A humánerőforrás-gazdálkodás nagyon összetett szakterületté vált a törvények miatt, amelyek szabályozzák, hogy egy szervezet hogyan kezeli az emberi tőkét.

A szervezetek felelősek a nem megfelelő humánerőforrás-nyilvántartásért és az akták karbantartásáért.

Az emberi erőforrás funkció ellenőrzésére szolgáló, jól meghatározott folyamat megléte elengedhetetlen a szervezet jogi felelősségi problémáktól való megóvásához.

Egy folyamatot kell kialakítani az emberi erőforrás akták szisztematikus felülvizsgálatára és karbantartására.

Kiemelt területeknek kell lenniük:

Elkészítettünk egy HR-akták ellenőrzésére vonatkozó ellenőrző listát, hogy segítsünk Önnek a kezdésben!

6 humánerőforrás-ellenőrzés, amelyet el kellene végeznie

I-9 nyilvántartások

Az I-9 (foglalkoztatási jogosultság ellenőrzése) nyilvántartás nem megfelelő vezetése büntetést vonhat maga után.

Elkerülhetetlen tehát, hogy legyen egy folyamat az összes irat felülvizsgálatára és annak biztosítására, hogy az I-9 nyilvántartások aktuálisak és naprakészek legyenek.

Kérdések:

• Az I-9 nyomtatványokat olyan biztonsággal tárolják, amely ellenőrzi a hozzáférést?

• Milyen ütemezés szerint történik az I-9 akták ellenőrzése?

• Az I-9 aktákat a munkavállalói személyzeti aktáktól elkülönített helyen tartják?

Diszkriminációmentes gyakorlatok

A munkavállalói aktákban kell tartani a foglalkoztatási döntéseket befolyásoló dokumentumokat.

Ez különösen fontos, ha a közösségi hálózatokat használják a felvételi szűrési gyakorlatban, vagy az információgyűjtés bármely más formájában.

Az, hogy miért választották az egyik jelöltet egy másik helyett, fontos információ, amelyet az aktákban kell tartani.

Ez különösen fontos lehet a Lily Ledbetter Fair Pay Act törvénynek való megfelelés szempontjából.

Kérdések:

• Az EEO feljegyzéseket biztonságosan tárolják és a munkavállalói személyi aktától elkülönített dossziéban tartják?

• Az EEO-nyilvántartásokat csak jelentési célokra használják?

Egészségügyi akták

Az egészségbiztosítás hordozhatóságáról és elszámoltathatóságáról szóló törvény (HIPPA) célja az egészségügyi adatok magánéletének védelme.

Sértés történhet, ha a beteg adatait a beteg engedélye nélkül osztják meg.

A munkáltatóknak speciális eljárásokkal és irányelvekkel kell rendelkezniük az egészségügyi információk védelme érdekében.

Az egészségügyi információs aktákat a munkavállalói aktáktól elkülönítve kell tartani és karbantartani.

Az ezen információkhoz való hozzáférést csak a szükséges ismeretekre kell korlátozni.

Egy HR-szakember például lehet az a személy, aki a biztosítótársasággal kommunikál a munkavállaló juttatásainak és egy adott egészségügyi állapotra vonatkozó fedezetének bizonyos aspektusairól.

Ez indokolná a szükséges ismereteket.

Az adott munkavállaló felettesének azonban nem biztos, hogy tudnia kell az egészségügyi állapotról.

Kérdések:

• Az egészségügyi információkat tartalmazó munkavállalói nyilvántartásokat a munkavállalói személyi aktáktól elkülönítve tárolják?

• A munkavállalói egészségügyi aktákat biztonságos helyen, korlátozott hozzáféréssel tárolják?

• Hogyan határozza meg, kinek kell tudnia a munkavállaló egészségi állapotáról?

Az iratok megőrzése

Minden államban más-más törvények szabályozzák a személyügyi iratok megőrzését.

Az elektronikus és a papíralapú aktákat egyaránt meg kell őrizni.

Az elektronikus akták általánossá válásával azonban elengedhetetlen annak biztosítása, hogy az elektronikus aktákhoz való hozzáférés korlátozott és ellenőrzött legyen.

Kérdések:

• Létezik-e írásos szabályzat az akták megőrzéséről?

• A megszűnt alkalmazottak iratait biztonságosan tárolják?

• Milyen eljárás szerint semmisítik meg a HR-aktákat, ha a megőrzési időszak lejárt?

• Milyen ütemterv szerint történik az akták azonosítása, megsemmisítése és megsemmisítése?

• Vannak-e olyan akták, amelyek mentesülnek a megsemmisítés alól, ha megfelelnek a megőrzési kritériumoknak? Például a perben érintett alkalmazottak aktáit megőrzik?

Munkavállalói akták

A humánerőforrás részleg hozzáfér a munkavállalók személyes adataihoz.

A személyes adatok, például a társadalombiztosítási szám, a lakcím, a telefonszám stb. védelme bizalmasnak tekintendő, és csak a szükséges ismeretek alapján szabad megosztani.

A humánerőforrás akták ellenőrzésének strukturált és rendszeres megközelítése biztosíthatja, hogy a szervezet felkészült legyen egy külső ellenőrzésre.

Létre kell hozni olyan irányelveket és eljárásokat, amelyek szabályozzák a szervezetnek a munkavállalói akták karbantartására vonatkozó gyakorlatát.

A munkavállalói akták naprakészen tartása érdekében rendszeresen ütemezett aktaauditokat kell végezni a gyakorlat következetességének és az irányelveknek való megfelelésnek a biztosítása érdekében.

Kérdések:

• Mit jelent az akták biztonságos szekrényben való tárolása?

• Hogyan osztják ki a jelszavakat az elektronikus aktákhoz való hozzáféréshez?

• Hogyan vonják vissza a jelszavakat, ha a hozzáféréssel rendelkező alkalmazott kilép a munkaviszonyból?

• Milyen módon távolítják el a személyes és érzékeny alkalmazotti információkat az aktákból? Például a társadalombiztosítási szám.

• Az akták ellenőrzését belsőleg végzik a munkatársak vagy egy független külső ellenőr végzi?

• Milyen szabályzat vonatkozik az alkalmazottak HR-aktájukhoz való hozzáférésére?

Elektronikus akták

A technológia nagyot lépett előre, és ma már sok szervezet használ elektronikus HR-aktákat.

Miözben ez az új technológia értékes időt és erőforrásokat takarít meg, kihívásokat is jelenthet.

Kérdések:

• Milyen irányelvek és ellenőrzések biztosítják, hogy az elektronikusan tárolt információk pontosak és rendszeresen frissülnek?

• Létezik-e lehetőség arra, hogy szükség esetén az elektronikus aktát papír alapú kinyomtatássá alakítsák át?

• Létezik-e írásos szabályzat arra vonatkozóan, hogy ki férhet hozzá az elektronikus aktákhoz? Hogyan ellenőrzik ezt a hozzáférést?

• Hogyan osztják el a jelszavakat a hozzáféréssel rendelkezők között?

• Hogyan vonják vissza a jelszavakat, ha egy hozzáféréssel rendelkező alkalmazott kilép a munkaviszonyból?

• Hányszor vizsgálják felül a technológiát, hogy az megfeleljen a változó HR-igényeknek?

• Hogyan képzik ki a hozzáféréssel rendelkezőket a bizalmas információk megfelelő használatának és védelmének biztosítása érdekében?

• Hogyan történik az elektronikus adatok biztonsági mentése?

A vállalkozás humánerőforrás funkciója összetett és folyamatos felülvizsgálatot igényel.

A szervezet méretétől függően félévente el kell végezni az akták ellenőrzését.