La sonnette du bureau retentit. À votre gauche, trois collègues examinent un dossier. Derrière vous, une autre personne est en pleine conversation au téléphone. Vous recevez un message sur Whatsapp tout en essayant de relire un courriel que vous ne comprenez pas.

Cela vous semble-t-il familier ? Au cours des dernières années, le lieu de travail a connu une véritable révolution rapide due à l’essor du numérique, aux bureaux paysagers et à l’abondance d’outils de communication rapides et instantanés à notre disposition. On attend de vous que vous évoluiez dans un environnement très stimulant, où vous devez absorber, traiter et produire une quantité infinie d’informations. Ce flux constant d’informations met notre esprit à rude épreuve, laissant à notre cerveau le soin de gérer cette stimulation incessante. Parfois, cet effort mental massif conduit à ce que les scientifiques appellent une « surcharge cognitive ». Alors, comment éviter une surcharge et préserver une sorte d’équilibre cognitif dans de telles circonstances ? Répondons à cette question et examinons le fonctionnement du cerveau, avec Marie Lacroix, neuroscientifique, et cofondatrice de l’agence Cog’X.

La définition scientifique

Marie Lacroix définit la charge mentale, ou charge cognitive, comme « le coût du traitement de l’information dans la plupart des circonstances données pour un individu ». Contrairement à la croyance populaire, la charge cognitive est normale ; elle se produit dès que vous engagez vos capacités cognitives et elle n’est pas réellement une mauvaise chose en soi. C’est la surcharge cognitive régulière qui peut être mauvaise pour vous. Cela signifie que, au cours d’une journée, vous essayez de saisir plus d’informations que votre mémoire de travail ne peut en gérer. Souvent appelée mémoire à court terme, son stockage est limité à une dizaine d’informations qui peuvent être retenues pendant une courte période de temps (généralement quelques secondes). Pour comprendre sa capacité, Lacroix suggère de résoudre les sommes suivantes en utilisant le calcul mental : 2 x 2 + 1, puis 22 x 15 + 3. « Il est clair que la quantité d’effort mental requise, et la charge cognitive qui en résulte, est plus importante pour le second calcul », dit-elle.

« La charge mentale est le coût du traitement de l’information dans la plupart des circonstances données pour un individu. »

Mauvaise utilisation du terme

Le psychologue John Sweller a formalisé la théorie de la charge cognitive à la fin des années 1980. Dans le cadre de ses recherches sur la conception pédagogique, ou conception de l’enseignement, il a tenté d’identifier les techniques qui facilitent l’apprentissage tout en maintenant la charge cognitive au minimum.

Sortie du contexte de ses origines scientifiques, l’expression « charge mentale » est depuis devenue courante dans le langage courant. Il est désormais associé à l’idée de « penser à tout, tout le temps », et notamment à la charge mentale que représente la gestion d’un ménage. Cette idée vient de Nicole Brais, chercheuse à l’Université Laval au Québec. Brais définit la charge mentale comme « la tâche de gestion, d’organisation et de planification, à la fois intangible, essentielle et constante, qui vise à répondre aux besoins des autres et à assurer le bon fonctionnement du ménage ». La nécessité constante de veiller à ce que tout fonctionne correctement à la maison est encore souvent considérée comme la responsabilité d’une femme. Le terme « charge mentale » est devenu populaire grâce à la bande dessinée de l’artiste Emma Clit, You Should’ve Asked, publiée en 2017, qui dissèque avec humour les contraintes de la vie sur les femmes.

Cependant, comme le souligne Lacroix, il faut distinguer l’usage familier du terme – « les questions et les soucis quotidiens, et chaque tâche à laquelle un individu doit penser toute la journée » – de la définition scientifique de la charge cognitive. Selon elle, « il existe toujours un lien entre les deux concepts car nos ressources cognitives limitées ne peuvent traiter qu’un certain nombre de tâches en même temps sans rencontrer de difficultés. Par conséquent, nos soucis quotidiens, et la multitude de choses inoubliables que nous devons caser dans chaque journée, occupent en fait beaucoup d' »espace mental » qui ne peut être traité ailleurs, sans compter le stress que cela peut provoquer en soi. »

« Nos ressources cognitives limitées ne peuvent traiter qu’un certain nombre de tâches en même temps sans rencontrer une certaine difficulté. »

Une petite leçon de mécanique cérébrale

Si la charge cognitive est un phénomène naturel – elle a lieu à partir du moment où nous engageons notre cerveau – la surcharge cognitive, surtout au niveau professionnel, a lieu lorsque les choses deviennent excessives. Lacroix recommande d’analyser trois facteurs majeurs pour identifier et gérer la surcharge cognitive :

La nature de la tâche et/ou votre niveau d’expertise par rapport à l’information fournie

« La surcharge cognitive survient généralement lorsqu’une tâche est trop complexe, soit parce que l’information elle-même est trop difficile à traiter, soit parce que nous n’avons pas les connaissances ou le savoir-faire pour la traiter. Cela est particulièrement vrai lorsque nous sommes nouveaux dans une tâche ou en phase d’apprentissage. »

2.L’environnement de travail physique ou numérique

« Une surcharge peut également se produire lorsqu’il y a trop d’informations à prendre en compte, même si chaque élément individuel n’est pas si complexe en soi. C’est pourquoi le fait de se surmener, ou une configuration qui exige de faire plusieurs choses en même temps, peut submerger les gens. » Par exemple, un environnement de travail trop stimulant – bruits constants, conversations, appels téléphoniques, streaming… – comme un bureau paysager, peut perturber notre équilibre cognitif.

3.Notre bien-être émotionnel et physique

« De plus, notre état interne – notamment notre niveau de fatigue, le stress ou le manque de motivation – peut augmenter la quantité d’effort nécessaire pour résoudre une tâche. Après une mauvaise nuit de sommeil, vous pouvez vraiment voir et sentir à quel point il peut être difficile de réaliser une tâche que vous faites normalement de manière efficace. »

Les dommages collatéraux

Que se passe-t-il réellement lorsque notre cerveau entre en surcharge ? « Dans le cerveau, l’état de surcharge est associé à un changement d’activité dans le cortex préfrontal, à partir duquel la mémoire de travail et les fonctions dites exécutives sont réalisées . C’est en quelque sorte la tour de contrôle de notre cerveau », explique Lacroix. « En cas de surcharge cognitive, nous augmentons nos chances de faire des erreurs et d’avoir des problèmes de mémoire, et cela peut réduire notre capacité à planifier, à gérer nos émotions, etc. Les signes d’une surcharge cognitive sont notamment le fait de faire des erreurs, de devoir recommencer sans cesse des processus de pensée, de ne pas prêter attention aux autres ou d’oublier régulièrement des choses importantes. » La surcharge cognitive peut donc réduire directement et indirectement le bien-être général et les performances au travail.

« En cas de surcharge cognitive, nous augmentons nos chances de faire des erreurs et d’avoir des problèmes de mémoire, plus cela peut réduire notre capacité à planifier, et à gérer nos émotions. »

S’agit-il d’un problème moderne ?

Lacroix souligne que la surcharge cognitive n’est pas un problème nouveau. Néanmoins, elle s’est intensifiée avec l’expansion des technologies de l’information et de la communication : « Le risque de surcharge cognitive est beaucoup plus élevé aujourd’hui en raison de la rapidité de nos échanges et du flux constant d’informations que nous devons gérer. Le risque de surcharge cognitive est beaucoup plus élevé aujourd’hui en raison de la vitesse de nos échanges et du flux constant d’informations que nous devons gérer. Nos capacités cognitives sont poussées à leur paroxysme à l’ère du numérique », explique le neurologue.
Garder l’esprit clair et gérer calmement une douzaine d’e-mails par jour, des notifications, des demandes, des messages et des rappels sans fin sur de multiples canaux (Slack, Whatsapp, d’autres groupes de discussion, le calendrier Google, etc. Nous pouvons utiliser ici un concept ergonomique pour parler de  » débordement cognitif  » et décrire cette idée de surcharge, selon Lacroix. « Vous avez l’impression d’être inondé d’informations au point de vous sentir dépassé et que les choses urgentes prennent le pas sur les choses importantes. »

« Le risque de surcharge cognitive est beaucoup plus élevé aujourd’hui en raison de la vitesse de nos échanges et du flux constant d’informations que nous devons gérer. Nos capacités cognitives sont sollicitées à l’extrême dans cette ère numérique. »

Cela pourrait-il vous arriver ?

Y a-t-il des professions dans lesquelles vous êtes plus susceptibles de subir une surcharge cognitive ? Selon Mme Lacroix, ce phénomène n’est pas nécessairement lié aux individus. Elle invite à ne pas confondre la surcharge cognitive avec le burn-out, qui est certes plus fréquent dans certaines professions (police, pompiers, personnel hospitalier, etc.) en raison d’une surcharge de travail, d’une forte implication émotionnelle et d’un manque de reconnaissance du travail accompli. Néanmoins, il est possible de réduire le risque de surcharge cognitive en prenant certaines précautions. « C’est notamment le cas pour les pilotes de ligne, les contrôleurs aériens et les employés des centrales électriques, qui ont mis en place des procédures visant à contourner nos capacités mentales naturelles, comme les listes de contrôle et la double vérification, afin de réduire le risque d’erreur », explique Lacroix.

Attention, votre cerveau est fragile, alors comment le protéger ?

Lacroix vous invite à prendre conscience du fonctionnement de votre cerveau, afin d’appliquer les meilleures procédures individuelles et collectives pour en prendre soin. Selon elle, « notre capacité d’attention est un filtre naturel contre la surcharge cognitive. Elle nous permet de sélectionner les informations pertinentes en fonction de la tâche que nous souhaitons réaliser et de laisser le reste en dehors de notre mémoire de travail. Cependant, cette capacité d’attention est sensible et elle peut facilement être absorbée par d’autres demandes externes, qu’elles soient physiques, comme dans un environnement de bureau ouvert, ou numériques, par le biais de notifications. » Votre espace de travail, votre travail et vos méthodes de connexion jouent un rôle important dans la régulation de votre charge cognitive quotidienne.

« Votre capacité d’attention est sensible et elle peut facilement être absorbée par d’autres demandes externes. »

Comment faire face à la multitude de facteurs qui affectent votre charge cognitive ? Selon Lacroix, pour diminuer votre charge mentale, vous devez réduire la quantité d’informations à traiter, ou du moins réduire leur complexité. Voici un aperçu des meilleures méthodes à adopter, en fonction de vos besoins :

Sur le plan personnel

• Listez ou exposez toutes les tâches que vous devez réaliser
  Pour mieux comprendre et planifier les tâches, hiérarchisez-les. C’est à cela que servent les listes de tâches.
• Laissez tomber les tâches non essentielles
  Pour limiter la frustration, notez les tâches que vous avez effectuées et le temps qu’elles ont pris. Cela vous permet de donner de la valeur à votre travail – et vous fait réaliser que le temps que vous leur avez consacré ne s’est pas volatilisé. Cela vous permettra également de mieux planifier à l’avenir.
• Aborder une tâche avec des objectifs spécifiques à court terme
  Il est toujours plus efficace de diviser une tâche en objectifs à court terme de 15 à 20 minutes, par exemple.
• Arrêter le multitâche
  Plutôt que de jongler avec deux ou plusieurs tâches en même temps, comme répondre à un courriel alors que vous êtes en réunion, il est plus efficace de faire les choses de manière séquentielle, une tâche après l’autre.
• Réduisez les interruptions pour améliorer votre efficacité et réduire votre niveau de stress
  Il est préférable de consulter votre boîte de réception par intermittence ; toutes les heures, peut-être, ou si vous craignez de ne pas répondre assez rapidement, toutes les 30 minutes. Mais évitez de la survoler en permanence. Vous devriez également limiter les invites visuelles et sonores telles que les pop-ups et les notifications et choisir des moments précis pour les consulter.
• Adaptez vos pauses à la tâche en cours
  Pour réguler efficacement votre charge mentale, une pause est censée être un changement de la tâche en cours, afin que vous puissiez être actif d’une manière différente. Si vous passez la journée à animer un atelier et à interagir avec des gens, la bonne pause serait de lire, d’écouter de la musique apaisante ou de faire une promenade. Si vous fixez un écran toute la journée, le bon type de pause consisterait à bouger votre corps et à interagir avec les autres.
• Donnez-vous toujours un temps de récupération adéquat
  Le sport, la méditation, la lecture ou même le fait de ne rien faire ont tous un effet profond sur votre bien-être mental et physique. Si vous ne vous accordez pas suffisamment de temps de récupération, vous finissez par produire les hormones du stress que sont l’adrénaline et le cortisol pour compenser, ce qui peut avoir un effet néfaste sur votre santé.

Au niveau collectif, organisationnel

• Offrir des espaces de travail flexibles, qui permettent aux employés de travailler dans un environnement qui répond aux besoins de leurs tâches, comme une salle tranquille ou un espace collaboratif.
• Travailler sur la pratique managériale, notamment sur la notion de fausse urgence, une tendance de plus en plus courante en milieu de travail, selon Lacroix. « Encouragez les managers à distinguer la différence entre ce qui est « urgent » et ce qui est « important » pour leurs équipes, ce qui les aidera à s’organiser et à établir des priorités. »
• Soyez conscient de vos exigences envers les autres. Faites attention au moment où vous envoyez un mail, un texto ou un message Whatsapp, ou lorsque vous évoquez un sujet important. Cela évite de provoquer une agitation inutile ou de donner à quelqu’un l’impression que vous l’interpellez à un moment inopportun. Cela garantit que vous respectez son temps de récupération.

Si la charge cognitive est normale, le sentiment de surcharge mentale ne l’est pas. Comme le souligne Lacroix, « elle signifie que nous devons remettre en question nos pratiques individuelles, modifier la façon dont les tâches sont effectuées, faciliter certains processus, réorganiser les étapes en utilisant les ressources disponibles, etc. »

Bien que le problème doive être traité collectivement, et même au niveau organisationnel, vous disposez d’une certaine souplesse dans votre façon de travailler. Vous devez vouloir activement vous éloigner de la vitesse, de la quantité et de la réponse instantanée – des concepts qui sont associés à la productivité. Et si tout ce dont vous aviez besoin pour être plus calme, plus efficace et plus performant au travail était d’apprendre à dire « non » et à prendre votre temps ?

« Nous devons remettre en question nos pratiques individuelles, changer la façon dont les tâches sont effectuées, faciliter certains processus… »

Photo : Welcome to the Jungle

Traduit par Mildred Dauvin

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