La gestion des ressources humaines est devenue une spécialité très complexe en raison des lois qui régissent la façon dont une organisation gère son capital humain.

Les organisations sont responsables de la tenue inadéquate des dossiers et des fichiers de ressources humaines.

Il est impératif d’avoir un processus bien défini pour vérifier la fonction des ressources humaines afin de protéger l’organisation contre les problèmes de responsabilité juridique.

Un processus devrait être établi pour examiner et maintenir systématiquement les dossiers des ressources humaines.

Les domaines d’intérêt particuliers devraient être : I-9, les pratiques non discriminatoires, l’HIPPA/la confidentialité médicale, la conservation des dossiers, la destruction des dossiers et la confidentialité des renseignements personnels.

Nous avons créé une liste de vérification des dossiers des ressources humaines pour vous aider à commencer!

6 Audits des ressources humaines que vous devriez faire

Dossiers I-9

La non-conformité de la tenue des dossiers I-9 (vérification de l’admissibilité à l’emploi) peut entraîner des pénalités.

Il est donc essentiel d’avoir un processus en place pour examiner tous les dossiers et s’assurer que les registres I-9 sont actuels et à jour.

Questions à poser :

• Les formulaires I-9 sont-ils stockés avec une sécurité qui contrôle l’accès ?

• Quel est le calendrier de vérification des dossiers I-9 ?

• Les dossiers I-9 sont-ils conservés dans un endroit distinct des dossiers personnels des employés ?

Pratiques non discriminatoires

Les documents qui affectent les décisions d’emploi doivent être conservés dans les dossiers des employés.

Ceci est particulièrement important lorsque le réseautage social est utilisé dans les pratiques de sélection à l’embauche, ou toute autre forme de collecte d’informations.

Documenter les raisons pour lesquelles un candidat a été choisi plutôt qu’un autre est une information importante à conserver dans le dossier.

Cela peut être particulièrement important pour se conformer à la loi Lily Ledbetter sur la rémunération équitable.

Questions à poser :

• Les dossiers EEO sont-ils stockés de manière sécurisée et conservés dans un dossier distinct du dossier personnel de l’employé ?

• Les dossiers EEO sont-ils uniquement utilisés à des fins de rapport ?

Dossiers médicaux

La loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPPA) vise à protéger la confidentialité des renseignements médicaux.

Des violations peuvent se produire lorsque les informations du patient sont partagées sans sa permission.

Les employeurs doivent avoir des procédures et des politiques spécifiques en place pour protéger les informations de santé.

Les dossiers d’informations médicales doivent être conservés et maintenus séparément des dossiers des employés.

L’accès à ces informations devrait être limité au seul besoin de savoir.

Par exemple, un généraliste des RH peut être la personne qui communique avec la compagnie d’assurance sur des aspects spécifiques des avantages et de la couverture d’un employé pour une condition médicale particulière.

Cela justifierait un besoin de savoir.

Cependant, le superviseur de cet employé peut ne pas avoir besoin de connaître l’état de santé.

Questions à poser :

• Les dossiers des employés contenant des informations médicales sont-ils stockés séparément des dossiers personnels des employés ?

• Les dossiers médicaux des employés sont-ils stockés dans un endroit sécurisé à accès limité ?

• Comment déterminez-vous qui doit être informé de la condition médicale d’un employé ?

Conservation des dossiers

Chaque État a des lois différentes régissant la conservation des dossiers de ressources humaines.

Les dossiers électroniques et les dossiers papier doivent être conservés.

Mais avec les dossiers électroniques qui deviennent la norme, il est vital de s’assurer que l’accès aux dossiers électroniques est limité et contrôlé.

Questions à poser :

• Y a-t-il une politique écrite sur la conservation des dossiers ?

• Les dossiers des employés licenciés sont-ils conservés en toute sécurité ?

• Quel est le processus de destruction des dossiers des RH une fois la période de conservation expirée ?

• Quel est le calendrier d’identification, de destruction et d’élimination des dossiers ?

• Y a-t-il des dossiers exemptés de destruction une fois qu’il répond aux critères de conservation ? Par exemple, les dossiers des employés impliqués dans un procès sont-ils conservés ?

Dossiers des employés

Le service des ressources humaines a accès aux informations personnelles des employés.

La protection des informations personnelles, telles que le numéro de sécurité sociale, l’adresse du domicile, le numéro de téléphone, etc. doit être considérée comme confidentielle et partagée uniquement en cas de besoin de savoir.

Une approche structurée et systématique des vérifications des dossiers des ressources humaines peut garantir que l’organisation est préparée à un audit externe.

Il devrait y avoir des politiques et des procédures en place pour régir la pratique de l’organisation en matière de maintien des dossiers des employés.

Gardez les dossiers des employés à jour en effectuant des vérifications de dossiers à intervalles réguliers pour assurer l’uniformité de la pratique et la conformité aux politiques.

Questions à poser:

• Qu’est-ce que le maintien des dossiers dans une armoire sécurisée ?

• Comment sont attribués les mots de passe pour l’accès aux dossiers électroniques ?

• Comment sont révoqués les mots de passe lorsqu’un employé ayant un accès quitte son emploi ?

• Quel est le processus de suppression des informations personnelles et sensibles des employés du dossier ? Par exemple, un numéro de sécurité sociale.

• Les vérifications des dossiers sont-elles effectuées à l’interne par le personnel ou par un vérificateur externe indépendant ?

• Quelle est la politique d’accès des employés à leur dossier RH ?

Dossiers électroniques

La technologie a fait de grands progrès et de nombreuses organisations utilisent maintenant des dossiers RH électroniques.

Bien que cette nouvelle technologie permette de gagner un temps précieux et d’économiser des ressources, elle peut également poser certains défis.

Questions à poser :

• Quelles politiques et quels contrôles sont en place pour garantir que les informations stockées électroniquement sont exactes et mises à jour régulièrement ?

• Y a-t-il une option pour convertir un fichier électronique en une impression papier si nécessaire ?

• Y a-t-il une politique écrite pour savoir qui a accès aux fichiers électroniques ? Comment cet accès est-il contrôlé ?

• Comment les mots de passe sont-ils diffusés pour les personnes ayant accès ?

• Comment les mots de passe sont-ils révoqués lorsqu’un employé ayant accès quitte son emploi ?

• À quelle fréquence la technologie est-elle examinée pour s’assurer qu’elle répond aux besoins changeants des RH ?

• Comment les personnes ayant accès sont-elles formées pour assurer une utilisation et une protection adéquates des renseignements confidentiels ?

• Comment les données électroniques sont-elles sauvegardées ?

La fonction des ressources humaines d’une entreprise est complexe et nécessite un examen constant.

Selon la taille de l’organisation, les vérifications des dossiers devraient être effectuées sur une base semestrielle.