Pour donner le coup d’envoi de notre série Tout sur la collaboration, nous examinons la nature d’une collaboration réussie, ses avantages et ce qui est nécessaire au sein d’une organisation pour qu’elle s’épanouisse.

La collaboration sur le lieu de travail, c’est lorsque deux personnes ou plus travaillent ensemble en partageant des idées et en réfléchissant pour atteindre un objectif commun. C’est le travail d’équipe fonctionnant à un haut niveau.
Une grande quantité de réseaux sociaux n’équivaut pas nécessairement à une grande collaboration. Les gens peuvent fréquemment partager des informations en ligne, mais ils pourraient encore se retenir ou être plus préoccupés par la réalisation de leurs propres objectifs ou la création d’une image particulière d’eux-mêmes. Bien sûr, apprendre à connaître les gens par le biais des médias sociaux peut être une étape utile vers la collaboration ; par exemple, lorsque des contacts initiaux assez occasionnels et insignifiants débouchent sur des offres d’aide ou de conseils. Et ceux qui sont à l’aise dans l’utilisation des médias sociaux externes seront plus susceptibles de saisir et d’adopter rapidement les avantages des outils de collaboration sociale internes.

Conditions nécessaires

Il y a tellement d’informations sur les capacités impressionnantes des outils sociaux qu’on pourrait nous pardonner de penser que ceux-ci sont une condition préalable à une collaboration interne efficace. En fait, il existe un certain nombre de facteurs complètement différents qui pourraient être considérés comme les véritables éléments constitutifs d’une forte performance dans ce domaine au sein d’une organisation :

• Croyance en une cause commune – ce qui nécessite une vision et des objectifs organisationnels forts et efficacement communiqués
• Ouverture à l’apprentissage – ce qui signifie également comprendre ses propres forces, ses faiblesses et les points à améliorer. Cela peut sembler évident, mais malheureusement et comme l’illustre une récente étude de la Harvard Business School, nous ne semblons pas être très doués pour la conscience de soi. Cette étude, qui a rassemblé les données de plus de 357 000 personnes, a révélé une corrélation moyenne de 0,29 entre les auto-évaluations et les évaluations objectives (une corrélation de 1,0 indiquerait une précision totale). Et la corrélation était encore plus faible pour les compétences liées au travail. Surévaluer nos capacités et notre aptitude à accomplir des tâches dans un délai donné pourrait nous rendre peu enclins à collaborer, ou avoir un impact négatif sur les résultats du travail en équipe
• Ouverture au partage – dépend de la générosité et de la confiance (voir ci-dessous)
• Confiance – croire que vos opinions seront écoutées, prises en compte et que vous ne serez pas ridiculisé ou autrement désavantagé pour les avoir exprimées.

Porter ces caractéristiques à l’avant-plan dans toute l’organisation dépendra d’une culture fermement fondée sur une approche collaborative, pleinement adoptée par le leadership.

Les pièges de la collaboration

Une volonté apparente de collaborer ne conduit pas toujours à des résultats fructueux. La collaboration peut porter sur de toutes petites choses, donc lorsque les échanges ne vous font pas avancer, ce n’est pas un gros problème. Mais une collaboration défectueuse peut être un problème important lorsque des projets ou des décisions importantes sont en jeu.
Nous avons déjà vu comment une vision irréaliste de ses propres capacités peut miner la collaboration. Les individus surestiment aussi souvent la quantité de travail qu’ils ont contribué à un projet. Dans son livre Give and Take, Adam Grant appelle cela le biais de responsabilité, qui consiste à exagérer sa propre contribution par rapport à celle des autres. Ce type de situation peut créer des tensions, une solution possible étant de visualiser davantage le travail et les tâches et de rendre les contributions plus transparentes.
Une étude récente de l’UCL a souligné comment le « biais d’égalité » peut conduire les gens à donner le même poids à l’opinion des autres, qu’ils soient experts ou non, ce qui peut nuire au groupe.
L’auteur principal, le Dr Bahador Bahrami (Institut des neurosciences cognitives de l’UCL), a déclaré : « Les gens sont incroyablement mauvais pour prendre en compte les différences de compétence lorsqu’ils prennent des décisions de groupe. Même lorsque nous leur montrions exactement le niveau de compétence de chacun, ils se donnaient plus ou moins la même voix. Incroyablement, cela s’est poursuivi lorsque les gens ont été récompensés avec de l’argent réel pour avoir pris des décisions correctes. »
Ceci souligne l’importance d’avoir un processus de décision qui donne un poids approprié aux niveaux d’expérience et d’éviter de s’engager dans une voie particulière trop tôt avant qu’elle n’ait été correctement évaluée.
Diverses influences peuvent amener les gens à se conformer aux opinions et aux comportements du groupe. La pensée de groupe, un terme inventé par le psychologue social Irving Janis (1972), se produit lorsque le désir d’harmonie ou de conformité d’un groupe aboutit à des résultats irrationnels ou dysfonctionnels en matière de prise de décision, les participants ignorant les alternatives.
Dans le cas du paradoxe d’Abilene, un groupe de personnes décide collectivement d’une ligne de conduite qui va à l’encontre des préférences de beaucoup (ou de tous) les individus du groupe. Il s’agit d’une défaillance courante de la communication de groupe, dans laquelle chaque membre croit à tort que ses propres préférences sont contraires à celles du groupe et, par conséquent, ne soulève pas d’objections. Pensez-vous avoir déjà vu une telle chose ?

Les points communs entre les membres d’une équipe les aident à développer la confiance et à créer des liens. Ceux-ci peuvent être créés de diverses manières, souvent assez petites ; par exemple, avoir le même patron, le même anniversaire, le même nom ou le même hobby. Cependant, la diversité est importante au sein des groupes pour lutter contre la pensée de groupe. Les facteurs qui nous aident à créer des liens au sein des équipes peuvent également nous amener à faire des suppositions simplificatrices ou négatives sur les personnes extérieures à notre groupe.
En raison de notre tendance à catégoriser pour nous aider à traiter l’information plus facilement, nous pouvons avoir tendance à penser que les personnes d’un groupe extérieur sont plus semblables entre elles que les similitudes que nous avons au sein de notre groupe ; c’est-à-dire un groupe plutôt homogène où nous n’enregistrons pas vraiment les attributs ou caractéristiques individuels. Nous pouvons également commencer à considérer notre propre groupe comme supérieur. Ce sont les types de réactions qui se produisent couramment lorsque nous assistons à des tensions entre les départements organisationnels.
Tous ces pièges possibles soulignent l’importance d’un leadership efficace pour soutenir le processus de collaboration, en particulier sur les grands projets ; d’un environnement sûr dans lequel tout le monde est écouté sans jugement ; et d’un processus de prise de décision robuste qui considère objectivement toutes les options avant de choisir une solution.
L’importance des points communs au sein des groupes met également en évidence un avantage des outils de collaboration sociale, qui peuvent aider à créer des liens significatifs entre les individus là où il n’y en aurait pas eu auparavant.

Mesure

La collaboration consiste à obtenir les meilleurs résultats possibles, il est donc important, lorsque l’on prend des mesures pour améliorer la collaboration, de les piéger au fur et à mesure. Les exemples pourraient être les suivants : collaboration de nouveaux groupes conduisant au développement d’une nouvelle idée de produit passionnante ou à l’amélioration d’un service ; mise sur le marché de quelque chose plus rapidement que ce qui aurait été possible auparavant ; meilleure collaboration en ligne, réduisant le besoin de réunions et de conférences, avec les économies de temps et de frais de déplacement qui en résultent.

Quelques faits et chiffres sur la collaboration

Contexte

• Les employés passent environ neuf heures par semaine à rechercher des informations (Atlassian)

Points de vue des employés

• 86% des employés accusent le manque de collaboration ou une communication inefficace d’être à l’origine des échecs sur le lieu de travail. (Fierce Inc.)
• 90% des employés pensent que les décideurs devraient rechercher d’autres opinions avant de prendre une décision finale ; environ 40% estiment que les dirigeants et les décideurs omettent systématiquement de le faire. (Fierce Inc.)
• Près de 100% (99,1%) préfèrent un lieu de travail dans lequel les gens identifient et discutent des problèmes de manière honnête et efficace, mais moins de la moitié ont déclaré que leur organisation le fait. (Fierce Inc.)
• Dans une étude, 38% des travailleurs estimaient qu’il n’y avait pas assez de collaboration sur le lieu de travail. Les participants ont déclaré que les facteurs encourageant la participation étaient : la reconnaissance positive des apports partagés (50 %) ; les encouragements des cadres supérieurs (41 %) ; la possibilité de partager facilement des apports avec différents services (33 %) (Cornerstone OnDemand)

Résultats négatifs d’une mauvaise collaboration

• L’échec de la mise en œuvre des technologies sociales rend les employés hautement qualifiés et la direction 20 à 25 % moins productifs (McKinsey and Company)
• Les employés considèrent que la moitié des réunions sont une perte de temps. 45% de tous les employés se sentent dépassés par le nombre de réunions auxquelles ils doivent assister (Atlassian)

Bénéfices

• Près de la moitié des organisations considèrent le partage des connaissances comme le principal objectif de la collaboration sociale (Vantana Research)
• Les entreprises utilisant des logiciels de collaboration sociale constatent des améliorations de la productivité de 12 à 5% en moyenne (Forbes)
• 97% des entreprises utilisant des logiciels de collaboration ont déclaré pouvoir servir plus de clients, plus efficacement (ICE3)
• Les réseaux sociaux internes peuvent réduire le volume des courriels de 30%
• Les employés utilisant des outils sociaux d’entreprise ont constaté une augmentation de 39% de la connectivité (NCC.co.uk)
• La collaboration est un facteur clé de la performance globale des entreprises dans le monde. Son impact est deux fois plus important que l’agressivité d’une entreprise dans la recherche de nouvelles opportunités de marché et cinq fois plus important que l’environnement de marché externe (Frost & Sullivan)

Les leaders

• Lorsque l’on a demandé aux PDG quels étaient les facteurs sur lesquels ils se concentraient pour tirer le meilleur des employés, l’éthique et les valeurs arrivaient en tête, suivis par la promotion d’un environnement collaboratif (63%). Lorsqu’on leur a demandé quels étaient les traits de caractère qu’ils appréciaient le plus, ils ont également cité le plus souvent le fait d’être collaboratif (75 %) (étude IBM)

Mais

• Les recherches d’All Things IC et de Simply Communicate suggèrent un manque de compréhension et un malaise de la part des PDG concernant les médias sociaux internes

Comme nous pouvons le voir dans ce bref aperçu, les outils de collaboration sociale ne peuvent pas créer une culture collaborative à eux seuls. Cependant, ils peuvent faciliter le partage d’informations et aider à créer des réseaux et des connexions entre des employés qui, autrement, n’auraient eu aucun contact ou un contact limité.
Lorsqu’on travaille en groupe sur des projets importants, il est important qu’il y ait des contrôles et des équilibres en place pour éviter que la nature de la dynamique d’équipe n’entraîne des prises de décision erronées.
La psychologie de groupe rend la tendance à travailler en silos et à avoir l’impression d’avoir peu en commun avec les autres compréhensible plutôt qu’anormale. Cependant, elle peut conduire à des résultats commerciaux très négatifs, qu’elle existe dans l’ensemble de l’organisation, entre les départements ou au sein d’un département, de sorte que des stratégies devraient être mises en place pour démanteler ces barrières et créer une meilleure compréhension.
Regardez les prochains articles de notre série Tout sur la collaboration, où nous explorerons différents aspects de ces questions, et où nous présenterons également des critiques de livres et des liens vers d’autres articles pertinents.