Kisvállalkozóként a kintlévőségek forgalmának javítása prioritás kell, hogy legyen. Végtére is, a termék vagy szolgáltatás hitelre történő értékesítésével megkeresett pénzt nem lehet igazán bevételnek tekinteni, amíg azt be nem szedték az ügyfelektől. Minél jobban kezeli a kintlévőségeit és gyűjti be a vevői fizetéseket, annál jobb lesz a pénzforgalma. Az egészséges pénzforgalom pedig a hosszú távú üzleti siker egyik legjobb mutatója.
Mi a követelésforgalom?
A követelésforgalom azt mutatja, hogy a vállalkozás mennyire hatékonyan alakítja át a követeléseit a bankban lévő készpénzre. A Számlakövetelések Forgalmassági Mutatója segítségével felmérheti, hogy milyen hatékonyan nyújt hitelt az ügyfeleknek és szedi be a tartozását.
Hogyan kell kiszámítani a Számlakövetelések Forgalmassági Mutatóját
Ebben a képletben a nettó hitelértékesítés egyenlő a teljes hitelértékesítéssel a mérési időszakban (havi, negyedéves, éves), csökkentve a vevői visszatérítésekkel és visszatérítésekkel.
Az átlagos követelésállományt úgy számolhatja ki, hogy az időszak elején fennálló követeléseinek összegét hozzáadja az időszak végén fennálló követeléseinek összegéhez, és az eredményt elosztja kettővel. A nettó hitelértékesítés és az átlagos követelésállomány mérési időszakának meg kell egyeznie.
Miért fontos a követelésforgalom?
Általában minél magasabb a követelésforgalom aránya, annál több készpénz áll a vállalkozás rendelkezésére a kiadások kifizetésére és a tartozások kiszolgálására.
Az alacsony forgalom viszont figyelmeztető jel lehet arra, hogy vállalkozása:
- Gyenge hitelellenőrzési politika,
- Egy rendszertelen megközelítés a vevői behajtásokhoz, vagy
- Egy pénzügyileg megbízhatatlan ügyfélkör
A hitelfeltételek és a követeléskezelési folyamat vizsgálata kritikus fontosságú a vállalkozása pénzügyi egészségének védelme szempontjából. Tehát ezt szem előtt tartva, íme 9 tipp, amelyekkel javíthatja a kintlévőségek forgalmát.
9 mód, ahogyan javíthatja a kintlévőségek forgalmát
Erős ügyfélkapcsolatok kiépítése
A kintlévőségekkel kapcsolatos első ökölszabály az erős ügyfélkapcsolatok kiépítése. A boldog ügyfelek általában szívesen fizetnek az Ön által nyújtott árukért vagy szolgáltatásokért. Akár kisvállalkozásról, akár növekvő vállalatról van szó, az olyan apró gesztusok, mint egy barátságos telefonos vagy e-mailes bejelentkezés az ügyfelekkel, nagy különbséget jelenthetnek az időben történő fizetés beszedésében.
Pontos, időben és gyakran számlázzon
A pontos, részletes számla a legkönnyebben fizethető számla az ügyfelei számára! De ugyanilyen fontos, hogy időben és gyakran számlázzon. A késve számlázó cégek azt kockáztatják, hogy precedenst teremtenek a késedelmes fizetések elfogadására.
Ne kövesse el azt a hibát, hogy megvárja, amíg a kintlévőségek viszonylag magasak lesznek, mielőtt kiszámlázza ügyfeleit. A több mint egy hónappal ezelőtt nyújtott szolgáltatásokról vagy termékekről történő számlázás növeli annak valószínűségét, hogy az ügyfelek mentálisan továbbléptek. Az ügyfelek számára is kevésbé ijesztő, ha kisebb, rendszeres számlákat fizetnek, mintha egyetlen nagy negyedéves számlát kellene kifizetniük.
Fizetési feltételek feltüntetése
Számláin egyértelmű fizetési feltételek feltüntetésével sikerre készíti kintlévőségeit. Kérje a nettó 30 napon belüli fizetést, és ne féljen késedelmi díjakat is feltüntetni. A késedelmi díjak általában az eredeti számlaösszeg egy százalékát teszik ki. Ha nagyobb dollárértékű termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít, bölcs lehet, ha hitelkeretet is meghatároz, vagy fizetési terveket kínál.
Felhőalapú szoftverek használata
A felhőalapú számviteli szoftverek megkönnyítik a számlázási és kintlévőségkezelési folyamatot. A felhőben való munkavégzés lehetővé teszi, hogy bárhonnan hozzáférjen pénzügyi adataihoz, és valós időben együttműködjön könyvelő csapatával.
Az Enkelnél szeretjük a Xero és a QuickBooks Online szoftvereket használni a kis- és középvállalati ügyfelekkel való munkához, mivel könnyen kezelhetőek és magas szintű funkcionalitást biztosítanak
A Xero és a QuickBooks Online is egyszerű integrációt kínál az időnyilvántartó szoftverrel, ami azt jelenti, hogy a céges számlákba időbejegyzéseket is beépíthet. És mivel zökkenőmentesen együttműködnek az olyan programokkal, mint az Expensify és a Receipt Bank, lehetővé teszik azt is, hogy a felmerült költségeket is feltüntethesse a számláin.
A Xero és a QuickBooks Online számos elemző eszközzel kapcsolódik, amelyek segítségével nyomon követheti a pénzforgalmat. Ezek a felhőalapú könyvelési szoftverek megkönnyítik az ismétlődő számlák és a nyomon követési emlékeztetők automatizálását az ügyfelek számára.
Egyszerűsítse a számlák kifizetését
Azzal, hogy többféle módot biztosít az ügyfelek számára a számlák kifizetésére, megkönnyíti számukra, hogy elfogadják a könyvelési részlegük által preferált számlafizetési módszert. Ez pedig azt jelenti, hogy sokkal nagyobb valószínűséggel fizetik ki időben a számláit!
Elmúltak azonban azok az idők, amikor elég volt csak csekket vagy átutalást elfogadni a fizetéskor. Ma már a legtöbb vállalat elfogadja az EFT (elektronikus pénzátutalás) és a hitelkártyás fizetéseket is.
Az Enkelnél a Plooto-t használjuk a csekken vagy átutalással történő fizetések gyors elküldésére és fogadására – míg az olyan programok, mint a Square, megkönnyítik ügyfelei számára a számlák hitelkártyás fizetését. Igen, ezekhez a szolgáltatásokhoz jutalékdíjak kapcsolódnak, de az online fizetések elfogadásának kényelme és a kifizetések korábbi beérkezése miatt ezek a szolgáltatások megtérülő kiadássá válhatnak.
Lépjen le a kintlévőségek kezeléséről
A legjobb módszer a kintlévőségek kezelésére, ha teljesen elbúcsúzunk tőlük! Ez nem biztos, hogy minden szolgáltatásalapú vállalkozás számára életképes megoldás, de sok vállalatnak lehetősége van arra, hogy a termék vagy szolgáltatás nyújtása előtt elfogadja az előlegeket.
Az online fizetési platformok, például a Square vagy a PayPal használatával megszüntetheti a behajtási hívások szükségességét, miközben csökkentheti az ügyfelek nemfizetéséből eredő potenciális veszteségeket. A fizetési portálok által felszámított jutalékok eleinte költségesnek tűnhetnek, de hosszú távon gyakran időt és pénzt takarítanak meg.
Egyszerűsítse számlázási struktúráját
Sok szolgáltató vállalkozás csökkentette a kintlévőségekkel kapcsolatos fejfájást azzal, hogy áttért a fix díjas számlázásra. Amikor szolgáltatási szerződést köt az ügyfelével, lényegében ugyanazt a havi szolgáltatást kínálja fix áron. Ez pedig nagyban hozzájárulhat a gyakran előforduló pánik csökkentéséhez, amikor az ügyfél a vártnál magasabb számlát kap.
A fix díjas számlázási megállapodások azt is lehetővé teszik, hogy kérje, hogy az automatikus kifizetéseket minden hónapban közvetlenül az ügyfelei számlájáról vonják le. Ennek eredményeképpen a fix díjas számlázás hatékony egyensúlyt teremt aközött, hogy ügyfelei számára egyértelmű számlázást biztosít – és biztosítja, hogy Ön rendszeresen és időben megkapja a fizetéseket.
Rendszeres nyomon követés
Senki sem szereti a behajtási hívásokat. Annál is inkább érdemes követnie tippjeinket a kintlévőségek forgalmának javítására, és csökkenteni annak szükségességét, hogy egyáltalán meg kelljen hívnia őket!
Azzal racionalizálhatja a behajtási folyamatot, ha alapelvvé teszi, hogy mindig részletes, pontos számlákat és egyértelmű fizetési feltételeket adjon előre. Hibák azonban előfordulnak. És néha egy elmaradt fizetés csak az – egy őszinte hiba, amikor az ügyfél értékelni fogja a barátságos emlékeztetőt.
Az Enkelnél a behajtási folyamatunk magában foglalja mind a számla esedékessége előtt 10 nappal küldött udvarias emlékeztetőt, mind pedig az azonnali nyomon követést, amint ez az esedékesség letelt.
Egyeztessen gyakran
Minél gyakrabban egyezteti a számviteli nyilvántartását, annál naprakészebb lesz a kintlévősége. Hogyan függ össze a kettő?
Mihelyt a hitelező ügyfelektől befizetéseket kap, azokat egyeztetni kell a fennálló számlákkal, és törölni kell a kintlévőségek listájáról. Ez naprakészen tartja a kintlévőségek egyenlegét, és megkönnyíti a forgalom nyomon követését. Az Enkelnél éppen ezért hiszünk a gyakori banki egyeztetésekben.
Ne feledje, hogy a követelések forgalmának kezelése, nyomon követése és javítása érdekében tett lépések kulcsfontosságúak az egészségesebb pénzforgalom érdekében. A forgalom nyomon követése nem csak abban segít, hogy felismerje a követeléskezelési gyakorlatában megfigyelhető tendenciákat, de ezen információk segítségével felmérheti a gyakorlatának a vállalat nyereségességére gyakorolt hatását is.
Ha további támogatást keres a követeléskezelésben, mi segíthetünk! Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha többet szeretne megtudni.