Qu’est-ce que la gestion des bons de travail ?

La gestion des bons de travail est l’approche systématique du traitement et de l’achèvement des bons de travail de maintenance en temps opportun afin de minimiser les temps d’arrêt des actifs. L’achèvement des ordres de travail dépend de la disponibilité d’autres ressources de maintenance telles que les actifs, les pièces, les personnes et l’argent.

Importance de la gestion des ordres de travail

Traditionnellement, les équipes de maintenance se sont appuyées sur des ordres de travail sur papier pour communiquer les affectations de tâches. Bien que les bons de travail eux-mêmes puissent être faciles à créer à la main, la gestion des bons de travail sur papier demande beaucoup de travail et introduit souvent plus de problèmes qu’elle n’en résout.

Par exemple, le personnel de maintenance doit interpréter une mauvaise écriture, ce qui entraîne une documentation incorrecte. Les copies physiques sont susceptibles d’être égarées et perdues, ce qui entraîne des oublis de maintenance. Les piles de papier encombrent les classeurs et les bureaux, ce qui rend difficile la recherche des bons de travail historiques.

Certaines équipes de maintenance ont évolué vers une gestion des bons de travail basée sur des tableurs, mais ces systèmes comportent leurs propres limites. Les feuilles de calcul ne peuvent être modifiées que par une seule personne à la fois, ce qui rend difficile pour les techniciens de voir les informations les plus récentes. Les bons de travail générés par les tableurs doivent toujours être imprimés, ce qui pose les mêmes problèmes que ceux évoqués précédemment. L’utilisation d’un logiciel tableur peut être intimidante pour le personnel.

A mesure que les organisations se développent, les méthodes de gestion des bons de travail  » à l’ancienne  » deviennent rapidement non viables et inefficaces. Plus encore, un regain d’intérêt pour l’efficacité opérationnelle a mis un coup de projecteur sur les fonctions du service de maintenance. Pour améliorer la gestion des bons de travail, les organisations investissent dans un système de gestion de la maintenance informatisée (GMAO).

Processus de gestion des bons de travail

Une bonne gestion des bons de travail prend en compte le bon de travail à chaque étape de sa vie, de la demande à l’achèvement. Les sections suivantes décrivent ce qui se passe à chaque étape du processus de gestion des bons de travail. Vous remarquerez comment une GMAO rend le processus de gestion des bons de travail plus rationalisé et plus efficace.

Approbation de la demande de travail

Le besoin de travaux de maintenance est souvent communiqué par une demande de travail ou une demande de service. Un approbateur examinera la demande et déterminera si un besoin légitime existe, si suffisamment d’informations sont disponibles pour créer un ordre de travail, ou si le problème a déjà été signalé. De nombreuses organisations utilisent la fonction de demande d’entretien d’une GMAO pour traiter les demandes entrantes. Si la demande est valide, elle sera approuvée et un ordre de travail sera créé.

Lire aussi : Qu’est-ce qu’un système de demande de maintenance?

Création

La création d’un bon de travail signifie que l’autorisation a été donnée d’effectuer le travail demandé. Les bons de travail sont créés à partir de demandes de maintenance approuvées, par le personnel de maintenance, ou automatiquement à partir d’une GMAO. À l’aide d’une GMAO mobile, les techniciens peuvent créer des bons de travail depuis le terrain.

Priorisation

La priorisation des bons de travail consiste à déterminer quels bons de travail doivent être réalisés en premier. La priorité d’un ordre de travail est généralement déterminée par la criticité du travail ou du bien. Par exemple, les ordres de travail liés à la sécurité (des sites ou du personnel) peuvent recevoir une priorité élevée. Les ordres de travail de moindre priorité comprennent la maintenance préventive de routine ou les demandes de maintenance non essentielles.

L’équipe de maintenance crée des normes pour ce qui rend un ordre de travail de haute ou de basse priorité. Non seulement cela permettra aux ordres de travail vraiment hautement prioritaires d’être complétés plus rapidement, mais lorsqu’un arriéré se produit, il devrait être constitué de travaux de faible priorité.

L’ordonnancement

L’ordonnancement des ordres de travail est basé sur leur priorité. Les ordres de travail d’urgence sont traités sans délai. Les ordres de travail de maintenance préventive sont généralement programmés en fonction d’intervalles basés sur le calendrier ou l’exécution, ou par les directives de maintenance du fabricant de l’actif. Cependant, le calendrier n’est pas le seul élément à prendre en compte lors de l’ordonnancement des ordres de travail.

Les responsables de la maintenance tiennent compte de la disponibilité des techniciens, des pièces de rechange et des fournitures, ainsi que des outils ou autres équipements spéciaux nécessaires à l’exécution des ordres de travail. Les logiciels de GMAO permettent de visualiser la charge de travail de la maintenance et d’identifier comment le personnel peut être utilisé le plus efficacement.

Attribution

Chaque équipe de maintenance est composée de techniciens dont les compétences et les aptitudes varient. Les ordres de travail doivent être attribués aux techniciens les mieux adaptés à la tâche. Pour les grandes organisations, les techniciens peuvent se spécialiser dans un métier particulier ou avoir reçu une formation sur des actifs spécifiques.

Les petites et moyennes entreprises sont plus susceptibles d’utiliser des valets à tout faire qui peuvent effectuer une multitude de tâches de maintenance. Déterminer qui est le meilleur pour le travail peut se faire par expérience directe, mais peut également être identifié à l’aide des rapports de maintenance d’une GMAO.

Distribution

Une fois que les bons de travail sont programmés et assignés, ils doivent trouver leur chemin dans les mains des techniciens. Les bons de travail peuvent être distribués physiquement, mais il faut du temps pour retrouver les techniciens. Les logiciels de GMAO permettent l’impression automatique sur les imprimantes désignées et l’envoi automatique de courriels au personnel. Une GMAO avec des capacités mobiles permet aux techniciens de recevoir instantanément les bons de travail sur des appareils connectés à Internet.

Exécution

L’exécution est l’acte du ou des techniciens assignés effectuant les tâches énumérées sur le bon de travail. Une GMAO vous permet de suivre la progression des bons de travail en temps réel afin que vous puissiez vous assurer que les techniciens restent au fait de leur travail.

Documentation

Une partie du processus de gestion des bons de travail consiste à former les travailleurs à documenter tous les résultats, qu’ils soient bons ou mauvais. Plus vous disposez d’informations précises, mieux vous vous porterez. Les techniciens doivent prendre soin d’enregistrer exactement ce qui a été fait, combien de temps a été passé, quelles pièces ont été utilisées, et ainsi de suite.

La documentation du travail dans une GMAO conduit à des dossiers de maintenance plus précis qui peuvent être utilisés pour identifier les domaines d’amélioration et aider au dépannage futur. Une mauvaise documentation conduit à des rapports inexacts ou défectueux – comme on dit, « garbage in, garbage out ». Plus la documentation de votre bon de travail est bonne, plus vous serez en mesure de surveiller et de suivre les indicateurs clés de performance (ICP) à l’aide des rapports de maintenance de la GMAO.

Clôture

La clôture du bon de travail intervient lorsque toutes les tâches ont été effectuées, tous les services fournis et que le travail est terminé. Les techniciens sont maintenant disponibles pour commencer à travailler sur d’autres bons de travail « ouverts ».

Analyse

Votre historique collectif des bons de travail est la base de rapports significatifs. Sans la fonctionnalité de reporting d’une GMAO, il devient très difficile de suivre les indicateurs clés de performance (ICP) qui donnent un aperçu de votre processus. Par exemple, avec quelle facilité pouvez-vous calculer le nombre de bons de travail qui ont été créés ou fermés en utilisant une feuille de calcul ou un système de suivi sur papier ?

Améliorer la gestion des bons de travail avec FTMaintenance

Même les meilleurs bons de travail peuvent échouer sans un système solide pour les gérer. FTMaintenance est un puissant logiciel de bons de travail qui simplifie votre processus de gestion des bons de travail. Avec la création, l’attribution, la distribution et la fermeture automatisées des bons de travail, FTMaintenance réduit la quantité de travail administratif nécessaire à l’accomplissement de vos activités de maintenance quotidiennes. Demandez une démo pour voir comment FTMaintenance peut améliorer le processus de gestion des bons de travail de votre organisation.