Richiesta della cartella clinica

di Patti J. Ryan, aggiornato a marzo 2016

Prima di incontrare qualsiasi elettrofisiologo o chirurgo, vorrete inviare a ciascuno un pacchetto con le vostre cartelle cliniche, i risultati dei test e qualsiasi immagine/radiografia. (Dovresti raccogliere queste informazioni per tutto il tempo in un raccoglitore a tre anelli o in una cartella). Quindi, come si fa a raccogliere le copie delle cartelle cliniche che ti mancano?

Il tuo diritto alle tue cartelle cliniche

Per cominciare, potresti chiedere: “Ho un diritto legale alle mie cartelle cliniche?” Sì.

I pazienti hanno il diritto legale di accedere sia alla documentazione cartacea che elettronica, di vedere gli originali e di ottenere copie delle loro cartelle cliniche.

Questo diritto è garantito negli Stati Uniti dal Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996. Se vivete fuori dagli Stati Uniti, sappiate che oltre 89 paesi hanno adottato leggi sulla privacy dei dati. Per esempio, il Canada ha il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) e in Europa c’è la EU Data Protection Reform.

Conserva copie dei tuoi documenti medici

Fai un inventario delle tue cartelle mediche

Vuoi compilare una lista degli uffici che devi contattare. (Potresti già avere molti di questi documenti nel tuo raccoglitore/cartella A-Fib e hai solo bisogno di identificare quelli che ti mancano.)

Inizia con una lista di tutti i medici, pronto soccorso, laboratori, specialisti e altri fornitori di assistenza sanitaria e strutture che ti hanno fornito servizi medici relativi alla tua A-Fib.

Richiedi anche i tuoi documenti di prescrizione, dalle farmacie e dai piani sanitari. (Potresti già avere accesso online a queste informazioni, a seconda del tuo fornitore di servizi.)

Inoltre, richiedi le registrazioni di qualsiasi evento medico importante degli ultimi due anni (es, interventi chirurgici, emergenze mediche, reazioni allergiche, ecc.)

Rivedere i tuoi documenti per la precisione

Prima di richiedere copie, hai il diritto di rivedere i tuoi documenti sanitari (non solo chiedere copie).

Il personale della cartella medica del tuo medico può aiutarti a trovare le informazioni che ti interessa leggere. Guarda i tuoi documenti per assicurarti che siano corretti. Fate domande. Se trovi degli errori, chiedi di farli correggere prima che siano condivisi con un altro medico o un ospedale.

Rendere la tenuta della cartella clinica un’abitudine: Non lasciare l’ufficio del tuo medico o il centro medico senza una copia di ogni test che hanno eseguito (se il risultato del test non è immediatamente disponibile, fattelo spedire per posta). Conservali in un raccoglitore a tre anelli o in una cartella.

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Tre modi per richiedere i tuoi documenti

1. Troverete le istruzioni per richiedere i documenti per ogni fornitore nella loro ‘Notice of Privacy Practices’ – avete firmato e ricevuto una copia di questo avviso alla vostra prima visita. (È anche affissa nella struttura dove i pazienti possono vederla.) Dovrebbe fornire le istruzioni per richiedere i documenti e le informazioni di contatto per fare domande o presentare reclami. Segui le istruzioni per richiedere le tue cartelle.

2. Oppure, se visiti l’ufficio medico, chiedi un modulo di ‘Autorizzazione al rilascio di informazioni sanitarie’. Puoi completare e presentare il modulo di autorizzazione di persona o portarlo a casa. Molti studi medici pubblicano il modulo ‘Autorizzazione al rilascio di informazioni sanitarie’ sul loro sito web per il download.

3. Puoi anche scrivere la tua lettera ‘Request Your Medical Records’ (vedi esempio sotto). La Privacy Rights Clearinghouse offre un modello di lettera campione per aiutarvi a comporre la vostra lettera di richiesta delle vostre cartelle cliniche. (Vedi lettera campione qui sotto alla fine di questo articolo). Fax o posta la tua lettera di richiesta.

Pianifica in anticipo: Potrebbe volerci del tempo prima che la sua richiesta venga elaborata. È una buona idea chiedere quando puoi aspettarti di ricevere le informazioni e una stima del costo di riproduzione.

Ti verranno addebitate le copie?

Per le copie cartacee aspettatevi di pagare i costi di duplicazione. L’HIPAA permette ai medici/pratiche di addebitare una “tassa ragionevole, basata sui costi”. Possono addebitare le forniture, il tempo del personale per la copia e l’elaborazione, e le spese di spedizione, se applicabile.

Per le copie a costo zero, chiedete se copieranno i file elettronici sulla vostra chiavetta USB o su un disco/CD da voi fornito.

Tuttavia, non possono addebitare il tempo che un membro del personale spende per cercare il record. Inoltre, non dovrebbero adottare una politica di addebito di una tariffa forfettaria o di addebito al paziente per visualizzare una cartella.

Nota: Le leggi statali degli Stati Uniti possono limitare l’importo che i medici/specialisti addebitano per la duplicazione delle cartelle.

Hai bisogno di più copie

Puoi ricevere copie cartacee, pellicola a raggi X e/o cartelle elettroniche (su CD o chiavetta USB). Può chiedere più copie o fare le sue. (Per i servizi di duplicazione, controlla i rivenditori di forniture per ufficio come Office Depot o Staples.)

Se ti aspetti di intervistare da tre a cinque medici, fai fare un pacchetto per ogni medico (meglio avere un pacchetto in più piuttosto che troppo pochi).

Come riserva, porta il tuo raccoglitore A-Fib ai tuoi appuntamenti.

File Originals and Backup Digital Records

Conserva i tuoi originali nel tuo raccoglitore o cartella. Conserva i CD nelle custodie dei raccoglitori o copiali sul tuo PC. Fai delle copie di backup di tutti i documenti digitali.

Il giorno del tuo appuntamento

Quando arrivi all’ufficio del medico, assicurati che abbiano effettivamente ricevuto i tuoi documenti medici aggiornati. Come riserva, porta il tuo raccoglitore a tre anelli con gli originali.

Non dimenticare: porta con te una penna e il tuo ‘taccuino per le visite in ufficio’.

Formato di lettera d’esempio e modello per richiedere la tua cartella clinica

Scarica questa lettera d’esempio come file PDF (poi salvala sul tuo disco rigido).

RE:

Caro

Lo scopo di questa lettera è di richiedere copie delle mie cartelle cliniche come permesso dall’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e dai regolamenti del Department of Health and Human Services.

Sono stato curato nel vostro ufficio tra . Richiedo copie della seguente documentazione sanitaria relativa al mio trattamento.

Sono consapevole che potete addebitare un costo ragionevole per la copia della documentazione, ma non per il tempo impiegato per trovare la documentazione. Vi prego di inviarmi i documenti richiesti all’indirizzo sopra indicato.

Sono ansioso di ricevere la documentazione di cui sopra entro 30 giorni come specificato dall’HIPAA. Se la mia richiesta non può essere onorata entro 30 giorni, vi prego di informarmi di questo per lettera così come della data in cui potrei aspettarmi di ricevere i miei documenti.

Sinceramente,

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Ultimo aggiornamento: Giovedì 4 Aprile 2019