Det er helt naturligt, at der opstår store forretningsudgifter i forbindelse med produktion af varer eller levering af tjenesteydelser. I de fleste tilfælde afholder en virksomhed sådanne udgifter, før den tilsvarende betaling er modtaget fra kunderne. Desuden drćnger medarbejderlćnger og andre udgifter betydelige midler fra de fleste virksomheder. Disse faktorer gør effektiv likviditetsstyring til en vigtig del af enhver virksomheds finansielle planlægning. Kontanter er en virksomheds livsnerve. Når der modtages kontanter til gengæld for leverede produkter eller tjenesteydelser, bruger mange ejere af små virksomheder, der er opsat på at få deres virksomhed til at vokse og nedbringe deres gæld, de fleste eller alle disse midler. Men selv om sådanne prioriteter er prisværdige, bør de give plads til, at virksomhederne kan absorbere magre finansielle tider senere hen. Nøglen til en vellykket likviditetsstyring ligger derfor i at opstille realistiske prognoser, overvåge opkrævninger og udbetalinger, etablere effektive fakturerings- og opkrævningsforanstaltninger og overholde budgetmæssige begrænsninger.
KASSEREGNING OG UDBETALING
Kasseopkrævningssystemer har til formål at reducere den tid, det tager at opkræve de penge, som en virksomhed skylder. Nogle af kilderne til tidsforsinkelser er postforsinkelser, behandlingsforsinkelser og bankforsinkelser. Det er indlysende, at en kuvert, som en kunde sender med posten med en betaling til en leverandørvirksomhed, ikke ankommer til sin destination med det samme. Betalingen bliver heller ikke behandlet og indsat på en bankkonto i det øjeblik, den modtages af leverandørvirksomheden. Og endelig er det ofte sådan, at når betalingen indsættes på bankkontoen, giver banken ofte ikke øjeblikkelig adgang til midlerne. Disse tre “floats” er tidsforsinkelser, der hurtigt løber op, og de kan tvinge kriseramte eller nye virksomheder til at finde andre kontantkilder til at betale deres regninger.
Cash management forsøger bl.a. at mindske længden og virkningen af disse “float”-perioder. Et inkassosted tættere på kunden -;måske med en ekstern tredjepartsleverandør til at modtage, behandle og indbetale betalingen (check)-;er en måde at fremskynde inddrivelsen på. Hvor effektiv denne metode er, afhænger af kundens beliggenhed, størrelsen og tidsplanen for dens betalinger, virksomhedens metode til at indsamle betalinger, omkostningerne ved at behandle betalinger, de tidsmæssige forsinkelser i forbindelse med post, behandling og bankforretninger samt den gældende rente, der kan tjenes på overskydende midler. Det vigtigste element for at sikre et godt cashflow fra kunderne er imidlertid at etablere en stærk fakturerings- og inkassopraksis.
Når pengene er blevet opkrævet, går de fleste virksomheder derefter videre med at koncentrere kontanterne i ét center. Begrundelsen for et sådant skridt er at have fuld kontrol over kontanterne og at give større investeringsmuligheder med større beløb til rådighed som overskud. Der er mange mekanismer, der kan anvendes til at koncentrere kontanterne, f.eks. bankoverførsler, automatiserede clearinghouse-overførsler (ACH) og checks. Afvejningen er mellem omkostninger og tid.
Et andet aspekt af likviditetsstyring er at kende en virksomheds optimale likviditetsbalance. Der findes en række metoder, der forsøger at bestemme denne magiske kontantbalance, som er det præcise beløb, der er nødvendigt for at minimere omkostningerne og samtidig sikre tilstrækkelig likviditet til at sikre, at regningerne betales til tiden (forhåbentlig med noget tilovers til nødsituationer). Et af de første skridt i forvaltningen af kassebeholdningen er at måle likviditeten, dvs. den mængde penge, der er til rådighed til at opfylde de løbende forpligtelser. Der er mange måder at måle dette på, herunder: forholdet mellem kontanter og samlede aktiver, det aktuelle forhold (omsætningsaktiver divideret med kortfristede forpligtelser), det hurtige forhold (omsætningsaktiver minus lagerbeholdning divideret med kortfristede forpligtelser) og den likvide nettobalance (kontanter plus omsættelige værdipapirer minus kortfristede gældsbreve divideret med de samlede aktiver). Jo højere tal, der fremkommer ved likviditetsmålingen, jo større er likviditeten og omvendt. Der er imidlertid en afvejning mellem likviditet og rentabilitet, som fraråder virksomheder at have for stor likviditet.
KASSEFORVALTNING I TROUBLEDTIDER
Under nedgangstider i økonomien kan faldende salg og dårlig likviditetsstyring være dødsstødet for en lille eller nystartet virksomhed. I hårde tider, som f.eks. recessionen i 2008-09, kan bankerne stramme op på de revolverende kreditter eller kortfristede lån, som virksomheder ofte er afhængige af for at løse problemer med likviditetsstyring. Nogle virksomhedsejere tyer til at forsøge at holde deres virksomheder oven vande ved at udnytte deres personlige økonomi – belåne deres hjem, udnytte deres kreditkort maksimalt og/eller indløse deres 401(k)s.
I sådanne tider er virksomhedsledere eller ejere nødt til at sætte sig ned og foretage en likviditetsstyringsanalyse, så de kan afhjælpe mangler, øge indtægterne og skære ned på udgifterne – inden det er for sent. De er nødt til at mødes med afdelingsledere og medarbejdere og tage kontrol og vedtage en bedre likviditetsstyringsplan. Planen kan kræve nogle hårde foranstaltninger, men hvis medarbejderne er involveret, vil de forstå, at disse foranstaltninger er nødvendige for virksomhedens overlevelse. De kan også forelægge planen for bankfolk i håb om, at de gennem et personligt møde og beviser for, at De er ved at få styr på likviditetsstyringssituationen, vil give Deres virksomhed en tiltrængt kredit.
Selv i økonomiske højkonjunkturer oplever mange små virksomheder likviditetsvanskeligheder, især i de første år af deres virksomhed. Men iværksættere og ledere kan tage skridt til at minimere virkningen af sådanne problemer og bidrage til at opretholde virksomhedens fortsatte levedygtighed. Forslag til foranstaltninger til løsning af midlertidige likviditetsproblemer omfatter:
– Opret et realistisk likviditetsbudget, der viser økonomien på både kort sigt (30-60 dage) og på længere sigt (1-2 år).
– Fordobl indsatsen for at inddrive udestående betalinger, som virksomheden skylder. “Fakturér hurtigt og præcist”, rådede Journal of Accountancy. “Jo hurtigere du sender en faktura, jo hurtigere vil du blive betalt…. Hvis leverancer ikke automatisk udløser en faktura, skal du opstille en fast faktureringsplan, helst ugentligt.” Virksomhederne bør også inkludere en forfaldsdato for betaling.
– Tilbyd små rabatter for hurtig betaling.
– Overvej at gå på kompromis med kunderne i forbindelse med nogle faktureringstvister. Små virksomhedsejere er forståeligt nok tilbageholdende med at overveje dette skridt, men i visse tilfælde kan det være nødvendigt at få nogle kontanter-;selv om din virksomhed ikke er skyld i tvisten-;for solgte produkter/tjenesteydelser for at betale de grundlæggende udgifter.
– Overvåg og prioriter alle kontantudbetalinger nøje.
– Kontakt kreditorer (leverandører, långivere, udlejere) og forsøg at forhandle gensidigt tilfredsstillende ordninger, der vil gøre det muligt for virksomheden at klare sin kontantmangel (forudsat at det er en midlertidig mangel). I nogle tilfælde kan du måske være i stand til at arrangere bedre betalingsbetingelser fra leverandører eller banker. “Bedre kreditbetingelser betyder, at man kan låne penge rentefrit”, hedder det i Journal of Accountancy.
– Afvikle overflødige lagre.
– Vurdere andre områder, hvor driftsudgifterne kan skæres ned uden at sætte virksomheden permanent ud af drift, f.eks. lønninger eller ikke-strategiske varer og/eller tjenesteydelser med små fortjenstmargener.
BIBLIOGRAFIER
Bee, Judy. “Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office could be leaking money.” Medical Economics. 2. december 2005.
Cloutier, George. “Løs dit likviditetsproblem for at forblive i virksomheden.” Business Week. Juli 2009.
Gage, Jack. “Living Within Your Means.” Forbes. 26. december 2005.
Hommel, Ulrich, og Michael Frenkel, Markus Rudolf, eds. Risk Management. Springer, 2005.
Janklow, Christine. “Why Businesses Fail”. WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. “Bank on It: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. August 2004.
“Ten Ways to Improve Small Business Cash Flow.” Journal of Accountancy. Marts 2000.
“Forståelse og styring af pengestrømmen.” Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. Maj 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Alle rettigheder forbeholdes. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.