Mi a munkamegrendelés-kezelés?

A munkamegrendelés-kezelés a karbantartási munkamegrendelések időben történő feldolgozásának és befejezésének szisztematikus megközelítése az eszközleállás minimalizálása érdekében. A munkamegrendelések teljesítése más karbantartási erőforrások, például eszközök, alkatrészek, emberek és pénz rendelkezésre állásától függ.

A munkamegrendelések kezelésének jelentősége

Tradicionálisan a karbantartó csapatok a munkamegrendelések közlésére papír alapú munkamegrendelésekre támaszkodtak. Bár magukat a munkautasításokat könnyű lehet kézzel létrehozni, a papír alapú munkautasítások kezelése munkaigényes, és gyakran több problémát okoz, mint amennyit megold.

A karbantartó személyzetnek például rossz kézírást kell értelmeznie, ami helytelen dokumentációhoz vezet. A fizikai másolatok hajlamosak rossz helyre kerülni és elveszni, ami elmaradt karbantartást eredményez. A papírhalmok eltömítik az iratszekrényeket és az asztalokat, megnehezítve a korábbi munkamegrendelések megtalálását.

Egyes karbantartó csapatok áttértek a táblázatkezelésen alapuló munkamegrendelések kezelésére, de ezeknek a rendszereknek is megvannak a maguk korlátai. A táblázatokat egyszerre csak egy személy módosíthatja, ami megnehezíti a technikusok számára, hogy a legfrissebb információkat lássák. A táblázatkezelő szoftverek által generált munkautasításokat továbbra is ki kell nyomtatni, ami a korábban tárgyalt kihívásokat hozza magával. A táblázatkezelő szoftverek használata ijesztő lehet a személyzet számára.

A szervezetek növekedésével a “régimódi” munkarend-kezelési módszerek gyorsan fenntarthatatlanná és hatástalanná válnak. A működési hatékonyságra való újbóli összpontosítás még inkább reflektorfénybe helyezte a karbantartási osztály funkcióit. A munkamegrendelések kezelésének javítása érdekében a szervezetek számítógépes karbantartás-irányítási rendszerbe (CMMS) fektetnek be.

Munkamegrendelések kezelésének folyamata

A megfelelő munkamegrendelések kezelése a munkamegrendelést annak minden életszakaszában figyelembe veszi, a kéréstől a befejezésig. A következő szakaszok leírják, hogy mi történik a munkamegrendelés-kezelési folyamat egyes lépéseiben. Észre fogja venni, hogy a CMMS hogyan teszi a munkamegrendelés-kezelési folyamatot ésszerűbbé és hatékonyabbá.

Munkakérelem jóváhagyása

A karbantartási munkák szükségességét gyakran munkakérelem vagy szervizkérelem útján közlik. A jóváhagyó megvizsgálja a kérést, és megállapítja, hogy fennáll-e jogos igény, elegendő információ áll-e rendelkezésre a munkamegrendelés létrehozásához, vagy a problémát már jelentették. Sok szervezet a CMMS karbantartási kérelem funkcióját használja a beérkező kérelmek kezelésére. Ha a kérés érvényes, jóváhagyásra kerül, és létrejön egy munkamegrendelés.

Lapozd el még:

Készítés

A munkamegrendelés létrehozása azt jelenti, hogy engedélyt adtak a kért munka elvégzésére. A munkamegrendeléseket jóváhagyott karbantartási kérelmekből, a karbantartó személyzet által vagy automatikusan a CMMS-ből hozzák létre. Egy mobil CMMS használatával a technikusok a terepről is létrehozhatnak munkautasításokat.

Priorizálás

A munkautasítások priorizálása annak meghatározását jelenti, hogy mely munkautasításokat kell először elvégezni. Egy munkamegbízás prioritását általában a munka vagy az eszköz kritikussága határozza meg. Például a (telephelyek vagy a személyzet) biztonságával kapcsolatos munkamegrendelések magas prioritást kaphatnak. Az alacsonyabb prioritású munkamegrendelések közé tartoznak a rutinszerű megelőző karbantartás vagy a nem létfontosságú karbantartási kérések.

A karbantartási csoport szabványokat hoz létre arra vonatkozóan, hogy mitől lesz egy munkamegrendelés magas vagy alacsony prioritású. Ez nem csak azt teszi lehetővé, hogy a valóban magas prioritású munkamegrendelések gyorsabban elkészüljenek, hanem azt is, hogy amikor elmaradás keletkezik, az alacsony prioritású munkákból álljon.

Tervezés

A munkamegrendelések ütemezése a prioritásuk alapján történik. A sürgős munkamegrendelésekkel késedelem nélkül foglalkoznak. A megelőző karbantartási munkamegrendelések ütemezése jellemzően naptár- vagy futásidő-alapú intervallumok, vagy az eszköz gyártójának karbantartási irányelvei alapján történik. A munkamegrendelések ütemezésénél azonban nem az időzítés az egyetlen szempont.

A karbantartási vezetők figyelembe veszik a technikusok, a pótalkatrészek és -készletek, valamint a munkamegrendelések elvégzéséhez szükséges szerszámok vagy egyéb speciális berendezések rendelkezésre állását. A CMMS szoftver lehetővé teszi a karbantartási munkaterhelés vizualizálását és annak meghatározását, hogy a személyzetet hogyan lehet a leghatékonyabban felhasználni.

Kihelyezés

Minden karbantartási csapat különböző készségekkel és képességekkel rendelkező technikusokból áll. A munkafeladatokat az adott feladatra legalkalmasabb technikusoknak kell kiosztani. Nagyobb szervezeteknél a technikusok specializálódhatnak egy adott szakmára, vagy bizonyos eszközökre vonatkozó képzéssel rendelkezhetnek.

A kis- és középvállalkozások inkább olyan mindeneseket alkalmaznak, akik számos karbantartási feladatot el tudnak végezni. Annak meghatározása, hogy ki a legalkalmasabb a feladatra, történhet első kézből szerzett tapasztalatok alapján, de a CMMS karbantartási jelentései alapján is megállapítható.

Elosztás

Mihelyt a munkautasításokat ütemezték és kiosztották, azoknak utat kell találniuk a technikusok kezébe. A munkautasításokat fizikailag is ki lehet osztani, de a technikusok felkutatása időbe telik. A CMMS szoftver automatikus nyomtatást biztosít a kijelölt nyomtatókra és automatikus e-mail küldést a személyzetnek. A mobilfunkciókkal rendelkező CMMS lehetővé teszi, hogy a technikusok azonnal megkapják a munkautasításokat az internetre csatlakoztatott eszközökön.

Végrehajtás

A végrehajtás az a cselekmény, amikor a kijelölt technikus(ok) elvégzik a munkautasításban felsorolt feladatokat. A CMMS lehetővé teszi a munkamegrendelések előrehaladásának valós idejű nyomon követését, így biztosíthatja, hogy a technikusok a munkájukat folyamatosan elvégezzék.

Dokumentálás

A munkamegrendelés-kezelési folyamat része a dolgozók képzése arra, hogy minden eredményt dokumentáljanak, a jót és a rosszat egyaránt. Minél pontosabb információkkal rendelkezik, annál jobban jár. A technikusoknak ügyelniük kell arra, hogy pontosan rögzítsék, mit végeztek, mennyi időt töltöttek el, milyen alkatrészeket használtak, és így tovább.

A munka dokumentálása a CMMS-ben pontosabb karbantartási feljegyzésekhez vezet, amelyek felhasználhatók a fejlesztendő területek azonosítására és a jövőbeli hibaelhárítás segítésére. A rossz dokumentáció pontatlan vagy hibás jelentésekhez vezet – ahogy mondani szokták, “szemét be, szemét ki”. Minél jobb a munkamegrendelés dokumentációja, annál jobban tudja majd nyomon követni és ellenőrizni a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) a CMMS karbantartási jelentések segítségével.

Lezárás

A munkamegrendelés lezárása akkor következik be, amikor minden feladatot elvégeztek, minden szolgáltatást teljesítettek, és a munka befejeződött. A technikusok most már rendelkezésre állnak, hogy elkezdjenek dolgozni más “nyitott” munkamegrendeléseken.

Analízis

A kollektív munkamegrendelési előzmények képezik az értelmes jelentések alapját. A CMMS jelentési funkciói nélkül nagyon nehéz lesz nyomon követni a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-k), amelyek bepillantást engednek a folyamatokba. Például milyen könnyen kiszámíthatja a létrehozott vagy lezárt munkamegrendelések számát egy táblázatkezelő vagy papír alapú nyomon követési rendszer segítségével?

Improve Work Order Management with FTMaintenance

A legjobb munkamegrendelések is kudarcot vallhatnak a kezelésükhöz szükséges megbízható rendszer nélkül. Az FTMaintenance egy hatékony munkamegrendelési szoftver, amely leegyszerűsíti a munkamegrendelés-kezelési folyamatot. Az FTMaintenance automatizált munkamegrendelések létrehozásával, hozzárendelésével, elosztásával és lezárásával csökkenti a mindennapi karbantartási tevékenységek elvégzésével járó adminisztratív munka mennyiségét. Kérjen bemutatót, hogy megtudja, hogyan javíthatja az FTMaintenance az Ön szervezetének munkamegrendelés-kezelési folyamatát.