Under konstant jonglering mellem passende bemanding og magre budgetter? Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med at planlægge medarbejderne effektivt.

Planlægning af medarbejdere er en vigtig udfordring ikke kun for detailbranchen, men også for andre serviceindustrier som f.eks. hotel- og restaurationsbranchen, logistik, sundhedssektoren og foodservice. På den ene side skal virksomhederne sikre en passende bemanding for at kunne håndtere det store rykind af kunder. På den anden side ødelægger en ustabil og uforudsigelig planlægning balancen mellem arbejdsliv og privatliv.

Ofte skal skifteholdsmedarbejdere arbejde forskellige vagter hver uge. De har sjældent nogen kontrol over deres skemaer og får typisk kun deres skemaer at vide nogle få dage i forvejen. Selv om forskellige virksomheder bruger forskellige navne for sådanne planlægningspraksis, er de almindeligt kendt som just-in-time-planlægning eller kundecentreret planlægning.

For nylig indførte Lowe’s et kundecentreret planlægningssystem for at sikre, at medarbejdernes skift afspejler butikstrafikken. Selv om systemet i teorien lyder godt for forretningen, begrænser det i virkeligheden antallet af sammenhængende fridage for medarbejderne samt synligheden og fleksibiliteten i forbindelse med planlægningen. Ændringen medførte mindre forudsigelighed i medarbejdernes liv og påvirkede deres balance mellem arbejdsliv og privatliv negativt, hvilket i sidste ende sænkede arbejdsmoralen. Mens konventionel visdom dikterer, at ustabil planlægning er normen i nutidens slanke erhvervsmiljøer, viser outliers som Nando’s og The Gap Inc., at stabil planlægning ikke blot er mulig, men også kan bidrage til at forbedre salg og produktivitet. Og vi har tre tips til at hjælpe dig med at implementere det i din virksomhed.

3 teknikker til medarbejderplanlægning, som din virksomhed bør bruge

Tip #1: Giv medarbejderne bedre indsigt i deres tidsplaner

Forestil dig dette – Adam arbejder i kassen i en tøjbutik. Ferien nærmer sig, og han ønsker at planlægge fridage med sin familie. Men ferier er også den travleste tid på året for butikken, og han har ingen anelse om, hvilke dage eller vagter han skal arbejde i næste uge. I sådanne situationer vil den manglende synlighed i skemaet sandsynligvis gøre Adam og medarbejdere som ham lidt skuffede, hvis ikke frustrerede og/eller uengagerede.

Drag and drop scheduling in Findmyshift (Source)

For arbejdsgivere er en simpel måde at undgå sådanne situationer på at forberede vagter på forhånd, på papirkalendere eller tilstedeværelsesregistre. Endnu bedre er det dog at bruge software til planlægning af medarbejdere til at oprette og dele arbejdsplaner og sende påmindelser til medarbejderne før hver vagt.

Tip nr. 2: Giv medarbejderne fleksibilitet til at bytte vagter

I sidste måned havde Adams datters skole et forældremøde en lørdag formiddag. Men Adam havde en morgenvagt, så han ringede til sin chef og bad om at få en ændring. Det endte med, at lederen brugte tre timer på at finde en anden medarbejder til at bytte vagten med Adam og kommunikere ændringerne til alle de berørte.

Godkendelse af udskiftning i CakeHR (CakeHR)

Dette er endnu en situation, der kan undgås ved hjælp af software til planlægning af medarbejdere, som gør processen med at bytte og bytte vagter meget enklere for medarbejderne. I vores eksempel kan Adam selv indstille skiftet til udskiftning direkte i softwaresystemet, og enhver ledig medarbejder kan gøre krav på det. Skiftet sker øjeblikkeligt og er synligt for alle involverede.

I et eksperiment hos Gap fandt ca. 50 % af de anmodninger, der blev lagt op en til tre dage i forvejen i en smartphone-app til vagtbytning af vagter, en modtager, og 62 % af de deltidsansatte timelønnede medarbejdere, der brugte appen, rapporterede, at de havde lagt op eller afhentet vagter. Samlet set var 95 % af de deltagende medarbejdere enige i, at appen gjorde det lettere at tilpasse arbejdstidsplanen til deres behov.

Tip nr. 3: Vurder personalebehov og undgå omkostningsoverskridelser

Fortsat med vores eksempel, lad os sige, at Adam i denne måned har vagt om mandagen og onsdagen. Det betyder, at han forventes at være tilgængelig for at arbejde med et opkalds varsel og ikke kan planlægge nogen personlige forpligtelser for disse dage. Men hvis han ikke bliver kaldt ind, får han ikke løn for den dag, selv om han har blokeret sin fritid på grund af muligheden for arbejde.

Analytics dashboard i ShopKeep (Source)

Den uforudsigelige planlægning af rådighedsvagter gør det svært for medarbejdere at stole på garanteret arbejde, et bestemt indkomstniveau eller endda få et ekstra job for at supplere deres indkomst. Tilbage i 2016 tvang tilsynsmyndighederne Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters og et par andre detailhandlere til at gennemgå og ændre deres praksis for planlægning af vagtplanlægning.

Med værktøjer som detailstyringssoftware og point-of-sale-software kan arbejdsgivere bedre vurdere deres personalebehov og undgå behovet for planlægning af vagtplanlægning. Rapporteringsfunktioner i sådanne værktøjer kan hjælpe arbejdsgiverne med at analysere historiske data og identificere de dage/timer, hvor der er mest kundetilgang.

Med denne viden kan arbejdsgiverne træffe bedre beslutninger om planlægning og budgettering. De kan give medarbejderne den pålidelighed og fleksibilitet, de har brug for, og samtidig undgå omkostningsoverskridelser i forbindelse med ekstra skift.

Næste skridt – hvordan du finder den rigtige software til din virksomhed

Nu da du ved, hvordan software kan hjælpe dig med at strømline medarbejderplanlægningen og gøre den mere effektiv og virkningsfuld, kan du begynde at udforske de løsninger, der findes på markedet. Der er dog visse overvejelser, som du bør være opmærksom på:

• Hav størrelsen og typen af din virksomhed i tankerne: Planlægningsbehovene for en restaurant med 10 ansatte vil være drastisk anderledes end for et supermarked med 50 ansatte. Først skal du vide præcis, hvad du ønsker, at softwaren skal gøre for dig, og hvor mange personer der skal bruge den, og derefter begynde at udforske værktøjer på markedet.

Øremærk et budget til værktøjet: Som virksomhedsejer eller arbejdsgiver er der kun et vist beløb, du kan afse til et værktøj. For en lille virksomhed kan det være et par hundrede kroner om måneden, mens det for en stor virksomhed kan være et par tusinde kroner. Øremærk det beløb, du er komfortabel med at bruge på et planlægningsværktøj, og se kun på muligheder inden for dette budget.

• Genovervej dine behov: Mens du helt sikkert kan vælge software til planlægning af medarbejdere til at tage sig af dine planlægningsbehov, kan andre værktøjer som f.eks. detailstyringssoftware og point-of-sale-software hjælpe dig med at gøre meget mere end at planlægge. Specialvirksomheder som f.eks. saloner og nærbutikker kan også undersøge værktøjer, der er udviklet specifikt til deres niche.