Folyamatosan zsonglőrködik a megfelelő személyi állomány és a szűkös költségvetés között? Íme néhány tipp, amely segít Önnek hatékonyan beosztani az alkalmazottakat.
Az alkalmazottak beosztása nemcsak a kiskereskedelem, hanem más szolgáltató iparágak, például a vendéglátás, a logisztika, az egészségügy és a vendéglátás számára is kulcsfontosságú kihívást jelent. Egyrészt a vállalkozásoknak megfelelő személyzetet kell biztosítaniuk a vásárlók rohamának kezeléséhez. Másrészt a változékony és kiszámíthatatlan időbeosztás tönkreteszi az alkalmazottak munka és magánélet egyensúlyát.
A műszakos alkalmazottaknak gyakran hetente változó műszakban kell dolgozniuk. Ritkán van befolyásuk a beosztásuk felett, és általában csak néhány nappal előre tudják meg a beosztásukat. Bár a különböző vállalatok különböző elnevezéseket használnak az ilyen beosztási gyakorlatokra, széles körben ismert a just-in-time beosztás vagy az ügyfélközpontú beosztás.
A Lowe’s nemrégiben ügyfélközpontú beosztási rendszert vezetett be annak érdekében, hogy az alkalmazottak műszakjai tükrözzék az üzlet forgalmát. Bár a rendszer elméletben jól hangzik az üzlet szempontjából, a valóságban korlátozza az alkalmazottak egymást követő szabadnapjainak számát, valamint a beosztás átláthatóságát és rugalmasságát. A változás kevesebb kiszámíthatóságot hozott az alkalmazottak életébe, és negatívan befolyásolta a munka és a magánélet egyensúlyát, ami végső soron csökkentette a munkaerő morálját. Míg a hagyományos bölcsesség szerint a mai karcsú üzleti környezetben a bizonytalan beosztás a norma, az olyan kiugró példák, mint a Nando’s és a The Gap Inc. azt mutatják, hogy a stabil beosztás nem csak megvalósítható, de segíthet az értékesítés és a termelékenység javításában is. Három tippünk pedig segít abban, hogy ezt az Ön vállalkozásában is megvalósíthassa.
3 munkavállalói időbeosztási technika, amelyet vállalkozásának érdemes alkalmaznia
1. tipp: Adjon az alkalmazottaknak jobb rálátást az időbeosztásukra
Képzelje el ezt: Ádám egy ruházati üzlet pénztárgépén dolgozik. Közelednek az ünnepek, és szeretne szabadnapokat tervezni a családjával. Az ünnepek azonban egyben az év legforgalmasabb időszaka is az üzlet számára, és fogalma sincs, hogy a jövő héten mely napokon vagy műszakokban fog dolgozni. Ilyen helyzetekben a beosztás átláthatóságának hiánya miatt Adam és a hozzá hasonló alkalmazottak valószínűleg kissé csalódottá, ha nem is frusztrálttá és/vagy motiválatlanná válnak.
Húzható beosztás a Findmyshiftben (Forrás)
A munkaadók számára az ilyen helyzetek elkerülésének egyik egyszerű módja, ha a műszakokat előre, papír naptárakon vagy jelenléti íveken készítik elő. Még jobb azonban, ha a munkavállalói munkabeosztó szoftvereket használnak a munkabeosztás elkészítésére és megosztására, valamint emlékeztetők küldésére a munkavállalóknak minden műszak előtt.
tipp #2: Adjon rugalmasságot a munkavállalóknak a műszakok cseréjéhez
A múlt hónapban Ádám lányának iskolájában szombat délelőtt szülői értekezletet tartottak. Ádámnak azonban délelőtti műszakja volt, ezért felhívta a főnökét, hogy változtatást kérjen. A menedzser végül három órát töltött azzal, hogy találjon egy másik alkalmazottat, aki elcserélné a műszakot Ádámmal, és közölje a változásokat az érintettekkel.
Váltás jóváhagyása a CakeHR-ben (CakeHR) Ez is egy olyan helyzet, amely elkerülhető a munkavállalói műszakbeosztási szoftver segítségével, amely sokkal egyszerűbbé teszi a műszakok cseréjének és cseréjének folyamatát a munkavállalók számára. Példánkban Ádám közvetlenül maga írhatja fel a cserére szánt műszakot a szoftver rendszerében, és bármelyik szabad munkatárs igényelheti azt. A csere azonnali, és minden érintett számára látható.
A Gapnél végzett kísérlet során a műszakcserélő okostelefonos alkalmazásban egy-három nappal előre közzétett kérések körülbelül 50%-a talált elfogadót, és az alkalmazást használó részmunkaidős alkalmazottak 62%-a számolt be a műszakok feladásáról vagy átvételéről. Összességében a résztvevő alkalmazottak 95%-a egyetértett azzal, hogy az alkalmazás megkönnyítette a munkaidő-beosztás igényeikhez való igazítását.
Tipp #3: Mérje fel a személyzeti igényeket és kerülje el a költségtúllépést
Folytatva a példánkat, tegyük fel, hogy ebben a hónapban Ádám hétfőnként és szerdánként ügyeletes. Ez azt jelenti, hogy egy hívásra készen kell állnia a munkára, és ezekre a napokra nem tud semmilyen személyes kötelezettséget beütemezni. Ha azonban nem hívják be, akkor arra a napra nem kap fizetést, annak ellenére, hogy a munka lehetősége miatt blokkolta a szabadidejét.
Analytics dashboard in ShopKeep (Forrás)
Az olyan eszközökkel, mint a kiskereskedelem-irányítási szoftverek és az értékesítési pontokon működő szoftverek, a munkáltatók jobban felmérhetik munkaerő-szükségleteiket, és elkerülhetik az ügyeleti beosztás szükségességét. Az ilyen eszközök jelentéskészítő funkciói segíthetnek a munkáltatóknak a múltbeli adatok elemzésében és azon napok/órák azonosításában, amelyeken a legnagyobb az ügyfélforgalom.
Ezzel a tudással a munkáltatók jobb ütemezési és költségvetési döntéseket hozhatnak. Megadhatják a munkavállalóknak a szükséges megbízhatóságot és rugalmasságot, miközben elkerülhetik a plusz műszakokkal járó költségtúllépéseket.
Következő lépések – hogyan találja meg a megfelelő szoftvert vállalkozása számára
Most már tudja, hogy a szoftverek hogyan segíthetnek az alkalmazottak ütemezésének racionalizálásában, és hogyan tehetik azt hatékonyabbá és eredményesebbé, megkezdheti a piacon lévő megoldások feltérképezését. Vannak azonban bizonyos szempontok, amelyekkel tisztában kell lennie:
- Tartsa szem előtt vállalkozása méretét és típusát: Egy 10 alkalmazottat foglalkoztató étterem időbeosztási igényei drasztikusan különbözni fognak egy 50 alkalmazottat foglalkoztató szupermarketétől. Először is, tudja pontosan, hogy mit szeretne a szoftvertől, és hány ember fogja használni, majd kezdje el a piacon lévő eszközök felkutatását.
- Határozzon meg egy költségvetést az eszközre: Üzlettulajdonosként vagy munkáltatóként csak egy bizonyos összeg áll rendelkezésére egy eszközre. Egy kisvállalkozás esetében ez lehet havi néhány száz dollár, míg egy nagyvállalat esetében néhány ezer dollár. Határozza meg azt az összeget, amelyet szívesen költ egy ütemezési eszközre, és csak ezen a költségkereten belül nézze meg a lehetőségeket.
- Gondolja át az igényeit: Míg az ütemezési igények kielégítésére minden bizonnyal választhat munkavállalói ütemezőszoftvert, más eszközök, például a kiskereskedelem-menedzsment szoftverek és az értékesítési pont szoftverek az ütemezésnél sokkal többre is képesek. Az olyan speciális vállalkozások, mint a szalonok és a kisboltok is felfedezhetik a kifejezetten az ő résükre tervezett eszközöket.