A rövid távú távolléti szabályzat összeállítása az egyik legijesztőbb feladat lehet, amellyel egy HR-szakember szembesülhet. Lépésről lépésre bemutatjuk, mit kell tartalmaznia egy tipikus rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatnak.
Tisztázza a rövid távú távolléti szabályzat célját és hatályát
A munkáltatóknak úgy kell bevezetniük a rövid távú távolléti szabályzatukat, hogy megismétlik az egyensúly szükségességét:
- a munkavállalók valós igénye arra, hogy betegség miatt szabadságot vegyenek ki; és
- a munkahelyi hatékonyság és termelékenység fenntartásának szükségessége között, hogy a távollévő munkavállaló kollégáira ne háruljon többletterhelés.
El kell tisztázni, hogy mikor nem alkalmazható a rövid távú betegszabadság.
A szervezet gyaníthatja, hogy helytelen magatartásról van szó (például, hogy a munkavállaló valójában nem is beteg).
Ebben az esetben a munkáltató ehelyett alkalmazhatja a külön fegyelmi eljárását.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatra: cél és hatály
A rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatban használt néhány fogalom magyarázata
A szabályzat bevezetője tartalmazhat néhány kulcsfontosságú meghatározást, például azt, hogy mi számít valójában “rövid távú betegszabadságnak”, és mikor alkalmazandó a munkáltató külön, hosszú távú betegszabadságra vonatkozó szabályzata.
A rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzat néhány más kulcsfontosságú fogalmát is meg kell magyarázni.
Például a “hivatalos felülvizsgálati időszakot” úgy lehet meghatározni, mint egy olyan időszakot, amely alatt a munkavállalónak javulást kell mutatnia betegszabadságának szintjében.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatra: a legfontosabb fogalmak meghatározása
A rövid távú betegszabadsággal foglalkozó vezetőkkel szembeni elvárások meghatározása
A szabályzatban célszerű már korán meghatározni a vonalvezetők felelősségét a rövid távú betegszabadsággal kapcsolatban.
Podcast: Sarah Anderson és Ellie Gelder, apertHR munkajogi szerkesztői megvizsgálják azokat a gyakorlati lépéseket, amelyeket a munkáltatók a rövid távú betegszabadság kezelése során megtehetnek.
A munkáltatók többek között elvárhatják a felettes vezetőktől, hogy:
- megfelelő nyilvántartást vezetnek a munkavállalók betegszabadságáról, beleértve a munkavállalók önigazolásának beszerzését hét naptári napos vagy annál rövidebb betegség esetén, és orvosi igazolást hét naptári napnál hosszabb betegség esetén;
- egyensúlyt teremtenek a valóban beteg munkavállaló támogatása és a jövőbeni jobb jelenlét ösztönzése között;
- szükség esetén orvosi tanácsot kérnek, beleértve a munkavállaló hozzájárulásának beszerzését, amely az orvosi jelentés bekérése előtt szükséges; és
- szükség esetén munkába való visszatérési beszélgetéseket folytatnak.
Bölcs dolog továbbá emlékeztetni a felettes vezetőket arra a kötelezettségükre, hogy ésszerű kiigazításokat kell tenniük a fogyatékkal élő munkavállalók számára.
- Mintául szolgáló rövid távú betegszabadságra vonatkozó politika: iránymutatás a felettes vezetők számára
Adjanak a munkavállalóknak iránymutatást a rövid távú betegszabadságról
Mi számít “hosszú távú betegszabadságnak”?
Az XpertHR kutatása szerint a munkáltatók általában a 28 vagy több naptári napig tartó távollétet határozzák meg hosszú távú betegszabadságként.
A munkavállalókat is emlékeztetni kell arra, hogy mit kell tenniük, ha betegen mennek el a munkahelyükről. A munkavállalótól általában elvárható, hogy:
- a munkanap kezdetén a lehető leghamarabb hívja fel a felettesét;
- a betegszabadság ideje alatt továbbra is tájékoztassa a felettesét a helyzetről, például a távollét minden további napjának kezdetén telefonon;
- mutassa be a szükséges dokumentumokat, például hét naptári napos vagy annál rövidebb betegség esetén egy önigazolási űrlapot, hét naptári napot meghaladó betegség esetén pedig orvosi igazolást; és
- szükség esetén vegyen részt a munkába való visszatérési beszélgetésen.
A munkavállalókat emlékeztetni lehet arra, hogy minél őszintébben és nyíltabban beszélnek a felettesükkel a távollétük okairól, annál több támogatást tud nyújtani a munkáltató.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatra: a munkavállalók felelőssége
Meghatározza a betegszabadságra vonatkozó bejelentési és bizonyítási követelményeket
Mi történik, ha egy munkavállaló napközben betegen megy haza?
Egy teljes napi betegszabadságnak számíthat a nap felénél kezdődő betegszabadság, ha a munkavállaló a munkaideje 50%-ának kitöltése előtt távozik.
Ha a betegszabadság azután kezdődik, hogy a munkavállaló a munkanapjának 50%-át kitöltötte, akkor ez fél napi távollétként könyvelhető el.
A munkáltatóknak világos eljárást kell meghatározniuk, amelyet a munkavállalóknak követniük kell, ha betegség miatt nem vesznek részt a munkában.
A munkáltató általában megköveteli a munkavállalótól, hogy a munkanap kezdetén beteget jelentsen a felettesének.
A munkavállalótól megkövetelhető, hogy a betegszabadság minden további napján betelefonáljon, bár a munkáltatónak rugalmasnak kell lennie ebben a kérdésben.
A napi telefonhívás például nem lehetséges, ha a munkavállaló kórházban volt.
A szabályzatnak ez a része arra is használható, hogy elmagyarázza, milyen igazolást kell a munkavállalónak benyújtania.
Hét naptári napig vagy annál rövidebb ideig tartó betegség esetén elegendő az önigazolás.
Hét naptári napnál hosszabb ideig tartó betegség esetén orvosi igazolásra van szükség, általában orvosi igazolás, más néven “munkaképességi nyilatkozat” formájában.
- Példa rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatra: értesítés és igazolás
Magyarázza a munkavállalók táppénzre való jogosultságát
Ez az egyik első dolog, amiről a betegszabadságon lévő munkavállaló tudni szeretne.
Mikor emelkedik a törvényes táppénz?
A törvényes táppénz általában évente április 6-án emelkedik.
A kormány az előző év decemberében jelenti be az új mértéket.
A törvényes táppénzre azok a munkavállalók jogosultak, akik megfelelnek a jogosultsági és bizonyítási követelményeknek, és négy vagy több egymást követő napon át munkaképtelenek.
A törvényes táppénzt átalányban fizetik, egy munkaképtelenségi időszakban legfeljebb 28 hétig.
Egyes munkáltatók bőkezűbb szerződéses táppénz-rendszert kínálnak.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó politikára: táppénz
Az orvosi rendelések miatti szabadidő: ismertesse a szervezet szabályait
Meglepő lehet, de az Egyesült Királyság jogszabályai viszonylag keveset tartalmaznak az orvosi rendelések miatti szabadidőről. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatók szabadon alakíthatják ki saját szabályaikat.
Szülés előtti rendelések
Míg az orvosi rendelések miatti szabadidőhöz nincs általános törvényes jog, egy fontos kivétel a szülés előtti rendelésekkel kapcsolatos.
A terhes munkavállalónak joga van ésszerű fizetett szabadidőhöz, hogy részt vehessen a szülés előtti rendeléseken.
Eközben a leendő apa vagy a terhes nő partnere fizetés nélküli szabadságot vehet ki legfeljebb két szülés előtti találkozón való részvételre.
A munkáltatóknak lehet olyan politikájuk, amely arra ösztönzi a munkavállalókat, hogy a találkozókat a saját idejükben vagy olyan időpontban szervezzék meg, amikor a lehető legkisebb a zavarás.
A munkáltatóknak azonban jó gyakorlat, hogy rugalmasak legyenek. A munkáltatók más időpontokban is engedélyezhetnek ésszerű mértékű szabadidőt, ha az orvosi rendelést nem lehet a munkavállaló saját idejében megszervezni.
Ha a munkavállalónak fizetett szabadidőt adnak, hogy orvosi rendelésre menjen, a munkáltató megkövetelheti, hogy a munkavállaló később pótolja az időt.
A HR szakembereknek és a felettes vezetőknek tisztában kell lenniük azzal, hogy a szülés előtti rendelésre speciális szabályok vonatkoznak.
- Példa rövid távú távolléti szabályzatra: szabadidő orvosi találkozókra
A távollét utáni munkába való visszatéréskor szükséges intézkedések meghatározása
A rövid távú távolléti szabályzatnak meg kell határoznia, hogy a munkavállalóknak és a felettes vezetőknek mit kell tenniük a távollét után.
A munkavállalók számára az egyik legfontosabb feladat:
- önigazolási űrlap kitöltése (ha a betegség hét naptári nap vagy annál rövidebb); vagy
- orvosi igazolás benyújtása (ha a betegség hét naptári napnál hosszabb).
A felettesek számára az egyik legfontosabb feladat a munkavállaló távolléti nyilvántartásának ellenőrzése annak megállapítására, hogy:
- a távolléti szintek azt jelentik-e, hogy a szervezet távollétkezelési politikája alapján hivatalos intézkedésre van szükség; és
- vannak-e gyanús hiányzási minták, például gyakori pénteki, hétfői, illetve közvetlenül banki vagy ünnepnapok előtti vagy utáni gyakori távollétek.
A felettes meghívhatja a munkavállalót egy informális munkába visszatérési beszélgetésre, amely régóta elismert és hasznos módja a betegszabadság szintjének nyomon követésének.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó politikára: visszatérés a munkába
Várandósság és fogyatékosság: miért különleges esetek
Fogyatékosságból eredő megkülönböztetés: O’Brien kontra Bolton St Catherine’s Academy
Griffiths kontra Secretary of State for Work and Pensions
Land Registry kontra Houghton és mások
Powell kontra Secretary of State for Work and Pensions
A diszkriminációs kereset kockázatának elkerülése érdekében fontos, hogy az Ön szervezetének rövid távú betegszabadsággal kapcsolatos eljárása másként kezelje a terhességgel összefüggő betegséggel és a fogyatékossággal kapcsolatos távolléteket.
A legbiztonságosabb megoldás az, ha a munkavállaló távolléti nyilvántartásának összeszámlálásakor a terhességgel összefüggő távollétet kizárják a távollét kezelése céljából.
A fogyatékkal élő munkavállaló távollétének kezelése során a munkáltatóknak fokozottan ügyelniük kell a fogyatékosságból eredő, az egyenlőségről szóló 2010. évi törvény szerinti hátrányos megkülönböztetés miatti követelés kockázatára.
A fogyatékkal élő munkavállaló elbocsátása vagy figyelmeztetése a rossz jelenlét miatt fogyatékosságból eredő megkülönböztetésnek minősülhet.
- Példa a rövid távú távolléti politikára: terhesség és fogyatékosság
Kifejtse a betegség és a szabadság közötti kapcsolatot
A betegség miatti távollét és az éves szabadság közötti összefüggésekkel kapcsolatos esetjog régóta fejtörést okoz a HR-szakembereknek.
A rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzatnak két fő forgatókönyvre kell kiterjednie:
- Mi történik, ha a munkavállaló a szabadsága alatt megbetegszik vagy megsérül?
- A betegszabadságon lévő munkavállaló továbbra is gyűjti a szabadságot?
A munkáltatóknak nem szabad elfelejteniük, hogy az ítélkezési gyakorlat szerint:
- a szabadságon lévő munkavállaló, aki megbetegszik, átkerülhet betegszabadságra, és kérheti a szabadság későbbi időpontban történő kiadását; és
- a munkavállalók továbbra is gyűjtik az éves szabadságot a betegszabadság alatt.
A munkáltatók mindkét esetben jogosultak megkövetelni a munkavállalóktól, hogy szigorú eljárást kövessenek. Például megkövetelhetik tőle, hogy szabadsága alatt orvosi igazolást nyújtson be a betegségéről, még akkor is, ha a munkavállaló akkor külföldön tartózkodott.
- Példa rövid távú távolléti politikára: betegszabadság és szabadság
Legyen eljárás az orvosi tanácsok beszerzésére
A szervezetnek az orvosi jelentésekhez való hozzáférésről szóló 1988. évi törvény és az 1998. évi adatvédelmi törvény szerinti kötelezettségeire fel kell hívni a felettes vezetők, a HR-osztály és a foglalkozás-egészségügyi osztály figyelmét.
Elkerülhetetlen, hogy a munkáltató beszerezze a munkavállaló beleegyezését, ha orvosi jelentést kér a munkavállaló saját orvosától vagy a munkáltató foglalkozás-egészségügyi osztályától.
A rövid távú betegszabadságra vonatkozó politikának egyértelművé kell tennie, hogy a munkavállaló orvosi adatait bizalmasan kell kezelni és biztonságosan kell tárolni.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó politikára: orvosi tanácsadás
A betegszabadság kezelése: az 1. szakasz kiváltó pontja
A kiváltó pontok és figyelmeztetések rendszere a méltányos betegszabadságkezelési folyamat lényeges része.
Melyek a munkáltatók tipikus távolléti szintre vonatkozó célkitűzései?
A 2012-es XpertHR kutatás szerint a munkáltatók átlagos célkitűzése körülbelül nyolc nap volt, az egy munkavállalóra jutó távolléti napokban mérve.
Ez a számadat gyakorlatilag nem változott az XpertHR 2007-ben végzett hasonló felmérése óta – akkor a medián szintén nyolc nap volt.
Az 1. szakasz küszöbértéke jellemzően azután lép életbe, hogy a munkavállaló az előző 12 hónapban meghatározott számú napnyi betegszabadsággal vagy meghatározott számú távolléti időszakkal rendelkezett.
Nincs “egy az egyben” küszöbértékrendszer, és a munkáltató által választott küszöbértéket alaposan át kell gondolni.
Egy munkáltató, aki például a hiányzások csökkentésére törekszik a szervezeten belül, a küszöbértéket alacsonyabb napok számánál határozhatja meg.
Egy munkáltató, akinek hagyományosan nem volt problémája a hiányzások számával, a küszöbértéket magasabb napok számánál határozhatja meg.
Ha egy munkavállaló eléri az 1. szakasz küszöbértékét, a munkáltatónak hivatalos megbeszélést kell szerveznie vele a hiányzási szintek megvitatására.
A munkavállalót figyelmeztetésben lehet részesíteni a jelenléti szintjével kapcsolatban, és lehetőséget kell biztosítani számára, hogy egy meghatározott időszak alatt javítsa a jelenlétét.
A munkavállalónak lehetővé kell tenni, hogy fellebbezzen a kiadott figyelmeztetés ellen.
- Példa rövid távú távolléti politikára: 1. szakasz küszöbértéke
Szakaszos távollét kezelése: 2. szakasz küszöbértéke
Az 1. szakaszú figyelmeztetésben részesített munkavállalót át lehet helyezni a 2. szakaszba, ha a jelenléti szintje nem javul.
Ha a munkavállaló eléri a 2. szakasz küszöbértékét, a munkáltatónak egy második hivatalos találkozót kell szerveznie vele, hogy megvitassák a folyamatos nem kielégítő hiányzási szintet.
A munkavállaló kaphat egy második figyelmeztetést a jelenléti szintjével kapcsolatban, és további lehetőséget kaphat arra, hogy meghatározott időn belül javítsa a jelenlétét.
A munkavállalónak lehetővé kell tenni, hogy fellebbezzen a kiadott figyelmeztetés ellen.
- Példa a rövid távú betegszabadságra vonatkozó politikára: 2. szakasz küszöbérték
A betegszabadság kezelése: 3. szakasz küszöbpont
Kísérethez való jog
A munkavállalóknak jogot kell biztosítani arra, hogy egy munkatárs vagy a szakszervezet képviselője kísérje őket a hivatalos betegszabadság felülvizsgálati megbeszéléseken, amelyek intézkedéshez vezethetnek, valamint bármely fellebbezési meghallgatás során.
Ha a munkavállaló jelenléti szintje két korábbi figyelmeztetés ellenére sem javul, a munkáltató a munkavállalót a 3. fokozatú végső hivatalos felülvizsgálatra utalhatja.
Az elbocsátás ekkor reális lehetőség lehet, és a munkáltatónak egy harmadik hivatalos megbeszélést kell szerveznie a munkavállalóval, hogy megvitassák a továbbra is nem kielégítő hiányzási szinteket.
A munkavállalónak lehetővé kell tenni, hogy fellebbezzen az elbocsátás ellen, ha a munkáltató úgy dönt, hogy ezt teszi.
- Példa a rövid távú távolléti politikára: a 3. szakasz küszöbpontja
Biztosítson fellebbezési szakaszt a távolléti szintek miatti intézkedésekkel szemben
A munkáltató rövid távú távolléti politikájának legvégső szakaszának a fellebbezésekre kell kiterjednie.
A szabályzatnak jogorvoslati lehetőséget kell biztosítania a munkavállalónak minden intézkedéssel szemben, beleértve a figyelmeztetést is.
Ha egy munkavállalót a betegszabadság szintje miatt elbocsátanak, fontos, hogy a munkavállaló fellebbezhessen ez ellen a döntés ellen.
- Minta rövid távú betegszabadságra vonatkozó szabályzat: fellebbezés