Természetes, hogy az áruk előállítása vagy a szolgáltatások nyújtása során jelentős üzleti kiadások merülnek fel. A legtöbb esetben egy vállalkozásnál ezek a kiadások azelőtt merülnek fel, hogy a megfelelő kifizetés beérkezne az ügyfelektől. Ezenkívül az alkalmazottak fizetése és egyéb kiadások jelentős pénzeszközöket vonnak el a legtöbb vállalkozásból. Ezek a tényezők a hatékony pénzgazdálkodást minden vállalkozás pénzügyi tervezésének alapvető részévé teszik. A készpénz a vállalkozás éltető eleme. Hatékony kezelése elengedhetetlen a sikerhez.
Amikor a termékekért vagy nyújtott szolgáltatásokért cserébe készpénz érkezik, sok kisvállalkozó, aki a vállalat növekedésére és az adósságok lefaragására törekszik, e pénzösszegek nagy részét vagy egészét elkölti. De bár az ilyen prioritások dicséretesek, teret kell hagyniuk a vállalkozásoknak arra, hogy a későbbiekben fel tudják dolgozni a szűkös pénzügyi időket. A sikeres készpénzkezelés kulcsa ezért a reális előrejelzések táblázatba foglalásában, a behajtások és kifizetések nyomon követésében, a hatékony számlázási és behajtási intézkedések kialakításában, valamint a költségvetési korlátozások betartásában rejlik.
PÉNZBEVÉTEL ÉS KIFIZETÉS
A készpénzbehajtási rendszerek célja, hogy csökkentsék a cégnek járó készpénz behajtásához szükséges időt. Az időbeli késedelmek néhány forrása a postai forgalom, a feldolgozási forgalom és a banki forgalom. Nyilvánvaló, hogy a vevő által a szállító cégnek küldött, fizetést tartalmazó boríték nem érkezik meg azonnal a célállomásra. Hasonlóképpen, a fizetést nem abban a pillanatban dolgozzák fel és helyezik bankszámlára, amikor a szállító cég megkapja. És végül, amikor a fizetés a bankszámlára kerül, a bank gyakran nem biztosítja a pénzeszközök azonnali rendelkezésre állását. Ez a három “float” olyan időbeli késedelem, amely gyorsan összeadódik, és arra kényszerítheti a nehézségekkel küzdő vagy új cégeket, hogy más készpénzforrásokat találjanak a számlák kifizetéséhez.
A készpénzkezelés többek között arra törekszik, hogy csökkentse ezeknek a “float” időszakoknak a hosszát és hatását. Az ügyfélhez közelebbi beszedési átvételi pont -;esetleg egy külső, harmadik féltől származó szállítóval, aki átveszi, feldolgozza és befizeti a fizetést (csekket) -;az egyik módja a beszedés felgyorsításának. Ennek a módszernek a hatékonysága függ az ügyfél elhelyezkedésétől; a kifizetések nagyságától és ütemezésétől; a cég fizetési módjától; a kifizetések feldolgozásának költségeitől; a postai, feldolgozási és banki műveletekkel járó időbeli késedelmektől; és a felesleges pénzeszközökön megszerezhető kamatlábaktól. Az ügyfelektől származó jó pénzforgalom biztosításának legfontosabb eleme azonban az erős számlázási és beszedési gyakorlat kialakítása.
Amikor a pénz beszedése megtörtént, a legtöbb cég ezután a készpénz egy központba történő koncentrálásához folyamodik. Az ilyen lépést az indokolja, hogy a készpénz felett teljes ellenőrzést gyakoroljanak, és nagyobb befektetési lehetőségeket biztosítsanak a többletként rendelkezésre álló nagyobb pénzösszegek révén. A készpénz koncentrálására számos mechanizmus alkalmazható, például átutalások, automatikus elszámolóházi (ACH) átutalások és csekkek. A kompromisszum a költségek és az idő között zajlik.
A készpénzkezelés másik szempontja a vállalat optimális készpénzegyenlegének ismerete. Számos módszer létezik, amely megpróbálja meghatározni ezt a mágikus készpénzegyenleget, azaz azt a pontos összeget, amely a költségek minimalizálásához szükséges, ugyanakkor megfelelő likviditást biztosít a számlák időben történő kifizetéséhez (remélhetőleg marad még valami a vészhelyzetekre). A készpénzegyenleg kezelésének egyik első lépése a likviditás, vagyis az aktuális kötelezettségek teljesítésére rendelkezésre álló pénzmennyiség mérése. Ennek mérésére számos módszer létezik, többek között: a készpénz és az összes eszköz aránya, a forgóeszközök aránya (forgóeszközök osztva a rövid lejáratú kötelezettségekkel), a gyorsasági mutató (forgóeszközök mínusz készletek, osztva a rövid lejáratú kötelezettségekkel) és a nettó likviditási egyenleg (készpénz plusz forgalomképes értékpapírok mínusz rövid lejáratú váltók, osztva az összes eszközzel). Minél magasabb a likviditási mutató által generált szám, annál nagyobb a likviditás-;és fordítva. A likviditás és a jövedelmezőség között azonban van egy olyan kompromisszum, amely visszatartja a vállalatokat a túlzott likviditástól.
PÉNZKEZELÉS HALÁLOS IDŐKBEN
A gazdasági visszaesés idején az értékesítés csökkenése és a rossz pénzgazdálkodás a halálos ítéletet jelentheti egy kis vagy induló vállalkozás számára. Nehéz időkben, mint például a 2008-09-es recesszió, a bankok megszoríthatják a rulírozó hiteleket vagy rövid lejáratú kölcsönöket, amelyekre a vállalkozások gyakran támaszkodnak a készpénzkezelési problémák megoldása érdekében. Egyes üzlettulajdonosok a személyes pénzügyeik megrohamozásával próbálják talpon tartani a vállalatukat – jelzálogot vesznek fel a házukra, a hitelkártyáikat maximálisan kihasználják és/vagy a 401(k)-jüket készpénzre váltják.
Az ilyen időkben az üzletvezetőknek vagy tulajdonosoknak le kell ülniük és készpénzkezelési elemzést kell végezniük, hogy kezelni tudják a hiányosságokat, növelni tudják a bevételeket és csökkenteni tudják a kiadásokat – mielőtt még túl késő lenne. Találkozniuk kell az osztályvezetőkkel és az alkalmazottakkal, és át kell venniük az irányítást, és el kell fogadniuk egy jobb készpénzkezelési tervet. A terv megkövetelhet néhány kemény intézkedést, de ha a dolgozókat bevonják, meg fogják érteni, hogy ezekre szükség van a vállalkozás túléléséhez. A tervet a bankárok elé is viheti abban a reményben, hogy egy személyes találkozó és annak bizonyítása révén, hogy kézben tartja a készpénzkezelési helyzetet, meghosszabbítják a vállalkozásnak a nagyon is szükséges hitelt.
Még a gazdasági fellendülés idején is sok kisvállalkozásnak vannak pénzforgalmi nehézségei, különösen a működés első éveiben. A vállalkozók és a vezetők azonban lépéseket tehetnek az ilyen problémák hatásának minimalizálására, és segíthetnek fenntartani a vállalkozás folyamatos életképességét. Az átmeneti pénzforgalmi problémák kezelésére javasolt lépések a következők:
– Készítsen reális pénzforgalmi költségvetést, amely mind a rövid távú (30-60 nap), mind a hosszabb távú (1-2 év) pénzügyeket feltérképezi.
– Fokozza meg a vállalatnak járó kintlévőségek behajtására irányuló erőfeszítéseket. “Számlázzon azonnal és pontosan” – tanácsolta a Journal of Accountancy. “Minél gyorsabban postázza a számlát, annál gyorsabban fog fizetni….. Ha a szállítások nem váltanak ki automatikusan számlát, állítson fel egy meghatározott, lehetőleg heti számlázási ütemtervet”. A vállalkozásoknak tartalmazniuk kell egy fizetési határidőt is.
– Ajánljon kis kedvezményeket a gyors fizetésért.
– Fontolja meg, hogy kompromisszumot kössön az ügyfelekkel egyes számlázási vitákban. A kisvállalkozók érthető módon vonakodnak megfontolni ezt a lépést, de bizonyos esetekben az alapvető kiadások kifizetéséhez szükség lehet némi készpénz megszerzésére-;még akkor is, ha a vállalkozás nem hibás a vitában-;az eladott termékekért/nyújtott szolgáltatásokért.
– Szorosan kövesse nyomon és rangsorolja az összes készpénzkifizetést.
– Lépjen kapcsolatba a hitelezőkkel (szállítók, hitelezők, bérbeadók), és próbáljon olyan kölcsönösen kielégítő megállapodásokról tárgyalni, amelyek lehetővé teszik, hogy a vállalkozás átvészelje a pénzhiányt (feltéve, hogy az csak átmeneti). Bizonyos esetekben esetleg jobb fizetési feltételeket lehet elérni a beszállítóktól vagy bankoktól. “A jobb hitelfeltételek kamatmentes pénzfelvételt jelentenek” – állítja a Journal of Accountancy.”
– Likvidálja a felesleges készleteket.
– Mérje fel azokat az egyéb területeket, ahol a működési költségek csökkenthetők anélkül, hogy a vállalkozás tartósan ellehetetlenülne, például a bérszámfejtés vagy a kis haszonkulccsal rendelkező, nem stratégiai áruk és/vagy szolgáltatások.”
BIBLIOGRÁFIA
Bee, Judy. “Keeping Tabs on Cash Flow: If you’re not, your office might be leaking money.” (A pénzforgalom nyomon követése: Ha nem így tesz, az irodája pénzt szivárogtathat). Medical Economics. 2005. december 2.
Cloutier, George. “Solve Your Cash-Flow Problem to Stay in Business”. Business Week. July 2009.
Gage, Jack. “Living Within Your Means.” Forbes. December 26. 2005.
Hommel, Ulrich és Michael Frenkel, Markus Rudolf, szerk. Kockázatkezelés. Springer, 2005.
Janklow, Christine. “Miért buknak meg a vállalkozások”. WebCPA.com. 2009.
Kono, Clyde. “Bank on It: Managing Your Cash Flow.” Hawaii Business. 2004. augusztus.
“Tíz módja a kisvállalkozások pénzforgalmának javítására”. Journal of Accountancy. Március 2000.
“A pénzforgalom megértése és ellenőrzése”. Financial Management Series. U.S. Small Business Administration. May 2009.
Copyright © 2009 Mansueto Ventures LLC. Minden jog fenntartva. Inc.com, 7 World Trade Center, New York, NY 10007-2195.