Skab en politik for stempling ind/ud i din medarbejderhåndbog

Selv om det er svært at løse de problemer, du har med stempling, er det en god start at implementere de rigtige politikker og kommunikere dem effektivt.

Når du udarbejder en politik til din medarbejderhåndbog, skal du sørge for at medtage, hvor, hvornår og hvordan medarbejderne skal clocke ind/ud. Medtag en påmindelse til medarbejderne om, at du forventer, at de skal låse ind og ud regelmæssigt, og beskriv advarselssystemet, hvis de undlader at gøre det.

I en sådan medarbejderhåndbog bør du også medtage regler om frokosttid, ubetalte pauser og overarbejde. Du kan også tilføje den praksis for afrunding af timesedler, der anvendes i din virksomhed.

Sæt protokollen for indberetning og korrektion af manglende indstemning

Skriv meget tydeligt i medarbejderhåndbogen, hvordan du vil reagere på gentagne fejl, der begås ved indstemning. Medtag en klar oversigt over de progressive disciplinære foranstaltninger i tilfælde af gentagen manglende overholdelse af procedurerne, f.eks.:

• En uformel snak om problemet
• Formelle mundtlige advarsler
• Skriftlige advarsler
• Betragtning
• Suspension
• Og endelig opsigelse, hvis der er et bestemt antal overtrædelser i løbet af en bestemt tidsperiode.

Din disciplinærpolitik bør afspejle din bemyndigelse til at bruge disse foranstaltninger.

Følgelse af det, du har skrevet i din medarbejderhåndbog, er den eneste måde, hvorpå du kan forhindre en retssag for urimelig praksis i tilfælde af opsigelse af ansættelseskontrakten.

Følg politikken for ind- og udstempling konsekvent igennem

Når det drejer sig om tids- og tilstedeværelsesdisciplin, bør du ikke spille favoritter eller vise præferencebehandling ved at følge procedurerne. Uanset om du mener, at en bestemt manglende indstempling fra en medarbejder virkelig er en fejl, eller om du mistænker vedkommende for tidstyveri, skal du følge den samme fremgangsmåde hver gang.

Du skal anvende politikken på hver eneste medarbejder, uanset deres præstation, stillingsbetegnelse eller historie. På denne måde sender du et klart budskab om, at manglende overholdelse ikke vil blive tolereret.

I modsat fald vil medarbejderne ikke tage tid og fremmøde alvorligt. Dette kan skade politikkens effektivitet og kan endda have ødelæggende konsekvenser i tilfælde af retssager.

De fleste fejl er normalt bare fejl, så det er ikke tilrådeligt at gå hårdt ind fra begyndelsen. Men man bør være konsekvent.

Smart Clocking – Spor arbejdstimer for at automatisere og optimere lønregistrering

Få mere at vide

Test de effektive funktioner med en gratis prøveperiode. Annuller når som helst – intet kreditkort er påkrævet.

Når en medarbejder glemmer at stemple ind første gang, bør du mødes med vedkommende og gennemgå politikken og procedurerne for stempling, og på den måde kan du sikre dig, at vedkommende forstår dem. Når en medarbejder igen glemmer at stemple ind, skal du fortsætte med den mundtlige advarsel.

Hvis der fortsat opstår fejl, er det næste skridt normalt skriftlige advarsler. Når en medarbejder har opsamlet det maksimale antal skriftlige advarsler for at undlade at stemple ind, kan du gå videre med at anvende mere alvorlige disciplinære foranstaltninger.

Når politikker for stempelur er korrekt indført og kommunikeret, vil de fleste medarbejdere højst sandsynligt ikke nå dette punkt, men du bør dog være forberedt på alle eventualiteter.

Vælg en brugervenlig måde at stemple ind på med notifikationer

Når der fortsat opstår fejl uanset advarsler, og du er helt sikker på, at dine medarbejdere ikke forsøger at snyde dig, er det på tide at overveje, om hovedproblemet ligger i dit ur-system.

Lad os være ærlige – når du er frustreret, og dine medarbejdere er frustrerede, og selv din HR-afdeling er frustreret, er du sandsynligvis nødt til at skifte til et andet værktøj.

For at undgå dette fra starten skal du sørge for at lave ordentlig research, før du beslutter dig for, hvilket system der passer bedst til dine behov.

Moderne online tidsklokkeapplikationer som All Hours arbejder hårdt for at hjælpe dig med at løse det potentielle problem, at medarbejdere glemmer at stemple ind og ud. I en tid med smartphones og mobile notifikationer bør det virkelig ikke være noget, som medarbejderne behøver at bekymre sig om.

Det er derfor, at All Hours bruger notifikationer til at minde medarbejderne om at stemple ind og ud og også om, hvornår deres frokostpause er ved at være slut. Hvis de alligevel glemmer at stemple ind, kan de selv indtaste det via mobilappen senere, hvor det automatisk sendes til en administrator til godkendelse.

Vi har gjort en stor indsats for at udvikle en smartclock-in-app, som vil fjerne frustrationen i processen for alle involverede.