Il est tout à fait naturel que des dépenses commerciales importantes soient engagées lors de la production de biens ou de la prestation de services. Dans la plupart des cas, une entreprise engage de telles dépenses avant que le paiement correspondant ne soit reçu des clients. En outre, les salaires des employés et autres dépenses drainent des fonds considérables de la plupart des entreprises. Ces facteurs font de la gestion efficace de la trésorerie un élément essentiel de la planification financière de toute entreprise. La trésorerie est l’élément vital d’une entreprise. Sa gestion efficace est essentielle à sa réussite.
Lorsque des fonds sont reçus en échange de produits ou de services rendus, de nombreux propriétaires de petites entreprises, soucieux de faire croître leur société et de réduire leurs dettes, dépensent la plupart ou la totalité de ces fonds. Mais si de telles priorités sont louables, elles doivent laisser la possibilité aux entreprises d’absorber des périodes de vaches maigres plus tard. La clé d’une gestion de trésorerie réussie réside donc dans la tabulation de projections réalistes, le suivi des encaissements et des décaissements, la mise en place de mesures de facturation et de recouvrement efficaces, et le respect des restrictions budgétaires.
L’encaissement et le décaissement de la trésorerie
Les systèmes d’encaissement de la trésorerie visent à réduire le temps nécessaire pour collecter l’argent qui est dû à une entreprise. Certaines des sources de délais sont les fonds de courrier, les fonds de traitement et les fonds bancaires. Il est évident qu’une enveloppe postée par un client contenant un paiement à un fournisseur n’arrive pas instantanément à destination. De même, le paiement n’est pas traité et déposé sur un compte bancaire au moment où il est reçu par le fournisseur. Enfin, lorsque le paiement est déposé sur le compte bancaire, la banque n’assure pas toujours la disponibilité immédiate des fonds. Ces trois « flottements » sont des délais qui s’additionnent rapidement et qui peuvent obliger les entreprises en difficulté ou nouvelles à trouver d’autres sources de liquidités pour payer leurs factures.
La gestion de la trésorerie tente, entre autres, de réduire la durée et l’impact de ces périodes de « flottements ». Un point d’encaissement plus proche du client – éventuellement avec un fournisseur tiers extérieur pour recevoir, traiter et déposer le paiement (chèque) – est un moyen d’accélérer l’encaissement. L’efficacité de cette méthode dépend de l’emplacement du client, de la taille et du calendrier de ses paiements, de la méthode de collecte des paiements de l’entreprise, des coûts de traitement des paiements, des délais liés au courrier, au traitement et aux opérations bancaires, et du taux d’intérêt en vigueur pour les fonds excédentaires. L’élément le plus important pour assurer un bon flux de trésorerie de la part des clients, cependant, est d’établir de solides pratiques de facturation et de recouvrement.
Une fois l’argent collecté, la plupart des entreprises procèdent alors à la concentration de l’argent dans un centre. Une fois l’argent collecté, la plupart des entreprises procèdent à la concentration de l’argent dans un seul centre, afin d’avoir un contrôle total de l’argent et d’offrir de meilleures opportunités d’investissement avec des sommes d’argent plus importantes disponibles en tant qu’excédent. De nombreux mécanismes peuvent être utilisés pour concentrer les liquidités, comme les virements électroniques, les transferts par chambre de compensation automatisée (ACH) et les chèques. Le compromis est entre le coût et le temps.
Un autre aspect de la gestion de la trésorerie est de connaître le solde de trésorerie optimal d’une entreprise. Il existe un certain nombre de méthodes qui tentent de déterminer ce solde de trésorerie magique, qui est le montant précis nécessaire pour minimiser les coûts tout en fournissant des liquidités adéquates pour garantir le paiement des factures à temps (en espérant qu’il reste quelque chose pour les urgences). L’une des premières étapes de la gestion du solde de trésorerie consiste à mesurer la liquidité, c’est-à-dire le montant d’argent disponible pour faire face aux obligations courantes. Il existe de nombreuses façons de mesurer cette liquidité, notamment : le ratio de l’encaisse par rapport à l’actif total, le ratio du fonds de roulement (actif à court terme divisé par le passif à court terme), le ratio du fonds de roulement (actif à court terme moins les stocks, divisé par le passif à court terme) et le solde net des liquidités (encaisse plus les titres négociables moins les effets à payer à court terme, divisé par l’actif total). Plus le chiffre généré par la mesure de la liquidité est élevé, plus la liquidité est importante ; et vice versa. Cependant, il existe un compromis entre la liquidité et la rentabilité qui décourage les entreprises d’avoir des liquidités excessives.
LA GESTION DE LA TRÉSORERIE EN PÉRIODE DE TROUBLES
Lors des ralentissements de l’économie, la baisse des ventes et une mauvaise gestion de la trésorerie peuvent sonner le glas d’une petite entreprise ou d’une entreprise en démarrage. Dans les périodes difficiles, comme la récession de 2008-09, les banques peuvent resserrer le crédit renouvelable ou les prêts à court terme sur lesquels les entreprises comptent souvent pour régler leurs problèmes de trésorerie. Certains propriétaires d’entreprise tentent de maintenir leur société à flot en puisant dans leurs finances personnelles – en hypothéquant leur maison, en tirant le maximum de leurs cartes de crédit et/ou en encaissant leurs 401(k)s.
Dans ces moments-là, les chefs d’entreprise ou les propriétaires doivent s’asseoir et entreprendre une analyse de la gestion de la trésorerie afin de pouvoir combler les lacunes, augmenter les revenus et réduire les dépenses – avant qu’il ne soit trop tard. Ils doivent rencontrer les chefs de service et les employés, prendre le contrôle et adopter un meilleur plan de gestion de la trésorerie. Ce plan peut nécessiter des mesures sévères, mais si les employés sont impliqués, ils comprendront que ces mesures sont nécessaires à la survie de l’entreprise. Vous pouvez également présenter ce plan aux banquiers dans l’espoir que, grâce à une rencontre en face à face et à la preuve que vous maîtrisez la situation de la gestion de la trésorerie, ils accorderont à votre entreprise le crédit dont elle a tant besoin.
Même en période d’essor économique, de nombreuses petites entreprises connaissent des difficultés de trésorerie, en particulier au cours de leurs premières années d’activité. Mais les entrepreneurs et les gestionnaires peuvent prendre des mesures pour minimiser l’impact de ces problèmes et contribuer à maintenir la viabilité de l’entreprise. Parmi les mesures suggérées pour résoudre les problèmes temporaires de trésorerie, citons :
– Créer un budget de trésorerie réaliste qui représente les finances à la fois à court terme (30-60 jours) et à plus long terme (1-2 ans).
– Redoubler d’efforts pour recouvrer les paiements en souffrance dus à l’entreprise.  » Facturez rapidement et avec précision « , conseille le Journal of Accountancy. « Plus vite vous envoyez une facture, plus vite vous serez payé….. Si les livraisons ne déclenchent pas automatiquement une facture, établissez un calendrier de facturation fixe, de préférence hebdomadaire. » Les entreprises devraient également inclure une date d’échéance de paiement.
– Offrez de petits rabais pour un paiement rapide.
– Envisagez de faire des compromis sur certains litiges de facturation avec les clients. Les propriétaires de petites entreprises sont, à juste titre, réticents à envisager cette étape, mais dans certains cas, l’obtention d’une certaine somme d’argent-;même si votre entreprise n’est pas en faute dans le litige-;pour les produits vendus/services rendus peut être nécessaire pour payer les dépenses de base.
– Surveillez étroitement et priorisez tous les décaissements.
– Contactez les créanciers (vendeurs, prêteurs, propriétaires) et tentez de négocier des arrangements mutuellement satisfaisants qui permettront à l’entreprise de surmonter son manque de liquidités (à condition qu’il soit temporaire). Dans certains cas, vous pourrez obtenir de meilleures conditions de paiement auprès des fournisseurs ou des banques. « De meilleures conditions de crédit se traduisent par un emprunt sans intérêt », indique le Journal of Accountancy.
– Liquidez les stocks superflus.
– Évaluez d’autres domaines où les dépenses opérationnelles peuvent être réduites sans handicaper l’entreprise de façon permanente, comme les salaires ou les biens et/ou services non stratégiques à faible marge bénéficiaire.
BIBLIOGRAPHIE
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