Ha kíváncsi vagy, mit jelent a DPO jelentése részletesen, akkor tessék. Itt van, hogy mit jelent hosszabb terjedelemben az Ön számára. Vegyük az elejétől kezdve.
Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) kötelezte a szervezeteket arra, hogy adatvédelmi tisztviselőt (DPO) nevezzenek ki, aki egy szervezetnél a megfelelőségért felel. Ez szükséges követelmény azon hivatalok számára, amelyek hatóságnak vagy szervnek minősülnek. Ez akkor is elengedhetetlen, ha a szervezet rendszeresen végez bizonyos típusú feldolgozási tevékenységeket olyan adatok tekintetében, amelyek személyes vagy érzékeny adatoknak minősülhetnek.
Ha van adatvédelmi tisztviselő, akkor speciális minőségben, magánszemélyként segítheti és támogathatja szervezetét a belső megfelelés ellenőrzésében, valamint tájékoztathatja és tanácsot adhat az adatvédelmi gyakorlatával kapcsolatban. Képesek a helyszínen korrigálni a szabályzatokat, segítenek a jogi kötelezettségek teljesítésében, és tanácsot adnak az adatvédelmi hatásvizsgálatokkal (DPIA) kapcsolatban, amikor és amikor új projektek indulnak. Az adatvédelmi tisztviselő lehet az érintettek kizárólagos kapcsolattartója és az egyetlen felügyeleti hatóság is.
Az adatvédelmi tisztviselő egy szervezetnél az adatvédelemért felelős személyt jelenti. Tehát függetlennek kell lennie, adatvédelmi szakértőnek, megfelelő forrásokkal kell rendelkeznie, és a legmagasabb vezetői szintnek kell jelentenie. Ha nagy a parancsnoki lánc, akkor ez megnehezítheti a szervezet dolgát.
Az segít abban, hogy egy adatvédelmi tisztviselő megfelelő adatvédelmi tisztviselő legyen, hogy jól kell ismernie a szervezeti struktúrát, hogy a felmerülő problémákat minden szinten közvetlenül orvosolni tudja. Ezért is célszerű, ha a meglévő alkalmazottak közül nevezik ki őket. Egy kívülről kinevezett adatvédelmi tisztviselő is elláthatja ezt a funkciót.
A szervezet számára az is rendben van, ha megosztott adatvédelmi tisztviselőt nevez ki. Ez azt jelenti, hogy egy csoport vagy szervezetek vagy változatos, egymástól független, több szervezet is kinevezhet közöttük egyetlen DPO-t. Az adatvédelmi tisztviselők segíthetnek a szervezeteknek a megfelelőség bizonyításában és az elszámoltathatóságra való fokozott összpontosításban.
Az adatvédelmi tisztviselő pozíciója
Meg kell győződnie arról, hogy az adatvédelmi tisztviselő pozíciója önálló. Az adatvédelmi tisztviselő közvetlenül a legmagasabb szintű vezetésnek tartozik beszámolási kötelezettséggel. A szervezeteknek meg kell adniuk az adatvédelmi tisztviselőnek a szükséges függetlenséget ahhoz, hogy feladatát teljes kényelemben és szabadságban végezhesse.
Az is lényeges, hogy az adatvédelmi tisztviselővel a szervezet tagjai időben felvegyék a kapcsolatot. Létre kell hozni egy olyan rendszert, amelyben az emberek szabadon kapcsolatba léphetnek az adatvédelmi tisztviselővel. Az adatvédelmi tisztviselő jelentése tehát azt is magában foglalja, hogy az adatvédelmi tisztviselő elérhető és könnyedén kapcsolatba léphet az egész cég által a személyes adatok védelmével kapcsolatos minden kérdésben.
Minden szervezetnek meg kell értenie, hogy az adatvédelmi tisztviselőnek kellően jól felszereltnek kell lennie ahhoz, hogy el tudja látni a feladatait. Ez azt jelenti, hogy semmiféle szankció vagy negatív hozzáállás nem korlátozhatja az adatvédelmi tisztviselőt feladatai ellátásában. A szervezetnek meg kell értenie, hogy az adatvédelmi tisztviselő azért van, hogy megkönnyítse őket, és segítsen megelőzni a jogi baleseteket. Ők jelentik a kapcsolatot a szervezet és a jog között.Minden olyan cégnek, amely adatvédelmi tisztviselőt alkalmaz, és az adatvédelmi tisztviselői szerepkörén kívül további feladatokat bíz rájuk, el kell ismernie, hogy az adatvédelmi tisztviselőre bízott egyéb feladatok vagy kötelezettségek nem vezetnek összeférhetetlenséghez az adatvédelmi tisztviselői szereppel.
Az adatvédelmi tisztviselő feladatai
Az adatvédelmi tisztviselőnek számos előre meghatározott feladata van. Ezek mind a GDPR-nek és más adatvédelmi jogszabályoknak való megfelelés ellenőrzéséhez kapcsolódnak. A DPO-nak lépést kell tartania az iparági frissítésekkel. Minden adatvédelmi tisztviselő fő feladatai közé tartozik az adatvédelmi irányelvek ismerete, megértése és érvényesítése, a figyelemfelkeltés, a képzés és az auditok.
A DPO feladata az is, hogy meggyőződjön arról, hogy a cég figyelembe veszi az adatvédelmi tisztviselő tanácsát és az adatvédelmi kötelezettségekkel kapcsolatos tájékoztatását. Minden cégnek, amely DPIA-t végez, tanácsot kell kérnie adatvédelmi tisztviselőjétől, aki az új projektben a megfelelési folyamatot is figyelemmel tudja kísérni.
Mindezek a feladatok a GDPR 36. cikkéhez kapcsolódnak. Az adatvédelmi tisztviselőnek kapcsolatban kell maradnia az adatvédelmi felügyelővel. Az adatvédelmi tisztviselőnek figyelmeztetnie kell a szervezetet a feldolgozási műveletekkel kapcsolatos kockázatokra is, és minden lehetséges esetben figyelembe kell vennie az adatfeldolgozás jellegét, hatályát, kontextusát és célját, minimalizálva azt.
Az adatvédelmi tisztviselőnek a lehető legkönnyebben elérhető kapcsolattartási pontként kell működnie az alkalmazottaink, az egyének és az érintett adatvédelmi felügyelő számára. Ez mind magára a szervezetre, mind az adatvédelmi tisztviselőre vonatkozik. Együtt kell működniük annak érdekében, hogy az adatvédelmi tisztviselő használható és aktív elérhetőségeit közzétegyék, és közöljék azokat a megfelelő adatvédelmi felügyelővel.
Miért fontos adatvédelmi tisztviselőt kinevezni?
Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) értelmében Ön köteles adatvédelmi tisztviselőt kinevezni, ha:
- hivatal vagy szerv
- a fő tevékenységei nagymértékű, rendszeres és rendszeres megfigyelést igényelnek az egyének tekintetében
- a fő tevékenységei különleges adatkategóriák vagy büntetőítéletekkel és bűncselekményekkel kapcsolatos adatok nagymértékű feldolgozásából állnak.
Ez mind az adatkezelőkre, mind az adatfeldolgozókra vonatkozik. Egyes szervezetek önkéntesen is kinevezhetnek adatvédelmi tisztviselőt; tisztában kell lennie azzal, hogy a pozícióra és a feladatokra ugyanazok a követelmények vonatkoznak, mintha a kinevezés kötelező lett volna, így ugyanezt az útmutatót használhatja hivatkozási pontként, hogy lássa, hogyan és hol kell felszerelni az adatvédelmi tisztviselőt.
Az általánosan elfogadott gyakorlat az, hogy függetlenül attól, hogy a GDPR kötelezi-e Önt adatvédelmi tisztviselő kinevezésére vagy sem, a szervezeteknek biztosítaniuk kell, hogy elegendő személyzettel és erőforrással rendelkezzenek a GDPR szerinti kötelezettségeinek teljesítéséhez.
Dióhéjban összefoglalva, egy adatvédelmi tisztviselő tanácsadással segíthet bármely szervezetnek, értékelheti a teljesítményüket és a jogszabályokon belül működhet. Ez lehet speciális tanácsadás olyan minőségben, amelyben más alkalmazottak esetleg nem tudnak segíteni. Különösen ott, ahol olyan érzékeny folyamatok zajlanak, amelyek közvetlen konfliktusban állnak az adatvédelmi tisztviselő szerepével és az alkalmazottak saját kijelöléseivel.
Az adatvédelmi tisztviselők nemcsak a megfelelés ellenőrzésében segítenek. Úgy is tekinthető, hogy kulcsszerepet játszanak a szervezet adatvédelmi irányítási struktúrájában, és hozzájárulnak az elszámoltathatóság javításához.
Ez azonban teljesen rendben van, ha a fent említett kritériumok nem felelnek meg az Ön szervezetének, és úgy dönt, hogy szervezetének nincs szüksége adatvédelmi tisztviselő kinevezésére. Önkéntes esetben vagy azért, mert egy szervezet nem felel meg a fenti kritériumoknak, érdemes ezt a döntést rögzíteni, hogy segítsen bizonyítani az elszámoltathatóság elvének való megfelelést. És képes legyen megmagyarázni a bíróság előtt, hogy miért és ki végezte el az ellenőrzést annak biztosítása érdekében, hogy nincs szükség az adatvédelmi tisztviselő kinevezésére, ha és amikor erre kerül a sor.
A Seers segíthet Önnek az adatvédelmi tisztviselői követelményekkel kapcsolatban, ezért vegye fel velünk a kapcsolatot: [email protected]
.