At udarbejde en politik for kortvarigt sygefravær kan være en af de mest skræmmende opgaver, som en HR-medarbejder kan stå over for. Vi tager dig trin for trin igennem, hvad en typisk politik for kortvarigt sygefravær bør indeholde.
Fortolk politikken for kortvarigt sygefraværs formål og anvendelsesområde
Arbejdsgiverne bør introducere deres politik for kortvarigt sygefravær ved at gentage behovet for en balance mellem:
- medarbejdernes reelle behov for at tage fri på grund af sygdom og
- behovet for at opretholde arbejdspladsens effektivitet og produktivitet, så der ikke lægges yderligere byrder på en fraværende medarbejders kolleger.
Det er vigtigt at gøre det klart, hvornår den kortvarige sygefraværsordning ikke finder anvendelse.
Organisationen kan have mistanke om, at der er tale om en forseelse (f.eks. at medarbejderen ikke er rigtig syg).
I så fald kan arbejdsgiveren i stedet anvende sin særskilte disciplinærprocedure.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: formål og anvendelsesområde
Forklar nogle af de begreber, der anvendes i politikken for kortvarigt sygefravær
Indledningen til politikken kan indeholde nogle centrale definitioner, f.eks. hvad der rent faktisk tæller som “kortvarigt sygefravær”, og hvornår arbejdsgiverens separate, langsigtede sygefraværspolitik finder anvendelse.
Det kan også være nødvendigt at forklare nogle andre centrale begreber i politikken for kortvarigt sygefravær.
For eksempel kan en “formel gennemgangsperiode” defineres som en periode, hvor en medarbejder skal vise en forbedring i sit sygefraværsniveau.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: Definitioner af nøglebegreber
Sæt forventninger til ledere, der håndterer kortvarigt sygefravær
Det er en god idé tidligt i politikken at fastsætte linjechefernes ansvar i forbindelse med kortvarigt sygefravær.
Podcast: Kortvarigt sygefravær på arbejdspladsen
XpertHRs arbejdsretlige redaktører Sarah Anderson og Ellie Gelder undersøger de praktiske skridt, som arbejdsgivere kan tage, når de skal håndtere kortvarigt sygefravær.
Arbejdsgivere kan blandt andet forvente, at linjecheferne:
- føre ordentlige optegnelser over medarbejdernes sygefravær, herunder indhente medarbejdernes selvcertificering ved sygdom på syv kalenderdage eller mindre og lægelig dokumentation ved sygdom på mere end syv dage;
- afveje støtte til en ægte syg medarbejder og tilskynde til bedre fremmøde i fremtiden;
- søge lægelig rådgivning, hvor det er relevant, herunder indhente medarbejderens samtykke, der er påkrævet, før der indhentes en lægeerklæring; og
- føre samtaler om tilbagevenden til arbejdet, hvor det er påkrævet.
Det er også klogt at minde linjecheferne om pligten til at foretage rimelige tilpasninger for handicappede medarbejdere.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: vejledning til linjechefer
Forstil medarbejderne retningslinjer for kortvarigt sygefravær
Hvad tæller som “langvarigt sygefravær”?
I henhold til XpertHR-undersøgelser definerer arbejdsgivere almindeligvis langvarigt sygefravær som fravær, der varer 28 kalenderdage eller mere.
Medarbejderne bør også mindes om, hvad de skal gøre, hvis de er sygemeldt fra deres arbejde. En medarbejder vil typisk blive forventet at:
- ringe til sin nærmeste leder så hurtigt som muligt i starten af arbejdsdagen;
- fortsætte med at holde sin nærmeste leder orienteret om situationen, mens han/hun er sygemeldt, f.eks. ved at ringe ved starten af hver efterfølgende fraværsdag;
- tilvejebringe den nødvendige dokumentation, f.eks. en selvcertificeringsblanket ved sygdom på syv kalenderdage eller mindre og lægelig dokumentation ved sygdom på mere end syv dage, og
- deltage i en samtale om tilbagevenden til arbejdet, hvis det er nødvendigt.
Medarbejderne kan mindes om, at jo mere ærlige og åbne de er over for deres leder med hensyn til årsagerne til deres fravær, jo mere støtte vil arbejdsgiveren være i stand til at yde.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: Medarbejdernes ansvar
Sæt dine krav til anmeldelse af sygefravær og dokumentation
Hvad sker der, hvis en medarbejder går syg hjem i løbet af dagen?
Du kan tælle sygefravær, der begynder en del af dagen, som en hel dags sygefravær, hvis medarbejderen går, før han eller hun har fuldført 50 % af sin arbejdsdag.
Hvis sygefraværet begynder, efter at medarbejderen har gennemført 50 % af sin arbejdsdag, kan det registreres som en halv dags fravær.
Arbejdsgiverne bør fastlægge en klar procedure, som medarbejderne skal følge, når de ikke kommer på arbejde på grund af sygdom.
Typisk vil arbejdsgiveren kræve, at medarbejderne melder sig syge hos deres nærmeste leder ved arbejdsdagens begyndelse.
Medarbejderne kan blive bedt om at ringe sig syg på hver efterfølgende dag med sygefravær, selv om arbejdsgiverne bør være fleksible med hensyn til dette.
For eksempel er det måske ikke muligt at ringe dagligt, hvis medarbejderen har været indlagt på hospitalet.
Dette afsnit af politikken kan også bruges til at forklare, hvilke beviser medarbejderen skal fremlægge.
Hvis sygdommen er syv kalenderdage eller mindre, er det tilstrækkeligt med en selvcertificering.
For sygdom, der varer længere end syv kalenderdage, kræves der lægelig dokumentation, normalt i form af en lægeerklæring, også kendt som en “erklæring om arbejdsdygtighed”.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: anmeldelse og dokumentation
Forklar medarbejdernes ret til sygedagpenge
Dette er en af de første ting, som en medarbejder på sygeorlov vil vide noget om.
Hvornår stiger den lovbestemte sygedagpenge?
Den lovbestemte sygedagpenge stiger normalt årligt den 6. april.
Regeringen bekendtgør den nye sats i december året før.
Medarbejdere, der opfylder kravene til berettigelse og dokumentation, og som er uarbejdsdygtige i fire eller flere sammenhængende dage, har ret til lovbestemt sygedagpenge.
Den lovbestemte sygedagpenge udbetales med en fast sats i højst 28 uger i en periode med uarbejdsdygtighed.
Nogle arbejdsgivere vil tilbyde en mere generøs kontraktmæssig sygedagpengeordning.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: sygedagpenge
Fritid til lægebesøg: forklar din organisations regler
Det kan komme som en overraskelse, men der er relativt lidt i britisk lovgivning om fritid til lægebesøg. Det betyder, at arbejdsgiverne frit kan udforme deres egne regler.
Afstemninger under fødslen
Selv om der ikke er nogen generel lovbestemt ret til fritid til lægeaftaler, er der en vigtig undtagelse i forbindelse med aftaler under fødslen.
En gravid medarbejder har ret til rimelig betalt fritid for at deltage i aftaler under fødslen.
Men en kommende far eller en gravid kvindes partner kan tage fri uden løn for at deltage i op til to graviditetsaftaler.
Afstemninger under fødslen
Selv om der ikke er nogen generel lovbestemt ret til fritid til lægeaftaler, er der en vigtig undtagelse i forbindelse med aftaler under fødslen.
En gravid medarbejder har ret til rimelig betalt fritid for at deltage i aftaler under fødslen.
Men en kommende far eller en gravid kvindes partner kan tage fri uden løn for at deltage i op til to graviditetsaftaler.
Arbejdsgiverne kan have en politik, der tilskynder medarbejderne til at arrangere aftaler i deres egen tid eller på et tidspunkt med mindst mulig forstyrrelse.
Det er dog god praksis for arbejdsgiverne at være fleksible. Arbejdsgivere kan tillade et rimeligt antal fridage på andre tidspunkter, når det ikke er muligt for en lægeaftale at blive arrangeret i medarbejderens egen tid.
Hvis en medarbejder får betalt fri for at deltage i en lægeaftale, kan arbejdsgiveren kræve, at medarbejderen indhenter tiden senere.
HR-fagfolk og linjeledere bør være opmærksomme på, at der er særlige regler for graviditetsaftaler.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: Fritid til lægeaftaler
Sæt de nødvendige handlinger ved tilbagevenden til arbejdet efter sygefravær
Politikken for kortvarigt sygefravær bør fastsætte, hvad medarbejdere og linjeledere skal gøre efter sygefravær.
For medarbejderne er det en vigtig opgave enten:
- at udfylde en selvcertificeringsformular (hvis sygdommen er syv kalenderdage eller mindre) eller
- at fremlægge lægelig dokumentation (hvis sygdommen er længere end syv kalenderdage).
For linjeledere er det en vigtig opgave at kontrollere medarbejderens fraværsoplysninger for at se, om:
- fraværsniveauet betyder, at der er behov for formelle foranstaltninger i henhold til organisationens fraværsstyringspolitik, og
- der er mistænkelige fraværsmønstre, f.eks. hyppigt fravær om fredagen, mandagen eller umiddelbart før eller efter bank- eller helligdage.
Linjelederen kan invitere medarbejderen til en uformel samtale om tilbagevenden til arbejdet, hvilket længe har været anerkendt som en nyttig metode til at overvåge sygefraværsniveauet.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: tilbagevenden til arbejdet
Graviditet og handicap: hvorfor det er særlige tilfælde
Diskrimination som følge af handicap: nøglesager
O’Brien mod Bolton St Catherine’s Academy
Griffiths mod Secretary of State for Work and Pensions
Land Registry mod Houghton m.fl.
Powell mod Secretary of State for Work and Pensions
For at undgå risikoen for et krav om forskelsbehandling er det vigtigt, at din organisations procedure for kortvarigt sygefravær behandler fravær i forbindelse med graviditetsrelateret sygdom og handicap forskelligt.
Det sikreste er at udelukke graviditetsrelateret sygefravær ved optælling af en medarbejders sygefraværsregistrering med henblik på fraværsstyring.
Ved styring af en handicappet medarbejders fravær bør arbejdsgivere være meget opmærksomme på risikoen for et krav om forskelsbehandling på grund af handicap i henhold til Equality Act 2010.
At afskedige en handicappet medarbejder eller give ham eller hende en advarsel for dårligt fremmøde kan udgøre forskelsbehandling på grund af handicap.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: graviditet og handicap
Beskriv forholdet mellem sygdom og ferie
Den retspraksis om samspillet mellem sygefravær og årlig ferie har længe givet HR-fagfolk hovedpine.
Politikken for kortvarigt sygefravær bør dække to hovedscenarier:
- Hvad sker der, hvis en medarbejder bliver syg eller kommer til skade, mens han/hun er på ferie?
- Har en medarbejder på sygeorlov fortsat optjening af ferie?
Arbejdsgiverne bør huske, at retspraksis har fastslået, at:
- en medarbejder, der bliver syg under ferie, kan overgå til sygeorlov og anmode om at holde ferie på et senere tidspunkt, og
- medarbejdere fortsætter med at optjene årlig ferie under sygeorlov.
I begge scenarier har arbejdsgiveren ret til at kræve, at de ansatte følger en streng procedure. Han eller hun kan f.eks. blive bedt om at fremlægge lægelig dokumentation for sygdom under ferie, selv om medarbejderen var i udlandet på det tidspunkt.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: sygefravær og ferie
Har en procedure for indhentning af lægelig rådgivning
Din organisations forpligtelser i henhold til loven om adgang til lægeerklæringer fra 1988 og loven om databeskyttelse fra 1998 bør markeres over for linjechefer, HR-afdelingen og den arbejdsmedicinske afdeling.
Det er afgørende, at en arbejdsgiver indhenter en medarbejders samtykke, når han/hun søger en lægeerklæring fra medarbejderens egen læge eller fra arbejdsgiverens afdeling for arbejdsmedicin.
Politikken for kortvarigt sygefravær bør gøre det klart, at en medarbejders medicinske oplysninger skal holdes fortrolige og opbevares på sikker vis.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: lægelig rådgivning
Håndtering af sygefravær: triggerpunkt i fase 1
Et system med triggerpunkter og advarsler er en væsentlig del af en retfærdig sygefraværshåndteringsproces.
Hvad er arbejdsgivernes typiske mål for fraværsniveauet?
I XpertHR-undersøgelser fra 2012 var medianmålet for arbejdsgiverne ca. otte dage, målt i fraværsdage pr. medarbejder.
Dette tal er stort set uændret siden en lignende undersøgelse, som XpertHR gennemførte i 2007 – dengang var medianværdien også otte dage.
Typisk vil udløsningspunktet for fase 1 opstå, når en medarbejder har haft et bestemt antal dages sygefravær eller et bestemt antal fraværsperioder i de foregående 12 måneder.
Der findes ikke noget “one-size-fits-all”-udløser-system, og de udløsningspunkter, som arbejdsgiveren vælger, bør være nøje gennemtænkt.
For eksempel kan en arbejdsgiver, der gennemfører en indsats for at reducere fraværet i hele organisationen, ønske at fastsætte udløsningspunktet på et lavere antal dage.
En arbejdsgiver, der ikke traditionelt har haft et problem med fraværsniveauet, kan ønske at fastsætte udløsningspunktet på et højere antal dage.
Hvis en medarbejder rammer triggerpunktet i fase 1, bør arbejdsgiveren arrangere et formelt møde med medarbejderen for at drøfte fraværsniveauet.
Medarbejderen kan få en advarsel om sit tilstedeværelsesniveau og få mulighed for at forbedre tilstedeværelsen over en bestemt periode.
Medarbejderen bør have mulighed for at appellere en eventuel advarsel.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: udløsningspunkt for fase 1
Sygefraværsstyring: udløsningspunkt for fase 2
En medarbejder med en advarsel i fase 1 kan overgå til fase 2, hvis hans eller hendes tilstedeværelsesniveau ikke forbedres.
Hvis en medarbejder når et udløsningspunkt for fase 2, bør arbejdsgiveren arrangere endnu et formelt møde med ham eller hende for at drøfte det fortsat utilfredsstillende fraværsniveau.
Medarbejderen kan få en anden advarsel om sit tilstedeværelsesniveau og få yderligere mulighed for at forbedre tilstedeværelsen i løbet af en bestemt periode.
Medarbejderen bør have mulighed for at klage over en eventuel advarsel.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: udløsningspunkt for fase 2
Sygefraværsstyring: Trin 3 udløsningspunkt
Ret til at blive ledsaget
Medarbejdere bør have ret til at blive ledsaget af en kollega eller en fagforeningsrepræsentant ved formelle møder om sygefravær, der kan føre til foranstaltninger, og under en eventuel høring i forbindelse med en klage.
Hvis en medarbejders tilstedeværelsesniveau ikke forbedres på trods af to tidligere advarsler, kan arbejdsgiveren flytte ham eller hende til en afsluttende formel gennemgang i fase 3.
På dette tidspunkt kan afskedigelse være en reel mulighed, og arbejdsgiveren bør arrangere et tredje formelt møde med ham eller hende for at drøfte det fortsat utilfredsstillende fraværsniveau.
Medarbejderen bør have mulighed for at appellere afskedigelsen, hvis det er det, som arbejdsgiveren beslutter sig for at gøre.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: udløsningspunkt for fase 3
Forudsæt en appelfase mod foranstaltninger i forbindelse med sygefraværsniveauet
Den allersidste fase i arbejdsgiverens politik for kortvarigt sygefravær bør omfatte appelsager.
Politikken bør give en medarbejder mulighed for at appellere enhver foranstaltning, der træffes, herunder en advarsel.
Hvis en medarbejder bliver afskediget på grund af sit sygefraværsniveau, er det vigtigt, at han eller hun kan appellere denne beslutning.
- Eksempel på politik for kortvarigt sygefravær: Appel