Hvad er en indskolingsundersøgelse?
Indskolingsundersøgelse er en systematisk undersøgelse, der bruges til medarbejdere, der for nylig er blevet ansat i en organisation. Denne undersøgelse måler de nyansattes tilfredshed med onboarding-processen, deres samlede oplevelse under ansættelsen og deres feedback i forbindelse hermed.
Indskoling af medarbejdere er en proces, der hjælper nye medarbejdere med at tilpasse sig det sociale og præstationsmæssige aspekt af den organisation, som de for nylig er blevet ansat i. Denne proces hjælper nye medarbejdere til hurtigt at tilpasse sig deres nye job og også lære de holdninger, viden, færdigheder osv., der er nødvendige for at fungere effektivt i organisationen.
Lær mere: Hvis du har været ansat, er der stor sandsynlighed for, at du har oplevet en eller anden form for onboarding af medarbejdere. Fra det øjeblik du gik ind i organisationen, er der en række nye ansigter at møde og hilse på, en række processer at vænne sig til, teknologien giver dig ikke et øjebliks fred, og der er et bjerg af papirarbejde. Alt dette kan være ganske overvældende, især hvis det er dit første job nogensinde. Så for at lette alle spændingerne omkring dette sikrer en onboarding-proces, at nye medarbejdere starter på den rigtige fod.
Lær mere: De 20 vigtigste spørgsmål og tips om arbejdskultur
Indslusning af medarbejdere kan opdeles i to kategorier:
- Formel onboarding af medarbejdere:
- Formel onboarding af medarbejdere: Denne proces omfatter en organiseret opgave og procedurer, der effektivt hjælper nye medarbejdere med at tilpasse sig til deres stilling. Hvorfor det kaldes en formel proces er, fordi de nye medarbejdere i denne proces systematisk adskilles fra de allerede eksisterende medarbejdere for at gennemgå en orienteringsproces, der ligner undervisning i klasseværelset.
- Uformel indslusning af medarbejdere: Denne proces er en semi-organiseret aktivitet, hvor en ny medarbejder lærer af sine mere erfarne kolleger i organisationen. Dette indebærer normalt skygning af dem, improviseret en-til-en-coaching og lignende processer samt samtidig at få alle HR-processer gennemført.
Det er helt afhængig af en organisations arbejdskultur, hvilken onboarding-proces de ønsker at følge: formel eller uformel, men en proces skal sættes i værk for at hjælpe den nye medarbejder med at føle sig godt tilpas på sin første arbejdsdag. Ifølge undersøgelser, der er foretaget, bruger virksomheder op til 30 % af en nyansat medarbejders løn på onboardingprocessen. Min bekymring her er, at hvis De investerer så meget, så lad resultatet tale for sig selv.
Læs mere: I dette afsnit er det vigtigt at spørge nye medarbejdere om kvaliteten af de oplysninger, der deles med dem på rekrutteringstidspunktet, for at forstå deres opfattelse af organisationen og deres feedback på rekrutteringsprocessen. Disse undersøgelsesspørgsmål bør stilles i løbet af første uge til medarbejderne, og den feedback, der indsamles gennem deres svar, bør tages i betragtning.
Spørgsmål om ansattes rekruttering
1. Jeg fik den rette mængde oplysninger om under rekrutteringsprocessen.
Dette er et vigtigt spørgsmål at stille medarbejderne for at få at vide, om den rekrutteringsproces, der følges, er robust eller ej. De oplysninger, der gives under processen, bør være optimale, ikke færre og ikke flere. Processen bør ikke være overvældende for medarbejderne. Ved at stille dette spørgsmål vil du være opmærksom på situationen.
2. Hvad er de tre ting, vi kunne have gjort anderledes for at forbedre rekrutteringsprocessen?
Dette er et åbent spørgsmål, som vil hjælpe dig med at indsamle en god mængde feedback og oplysninger om forbedring af rekrutteringsprocessen. Husk, at feedback er en cyklisk proces og ikke en lineær proces. Derfor er det godt at forbedre og udvikle sig konstant. På baggrund af den feedback, som organisationerne giver, kan de også udvikle sig.
Spørgsmål om medarbejdernes beslutningstagning
3. Fortæl os venligst de tre grunde til at blive ansat .
Gennem at stille dette spørgsmål vil du vide, hvad der er de positive træk ved din organisation, som tiltrækker folk til at blive medarbejdere i organisationen. Dette er et vigtigt spørgsmål, som bør være en del af din undersøgelse.
4. Hvor var du ansat, før du blev ansat i denne organisation?
Forståelse af en ny medarbejders perspektiv for at blive ansat i din organisation kan give dig en god mængde oplysninger om dine markedsføringsinitiativer, organisationens værdi og markedets omdømme, og hvor du dedikerer din rekrutteringsindsats.
Spørgsmål om medarbejdernes onboarding-erfaring (uge 1)
5. Jeg føler mig velkommen i .
Det er en positiv start, når en medarbejder føler, at han/hun er velkommen i organisationen. Ved at stille dette spørgsmål får man klarhed over organisationen set fra medarbejderens perspektiv.
6. Jeg er yderst glad for at være tilknyttet
Hvis en medarbejder er glad for at være en del af organisationen, er der gode chancer for, at medarbejderen vil udvise et højere niveau af medarbejderengagement i de kommende måneder, så det er vigtigt at vide, hvordan en medarbejder har det.
Spørgsmål om medarbejderengagement
Når de nye medarbejdere har haft en chance for at finde sig til rette og er kommet et par uger ind i rutinen, er det nu et godt tidspunkt at udrulle endnu en undersøgelse, der kan indsamle deres feedback og erfaring med at arbejde med organisationen indtil videre. Spørgsmålene i uge 5 bør fokusere på at forstå niveauet af medarbejdernes engagement, følelsen af at høre til i organisationen og så videre.
7. På en skala fra 0-10, hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale din organisation til din familie eller dine venner?
Dette er Employee Net Promoter Score-spørgsmålet, og ved at stille dette spørgsmål vil du vide, hvor villig medarbejderen er til at anbefale din organisation til sin familie eller sine venner.
8. Siden jeg er blevet ansat, har jeg sjældent tænkt på at blive ansat i en anden organisation.
En tilfreds medarbejder vil ikke konstant søge efter muligheder for at komme videre. Hvis en medarbejder er glad for at blive ansat i din organisation og ser en lovende fremtid for organisationen, vil han/hun gerne blive længere i organisationen.
9. Jeg kan se mig selv om fem år.
Det er ikke et mindre kendt faktum, at rekruttering af medarbejdere i en omfattende proces og kræver et stort antal ressourcer og engagement og økonomi for at gennemføre rekrutteringsprocessen. Det kan være ulideligt smertefuldt, hvis en organisation skal blive ved med at kæmpe mod medarbejderflugt. Det er godt at vide, hvad de langsigtede planer for medarbejderne er.
10. Teamet motiverer mig til at gå ud over det, der forventes af mig, og til at levere mere end det, der forventes af mig.
Hvis teammedlemmerne er støttende og hjælper en ny medarbejder med at forstå organisationskulturen og arbejdet med det samme, er det sandsynligt, at medarbejderen hurtigt finder sig til rette og præsterer bedre. Dette er et godt spørgsmål til at indsamle oplysningerne.
11. Jeg får regelmæssigt feedback fra min leder om de opgaver, jeg er blevet tildelt.
En konstruktiv feedback er altid værdsat, uanset om det er en erfaren medarbejder eller en ny medarbejder. Sørg for, at en ny medarbejder får rettidig feedback fra sin leder. Det vil hjælpe dem med at forbedre deres færdigheder og tilpasse sig bedre til det nye miljø.
12. Jeg er i stand til at forvalte min balance mellem arbejdsliv og privatliv særdeles godt.
Det er vigtigt, at du som organisation stiller dine medarbejdere spørgsmål i en undersøgelse, der hjælper dem med at afgøre, om de klarer sig godt både på arbejdspladsen og i deres privatliv. Et nyt job kan være overvældende og nogle gange også krævende. For at hjælpe dine medarbejdere med at håndtere denne balance er det nødvendigt, at dette spørgsmål bør være en del af din undersøgelse.
Spørgsmål om medarbejdernes introduktion
13. Jeg føler mig tryg ved at bruge den software/det værktøj/det system, som jeg skal bruge i denne stilling.
En medarbejder skal føle sig tryg ved at bruge de nødvendige værktøjer på arbejdspladsen. På denne måde vil de nødvendige opgaver blive udført hurtigere, og hvis medarbejderen ikke føler sig sikker, skal der gives den nødvendige uddannelse.
14. Jeg har fået nok uddannelse til at vænne mig til mit arbejde.
Hvis det er en ny teknologi eller software, som du forventer, at din nye medarbejder skal arbejde med, skal du give ham/hende den nødvendige uddannelse til at bruge teknologien uden tøven. Svaret på dette spørgsmål vil være afgørende for, om dit uddannelsesprogram for nye medarbejdere er effektivt eller ej.
15. Jeg fik nyttige oplysninger om produkter/tjenester, organisationens historie ved introduktionen.
Induktionsprocessen er beregnet til at dele alle de nødvendige oplysninger med den nye medarbejder. Ved introduktionen skal du sørge for at udstyre medarbejderen med alle de oplysninger, der vil hjælpe ham/hende med at finde sig til rette i organisationen.
Spørgsmål om medarbejdernes indslusningserfaring (uge 5)
16. Jeg føler mig velkommen og værdsat af teamet.
For en ny medarbejder er det vigtigt at være og føle sig som en del af teamet. Det afhænger i høj grad af hans/hendes teammedlemmer og kolleger at få ham/hende til at føle sig godt tilpas på arbejdspladsen. Ved at stille dette spørgsmål i din undersøgelse kan du få at vide, hvordan medarbejderne tænker, når de er på et team.
17. Jeg føler mig produktiv ved at arbejde i
En medarbejder, der føler sig selvsikker og produktiv, er ikke kun godt for ham/hende, men også for organisationen. Menneskelige ressourcer er et aktiv for en organisation, og hårdt arbejde og velfungerende medarbejdere er det, som en organisation altid tilstræber at ansætte.
18. Den jobbeskrivelse og de ansvarsområder, der blev forklaret mig, var korrekte.
Det er vigtigt at være ærlig over for de nye medarbejdere, mens onboarding forklarer dem klart deres roller og ansvarsområder for at hjælpe dem med at analysere deres rolle og sikre, at de har de væsentlige færdigheder, der passer til rollen. Dette er et vigtigt spørgsmål, og det bør være en del af din onboardingundersøgelse for medarbejdere.
19. Jeg har fået en oversigt over min karrierevej og min udvikling i denne organisation.
Det er godt at forklare dine nye medarbejdere deres karrierevej, inden de tiltræder organisationen, dette vil sikre medarbejderengagement, og hvis deres karrierevej er i overensstemmelse med organisationens mål, vil det være til gensidig fordel for begge parter.
20. Hvad er den ene ting, vi kunne have gjort anderledes for at forbedre din samlede onboarding-oplevelse?
Det næste sæt spørgsmål i undersøgelsen bør stilles i løbet af uge fem/uge seks. På dette tidspunkt har den nye medarbejder fundet sig til rette og vil have yderligere feedback om deres samlede oplevelse i organisationen. Spørgsmålene i uge fem og uge seks bør være mere detaljerede og bør dække spørgsmål vedrørende medarbejderengagement, rolleopfattelse og onboarding-oplevelse.
Lær mere: 30 Employee Satisfaction Questions You Can’t Afford to Miss
Best Practices for New Employee Onboarding Process
Når man implementerer en onboarding-undersøgelse for medarbejdere, skal man være yderst omhyggelig med at sikre, at de resulterende data er brugbare, at medarbejderne føler sig trygge ved at give ærlig og uvildig feedback, og at medarbejderfeedback indsamles rettidigt og er relevant. Når du begynder onboarding og implementering af undersøgelser til dine nye medarbejdere, er her nogle af de bedste metoder, som vil hjælpe dig med at opnå bedre resultater.
1. Undersøg dine medarbejdere på det rigtige tidspunkt: Den rigtige undersøgelse skal sendes på det rigtige tidspunkt. Det samme gælder med medarbejdernes onboarding-undersøgelse. Så hvornår er det rigtige tidspunkt at sende undersøgelsen – efter deres første dag, deres første uge på arbejdspladsen, den første måned eller tre måneder efter, at de er blevet ansat? Uanset hvornår du beslutter dig for at sende undersøgelsen, skal du bare sikre dig, at det ikke er for sent at sende onboarding-undersøgelsen, da selve formålet med at sende undersøgelsen ellers vil være forfejlet. At vente for længe med at sende en undersøgelse betyder, at man går glip af værdifuld indsigt. Det er tilrådeligt at diskutere og automatisere processen, så den bliver i systemet. At sende undersøgelsen på det rigtige tidspunkt vil hjælpe medarbejderne med at huske og notere feedbacken.
2. Hold den kort og enkel: Det skal ikke føles som at udføre de daglige gøremål, som ærligt talt kan være ret besværligt at udfylde disse undersøgelser. Hold disse undersøgelser korte og helt til sagen. Det anbefales, at undersøgelserne højst indeholder 10 relevante spørgsmål, hvoraf de fleste bør være lukkede spørgsmål med passende svarmuligheder og højst 3 åbne spørgsmål. Husk, at det ikke er et universitetsoplæg, de arbejder på.
3. Mål oplevelsen: Du må ikke glemme den egentlige grund til, at du stiller disse onboarding-spørgsmål til dine nye medarbejdere. Du skal sikre dig, at de nye medarbejdere passer hurtigt og effektivt ind i systemet. I sidste ende skal din undersøgelse udformes med slutresultatet for øje.
4. Vær direkte i din tilgang: Stil direkte spørgsmål, giv medarbejderne mulighed for ikke blot at vurdere deres erfaringer, men også for at forme deres karrierevej i organisationen. Ved at gå rundt om busken vil dette formål helt sikkert ikke blive løst. Stil i stedet spørgsmål, der kan hjælpe dem med at vurdere deres egen præstation og tænke fremad.
5. Stil de mest relevante spørgsmål: Tilpasning eller skræddersyning af dine spørgsmål til at passe til undersøgelsens behov vil fremkalde dig bedre svar. Selv om et generisk spørgesæt kan give et godt udgangspunkt, er det tilrådeligt at springe hurtigt nok til sagen for at undgå et stort frafald i undersøgelsen. Det er vigtigt, at undersøgelsens tema og spørgsmål til enhver tid er begrænset til indskoling af medarbejdere.
Lær mere:
Hvorfor bruges en onboarding-undersøgelse til medarbejdere?
Den rigtige onboarding-proces kan medføre en eksponentiel stigning i et teams produktivitet og dermed i en organisation, fordi den tager de bedste aspekter af en ny medarbejder og matcher dem med organisationens og skaber en opskrift på succes. Dette gør feedback til denne proces altafgørende for yderligere succeser og for at udjævne eventuelle knuder, som programmet i øjeblikket kan have.
Nogle af de største grunde til, at medarbejdernes onboardingundersøgelse skal gennemføres, er:
- For at forstå, hvad medarbejderen mener om onboardingprocessen og tanker om virksomheden.
- Måle, om den nye medarbejder forstår sin rolle godt og er godt rustet til at opfylde sit primære ansvar.
- Gøre den nye medarbejder bekendt med, hvad den enkeltes forventninger er, og hvad der er organisationens forventninger til medarbejderen.
- At kortlægge, om der er behov for yderligere information eller uddannelse, så medarbejderen kan præstere godt i sin rolle.
- Den kan også bruges til at løse eventuelle problemer, som medarbejderen står over for.
- Indkøringsundersøgelsen er også et af de mest effektive værktøjer til at indsamle feedback om indslusningsprocessen og til at udfylde eventuelle huller.
Lær mere: Top 15 spørgsmål til medarbejderengagementundersøgelse til dit næste spørgeskema