Hvad er Work Order Management?

Work Order Management er den systematiske tilgang til behandling og færdiggørelse af vedligeholdelsesarbejdsordrer i tide for at minimere nedetid for aktiver. Gennemførelse af arbejdsordrer afhænger af tilgængeligheden af andre vedligeholdelsesressourcer såsom aktiver, dele, personer og penge.

Vigtigheden af arbejdsordrestyring

Traditionelt har vedligeholdelsesteams været afhængige af papirbaserede arbejdsordrer til at kommunikere arbejdsopgaver. Selv om selve arbejdsordrerne kan være nemme at oprette i hånden, er forvaltningen af papirbaserede arbejdsordrer arbejdskrævende og medfører ofte flere problemer, end den løser.

For eksempel skal vedligeholdelsespersonalet fortolke dårlig håndskrift, hvilket fører til forkert dokumentation. Fysiske kopier er tilbøjelige til at blive forlagt og tabt, hvilket resulterer i manglende vedligeholdelse. Stakkevis af papir fylder arkivskabe og skriveborde, hvilket gør det svært at finde historiske arbejdsordrer.

En del vedligeholdelsesteams er gået over til regnearkbaseret arbejdsordreadministration, men disse systemer har deres egne begrænsninger. Regneark kan kun ændres af én person ad gangen, hvilket gør det svært for teknikerne at se de mest opdaterede oplysninger. Arbejdsordrer, der genereres af regnearkssoftware, skal stadig udskrives, hvilket medfører de tidligere omtalte udfordringer. Det kan være skræmmende for personalet at bruge regnearkssoftware.

I takt med at organisationer vokser, bliver “gammeldags” arbejdsordrestyringsmetoder hurtigt uholdbare og ineffektive. Endnu mere har et fornyet fokus på driftseffektivitet sat spotlight på vedligeholdelsesafdelingens funktioner. For at forbedre håndteringen af arbejdsordrer investerer organisationer i et computerstyret vedligeholdelsesstyringssystem (CMMS).

Processen for håndtering af arbejdsordrer

En korrekt håndtering af arbejdsordrer tager hensyn til arbejdsordren i alle faser af dens levetid fra anmodning til færdiggørelse. I de følgende afsnit beskrives, hvad der sker i hvert trin i arbejdsordrestyringsprocessen. Du vil bemærke, hvordan et CMMS gør arbejdsordrehåndteringsprocessen mere strømlinet og effektiv.

Godkendelse af arbejdsanmodning

Behovet for vedligeholdelsesarbejde meddeles ofte gennem en arbejdsanmodning eller serviceanmodning. En godkender gennemgår anmodningen og afgør, om der er et legitimt behov, om der er tilstrækkelige oplysninger til rådighed til at oprette en arbejdsordre, eller om problemet allerede er blevet rapporteret. Mange organisationer bruger vedligeholdelsesanmodningsfunktionen i et CMMS til at håndtere indkomne anmodninger. Hvis anmodningen er gyldig, vil den blive godkendt, og der vil blive oprettet en arbejdsordre.

Læs også: Hvad er et vedligeholdelsesanmodningssystem?

Opretning

Opretningen af en arbejdsordre betyder, at der er blevet givet tilladelse til at udføre det ønskede arbejde. Arbejdsordrer oprettes ud fra godkendte vedligeholdelsesanmodninger, af vedligeholdelsespersonalet eller automatisk fra et CMMS. Ved hjælp af et mobilt CMMS kan teknikere oprette arbejdsordrer fra marken.

Prioritering

Prioritering af arbejdsordrer indebærer at bestemme, hvilke arbejdsordrer der skal udføres først. En arbejdsordres prioritet bestemmes typisk af arbejdets eller aktivets kritiske karakter. For eksempel kan arbejdsordrer, der vedrører sikkerhed (for anlæg eller personale), have høj prioritet. Arbejdsordrer med lavere prioritet omfatter rutinemæssig forebyggende vedligeholdelse eller ikke-essentielle vedligeholdelsesanmodninger.

Vedligeholdelsesteamet skaber standarder for, hvad der gør en arbejdsordre til en høj eller lav prioritet. Dette vil ikke kun gøre det muligt at afslutte de virkelig højt prioriterede arbejdsordrer hurtigere, men når der opstår et efterslæb, bør det bestå af lavt prioriteret arbejde.

Planlægning

Planlægningen af arbejdsordrer er baseret på deres prioritet. Akutte arbejdsordrer behandles uden forsinkelse. Forebyggende vedligeholdelsesordrer planlægges typisk ud fra kalender- eller køretidsbaserede intervaller eller ud fra aktivproducentens vedligeholdelsesretningslinjer. Tidspunktet er imidlertid ikke den eneste overvejelse ved planlægning af arbejdsordrer.

Maintenance managers tager hensyn til tilgængeligheden af teknikere, reservedele og forsyninger samt værktøj eller andet specialudstyr, der er nødvendigt for at udføre arbejdsordrerne. CMMS-software giver dig mulighed for at visualisere vedligeholdelsesarbejdsbyrden og identificere, hvordan personalet kan bruges mest effektivt.

Opgave

Hvert vedligeholdelsesteam består af teknikere med forskellige færdigheder og evner. Arbejdsordrer bør tildeles de teknikere, der er bedst egnede til opgaven. For større organisationer kan teknikere specialisere sig i et bestemt håndværk eller have træning i specifikke aktiver.

Mindre til mellemstore virksomheder anvender i højere grad knokler, der kan udføre et væld af vedligeholdelsesopgaver. Afgørelsen af, hvem der er bedst til opgaven, kan ske ved hjælp af førstehåndserfaring, men kan også identificeres ved hjælp af vedligeholdelsesrapporter fra et CMMS.

Distribution

Når arbejdsordrerne er planlagt og tildelt, skal de finde deres vej til teknikerne. Arbejdsordrer kan udleveres fysisk, men det tager tid at finde frem til teknikerne. CMMS-software er udstyret med automatisk udskrivning til bestemte printere og automatisk e-mailing til personalet. Et CMMS med mobilfunktioner giver teknikere mulighed for øjeblikkeligt at modtage arbejdsordrer på internetforbundne enheder.

Udførelse

Udførelse er den handling, hvor den/de tildelte tekniker udfører de opgaver, der er anført på arbejdsordren. Et CMMS giver dig mulighed for at spore arbejdsordrenes fremskridt i realtid, så du kan sikre, at teknikerne holder sig på toppen af deres arbejde.

Dokumentation

En del af arbejdsordrestyringsprocessen er at træne medarbejderne i at dokumentere alle resultater, både de gode og de dårlige. Jo mere nøjagtige oplysninger du har, jo bedre vil du være stillet. Teknikere bør sørge for at registrere nøjagtigt, hvad der blev udført, hvor meget tid der blev brugt, hvilke dele der blev brugt osv.

Dokumentation af arbejdet i et CMMS fører til mere nøjagtige vedligeholdelsesoptegnelser, der kan bruges til at identificere områder med forbedringspotentiale og hjælpe ved fremtidig fejlfinding. Dårlig dokumentation fører til unøjagtige eller mangelfulde rapporter – som man siger, “garbage in, garbage out”. Jo bedre din arbejdsordredokumentation er, jo bedre vil du være i stand til at overvåge og spore nøgleresultatindikatorer (KPI’er) ved hjælp af CMMS-vedligeholdelsesrapporter.

Afslutning

Afslutningen af en arbejdsordre sker, når alle opgaver er udført, alle tjenester er leveret, og arbejdet er afsluttet. Teknikere er nu tilgængelige til at begynde at arbejde på andre “åbne” arbejdsordrer.

Analyse

Din samlede arbejdsordrehistorik er grundlaget for meningsfuld rapportering. Uden rapporteringsfunktionaliteten i et CMMS bliver det meget vanskeligt at spore nøgleresultatindikatorer (KPI’er), der giver et indblik i din proces. Hvor let kan du f.eks. beregne antallet af arbejdsordrer, der blev oprettet eller lukket ved hjælp af et regneark eller et papirbaseret sporingssystem?

Forbedre styringen af arbejdsordrer med FTMaintenance

Selv de bedste arbejdsordrer kan mislykkes uden et solidt system til at styre dem. FTMaintenance er en kraftfuld arbejdsordresoftware, der forenkler din arbejdsordrestyringsproces. Med automatiseret oprettelse, tildeling, distribution og lukning af arbejdsordrer reducerer FTMaintenance mængden af administrativt arbejde, der er forbundet med udførelsen af dine daglige vedligeholdelsesaktiviteter. Anmod om en demo for at se, hvordan FTMaintenance kan forbedre din organisations arbejdsordrehåndteringsproces.