Demande de dossiers médicaux

par Patti J. Ryan, Mise à jour mars 2016

Avant de rencontrer un électrophysiologiste ou un chirurgien, vous voudrez envoyer à chacun un paquet contenant vos dossiers médicaux, vos résultats d’examens et toute image/rayon X. (Vous devriez rassembler ces informations depuis le début dans un classeur à trois anneaux ou une chemise). Alors, comment réunir les copies des dossiers médicaux qui vous manquent ?

Votre droit à vos dossiers médicaux

Pour commencer, vous pouvez vous demander :  » Ai-je un droit légal à mes dossiers médicaux ? « . Oui.

Les patients ont le droit légal d’accéder aux dossiers papier et électroniques, de voir les originaux et d’obtenir des copies de leurs dossiers médicaux.

Ce droit est garanti aux États-Unis par la Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 . Si vous ne vivez pas aux États-Unis, sachez que plus de 89 pays ont adopté des lois sur la confidentialité des données. Par exemple, le Canada a la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et en Europe, il y a la réforme de la protection des données de l’UE.

Gardez des copies de dossier de vos dossiers médicaux

Faites un inventaire de vos dossiers médicaux

Vous voulez compiler une liste des bureaux que vous devez contacter. (Il se peut que vous ayez déjà un grand nombre de ces dossiers dans votre classeur/dossier sur la fibrillation auriculaire et qu’il vous suffise d’identifier ceux qui vous manquent.)

Débutez par une liste de tous les médecins, urgences, laboratoires, spécialistes et autres prestataires et établissements de soins de santé qui vous ont fourni des services médicaux liés à votre fibrillation auriculaire.

Demandez également vos dossiers d’ordonnances, aux pharmacies et aux régimes de santé. (Il se peut que vous ayez déjà accès en ligne à ces informations, selon votre prestataire de services.)

Demandez également les dossiers de tout événement médical majeur des deux dernières années (c’est-à-dire , chirurgies, urgences médicales, réactions allergiques, etc.)

Revoir vos dossiers pour en vérifier l’exactitude

Avant de demander des copies, vous avez le droit de revoir vos dossiers médicaux (et pas seulement d’en demander des copies).

Le personnel chargé des dossiers médicaux de votre médecin peut vous guider pour trouver les informations que vous souhaitez lire. Examinez vos dossiers pour vous assurer qu’ils sont corrects. Posez des questions. Si vous repérez des erreurs, demandez à ce qu’elles soient corrigées avant d’être partagées avec un autre médecin ou un autre hôpital.

Faites de la tenue du dossier médical une habitude : Ne quittez pas le cabinet de votre médecin ou le canter médical sans une copie de chaque test qu’il a effectué (si le résultat du test n’est pas immédiatement disponible, demandez-lui de vous l’envoyer par courrier). Rangez-les dans un classeur à trois anneaux ou dans une chemise.

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Trois façons de demander vos dossiers

1. Vous trouverez les instructions relatives à la demande de dossiers pour chaque fournisseur dans leur  » Notice of Privacy Practices  » – vous avez signé et reçu une copie de cette notice lors de votre première visite. Vous avez signé et reçu une copie de cette notice lors de votre première visite. (Elle est également affichée dans l’établissement où les patients peuvent la voir.) Elle devrait fournir des instructions pour demander des dossiers ainsi que les coordonnées pour poser des questions ou déposer des plaintes. Suivez les instructions pour demander vos dossiers.

2. Ou, si vous vous rendez au cabinet médical, demandez un formulaire d' » autorisation de divulgation de renseignements médicaux « . Vous pouvez remplir et soumettre le formulaire d’autorisation en personne ou l’emporter chez vous. De nombreux cabinets médicaux affichent le formulaire d' »autorisation de divulgation de renseignements médicaux » sur leur site Web pour le télécharger.

3. Vous pouvez également rédiger votre propre lettre de « demande de dossiers médicaux » (voir l’exemple ci-dessous). Le Privacy Rights Clearinghouse propose un modèle de lettre pour vous aider à composer votre propre lettre de demande de vos dossiers médicaux. (Voir la lettre type ci-dessous à la fin de cet article.) Faxez ou postez votre lettre de demande.

Planifiez à l’avance : Le traitement de votre demande peut prendre un certain temps. C’est une bonne idée de demander quand vous pouvez vous attendre à recevoir l’information et une estimation du coût de reproduction.

Les copies vous seront-elles facturées ?

Pour les copies papier, attendez-vous à payer des frais de duplication. L’HIPAA permet aux médecins/praticiens de facturer des « frais raisonnables, basés sur les coûts ». Ils peuvent facturer les fournitures, le temps du personnel pour la copie et le traitement, et les frais d’envoi, le cas échéant.

Pour des copies gratuites, demandez s’ils copieront les fichiers électroniques sur votre clé USB ou sur un disque/CD que vous fournissez.

En revanche, ils ne peuvent pas facturer le temps qu’un membre du personnel passe à chercher le dossier. En outre, ils ne doivent pas adopter une politique consistant à facturer un forfait ou à faire payer un patient pour consulter un dossier.

Note : les lois des États américains peuvent limiter le montant que les médecins/praticiens facturent pour la duplication des dossiers.

Vous aurez besoin de plusieurs copies

Vous pouvez recevoir des copies papier, des films radiographiques et/ou des dossiers électroniques (sur CD ou clé USB). Vous pouvez demander des copies multiples ou faire vos propres copies. (Pour les services de duplication, consultez les détaillants de fournitures de bureau comme Office Depot ou Staples.)

Si vous prévoyez d’interroger trois à cinq médecins, faites préparer un dossier pour chaque médecin (mieux vaut avoir un dossier supplémentaire que trop peu).

En guise de sauvegarde, apportez votre classeur A-Fib à vos rendez-vous.

Classez les originaux et sauvegardez les documents numériques

Rangez vos originaux dans votre classeur ou votre dossier. Stockez les CD dans des pochettes de classeur ou copiez-les sur votre PC. Faites des copies de sauvegarde de tout dossier numérique.

Le jour de votre rendez-vous

Lorsque vous arrivez au bureau du PE, assurez-vous qu’il a bien reçu votre dossier médical à jour. En guise de sauvegarde, apportez votre propre classeur à trois anneaux avec les originaux.

N’oubliez pas : emportez un stylo et votre  » carnet de visite au bureau « .

Format de lettre type et modèle pour demander vos dossiers médicaux

Téléchargez cette lettre type en fichier PDF (puis enregistrez-la sur votre disque dur).

RE :

Dear

Le but de cette lettre est de demander des copies de mes dossiers médicaux comme le permet la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA) et les règlements du ministère de la Santé et des Services sociaux.

J’ai été traité dans votre bureau entre . Je demande des copies des dossiers de santé suivants relatifs à mon traitement.

Je comprends que vous pouvez facturer des frais raisonnables pour la copie des dossiers, mais que vous ne facturerez pas le temps passé à localiser les dossiers. Veuillez m’envoyer les dossiers demandés par la poste à l’adresse ci-dessus.

J’attends avec impatience de recevoir les dossiers ci-dessus dans les 30 jours, comme spécifié par l’HIPAA. Si ma demande ne peut être honorée dans les 30 jours, veuillez m’en informer par lettre ainsi que la date à laquelle je pourrais m’attendre à recevoir mes dossiers.

Sincèrement,

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Dernière mise à jour : Jeudi 4 avril 2019