Vous êtes devenu thérapeute pour aider les gens à améliorer la qualité de leur vie, cependant vous ne pouvez pas aider les personnes dans le besoin pendant longtemps si vous ne gagnez pas assez d’argent pour que votre cabinet survive et se développe. Le processus de facturation est probablement la tâche la moins appréciée des kinésithérapeutes, mais elle ne peut être ignorée. Oui, la facturation peut être déroutante et parfois frustrante, mais vous n’êtes pas seul. StrataPT est toujours là pour vous aider et vous assister dans vos efforts de facturation et de documentation. Lorsque vous avez besoin d’un petit rafraîchissement, veuillez vous référer à ce guide de facturation préparé juste pour les kinésithérapeutes.

Décomposer les codes

La classification internationale des maladies (CIM)

Les codes peuvent être déroutants et irritants, mais ils sont nécessaires pour réussir à facturer vos services. Diagnostiquer les conditions de vos patients d’une manière qui décompose la nécessité médicale de ces services est accompli au moyen de la Classification internationale des codes (CIM), qui est actuellement la CIM-10.

Il n’y a pas deux façons de le dire, le système de codage est complexe et peut être décourageant. En cas de doute, l’Association américaine de physiothérapie (APTA) recommande de sélectionner le code le plus spécifique qui reflète le plus précisément la condition.

Le site Web de la CIM-10 est une ressource pratique pour tous les codes de facturation médicale américains actuels ICD-10-CM (diagnostic) et ICD-10-PCS) procédure.

Si vous n’êtes toujours pas sûr, veuillez contacter StrataPT. Nos représentants expérimentés sont toujours prêts à vous aider. Nous voulons vous voir faire le bon choix et être payé dès la première soumission.

La terminologie procédurale courante

CPT. une marque déposée de l’American Medical Association (AMA), est un ensemble de codes médicaux qui est utilisé pour signaler une procédure et des services médicaux, chirurgicaux ou diagnostiques à des entités telles que les médecins, les compagnies d’assurance maladie et les organismes d’accréditation. En d’autres termes, il s’agit d’un langage parlé entre les prestataires et les payeurs.

Le CPT a été créé par l’AMA en 1966 pour normaliser le signalement des services et des procédures effectués en milieu hospitalier et ambulatoire. Chaque code CPT représente une description écrite d’un service ou d’une procédure afin d’éliminer l’interprétation subjective de ce qui a été précisément fourni au patient.

Les codes CPT se composent de 5 caractères, la majorité des codes étant numériques, cependant, certains codes ont un cinquième caractère alpha. Il existe un code attribué pour chaque service ou procédure, ainsi que des « codes non répertoriés » pour les services et procédures qui ne sont pas spécifiquement nommés dans un autre code CPT défini.

Parce qu’il existe un si grand nombre de services et de procédures, l’AMA a organisé les codes CPT en trois types de catégories :

CPT Catégorie I – Elle contient le plus grand ensemble de codes. Elle se compose de ceux qui sont couramment utilisés par les fournisseurs pour déclarer leurs services et procédures (la plupart des codes CPT seront des codes de catégorie I).

CPT Catégorie II – Cette catégorie se compose de codes de suivi supplémentaires utilisés pour la gestion des performances.

CPT Catégorie III – Ce sont des codes temporaires utilisés pour déclarer les services et procédures émergents et expérimentaux.

Les six sections principales des codes CPT de catégorie I sont :

Évaluation &Services de gestion 99201 à 99499
Services d’anesthésie 01000 à 01999
Chirurgie 10021 à 69990
Services de radiologie 70010 à 79999
Pathologie &Services de laboratoire 80047 à 89398
Services médicaux. Services &Procédures 90281 à 99607

La plupart des codes CPT qui seront pertinents pour les kinésithérapeutes seront situés dans la section 97000 (médecine physique &réhabilitation) des services médicaux &procédures.

Les codes CPT que les kinésithérapeutes devraient connaître le mieux sont les suivants :

• 97001 Évaluation en physiothérapie
• 97002 Réévaluation en physiothérapie
• 97010 Packs chauds ou froids : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; packs chauds ou froids
• 97012 Traction mécanique : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; traction, mécanique
• 97014 Stimulation électrique (sans surveillance) : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; stimulation électrique (sans surveillance)
• 97016 Dispositif vasopneumatique : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; dispositifs vasopneumatiques
• 97018 Bain de paraffine : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; bain de paraffine
• 97022 Bain à remous : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; bain à remous
• 97024 Diathermie : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; diathermie (par exemple, micro-ondes)
• 97026 Infrarouge : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; infrarouge
• 97028 Ultraviolet : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; ultraviolet
• 97032 Stimulation électrique (manuelle) : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; stimulation électrique (manuelle), toutes les 15 minutes
• 97033 Iontophorèse : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; iontophorèse, chaque 15 minutes
• 97034 Bain de contraste : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; bains de contraste, chaque 15 minutes
• 97035 Ultrasons : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; ultrasons, chaque 15 minutes
• 97036 Réservoir Hubbard : Application d’une modalité à une ou plusieurs zones ; réservoir Hubbard, chaque 15 minutes
• 97110 Exercice thérapeutique : Procédure thérapeutique, une ou plusieurs zones, chaque 15 minutes ; exercices thérapeutiques pour développer la force et l’endurance, l’amplitude des mouvements et la flexibilité. (Décrit généralement un service visant à améliorer un seul paramètre, tel que la force, l’amplitude des mouvements, etc.)
• 97112 Rééducation neuromusculaire : Procédure thérapeutique, une ou plusieurs zones, chacune 15 minutes ; rééducation neuromusculaire du mouvement, de l’équilibre, de la coordination, du sens kinesthésique, de la posture et/ou de la proprioception pour les activités assises et/ou debout
• 97113 Thérapie aquatique : Procédure thérapeutique, une ou plusieurs zones, chaque 15 minutes ; thérapie aquatique avec exercice thérapeutique
• 97116 Entraînement à la marche : Amélioration qualifiée de la démarche, y compris la montée des escaliers
• 97124 Massage thérapeutique : procédure, une ou plusieurs zones, chaque 15 minutes ; massage, y compris effleurage, pétrissage et/ou tapotement (caresse, compression, percussion)
• 97140 Techniques de thérapie manuelle : Techniques de thérapie manuelle qualifiée (mobilisation, drainage lymphatique manuel, traction manuelle), une ou plusieurs régions, chacune 15 minutes. ( Le PROM n’est PAS une thérapie manuelle)
• 97530 Activité thérapeutique : Utilisation d’activités dynamiques pour améliorer la performance fonctionnelle. Décrit les activités qui utilisent plusieurs paramètres (force, ROM, équilibre, etc.) ensemble et se concentrent et atteignent une activité fonctionnelle.
• 97535 Autosoins/gestion du domicile : Formation à l’auto-soin/gestion du domicile (formation ADL et compensatoire, préparation des repas, procédures de sécurité et instructions sur l’utilisation des dispositifs technologiques d’assistance/équipements d’assistance)
• 97542 Gestion du fauteuil roulant : Gestion des fauteuils roulants (par exemple, évaluation, adaptation, formation), chaque 15 minutes
• 97760 Gestion des orthèses : Gestion et formation en matière d’orthèse(s) (y compris l’évaluation et l’ajustement lorsqu’ils ne sont pas signalés par ailleurs), membre(s) supérieur(s), membre(s) inférieur(s) et/ou tronc, chaque 15 minutes
• 97761 Gestion des prothèses : Formation prothétique, extrémité(s) supérieure(s) et/ou inférieure(s), chaque 15 minutes
• 97762 Sortie d’orthèse/prothèse : Vérification de l’utilisation d’une orthèse/prothèse, patient établi, chaque 15 minutes
• 97150 Thérapeutique de groupe : procédure(s), groupe (2 individus ou plus)
• 29530 Strapping du genou
• 29540 Strapping de la cheville
• 29240 Strapping de l’épaule

Les codes CPT de catégorie II sont disposés comme suit :

Mesures composées 0001F à 0015F
Gestion du patient 0500F à 0584F
Histoire du patient 1000F à 1505F
Examen physique 2000F à 2060F
Processus ou résultats de diagnostic/dépistage 3006F à 3776F
Interventions thérapeutiques, préventives, ou autres interventions 4000F à 4563F
Suivi ou autres résultats 5005F à 5250F
Sécurité du patient 6005F à 6150F
Mesures structurelles 7010F à 7025F
Liste des codes de non-mesure 9001F à 9007F

Les codes CPT de catégorie III suivent les codes de catégorie II dans le manuel de codage et sont représentés par quatre chiffres et la lettre T. Les codes temporaires décrivant de nouveaux services et procédures peuvent rester dans la catégorie III pendant un maximum de cinq ans. Si les services et procédures qu’ils représentent répondent aux critères de la catégorie I (ce qui inclut l’approbation de la FDA, la preuve que de nombreux prestataires effectuent les procédures, et la preuve que les procédures se sont avérées efficaces), ils seront réassignés aux codes de la catégorie I. D’autre part, les codes de catégorie III peuvent être éliminés s’il est déterminé que les prestataires ne les utilisent pas.

L’AMA publie des codes de catégorie III nouveaux ou révisés deux fois par an via son site Web et publie également les suppressions de catégorie III chaque année avec l’ensemble complet des codes temporaires.

Pour plus d’informations sur les codes CPT, veuillez lire Codes CPT pour la physiothérapie.

L’utilisation des modificateurs

Les modificateurs de code (également appelés modificateurs de niveau I) sont utilisés pour compléter les informations ou ajuster les descriptions de soins afin de fournir des détails supplémentaires concernant une procédure ou un service fourni par un médecin. Les modificateurs de code aident à décrire davantage un code de procédure sans en changer la définition.

Voici les modificateurs que les kinésithérapeutes devraient le plus connaître :

Modificateur 59 – Le modificateur 59 devrait être appliqué lorsque deux services entièrement séparés et distincts sont fournis pendant la même période de traitement.

Modificateur KX – Les modificateurs KX devraient être utilisés lorsque le kinésithérapeute estime qu’il est médicalement nécessaire de poursuivre la thérapie d’un patient qui a déjà atteint le plafond. Le modificateur KX qualifierait le patient pour une exemption.

Modificateur GA – Le modificateur GA est utilisé lorsque le thérapeute veut indiquer qu’il s’attend à ce que Medicare refuse un service comme n’étant pas raisonnable et nécessaire et qu’il a dans son dossier un avis préalable au bénéficiaire (ABN) correctement exécuté et signé par le bénéficiaire.

Modificateur GP – Les compagnies d’assurance commencent à exiger que les codes « Toujours thérapie » soient modifiés pour permettre un remboursement précis. Le modificateur GP indique que les services d’un kinésithérapeute ont été fournis. Le Modificateur GP est couramment utilisé dans les milieux multidisciplinaires hospitaliers et ambulatoires.

Modificateur CQ – Le Modificateur CQ est utilisé lorsque les services de kinésithérapie ambulatoires sont fournis en tout ou en partie par un assistant en kinésithérapie. Veuillez noter : CMS a annoncé qu’à partir de 2022, il ne paiera que 85 % des services fournis en tout ou en partie par un assistant en réadaptation.

Pour plus d’informations sur les modificateurs, veuillez lire les nouveaux modificateurs PTA et OTA entrant en vigueur le 1er janvier 2020. Si vous avez encore des questions sur les modificateurs et leurs formules mathématiques, StrataPT est là pour vous aider. Nous pouvons vous aider à donner un sens au quand et au où utiliser les modificateurs, ainsi qu’à offrir une gestion du cycle des revenus pour les cabinets de kinésithérapie avec une véritable solution tout-en-un.

Comprendre la terminologie

Nous avons tous besoin d’un rafraîchissement de la terminologie de la facturation de temps en temps. Voici quelques définitions courantes mises à disposition par l’American Physical Therapy Association (APTA) :

• La règle des 8 minutes : La règle des 8 minutes est essentielle à comprendre pour les thérapeutes car, selon les directives de l’American Medical Association (AMA), les minutes restantes qui relèvent de plusieurs catégories avec moins de 8 minutes par catégorie ne peuvent pas être facturées. Pour un examen plus complet de la règle des 8 minutes, veuillez lire The 8-Minute Rule : A Guide for Therapists et The 8-Minute Rule : Medicare vs, AMA.
• Couverture de la partie A de Medicare : Cela comprend les hôpitaux pour patients hospitalisés, les établissements de soins qualifiés (SNF), les hospices et les soins à domicile. Les prestataires de la partie A comprennent également les agences de réadaptation et les établissements de réadaptation ambulatoires complets (CORF).
• Couverture de la partie B de Medicare : La couverture de la partie B prévoit le paiement des fournitures médicales, des services des médecins et des services ambulatoires fournis dans un cadre de pratique privée (PTPP).
• Ordonnance/référencement : Dans certains cas, un médecin fournit une ordonnance de thérapie qui comprend un diagnostic et des instructions pour le traitement.
• Traitement : Comprend tous les services thérapeutiques.
• Temps facturable : En général, le temps facturable est le temps passé à traiter un patient. Le temps facturable ne comprend pas le temps de préparation non qualifié, la supervision, les périodes de repos et le temps de documentation. Arrondir son temps n’est pas non plus autorisé.
• Codes chronométrés (présence constante) : Ces codes CPT permettent une facturation variable par tranches de 15 minutes lorsqu’un kinésithérapeute fournit à un patient des services individuels tels que des exercices thérapeutiques ou une thérapie manuelle.
• Codes non chronométrés (supervisés ou basés sur le service) : Ce sont les codes que les thérapeutes utilisent pour effectuer des services tels que la réalisation d’une évaluation, d’une réévaluation ou l’application de packs chauds/froids et de stimulation électrique (sans surveillance). Vous ne pouvez facturer qu’un seul code, donc peu importe si vous effectuez ces types de traitements en 8 minutes ou 48 minutes.
• Temps intra-traitement : Ce code fait référence à tout temps passé à fournir une intervention.
• Temps pré-traitement : L’évaluation et la gestion de cas sont une partie nécessaire de certaines séances de physiothérapie. Les physiothérapeutes peuvent facturer ce temps pour évaluer les progrès du patient, évaluer les blessures ou les déficits musculaires ou analyser l’approche qui sera adoptée au cours d’une séance de traitement dans le cadre du prétraitement.
• Temps post-traitement : Un certain temps est passé à chaque séance pour analyser la réponse du patient soit à une intervention, soit à un traitement, soit à donner une éducation ou un programme d’exercices à domicile. Le temps post-traitement peut également inclure le temps passé à documenter dans le dossier du patient et/ou à consulter d’autres professionnels de la santé au sujet des soins du patient.
• Évaluation : L’évaluation a généralement lieu lors de la première visite du patient et comprend un examen. Celui-ci consiste en un examen des données historiques et des symptômes. Une fois accompli, le thérapeute peut fournir un diagnostic et un pronostic.
• Réévaluation : Vous ne devez facturer une réévaluation que lorsque vous constatez une amélioration, un déclin ou un changement significatif de l’état d’un patient qui n’était pas prévu dans le POC. Vous pouvez également facturer une réévaluation si le patient ne répond pas au traitement décrit dans le POC, si vous traitez un patient atteint d’une maladie chronique et que vous ne voyez pas le patient très souvent ou si la loi sur la pratique de votre État exige une réévaluation à des intervalles de temps spécifiques.
• Plan de soins (POC) : Sur la base de l’évaluation et de l’ordonnance du médecin (le cas échéant), le thérapeute travaille avec le patient pour élaborer un plan de soins afin d’aider le patient à atteindre ses objectifs thérapeutiques.
• Certification initiale : Medicare exige que les médecins prescripteurs approuvent ou certifient le POC par signature dans les 30 jours suivant l’évaluation. La certification couvre les 90 premiers jours de traitement. Pour poursuivre le traitement au-delà des 90 jours initiaux, les thérapeutes doivent recevoir une nouvelle certification du médecin prescripteur.
• Rapport d’évolution : Les thérapeutes doivent remplir un rapport d’évolution (alias note d’évolution) pour chaque patient avant sa dixième visite.
• Note de sortie : Une fois le traitement terminé, les thérapeutes doivent remplir une note de sortie qui détaille le traitement et l’état du patient depuis la dernière note d’évolution.
• Réduction de paiement pour procédures multiples (MPPR) : La MPPR s’applique à la thérapie et à divers autres services auxiliaires. L’objectif de la politique de réduction des paiements multiples est de réduire le coût de ces services pour Medicare. Ainsi, si un prestataire de soins de santé effectue plusieurs procédures au cours d’une seule rencontre avec un patient, Medicare (et de nombreux assureurs commerciaux) paiera généralement « plein tarif » uniquement pour la procédure de plus grande valeur.
• Télésanté : La télésanté est la prestation de services liés à la santé par le biais des télécommunications et des technologies de communication numérique. Pour plus d’informations . Veuillez lire E-Visites, Telehealth et les mises à jour MIPS.
• Modèle de regroupement axé sur le patient (PDGM) : Le PDGM a été développé pour améliorer le remboursement de tous les types de patients éligibles aux prestations de santé à domicile et supprimer les incitations perçues à fournir des services thérapeutiques de manière excessive. L’objectif du PDGM est de réduire les remboursements basés sur le volume qui ne correspondent pas nécessairement à l’état du patient et de permettre aux agences de santé à domicile de développer des relations plus étroites et plus collaboratives avec les hôpitaux et les établissements de soins qualifiés. Pour une lecture plus approfondie, veuillez consulter Comprendre la PFGM et comment elle affectera votre pratique de la physiothérapie.

Formulaires à utiliser

Bien que quelques payeurs acceptent encore les formulaires de demande de remboursement en papier, la majorité des payeurs et des fournisseurs préfèrent les formulaires électroniques. Les thérapeutes utiliseront normalement le formulaire CMS-1500 ou le format électronique 837P pour soumettre des demandes aux contractants de Medicare pour les services couverts par la partie B de Medicare (les formulaires de demande 1500 actuels prennent en compte les codes ICD-10). Les demandes de remboursement des patients externes et des établissements d’hospitalisation partielle peuvent être soumises sur un CMS-1500 ou un UB-04, selon le payeur.

Après la prestation des services, les thérapeutes soumettent une facture soit au patient, soit à un tiers payeur ou à une chambre de compensation des demandes de remboursement qui enverra la facture en votre nom. Si vous envoyez la facture vous-même, veuillez vous assurer que vous êtes conforme aux normes d’échange de données électroniques (EDI) de l’HIPPA.

La plateforme logicielle de StrataPT facilite grandement la facturation. Et notre panneau Strata Clarity fournit aux thérapeutes un statut clair et en temps réel de chaque charge de facturation pour chaque patient. Planifiez une démo aujourd’hui pour voir comment StrataPT aide à simplifier votre pratique et à améliorer votre résultat net.

Choisir un logiciel

Il existe un certain nombre de sociétés qui fournissent des logiciels pour les kinésithérapeutes, mais aucune ne peut égaler le niveau de fonctionnalités tout compris et le support client que StrataPT fournit. La plateforme logicielle StrataEMR est extrêmement intuitive. Elle fournit un système unique qui comprend l’admission des patients, la programmation, la documentation personnalisable et un tableau de bord intuitif pour gérer vos tâches et opérations quotidiennes. Nous disposons d’une technologie de pointe et d’outils d’avant-garde qui nous distinguent de toutes les autres sociétés de logiciels. Nous proposons également une structure tarifaire simple pour nos logiciels et nos services de gestion du cycle des recettes. Contactez-nous pour voir comment notre logiciel peut aider votre cabinet à gagner du temps et de l’argent.