Az irodában csengetnek. Balra tőled három kolléga néz át egy aktát. Mögötted valaki más éppen a telefonon beszélget. Ön üzenetet kap a Whatsappon, miközben megpróbál újraolvasni egy e-mailt, amit nem ért.

Ez ismerősen hangzik? Az elmúlt néhány évben a munkahelyen valóságos, gyors ütemű forradalom zajlott le a digitális technológia térnyerésének, a nyitott irodáknak és a rendelkezésünkre álló gyors és azonnali kommunikációs eszközök sokaságának köszönhetően. Öntől elvárják, hogy egy rendkívül ösztönző környezetben fejlődjön, ahol végtelen mennyiségű információt kell befogadnia, feldolgoznia és előállítania. Ez az állandó információáradat nagy megterhelésnek teszi ki az elménket, és az agyunknak kell megbirkóznia ezzel a véget nem érő stimulációval. Néha ez a hatalmas szellemi erőfeszítés ahhoz vezet, amit a tudósok “kognitív túlterhelésnek” neveznek. Hogyan lehet tehát ilyen körülmények között elkerülni a túlterhelést és megőrizni valamiféle kognitív egyensúlyt? Válaszoljunk erre a kérdésre, és nézzük meg, hogyan működik az agy, Marie Lacroix idegkutatóval, a Cog’X ügynökség társalapítójával.

A tudományos definíció

Marie Lacroix meghatározása szerint a mentális teher vagy kognitív terhelés “az információ feldolgozásának költsége a legtöbb adott körülmények között az egyén számára”. A közhiedelemmel ellentétben a kognitív terhelés normális; akkor jelentkezik, amikor az ember igénybe veszi a kognitív képességeit, és ez önmagában véve nem is rossz dolog. A rendszeres kognitív túlterhelés az, ami rosszat tehet. Ez azt jelenti, hogy egy nap folyamán több információt próbálsz megragadni, mint amennyit a munkamemóriád elbír. Gyakran rövid távú memóriának is nevezik, tárolása nagyjából 10 információra korlátozódik, amelyet rövid ideig (jellemzően néhány másodpercig) képes megtartani. Hogy megértsük a kapacitását, Lacroix azt javasolja, hogy a következő összegeket oldjuk meg mentális aritmetikával: 2 x 2 + 1, majd 22 x 15 + 3. “Egyértelmű, hogy a második számításhoz szükséges mentális erőfeszítés mértéke és az ebből eredő kognitív terhelés nagyobb” – mondja.”

“A mentális terhelés az egyén számára az információ feldolgozásának költsége a legtöbb adott körülmények között.”

A fogalom félreértelmezése

John Sweller pszichológus az 1980-as évek végén formalizálta a kognitív terhelés elméletét. Az instrukciós tervezéssel, vagyis a tanítás tervezésével kapcsolatos kutatásai részeként olyan technikákat próbált azonosítani, amelyek megkönnyítik a tanulást, miközben a kognitív terhelést minimálisra csökkentik.

A tudományos eredetű kontextusából kiragadva a “mentális terhelés” kifejezés azóta a köznyelvben is elterjedt. Ma már a “mindig és mindenre gondolni” gondolatával, és különösen a háztartás vezetésével járó mentális terheléssel hozzák összefüggésbe. Ez a gondolat Nicole Brais-tól, a québeci Laval Egyetem kutatójától származik. Brais a mentális terhelést úgy határozza meg, mint “az irányítás, a szervezés és a tervezés feladatát, amely egyszerre megfoghatatlan, lényeges és állandó, és célja mások igényeinek kielégítése és a háztartás zökkenőmentes működtetése”. Azt az állandó igényt, hogy otthon minden megfelelően működjön, még mindig gyakran a nők feladatának tekintik. A “mentális teher” kifejezés Emma Clit művésznő 2017-ben megjelent, You Should’ve Asked című képregénye révén vált népszerűvé, amely humorosan boncolgatja a nőkre nehezedő életkorlátokat.

Mindamellett, ahogy Lacroix rámutat, különbséget kell tennünk a fogalom köznyelvi használata – “a mindennapi élet mindennapi problémái és gondjai, valamint minden egyes feladat, amelyre az egyénnek egész nap gondolnia kell” – és a kognitív teher tudományos meghatározása között. Azt mondja: “A két fogalom között mégis van kapcsolat, mert korlátozott kognitív erőforrásaink csak bizonyos számú feladattal tudnak egyszerre megbirkózni anélkül, hogy valamilyen nehézségbe ütköznének. Ezért a mindennapi gondjaink, és az a rengeteg felejthetetlen dolog, amit minden napba be kell iktatnunk, valójában sok “mentális helyet” foglalnak el, amivel máshol nem tudunk foglalkozni, ráadásul ott van a stressz, amit ez önmagában is okozhat.”

“Korlátozott kognitív erőforrásaink egyszerre csak bizonyos számú feladattal tudnak megbirkózni anélkül, hogy valamilyen nehézségbe ütköznének.”

Egy gyors lecke az agy mechanikájáról

Ha a kognitív terhelés természetes jelenség – attól a pillanattól kezdve zajlik, hogy igénybe vesszük az agyunkat -, a kognitív túlterhelés, különösen szakmai szinten, akkor következik be, amikor a dolgok túlzásba esnek. Lacroix három fő tényező elemzését ajánlja a kognitív túlterhelés azonosításához és kezeléséhez:

A feladat jellege és/vagy az Ön szaktudásának szintje az adott információhoz képest

“A kognitív túlterhelés általában akkor következik be, ha egy feladat túl bonyolult, vagy azért, mert az információ maga túl nehéz feldolgozni, vagy azért, mert nincs meg a tudásunk vagy a know-how-nk a feldolgozásához. Ez különösen akkor igaz, ha újak vagyunk egy feladatban vagy a tanulási fázisban vagyunk.”

2. A fizikai vagy digitális munkakörnyezet

“Túlterhelés akkor is előfordulhat, ha túl sok információt kell figyelembe venni, még akkor is, ha az egyes részek önmagukban nem olyan összetettek. Éppen ezért a túlterhelés, vagy egy olyan felállás, amely egyszerre több dolog elvégzését igényli, túlterhelheti az embereket.” Például egy túlságosan ingergazdag munkakörnyezet – állandó zaj, beszélgetések, telefonhívások, streaming és így tovább -, mint például egy nagytermi iroda, megzavarhatja a kognitív egyensúlyunkat.”

3. Érzelmi és fizikai jólétünk

“Emellett belső állapotunk – különösen fáradtságszintünk, stressz vagy a motiváció hiánya – növelheti a feladat megoldásához szükséges erőfeszítés mértékét. Egy rosszul eltöltött éjszaka után valóban láthatjuk és érezhetjük, hogy milyen nehéz lehet egy olyan feladat elvégzése, amelyet általában hatékonyan végzünk.”

A járulékos károk

Mi történik valójában, amikor agyunk túlterhelődik? “Az agyban a túlterhelési állapot a prefrontális kéreg aktivitásának megváltozásával jár, ahonnan a munkamemória és az úgynevezett végrehajtó funkciókat végzik . Ez lényegében az agyunk irányítótornya” – magyarázza Lacroix. “A kognitív túlterhelésben megnő az esélyünk a hibák elkövetésére és a memóriaproblémákra, emellett csökkentheti a tervezési képességünket, az érzelmeink kezelését és így tovább. A kognitív túlterhelés jelei közé tartozik, hogy hibákat követünk el, újra és újra el kell kezdenünk gondolatfolyamatokat, nem figyelünk oda másokra, vagy rendszeresen elfelejtünk fontos dolgokat”.” A kognitív túlterhelés tehát közvetlenül és közvetve is csökkentheti az általános közérzetet és a munkahelyi teljesítményt.

“A kognitív túlterhelésben megnő az esélye annak, hogy hibákat követünk el és memóriaproblémáink lesznek, emellett csökkentheti a tervezési képességünket és az érzelmeink kezelését.”

Modern probléma?

Lacroix hangsúlyozza, hogy a kognitív túlterhelés nem új probléma. Mindazonáltal mind az információs, mind a kommunikációs technológia elterjedésével felerősödött. “A kognitív túlterhelés kockázata ma már sokkal nagyobb a gyorsabb információcserénk és az állandó információáramlás miatt, amelyet kezelnünk kell. Kognitív képességeink a végsőkig feszülnek ebben a digitális korszakban” – mondja a neurológus.”
A tiszta elme megőrzése és a napi tucatnyi e-mail, a végtelen számú értesítés, kérés, üzenet és emlékeztető több csatornán (Slack, Whatsapp, egyéb csevegőcsoportok, Google-naptár stb.) történő nyugodt kezelése küzdősportnak tűnhet. Lacroix szerint itt egy ergonómiai fogalmat használhatunk a “kognitív túlcsordulásról”, és leírhatjuk a túlterhelésnek ezt a gondolatát. “Úgy érezzük, hogy elárasztanak bennünket információkkal, olyannyira, hogy úgy érezzük, túlterheltek vagyunk, és a sürgős dolgok elsőbbséget élveznek a fontos dolgokkal szemben.”

“A kognitív túlterhelés kockázata most sokkal nagyobb, mivel a csereforgalmunk sebessége és az állandó információáradat, amit kezelnünk kell, sokkal nagyobb. Kognitív képességeink a végletekig vannak terhelve ebben a digitális korszakban.”

Megtörténhet önnel is?

Vannak olyan szakmák, amelyekben nagyobb valószínűséggel tapasztalja a kognitív túlterhelést? Lacroix szerint ez nem feltétlenül egyénekhez kötődik. Arra buzdít, hogy ne keverjük össze a kognitív túlterhelést a kiégéssel, ami bizonyos szakmákban (rendőrök, tűzoltók, kórházi személyzet stb.) a túlhajszoltság, az erős érzelmi érintettség és a munkájukért járó elismerés hiánya miatt mindenképpen gyakrabban fordul elő. Mindazonáltal bizonyos óvintézkedésekkel csökkenthető a kognitív túlterhelés kockázata. “Ez különösen igaz a repülőgép-pilótákra, a légiforgalmi irányítókra és az erőművek dolgozóira, akiknél olyan eljárások vannak érvényben, amelyek a természetes szellemi kapacitásunk megkerülésére szolgálnak, mint például az ellenőrző listák és a kettős ellenőrzés, hogy csökkentsék a hibázás kockázatát” – magyarázza Lacroix.”

Vigyázzon, az agya törékeny, hogyan védheti meg?

Lacroix arra ösztönzi, hogy legyen tisztában azzal, hogyan működik az agya, hogy a legjobb egyéni és kollektív eljárásokat alkalmazhassa a gondozására. Azt mondja: “A figyelmünk egy természetes szűrő a kognitív túlterhelés ellen. Lehetővé teszi számunkra, hogy az elvégzendő feladatnak megfelelően kiválasszuk a releváns információkat, a többit pedig kihagyjuk a munkamemóriánkból. Ez a figyelemfelkínálat azonban érzékeny, és könnyen felszívódhat más külső igények által, legyenek azok fizikaiak, például egy nagytermi irodai környezetben, vagy digitálisak, például értesítések révén”.” A munkaterület, a munka és a kapcsolattartás módszerei fontos szerepet játszanak a napi kognitív terhelés szabályozásában.”

“Figyelemterjedelmünk érzékeny, és könnyen elnyelhetik más külső igények.”

Hogyan kezelheti a kognitív terhelést befolyásoló tényezők sokaságát? Lacroix szerint a mentális terhelés csökkentéséhez csökkenteni kell a feldolgozandó információ mennyiségét, vagy legalábbis annak összetettségét. Íme egy áttekintés a legjobb módszerekről, amelyeket az Ön igényei szerint alkalmazhat:

Személyes szinten

• Sorolja fel vagy vázolja fel az összes elvégzendő feladatot
  A feladatok jobb megértéséhez és megtervezéséhez állítsa őket fontossági sorrendbe. Erre valók a teendők listái.
• Engedje el a nem lényeges feladatokat
  A frusztráció csökkentése érdekében írja fel az elvégzett feladatokat és azt, hogy mennyi időt vettek igénybe. Ez lehetővé teszi, hogy értéket adjon a munkájának – és rádöbbenti, hogy a rájuk fordított idő nem tűnt el a semmibe. Emellett lehetővé teszi, hogy a jövőben jobban tervezzen.
• Konkrét rövid távú célokkal közelítsen egy feladathoz
  Mindig hatékonyabb, ha egy feladatot rövid távú, például 15-20 perces célokra oszt fel.
• Hagyjon fel a multitaskinggal
  Ahelyett, hogy egyszerre két vagy több feladattal zsonglőrködjön, például válaszoljon egy e-mailre, miközben éppen egy megbeszélésen van, hatékonyabb, ha egymás után, egyik feladatot a másik után végzi el.
• A megszakítások csökkentése a hatékonyság növelése és a stresszszint csökkentése érdekében
  Jobb, ha időközönként ellenőrzi a postaládáját; talán óránként, vagy ha aggódik, hogy nem válaszol elég gyorsan, akkor 30 percenként. De kerülje az állandó lebegést fölötte. A vizuális és hangos felszólításokat, például a felugró ablakokat és értesítéseket is érdemes korlátozni, és meghatározott időpontokat választani a megtekintésükhöz.”
• A szüneteket az aktuális feladathoz igazítsa
  A szellemi terhelés hatékony szabályozása érdekében a szünetnek váltást kell jelentenie az aktuális feladattól, hogy más módon legyen aktív. Ha egész nap egy workshopot vezetsz és emberekkel érintkezel, a megfelelő szünet az lenne, ha olvasnál, nyugtató zenét hallgatnál, vagy sétálnál egyet. Ha egész nap egy képernyőt bámul, a megfelelő szünet a test mozgatása és a másokkal való interakció lenne.
• Mindig adjon magának megfelelő pihenőidőt
  A sport, a meditáció, az olvasás vagy akár csak a semmittevés mind mélyreható hatással van a szellemi és fizikai jólétére. Ha nem adsz magadnak elegendő regenerálódási időt, ennek ellensúlyozására a végén az adrenalin és a kortizol stresszhormonokat termeled, ami káros hatással lehet az egészségedre.

Kollektív, szervezeti szinten

• Kínáljon rugalmas munkaterületeket, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy a feladataiknak megfelelő környezetben dolgozzanak, például csendes szobában vagy kollaboratív térben.
• Dolgozzon a vezetői gyakorlaton, különösen a hamis sürgősség gondolatán, ami Lacroix szerint egyre gyakoribb munkahelyi trend. “Ösztönözze a vezetőket, hogy tegyenek különbséget a “sürgős” és a “fontos” dolgok között a csapataik számára, ami segít nekik a szervezésben és a prioritások felállításában”.
• Legyen tisztában a másokkal szembeni elvárásaival. Legyen óvatos, mikor küld e-mailt, sms-t vagy Whatsapp-üzenetet, vagy mikor hoz fel egy fontos témát. Így elkerülheted, hogy felesleges izgalmat okozz, vagy azt a benyomást keltsd valakiben, hogy nem megfelelő pillanatban kihívást intézel hozzá. Ez biztosítja, hogy tiszteletben tartja a regenerálódási idejét.

Ha a kognitív terhelés normális, a mentális túlterheltség érzése nem az. Ahogy Lacroix rámutat: “Ez azt jelenti, hogy meg kell kérdőjeleznünk egyéni gyakorlatainkat, meg kell változtatnunk a feladatok elvégzésének módját, meg kell könnyítenünk bizonyos folyamatokat, át kell szerveznünk a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával az érintett lépéseket, és így tovább.”

Míg a problémát kollektívan, sőt szervezeti szinten is kezelni kell, önnek van némi rugalmassága abban, hogyan dolgozik. Aktívan el kell akarni távolodni a sebességtől, a mennyiségtől és az azonnali reagálástól – olyan fogalmaktól, amelyek a termelékenységhez kapcsolódnak. Mi lenne, ha ahhoz, hogy nyugodtabb, hatékonyabb és eredményesebb legyen a munkájában, mindössze annyit kellene megtanulnia, hogyan mondjon nemet és szánjon rá időt?

“Meg kell kérdőjeleznünk az egyéni gyakorlatainkat, meg kell változtatnunk a feladatok elvégzésének módját, meg kell könnyítenünk bizonyos folyamatokat…”

Fotó: Sz: Fordította: Mildred Dauvin

Kövesse a Welcome to the Jungle-t a Facebookon, és iratkozzon fel hírlevelünkre, hogy minden héten megkapja cikkeinket

.