre, at de har tilstrækkeligt personale og ressourcer til at opfylde jeres forpligtelser i henhold til GDPR. En kort sagt kan en DPO hjælpe enhver organisation, vurdere deres præstationer og operere inden for loven ved at rådgive. Dette kan være specialiseret rådgivning i en kapacitet, som andre medarbejdere måske ikke kan hjælpe med. Især når der finder følsomme processer sted, som er i direkte konflikt med en DPO’s rolle og medarbejdernes egne udpegninger. DPO’er hjælper ikke kun med at overvåge overholdelsen. De kan også anses for at spille en nøglerolle i din organisations databeskyttelsesstyringsstruktur og for at bidrage til at forbedre ansvarligheden. Det er dog helt i orden, hvis de ovennævnte kriterier ikke passer til din organisation, og at den beslutter, at din organisation ikke har behov for at udpege en DPO. I et frivilligt tilfælde, eller fordi en organisation ikke opfylder ovenstående kriterier, er det en god idé at registrere denne beslutning for at hjælpe med at demonstrere, at princippet om ansvarlighed er overholdt. Og være i stand til at forklare i en domstol, hvorfor og hvem der har foretaget en kontrol for at sikre, at det ikke er nødvendigt at udpege en DPO, hvis og når tiden kommer dertil.
Seers kan hjælpe dig med dine DPO-krav, så kontakt os på: [email protected]
