Effektiv styring af indgående fragt
Effektiv styring af den indgående strøm af produkter til din virksomhed er en kompleks proces, som kun bliver mere og mere kompleks i takt med, at kundernes forventninger til serviceniveauet stiger. Det bliver endnu vanskeligere, fordi afsenderen ønsker at reducere omkostningerne og samtidig opretholde en pålidelig service. Ud over den mere indlysende og synlige indvirkning af omkostningerne til indgående fragt på den samlede rentabilitet påvirker forvaltningen af dette område også lagerstyring, den samlede produktivitet på lageret og kundeservice.
Det bliver endnu vanskeligere med spørgsmål som stigende brændstofpriser, den øgede mængde offshore-produkter og det stadigt skiftende udbud af transportvirksomheder og deres servicetilbud. Desuden er der den stigende tendens til, at virksomheder med flere kanaler opererer fra flere forskellige lagerfaciliteter. Desuden gør direkte forsendelser til detailhandelssteder og direkte kunder det meget mere komplekst at kontrollere indgående aktiviteter på en omkostningseffektiv måde.
Når du begynder at analysere din praksis for indgående fragt, bør du opstille mål, der kan vejlede dig i din beslutningsproces. Målsætninger kan bl.a. opstilles inden for følgende områder:
- Reducerede fragtomkostninger og forbedret “bundlinje”
- Forbedring i on-time-leverancer
- Forbedring af indkøbstider
- Mindre håndtering og skader
- Lejere lagerniveauer og reducerede transportomkostninger
- Skabelse af maksimal synlighed i processen
- Forbedring af lagerets produktivitet
- Forbedret kundeservice
For at opfylde dine mål, er der nogle få nøgleområder, som kan danne fokus for analysen. Fire centrale spørgsmål eller områder, der fortjener din opmærksomhed, er:
- Vendor Compliance
- Freight Paid vs. Freight Collect
- Visibility and System Control
- Vendor Relationships
Lad os dække hver enkelt mere detaljeret.
Vendor Compliance
Inbound Freight Management
At have et aktuelt og fuldstændigt Vendor Compliance-program er det centrale fokusområde for en effektiv styring af indgående fragt. Programmet bør først og fremmest definere leverandørens forventninger og indeholde en metode til at måle og rapportere om præstationerne i forhold til disse forventninger. Det er en af de mest effektive måder at sikre konsistens og pålidelighed i forvaltningen af processen for indgående fragt.
Basisforanstaltninger som f.eks. levering til tiden, opfyldelse af forventninger om skader og nøjagtighed og levering af korrekt papirarbejde er blandt de vigtigste målinger, der skal overvåges. Med stigningen i importerede produkter og mangfoldigheden af indenlandske leverandører og en stigende brug af konsolidatorer er det en vigtig del af ethvert Vendor Compliance-program at levere en rutevejledning. Ved at kontrollere routing og timing af leverancer fra dine leverandører er det muligt at opnå effektiviseringer i hele forsyningskæden.
Freight Paid vs. Freight Collect
En voksende tendens i branchen er muligheden for at konvertere fra det forudbetalte fragtkoncept til en freight collect-politik. De, der har udført den fornødne omhyggelighed i forbindelse med sammenligningen af disse to koncepter, realiserer betydelige omkostningsreduktioner og generel kontrol. De har indset, at ordene “gratis fragt” bør vække et rødt flag og fremskynde yderligere diskussion.
Og selv om det nogle gange er meget vanskeligt at indsamle de nødvendige oplysninger for at træffe en informeret beslutning, kan indsatsen være tiden værd. Selv hvis der ikke foretages nogen ændringer, viser de diskussioner, du har med dine leverandører og transportører, sig ofte at være gavnlige på andre områder.
Synlighed og systemkontrol
Et af de vigtigste elementer i et effektivt program til styring af indgående fragt er evnen til at have synlighed i forsyningskæden for at spore og kontrollere lagerbevægelser samt synlighed i dine fragtaktiviteter og -data. Denne kontrol skal understøttes af et informationssystem, der hjælper med at styre denne komplekse proces, f.eks. et robust Transportation Management System.
Mange softwareleverandører tilbyder produkter, der hjælper med at styre processen på en række forskellige måder. Du bør altid udarbejde et sæt funktionelle krav og proceskrav, som du forventer, at softwaren skal opfylde, før du begynder at søge. Under søgningen bør der foretages en evaluering af deres svar på disse krav og en kombination af referenceopkald, besøg på stedet og systemdemoer. At sikre sig, at man ved, hvad man vil have, er det første skridt i retning af at få et system, der opfylder ens behov og forventninger.