Mettre en place une politique d’absence maladie de courte durée peut être l’une des tâches les plus intimidantes auxquelles un professionnel des RH peut être confronté. Nous vous expliquons, étape par étape, ce que doit contenir une politique type d’absence pour maladie de courte durée.

Clarifiez l’objectif et le champ d’application de la politique d’absence maladie de courte durée

Les employeurs devraient introduire leur politique d’absence maladie de courte durée en réitérant la nécessité d’un équilibre entre :

• le besoin réel des employés de s’absenter du travail pour des raisons de santé ; et
• la nécessité de maintenir l’efficacité et la productivité du lieu de travail, afin de ne pas imposer de charges supplémentaires aux collègues d’un employé absent.

Il est important de préciser quand l’absence pour maladie de courte durée ne s’appliquera pas.

L’organisation pourrait soupçonner qu’il y a une faute en cause (par exemple, que l’employé n’est pas vraiment malade).

Dans ce cas, l’employeur peut appliquer sa procédure disciplinaire distincte à la place.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : objectif et champ d’application

Expliquer certains des termes utilisés dans la politique d’absence maladie de courte durée

L’introduction de la politique peut énoncer certaines définitions clés, par exemple ce qui compte réellement comme « absence maladie de courte durée » et quand la politique d’absence maladie de longue durée distincte de l’employeur s’applique.

Certains autres termes clés de la politique d’absence maladie de courte durée peuvent également devoir être expliqués.

Par exemple, une « période d’examen formel » pourrait être définie comme une période pendant laquelle un employé est tenu de montrer une amélioration de ses niveaux d’absence pour maladie.

• Exemple de politique d’absence pour maladie de courte durée : définitions des termes clés

Définir les attentes des responsables traitant des absences pour maladie de courte durée

Il est bon de définir dès le début de la politique les responsabilités des responsables hiérarchiques en matière d’absence pour maladie de courte durée.

Entre autres choses, les employeurs peuvent attendre des responsables hiérarchiques qu’ils :

• maintiennent des registres appropriés des absences pour maladie des employés, y compris l’obtention de l’auto-certification des employés pour les maladies de sept jours calendaires ou moins, et des preuves médicales pour les maladies de plus de sept jours;
• mettent en balance le fait de soutenir un employé réellement malade et d’encourager une meilleure présence à l’avenir;
• demandent un avis médical le cas échéant, y compris l’obtention du consentement de l’employé nécessaire avant de demander un rapport médical ; et
• conduisent des entretiens de retour au travail le cas échéant.

Il est également judicieux de rappeler aux responsables hiérarchiques l’obligation de procéder à des ajustements raisonnables pour les employés handicapés.

• Exemple de politique d’absence pour maladie de courte durée : conseils aux responsables hiérarchiques

Fournir aux employés des directives sur l’absence pour maladie de courte durée

Il faut également rappeler aux employés ce qu’ils doivent faire s’ils sont en arrêt maladie au travail. On attend généralement d’un employé qu’il :

• téléphoner à son responsable hiérarchique dès qu’il le peut au début de la journée de travail;
• continuer à tenir son responsable hiérarchique au courant de la situation pendant son arrêt maladie, par exemple en téléphonant au début de chaque jour d’absence suivant ;
• fournir les documents nécessaires, par exemple un formulaire d’auto-certification pour une maladie de sept jours civils ou moins et une preuve médicale pour une maladie de plus de sept jours ; et
• se présenter à un entretien de retour au travail si nécessaire.

On peut rappeler aux employés que plus ils sont honnêtes et ouverts avec leur responsable hiérarchique sur les raisons de leur absence, plus l’employeur sera en mesure de leur apporter son soutien.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : responsabilités des employés

Définissez vos exigences en matière de notification et de preuve d’absence maladie

Les employeurs doivent définir une procédure claire que les employés doivent suivre lorsqu’ils ne se présentent pas au travail en raison d’une mauvaise santé.

Typiquement, l’employeur demandera aux employés d’annoncer leur maladie à leur supérieur hiérarchique au début de la journée de travail.

Les employés peuvent être tenus d’appeler pour dire qu’ils sont malades chaque jour d’absence maladie suivant, bien que les employeurs doivent être flexibles à ce sujet.

Par exemple, un appel quotidien peut ne pas être possible si l’employé a été hospitalisé.

Cette section de la politique peut également être utilisée pour expliquer quelles preuves l’employé doit fournir.

Si la maladie dure sept jours civils ou moins, l’auto-certification est suffisante.

Pour une maladie qui dure plus de sept jours civils, une preuve médicale est requise, normalement sous la forme d’une note d’aptitude du médecin, également connue sous le nom de « déclaration d’aptitude au travail ».

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : notification et preuve

Expliquer le droit à l’indemnité de maladie des employés

C’est l’une des premières choses qu’un employé en congé maladie voudra savoir.

Les employés qui remplissent les conditions d’admissibilité et de preuve et qui sont en incapacité de travail pendant quatre jours consécutifs ou plus ont droit à l’indemnité de maladie légale.

L’indemnité de maladie légale est versée à un taux fixe, pour un maximum de 28 semaines au cours d’une même période d’incapacité de travail.

Certains employeurs offriront un régime contractuel d’indemnité de maladie plus généreux.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : indemnité maladie

Congé pour rendez-vous médicaux : expliquez les règles de votre organisation

Cela peut surprendre, mais il y a relativement peu de choses dans la loi britannique concernant le congé pour rendez-vous médicaux. Cela signifie que les employeurs sont libres de formuler leurs propres règles.

Les employeurs pourraient avoir une politique d’encouragement des employés à prendre des rendez-vous à leur propre rythme ou à un moment où la perturbation est minimale.

Cependant, c’est une bonne pratique pour les employeurs d’être flexibles. Les employeurs pourraient accorder un temps de congé raisonnable à d’autres moments lorsqu’il n’est pas possible d’organiser un rendez-vous médical dans le temps personnel de l’employé.

Si un employé bénéficie d’un congé payé pour se rendre à un rendez-vous médical, l’employeur peut demander à l’employé de rattraper ce temps plus tard.

Les professionnels des RH et les responsables hiérarchiques doivent savoir qu’il existe des règles spéciales pour les rendez-vous prénataux.

• Exemple de politique d’absence pour maladie de courte durée : congé pour rendez-vous médicaux

Définir les actions requises lors du retour au travail après une absence pour maladie

La politique d’absence pour maladie de courte durée doit définir ce que les employés et les responsables hiérarchiques doivent faire après une absence pour maladie.

Pour les employés, une tâche essentielle consiste à :

• remplir un formulaire d’auto-certification (lorsque la maladie dure sept jours civils ou moins) ; ou
• fournir une preuve médicale (lorsque la maladie dure plus de sept jours civils).

Pour les responsables hiérarchiques, une tâche essentielle consiste à vérifier le dossier d’absence de l’employé pour voir si :

• les niveaux d’absence signifient qu’une action formelle est nécessaire en vertu de la politique de gestion des absences de l’organisation ; et
• il existe des schémas d’absence suspects, par exemple des absences fréquentes le vendredi, le lundi, ou immédiatement avant ou après les jours fériés ou les jours de fête.

Le responsable hiérarchique peut inviter l’employé à un entretien informel de retour au travail, qui est reconnu depuis longtemps comme un moyen utile de surveiller les niveaux d’absence pour maladie.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : retour au travail

Grossesse et handicap : pourquoi ce sont des cas particuliers

Pour éviter le risque d’une plainte pour discrimination, il est important que la procédure d’absence pour maladie de courte durée de votre organisation traite différemment les absences liées à une maladie liée à la grossesse et au handicap.

La voie la plus sûre consiste à exclure les absences pour maladie liées à la grossesse lors du décompte du dossier d’absence pour maladie d’un employé aux fins de la gestion des absences.

Lorsqu’ils gèrent l’absence d’un employé handicapé, les employeurs doivent être très attentifs au risque d’une plainte pour discrimination liée au handicap en vertu de la loi sur l’égalité de 2010.

Renvoyer un employé handicapé ou lui donner un avertissement pour mauvaise présence peut constituer une discrimination découlant du handicap.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : grossesse et handicap

Décrire clairement la relation entre la maladie et les vacances

La jurisprudence sur l’interaction entre l’absence maladie et les congés annuels a longtemps causé des maux de tête aux professionnels des RH.

La politique d’absence maladie de courte durée doit couvrir deux scénarios principaux :

• Que se passe-t-il si un employé est malade ou blessé pendant ses vacances ?
• Un employé en congé de maladie continue-t-il d’accumuler des vacances ?

Les employeurs doivent se rappeler que la jurisprudence a établi que :

• un employé qui souffre d’une maladie pendant ses vacances peut être transféré en congé de maladie et demander à prendre les vacances à une date ultérieure ; et
• les employés continuent d’accumuler des congés annuels pendant leur congé de maladie.

Dans les deux scénarios, les employeurs ont le droit d’exiger des employés qu’ils suivent une procédure stricte. Par exemple, il pourrait être tenu de produire une preuve médicale de sa mauvaise santé pendant ses vacances, même si l’employé était à l’étranger à ce moment-là.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : congés de maladie et vacances

Mettre en place une procédure pour obtenir un avis médical

Les obligations de votre organisation en vertu de la loi de 1988 sur l’accès aux rapports médicaux et de la loi de 1998 sur la protection des données doivent être signalées aux responsables hiérarchiques, au service des RH et au service de santé au travail.

Il est essentiel qu’un employeur obtienne le consentement d’un employé lorsqu’il demande un rapport médical à son propre médecin ou au service de santé au travail de l’employeur.

La politique d’absence pour maladie de courte durée doit préciser que les informations médicales d’un employé doivent rester confidentielles et être stockées en toute sécurité.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : avis médical

Gestion des absences maladie : étape 1 point de déclenchement

Un système de points de déclenchement et d’avertissements est une partie essentielle d’un processus équitable de gestion des absences maladie.

Typiquement, le point de déclenchement de l’étape 1 se produira après qu’un employé a eu un nombre déterminé de jours d’absence pour maladie, ou un nombre déterminé de périodes d’absence, au cours des 12 mois précédents.

Il n’existe pas de système de déclenchement « unique » et les points de déclenchement que l’employeur choisit doivent être soigneusement réfléchis.

Par exemple, un employeur menant une campagne de réduction des absences dans l’ensemble de l’organisation peut souhaiter fixer le point de déclenchement à un nombre de jours inférieur.

Un employeur qui n’a pas traditionnellement eu de problème avec les niveaux d’absence peut souhaiter fixer le point de déclenchement à un nombre de jours supérieur.

Si un employé atteint un point de déclenchement du stade 1, l’employeur devrait organiser une réunion formelle avec lui pour discuter des niveaux d’absence.

L’employé pourrait recevoir un avertissement sur ses niveaux d’assiduité et avoir la possibilité d’améliorer son assiduité sur une période de temps déterminée.

L’employé devrait être autorisé à faire appel de tout avertissement émis.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : point de déclenchement de l’étape 1

Gestion des absences maladie : point de déclenchement de l’étape 2

Un employé sous avertissement de l’étape 1 pourrait passer à l’étape 2 si ses niveaux de présence ne s’améliorent pas.

Si un employé atteint un point de déclenchement de l’étape 2, l’employeur devrait organiser une deuxième réunion formelle avec lui pour discuter des niveaux d’absence insatisfaisants continus.

L’employé pourrait recevoir un deuxième avertissement concernant ses niveaux de présence, et avoir une autre opportunité d’améliorer sa présence sur une période de temps déterminée.

L’employé devrait être autorisé à faire appel de tout avertissement émis.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : point de déclenchement du stade 2

Gestion des absences maladie : point de déclenchement de l’étape 3

Si les niveaux de présence d’un employé ne s’améliorent pas malgré deux avertissements précédents, l’employeur pourrait le faire passer à un examen formel final de stade 3.

À ce stade, le licenciement peut être une réelle possibilité, et l’employeur devrait organiser une troisième réunion formelle avec lui pour discuter des niveaux d’absence insatisfaisants continus.

L’employé devrait être autorisé à faire appel du licenciement, si c’est ce que l’employeur décide de faire.

• Exemple de politique d’absence maladie de courte durée : étape 3 point de déclenchement

Prévoir une étape d’appel contre l’action pour les niveaux d’absence maladie

La toute dernière étape de la politique d’absence maladie de courte durée de l’employeur devrait couvrir les appels.

La politique devrait offrir à un employé un recours contre toute mesure prise, y compris un avertissement.

Si un employé est licencié en raison de ses niveaux d’absence pour maladie, il est important qu’il puisse faire appel de cette décision.

• Exemple de politique d’absence pour maladie de courte durée : recours

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