Même si les petites associations de condominiums peuvent sembler plus faciles à gérer, elles présentent des défis uniques que les membres du conseil de la HOA ont du mal à gérer. Les résidents des petites associations de condominiums ont un plus petit bassin de services potentiels que leur HOA peut leur offrir en raison de la diminution des cotisations des membres reçues par la HOA et des coûts plus importants qui sont nécessaires pour faire une différence positive dans leur communauté. Si vous avez besoin d’aide pour gérer de petites associations de condominiums, voici quelques conseils pour vous aider.
Comment s’y prendre pour gérer de petites associations de condominiums
Rassembler le financement nécessaire
Si une association de condominiums ne compte que 20 unités, alors il n’y a que 20 résidents qui paient des cotisations qu’ils peuvent allouer à leur budget de HOA. Les HOA doivent être très prudents lorsqu’ils décident ce qu’ils doivent facturer à leur petit nombre de résidents et s’assurer que les frais ne sont pas si excessifs qu’ils dissuadent les résidents potentiels d’investir dans les propriétés situées dans leurs communautés.
Si des changements sont apportés aux frais projetés, les résidents doivent être rapidement avisés avec la raison de l’augmentation pour leur donner l’occasion de préparer leurs finances à l’augmentation des cotisations.
Maintenir la transparence avec les résidents
L’un des conseils les plus importants sur la gestion des petites associations de copropriétaires est d’être transparent. Puisque les résidents des petites associations de condominiums ont tendance à payer plus, le besoin de transparence sur la façon dont les finances sont utilisées devient essentiel.
Les conseils d’administration des HOA doivent faire tous les efforts possibles pour montrer aux résidents la valeur de ce pour quoi ils paient par le biais de demandes de réparation rapides et d’événements de renforcement de la communauté qui améliorent la qualité de vie au sein de leurs communautés.
Ne pas le faire peut entraîner un moral bas parmi les résidents et même un procès potentiel si la HOA viole l’un des droits légaux du résident. Éviter les ennuis juridiques est pivotant pour une petite HOA puisqu’ils n’auront pas le capital pour se défendre facilement devant les tribunaux.
Choisir la bonne société de gestion externe de HOA
Les petites HOA qui sont au sein de petits condominiums ont un débat constant pour savoir s’ils devraient externaliser certaines procédures administratives à une société de gestion externe.
Les HOA doivent voir quel type de prix ils peuvent obtenir et si cela leur permet d’offrir une meilleure qualité de service à leurs résidents. S’ils peuvent externaliser avec succès les demandes de réparation, les paiements des cotisations et la correspondance électronique à une société de gestion externe, leurs résidents verront la valeur des cotisations de la HOA qu’ils paient.
Parfois, il est également utile de considérer si le conseil de la HOA est mieux de déléguer leurs tâches sur la gestion des petites associations de condominiums aux experts. Néanmoins, l’examen d’autres options ne fera pas de mal.
D’accorder suffisamment de temps à la gestion de la HOA
Lorsque les HOA sont plus petites, cela signifie qu’elles peuvent avoir moins de membres du conseil. Si c’est le cas, leurs membres du conseil pourraient ne pas avoir un temps illimité pour traiter les questions urgentes au sein de la communauté.
Maintenir un équilibre entre les horaires des membres du conseil et les besoins de la communauté peut devenir un grand défi. Les petites associations de copropriétaires qui peuvent se permettre d’externaliser certains services seront très avantagées lorsqu’il s’agira de fournir des services efficaces à leurs résidents.
De cette façon, les membres du conseil peuvent consacrer leur temps limité aux questions de vote, aux élections ou au renforcement de la communauté, ce qui constituera un complément idéal à la collaboration avec une société de gestion HOA externe.
Équilibrer quels services de HOA peuvent être offerts avec des budgets plus petits
L’une des plus grandes difficultés auxquelles une petite association peut faire face est ce qu’elle peut offrir à ses résidents. Il doit y avoir une discussion réaliste entre les membres du conseil d’administration sur ce qu’ils peuvent se permettre de fournir à leurs résidents sans avoir trop de frais supplémentaires pour leurs résidents.
Equilibrer cette question est loin d’être simple, et c’est un obstacle substantiel pour une petite association à affronter qui n’a pas beaucoup de cotisations des membres à utiliser à son avantage. C’est l’un des défis de la gestion des petites associations de copropriétaires.
Savoir quand dépenser les ressources
Certaines questions peuvent surgir pour une petite association qui doit être payée. Les petites associations peuvent avoir tendance à éviter de payer les réparations nécessaires. Ce que les conseils d’administration des HOA doivent faire, c’est évaluer le risque que la dépense se transforme en une dépense plus importante à l’avenir. Ne pas le faire pourrait être grandement dommageable pour les finances déjà limitées de la HOA.
Maintenir des attentes réalistes pour les résidents bénévoles
Selon la nature de la petite association de condominiums, certains résidents peuvent offrir leur temps pour aider la HOA à économiser du capital ou à réduire les cotisations attendues des membres. Les conseils d’administration des HOA doivent trouver un équilibre entre l’utilisation du temps d’un résident pour une aide indispensable et le fait de ne pas gaspiller son temps. Les HOA doivent également examiner sur quels membres de la communauté ils peuvent compter pour une aide particulière afin d’utiliser efficacement les ressources qui sont à la disposition de leur communauté.
Les réparations peuvent coûter le même prix qu’un bâtiment plus grand
Ce à quoi les associations de copropriétaires particulièrement petites doivent faire face, c’est qu’un bâtiment de trois étages peut avoir le même toit qu’un bâtiment de dix étages. Cela signifie que si un toit doit être remplacé, le bâtiment de dix étages aura plus de capital pour payer la réparation alors que le bâtiment de trois étages peut à peine être en mesure de faire face aux dépenses nécessaires.
Les petites associations de copropriétaires doivent faire attention à budgétiser ces dépenses nécessaires plus importantes qui peuvent survenir de temps en temps afin de pouvoir couvrir le coût requis avant que la dépense ne continue à croître de façon exponentielle. La gestion de petites associations de copropriétaires ne signifie pas toujours de petits coûts de réparation.
Gérer de petites associations de copropriétaires n’est pas une mince affaire
Chaque communauté est différente, ce qui signifie également qu’il n’y a pas une seule façon de gérer une communauté. Dans le cas de la gestion de petites associations de condominiums, il y aura des ajustements effectués par le conseil de la HOA ou la société de gestion de la HOA. Cela peut être un défi, mais tant que vous restez conscient des besoins de votre communauté et que vous travaillez avec les membres du conseil et les résidents, vous aurez une communauté prospère à portée de main.