Créer une politique de pointage dans votre manuel de l’employé
Bien qu’il soit difficile de résoudre immédiatement tous les problèmes que vous rencontrez avec le pointage, la mise en œuvre des bonnes politiques et leur communication efficace est un excellent début.
Lorsque vous rédigez une politique pour votre manuel de l’employé, assurez-vous d’inclure où, quand et comment les travailleurs doivent pointer. Rappelez à vos employés que vous attendez d’eux qu’ils pointent régulièrement, et décrivez le système d’avertissement lorsqu’ils ne le font pas.
Dans un tel manuel de l’employé, vous devriez également inclure des règles sur l’heure du déjeuner, les pauses non payées et les heures supplémentaires. Vous pouvez également ajouter les pratiques d’arrondi des feuilles de temps qui sont utilisées dans votre entreprise.
Définir le protocole pour signaler et corriger les pointages manquants
Écrire très tôt dans le manuel de l’employé comment vous répondrez aux erreurs répétées faites lors du pointage. Incluez un aperçu clair de la mesure disciplinaire progressive en cas de manquement répété aux procédures, comme :
- Un entretien informel sur le problème
- Avertissements verbaux formels
- Avertissements écrits
- Probation
- Suspension
- Et enfin, licenciement, s’il y a un certain nombre d’infractions sur une période donnée.
Votre politique disciplinaire devraitrefléter votre autorité pour utiliser ces actions.
Suivre ce que vous avez écrit dans votre manuel de l’employé est la seule façon d’éviter un procès pour pratiques déloyales en cas de résiliation du contrat de travail.
Suivez la politique de pointage à travers de manière cohérente
Lorsqu’il s’agit de la discipline du temps et de l’assiduité, vous ne devez pas faire de favoritisme ou montrer un traitement préférentiel dans le respect des procédures. Que vous croyiez qu’un pointage manquant particulier d’un employé est vraiment une erreur ou que vous le soupçonniez de vol de temps, vous devez suivre la même ligne d’action à chaque fois.
Vous devez appliquer la politique à chaque employé, peu importe sa performance, son titre de poste ou son historique. De cette façon, vous enverrez un message clair que la non-conformité ne sera pas tolérée.
Sinon, les employés ne prendront pas le temps et la présence au sérieux. Cela peut nuire à l’efficacité de la politique et peut même avoir des conséquences dévastatrices en cas de litige.
La plupart des erreurs ne sont généralement que des erreurs, il n’est donc pas conseillé d’y aller à fond dès le début. Mais vous devriez être cohérent.
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Lorsqu’un employé oublie de pointer pour la première fois, vous devriez le rencontrer et revoir la politique et les procédures de pointage, et ainsi vous assurer qu’il les comprend. Lorsqu’un employé oublie à nouveau de pointer, procédez à l’avertissement verbal.
Si les erreurs se répètent, l’étape suivante est généralement l’avertissement écrit. Lorsqu’un employé accumule le nombre maximum d’avertissements écrits pour ne pas avoir pointé, vous pouvez procéder en appliquant des mesures disciplinaires plus sérieuses.
Lorsque les politiques de pointeuse sont correctement introduites et communiquées, la plupart des employés n’atteindront probablement pas ce point, cependant, vous devez être prêt à toutes les éventualités.
Choisissez un moyen convivial de pointer avec des notifications
Lorsque des erreurs continuent de se produire quels que soient les avertissements, et que vous êtes tout à fait sûr que vos employés n’essaient pas de vous gruger, il est temps de se demander si le problème principal ne réside pas dans votre système de pointeuse.
Sommes réalistes – quand vous êtes frustré, et que vos employés sontfrustrés, et que même votre département RH est frustré, vous avez probablement besoin de changer d’outil.
Pour éviter cela dès le début, assurez-vous de faire des recherches appropriées avant de décider quel système répond le mieux à vos besoins.
Les applications modernes de pointeuse en ligne comme All Hours travaillent dur pour vous aider à résoudre le problème potentiel des employés qui oublient de pointer. À l’ère des smartphones et des notifications mobiles, se rappeler de le faire ne devrait vraiment pas être quelque chose dont les employés doivent s’inquiéter.
C’est pourquoi All Hours utilise des notifications pour rappeler aux employés de pointer à l’arrivée et au départ, ainsi que la fin de leur pause déjeuner. S’ils manquent quand même un pointage, ils peuvent le saisir eux-mêmes via l’application mobile plus tard où il est automatiquement envoyé à un administrateur pour approbation.
Nous avons fait beaucoup d’efforts pour construire une application de pointage intelligente, qui enlèvera la frustration du processus pour toutes les personnes impliquées.