Det ringer på døren på kontoret. Til venstre for dig er tre kolleger i gang med at gennemgå en sag. Bag dig er en anden kollega midt i en samtale i telefonen. Du modtager en besked på Whatsapp, mens du forsøger at genlæse en e-mail, som du ikke forstår.

Lyder det bekendt? I løbet af de sidste par år har arbejdspladsen oplevet en sand, hurtig revolution på grund af en stigning i digital teknologi, åbne kontorer og den overflod af hurtige og øjeblikkelige kommunikationsværktøjer, som vi har til rådighed. Det forventes, at du udvikler dig i et meget stimulerende miljø, hvor du skal indtage, behandle og producere en uendelig mængde information. Denne konstante informationsstrøm sætter vores hjerner under stor belastning, og vores hjerner skal håndtere denne uendelige stimulering. Nogle gange fører denne massive mentale indsats til det, som forskerne kalder “kognitiv overbelastning”. Hvordan kan man så undgå en overbelastning og bevare en slags kognitiv balance under sådanne omstændigheder? Lad os besvare det spørgsmål og se på, hvordan hjernen fungerer, sammen med Marie Lacroix, der er neurovidenskabsmand og medstifter af agenturet Cog’X.

Den videnskabelige definition

Marie Lacroix definerer en mental byrde eller en kognitiv belastning som “omkostningerne ved at behandle information under de fleste givne omstændigheder for en person”. I modsætning til den gængse opfattelse er kognitiv belastning normal; den opstår, så snart man engagerer sine kognitive evner, og det er faktisk ikke en dårlig ting i sig selv. Det er regelmæssig kognitiv overbelastning, der kan være skadelig for dig. Det betyder, at man i løbet af en dag forsøger at få fat i flere oplysninger, end ens arbejdshukommelse kan håndtere. Den kaldes ofte korttidshukommelse og er begrænset til ca. 10 oplysninger, der kan lagres i en kort periode (typisk et par sekunder). For at forstå dens kapacitet foreslår Lacroix, at man løser følgende summer ved hjælp af mental aritmetik: 2 x 2 + 1 og derefter 22 x 15 + 3. “Det er klart, at den krævede mentale indsats og den deraf følgende kognitive belastning er større for den anden beregning,” siger hun.”

“Den mentale belastning er den omkostning, som det koster et individ at behandle information under de fleste givne omstændigheder.”

Misbrug af begrebet

Psykologen John Sweller formaliserede teorien om kognitiv belastning i slutningen af 1980’erne. Som en del af sin forskning i instruktionsdesign, eller udformning af undervisning, forsøgte han at identificere teknikker, der letter indlæringen, samtidig med at den kognitive belastning holdes på et minimum.

Trukket ud af sin videnskabelige oprindelse er udtrykket “mental belastning” siden blevet almindeligt i daglig tale. Det forbindes nu med tanken om at “tænke på alting hele tiden”, og især med den mentale belastning, der er forbundet med at drive en husholdning. Denne idé stammer fra Nicole Brais, der er forsker ved Laval University i Quebec. Brais definerer mental belastning som “den opgave at forvalte, organisere og planlægge, som på en og samme tid er uhåndgribelig, væsentlig og konstant, og som har til formål at opfylde andres behov og få husholdningen til at fungere gnidningsløst”. Det konstante behov for at sikre, at alting fungerer korrekt i hjemmet, anses stadig ofte for at være en kvindes ansvar. Udtrykket “mental byrde” blev populært gennem kunstneren Emma Clits tegneserie You Should’ve Asked, der blev udgivet i 2017, og som på humoristisk vis dissekerer livets begrænsninger for kvinder.

Som Lacroix påpeger, skal vi imidlertid skelne mellem den mundrette brug af udtrykket – “de daglige problemer og bekymringer i hverdagen og hver eneste opgave, som en person skal tænke på hele dagen” – og den videnskabelige definition af kognitiv belastning. Hun siger: “Der er stadig en forbindelse mellem de to begreber, fordi vores begrænsede kognitive ressourcer kun kan håndtere et vist antal opgaver på samme tid uden at løbe ind i nogle vanskeligheder. Derfor optager vores hverdagsbekymringer og det væld af uforglemmelige ting, som vi skal passe ind i hver dag, faktisk en masse ‘mental plads’, som ikke kan håndteres andre steder, plus den stress, som det i sig selv kan forårsage.”

“Vores begrænsede kognitive ressourcer kan kun håndtere et vist antal opgaver på samme tid uden at løbe ind i nogle vanskeligheder.”

En hurtig lektion i hjernens mekanik

Hvis kognitiv belastning er et naturligt fænomen – den finder sted fra det øjeblik, vi engagerer vores hjerne – finder kognitiv overbelastning, især på et professionelt plan, sted, når tingene bliver overdrevne. Lacroix anbefaler, at man analyserer tre vigtige faktorer for at identificere og håndtere kognitiv overbelastning:

Opgavens karakter og/eller dit ekspertiseniveau i forhold til den information, der leveres

“Kognitiv overbelastning opstår generelt, når en opgave er for kompleks, enten fordi informationen i sig selv er for vanskelig at behandle, eller fordi vi ikke har den viden eller den knowhow, der skal til for at behandle den. Det gælder især, når vi er nye til en opgave eller er i indlæringsfasen.”

2.Det fysiske eller digitale arbejdsmiljø

“En overbelastning kan også opstå, når der er for mange oplysninger at tage hensyn til, selv om hver enkelt del ikke er så kompleks i sig selv. Derfor kan overbelastning eller en opsætning, der kræver, at man gør flere ting på samme tid, overvælde folk.” For eksempel kan et arbejdsmiljø, der er for stimulerende – konstant støj, samtaler, telefonopkald, streaming og så videre – såsom et storrumskontor, forstyrre vores kognitive balance.

3.Vores følelsesmæssige og fysiske velbefindende

“Derudover kan vores indre tilstand – især vores træthedsniveau, stress eller manglende motivation – øge den indsats, der kræves for at løse en opgave. Efter en dårlig nattesøvn kan man virkelig se og mærke, hvor svært det kan være at udføre en opgave, som man normalt udfører effektivt.”

Den kollaterale skade

Hvad sker der egentlig, når vores hjerne går i overbelastning? “I hjernen er overbelastningstilstanden forbundet med en ændring i aktiviteten i den præfrontale cortex, hvorfra arbejdshukommelsen og de såkaldte eksekutive funktioner udføres . Det er dybest set kontroltårnet i vores hjerne,” forklarer Lacroix. “Ved kognitiv overbelastning øger vi vores chancer for at begå fejl og få hukommelsesproblemer, plus at det kan reducere vores evne til at planlægge, håndtere vores følelser og så videre. Tegn på kognitiv overbelastning er bl.a. at begå fejl, at skulle starte tankeprocesser igen og igen, ikke at være opmærksom på andre eller regelmæssigt at glemme vigtige ting.” Kognitiv overbelastning kan derfor direkte og indirekte reducere det generelle velbefindende og præstationsevnen på arbejdspladsen.

“Ved kognitiv overbelastning øger vi vores chancer for at begå fejl og få hukommelsesproblemer, plus at det kan reducere vores evne til at planlægge og til at håndtere vores følelser.”

Er det et moderne problem?

Lacroix understreger, at kognitiv overbelastning ikke er et nyt problem. Ikke desto mindre er det blevet intensiveret med udvidelsen af både informations- og kommunikationsteknologi. “Risikoen for kognitiv overbelastning er meget større nu på grund af hastigheden i vores udvekslinger og den konstante strøm af information, som vi skal håndtere. Vores kognitive evner bliver presset til det yderste i denne digitale tidsalder”, siger neurologen.
Holde et klart sind og roligt håndtere et dusin e-mails om dagen, endeløse notifikationer, anmodninger, meddelelser og påmindelser på flere kanaler (Slack, Whatsapp, andre chatgrupper, Google-kalender osv.) kan føles som en kampsport. Vi kan bruge et ergonomisk begreb her til at diskutere “kognitiv overstrømning” og beskrive denne idé om overbelastning, ifølge Lacroix. “Man føler, at man bliver oversvømmet med information i en sådan grad, at man føler sig overvældet, og at hastende ting får forrang for vigtige ting.”

“Risikoen for kognitiv overbelastning er meget større nu på grund af hastigheden i vores udvekslinger og den konstante strøm af information, som vi skal håndtere. Vores kognitive evner bliver presset til det yderste i denne digitale tidsalder.”

Kan det ske for dig?

Er der nogen erhverv, hvor du er mere tilbøjelig til at opleve kognitiv overbelastning? Ifølge Lacroix er det ikke nødvendigvis knyttet til enkeltpersoner. Hun opfordrer os til ikke at forveksle kognitiv overbelastning med en udbrændthed, som bestemt ses hyppigere i visse erhverv (politiet, brandmænd, hospitalspersonale osv.) på grund af overarbejde, stor følelsesmæssig involvering og manglende anerkendelse af det arbejde, de udfører. Ikke desto mindre er det muligt at mindske risikoen for kognitiv overbelastning ved at tage visse forholdsregler. “Det gælder især for flypiloter, flyveledere og ansatte på kraftværker, som har indført procedurer, der er udformet til at omgå vores naturlige mentale kapacitet, f.eks. tjeklister og dobbelttjek, for at mindske risikoen for fejl”, forklarer Lacroix.

Vær forsigtig, din hjerne er skrøbelig, så hvordan kan du beskytte den?

Lacroix opfordrer dig til at blive bevidst om, hvordan din hjerne fungerer, så du kan anvende de bedste individuelle og kollektive procedurer for at passe på den. Hun siger: “Vores opmærksomhedsspændvidde er et naturligt filter mod kognitiv overbelastning. Den giver os mulighed for at udvælge relevante oplysninger i forhold til den opgave, vi gerne vil udføre, og lade resten ligge uden for vores arbejdshukommelse. Denne opmærksomhedsspændvidde er imidlertid følsom, og den kan let blive opslugt af andre eksterne krav, hvad enten de er fysiske, f.eks. i et åbent kontormiljø, eller digitale, f.eks. gennem notifikationer.” Din arbejdsplads, dit arbejde og dine forbindelsesmetoder spiller en vigtig rolle i reguleringen af din daglige kognitive belastning.

“Din opmærksomhedsspændvidde er følsom, og den kan let blive opslugt af andre eksterne krav.”

Hvordan kan du håndtere de mange faktorer, der påvirker din kognitive belastning? Ifølge Lacroix skal du for at sænke din mentale belastning reducere mængden af information, der skal behandles, eller i det mindste reducere dens kompleksitet. Her er en oversigt over de bedste metoder, som du kan anvende alt efter dine behov:

På et personligt plan

• Lav en liste eller skitser over alle de opgaver, du skal udføre
  For at forstå og planlægge opgaverne bedre, skal du prioritere dem. Det er det, to-do-lister er til for.
• Giv slip på ikke-væsentlige opgaver
  For at begrænse frustrationen kan du skrive ned, hvilke opgaver du har udført, og hvor lang tid de tog. Det giver dig mulighed for at give dit arbejde værdi – og det får dig til at indse, at den tid, du brugte på dem, ikke forsvandt ud i den blå luft. Det giver dig også mulighed for at planlægge bedre i fremtiden.
• Angrib en opgave med specifikke kortsigtede mål
  Det er altid mere effektivt at dele en opgave op i kortsigtede mål på f.eks. 15-20 minutter.
• Stop multitasking
  I stedet for at jonglere med to eller flere opgaver på samme tid, f.eks. ved at besvare en e-mail, mens du sidder i et møde, er det mere effektivt at gøre tingene i rækkefølge, den ene opgave efter den anden.
• Reducer afbrydelser for at forbedre din effektivitet og sænke stressniveauet
  Det er bedre at tjekke din indbakke med mellemrum; måske hver time, eller hvis du er bekymret for ikke at svare hurtigt nok, hvert 30. minut. Men undgå at svæve konstant over den. Du bør også begrænse visuelle og lydmæssige opfordringer som pop-ups og notifikationer og vælge bestemte tidspunkter til at se dem.
• Apas dine pauser til den aktuelle opgave
  For at regulere din mentale belastning effektivt skal en pause være en ændring fra den aktuelle opgave, så du kan være aktiv på en anden måde. Hvis du bruger dagen på at lede en workshop og interagere med folk, ville den rigtige pause være at læse, lytte til beroligende musik eller gå en tur. Hvis du stirrer på en skærm hele dagen, ville den rigtige form for pause være at bevæge din krop og interagere med andre.
• Giv dig selv altid ordentlig restitutionstid
  Sport, meditation, læsning eller bare at gøre ingenting har alle en dybtgående virkning på dit mentale og fysiske velbefindende. Hvis du ikke giver dig selv tilstrækkelig restitutionstid, ender du med at producere stresshormonerne adrenalin og kortisol for at kompensere, hvilket kan have en skadelig indvirkning på dit helbred.

På et kollektivt, organisatorisk plan

• Tilbyd fleksible arbejdsrum, som giver medarbejderne mulighed for at arbejde i et miljø, der opfylder behovene i forbindelse med deres opgaver, f.eks. et stille rum eller et samarbejdsrum.
• Arbejd med ledelsespraksis, især med ideen om falsk hastværk, som ifølge Lacroix er en stadig mere udbredt tendens på arbejdspladserne. “Opmuntre lederne til at skelne mellem det, der er “presserende”, og det, der er “vigtigt” for deres teams, hvilket vil hjælpe dem med at organisere og prioritere.”
• Vær opmærksom på dine krav til andre. Vær forsigtig med, hvornår du sender en e-mail, en sms eller en Whatsapp-besked, eller hvornår du bringer et vigtigt emne på banen. På den måde undgår du at skabe unødig uro eller give nogen det indtryk, at du udfordrer dem på et uhensigtsmæssigt tidspunkt. Det sikrer, at du respekterer deres restitutionstid.

Hvis kognitiv belastning er normal, er følelsen af mental overbelastning det ikke. Som Lacroix påpeger: “Det betyder, at vi er nødt til at sætte spørgsmålstegn ved vores individuelle praksis, ændre den måde, opgaverne udføres på, lette visse processer, omorganisere de involverede trin ved hjælp af de tilgængelige ressourcer osv.”

Selv om problemet skal håndteres kollektivt, og endda på organisatorisk niveau, har du en vis fleksibilitet i din arbejdsmetode. Man skal aktivt ønske at komme væk fra hastighed, kvantitet og øjeblikkelig reaktion – begreber, der er forbundet med produktivitet. Hvad nu, hvis det eneste, du behøver for at blive roligere, mere effektiv og mere effektiv på arbejdet, er at lære at sige nej og tage dig tid?

“Vi er nødt til at sætte spørgsmålstegn ved vores individuelle praksis, ændre den måde, opgaverne udføres på, lette visse processer…”

Foto: Welcome to the Jungle

Translated by Mildred Dauvin

Følg Welcome to the Jungle på Facebook, og tilmeld dig vores nyhedsbrev for at modtage vores artikler hver uge