Vous jonglez constamment entre une dotation en personnel appropriée et des budgets réduits ? Voici quelques conseils pour vous aider à planifier efficacement les employés.

La planification des employés est un défi majeur non seulement pour le secteur du commerce de détail, mais aussi pour d’autres secteurs de services tels que l’hôtellerie, la logistique, les soins de santé et la restauration. D’une part, les entreprises doivent assurer une dotation en personnel appropriée pour faire face à la ruée des clients. D’autre part, les horaires volatiles et imprévisibles font des ravages sur l’équilibre entre le travail et la vie privée des employés.

Souvent, les employés travaillant par quarts doivent travailler à des horaires variables chaque semaine. Ils ont rarement le contrôle de leurs horaires et ne les connaissent généralement que quelques jours à l’avance. Bien que diverses entreprises utilisent des noms différents pour ces pratiques d’ordonnancement, elles sont largement connues sous le nom d’ordonnancement juste-à-temps ou d’ordonnancement centré sur le client.

Récemment, Lowe’s a adopté un système d’ordonnancement centré sur le client pour s’assurer que les quarts de travail des employés reflètent le trafic du magasin. Bien que le système semble bon pour les affaires en théorie, en réalité, il limite le nombre de jours de congé consécutifs pour les employés ainsi que la visibilité et la flexibilité des horaires. Le changement a apporté moins de prévisibilité dans la vie des employés et a eu un impact négatif sur leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui a finalement fait baisser le moral de la main-d’œuvre.

Alors que la sagesse conventionnelle dicte que les horaires instables sont la norme dans les environnements d’affaires allégés d’aujourd’hui, les cas aberrants tels que Nando’s et The Gap Inc. montrent que des horaires stables sont non seulement réalisables, mais peuvent également contribuer à améliorer les ventes et la productivité. Et nous avons trois conseils pour vous aider à le mettre en œuvre dans votre entreprise.

3 techniques d’ordonnancement des employés que votre entreprise devrait utiliser

Conseil n°1 : Offrez aux employés une meilleure visibilité sur leurs horaires

Imaginez ceci-Adam travaille à la caisse d’un magasin de vêtements. Les vacances approchent et il veut planifier des jours de congé avec sa famille. Cependant, les vacances sont aussi la période la plus chargée de l’année pour le magasin et il n’a aucune idée des jours ou des quarts de travail qu’il aura la semaine prochaine. Dans de telles situations, le manque de visibilité des horaires est susceptible de rendre Adam et les employés comme lui un peu déçus, si ce n’est frustrés et/ou désengagés.

La planification par glissement dans Findmyshift (Source)

Pour les employeurs, une façon simple d’éviter de telles situations est de préparer les quarts de travail à l’avance, sur des calendriers papier ou des registres de présence. Mais ce qui est encore mieux, c’est d’utiliser un logiciel de planification des employés pour créer et partager les horaires de travail, ainsi que d’envoyer des rappels aux employés avant chaque quart de travail.

Conseil no 2 : Donnez aux employés la flexibilité d’échanger leurs quarts de travail

Le mois dernier, l’école de la fille d’Adam avait une conférence parents-enseignants le samedi matin. Mais Adam avait une équipe du matin, alors il a appelé son manager pour demander un changement. Le manager a fini par passer trois heures à essayer de trouver un autre employé pour échanger le quart de travail avec Adam, et à communiquer les changements à toutes les personnes concernées.

Approbation de remplacement dans CakeHR (CakeHR)

C’est une autre situation qui peut être évitée avec l’aide d’un logiciel de planification des employés, qui rend le processus de permutation et d’échange de quarts de travail beaucoup plus simple pour les employés. Dans notre exemple, Adam peut proposer lui-même le poste à remplacer directement dans le système logiciel, et tout collègue disponible peut le réclamer. Le changement est immédiat et visible pour toutes les personnes concernées.

Dans une expérience menée chez Gap, environ 50 % des demandes postées un à trois jours à l’avance dans une application smartphone d’échange de postes ont trouvé preneur, et 62 % des employés horaires à temps partiel qui ont utilisé l’application ont déclaré avoir posté ou récupéré des postes. Dans l’ensemble, 95 % des employés participants ont convenu que l’application facilitait l’ajustement des horaires de travail pour répondre à leurs besoins.

Conseil n°3 : Évaluer les besoins en personnel et éviter les dépassements de coûts

Poursuivons notre exemple, disons que pour ce mois-ci, Adam est de garde les lundis et mercredis. Cela signifie qu’il doit être disponible pour travailler sur un préavis d’appel, et qu’il ne peut pas prévoir d’engagements personnels pour ces jours-là. Cependant, s’il n’est pas appelé, il n’est pas payé pour cette journée, bien qu’il ait bloqué son temps libre en raison de la possibilité de travailler.

Tableau de bord analytique dans ShopKeep (Source)

L’imprévisibilité de la planification des astreintes fait qu’il est difficile pour les employés de compter sur un travail garanti, un certain niveau de revenu, ou même d’obtenir un deuxième emploi pour compléter leur revenu. En 2016, les organismes de réglementation ont forcé Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters et quelques autres détaillants à revoir et à modifier leurs pratiques en matière d’horaires sur appel.

Avec des outils tels que les logiciels de gestion du commerce de détail et les logiciels de point de vente, les employeurs peuvent mieux évaluer leurs besoins en personnel et éviter d’avoir recours aux horaires sur appel. Les fonctions de rapport de ces outils peuvent aider les employeurs à analyser les données historiques et à identifier les jours/heures qui connaissent le plus de trafic de clients.

Avec ces connaissances, les employeurs peuvent prendre de meilleures décisions en matière d’ordonnancement ainsi que de budget. Ils peuvent donner aux employés la fiabilité et la flexibilité dont ils ont besoin tout en évitant les dépassements de coûts associés aux quarts de travail supplémentaires.

Prochaines étapes-comment trouver le bon logiciel pour votre entreprise

Maintenant que vous savez comment un logiciel peut vous aider à rationaliser la planification des employés et à la rendre plus efficace, vous pouvez commencer à explorer les solutions sur le marché. Cependant, vous devez tenir compte de certaines considérations :

• Gardez à l’esprit la taille et le type de votre entreprise : Les besoins en matière d’ordonnancement d’un restaurant de 10 employés vont être radicalement différents de ceux d’un supermarché de 50 employés. D’abord, sachez exactement ce que vous voulez que le logiciel fasse pour vous, et combien de personnes vont l’utiliser, puis commencez à explorer les outils sur le marché.
• Prévoyez un budget pour l’outil : En tant que propriétaire d’entreprise ou employeur, il n’y a qu’une certaine somme d’argent que vous pouvez consacrer à un outil. Pour une petite entreprise, il peut s’agir de quelques centaines de dollars par mois, tandis que pour une grande entreprise, ce montant peut atteindre quelques milliers de dollars. Réservez le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un outil de planification, et examinez les options uniquement dans le cadre de ce budget.
• Repensez vos besoins : Bien que vous puissiez certainement opter pour un logiciel de planification des employés pour répondre à vos besoins en matière de planification, d’autres outils tels que les logiciels de gestion de la vente au détail et les logiciels de point de vente peuvent vous aider à faire beaucoup plus que de la planification. Les entreprises spécialisées, comme les salons et les dépanneurs, peuvent également explorer des outils conçus spécifiquement pour leur créneau.