Il campanello dell’ufficio sta suonando. Alla tua sinistra, tre colleghi stanno esaminando un file. Dietro di te, qualcun altro sta conversando al telefono. Ricevi un messaggio su Whatsapp mentre cerchi di rileggere una mail che non capisci.

Tutto questo ti suona familiare? Negli ultimi anni, il posto di lavoro ha vissuto una vera e propria rivoluzione, dovuta all’aumento della tecnologia digitale, agli uffici open space e all’abbondanza di strumenti di comunicazione veloci e istantanei a nostra disposizione. Ci si aspetta che vi evolviate in un ambiente altamente stimolante, in cui dovete recepire, elaborare e produrre una quantità infinita di informazioni. Questo flusso costante di informazioni mette la nostra mente sotto un grande sforzo, lasciando il nostro cervello a gestire questa stimolazione infinita. A volte questo enorme sforzo mentale porta a quello che gli scienziati chiamano “sovraccarico cognitivo”. Quindi, come si può evitare un sovraccarico e preservare una sorta di equilibrio cognitivo in tali circostanze? Rispondiamo a questa domanda e guardiamo come funziona il cervello, con Marie Lacroix, neuroscienziata e co-fondatrice dell’agenzia Cog’X.

La definizione scientifica

Marie Lacroix definisce un carico mentale, o carico cognitivo, come “il costo di elaborazione delle informazioni nella maggior parte delle circostanze date per un individuo”. Contrariamente alla credenza popolare, il carico cognitivo è normale; si verifica non appena si impegnano le capacità cognitive e non è in realtà una cosa negativa in sé. È il regolare sovraccarico cognitivo che può essere negativo per voi. Questo significa, nel corso di una giornata, cercare di afferrare più informazioni di quelle che la vostra memoria di lavoro può gestire. Spesso chiamata memoria a breve termine, il suo stoccaggio è limitato a circa 10 informazioni che possono essere tenute per un breve periodo di tempo (in genere pochi secondi). Per capire la sua capacità, Lacroix suggerisce di risolvere le seguenti somme usando l’aritmetica mentale: 2 x 2 + 1 e poi 22 x 15 + 3. “È chiaro che la quantità di sforzo mentale richiesto, e il carico cognitivo risultante, è maggiore per il secondo calcolo”, dice.

“Il carico mentale è il costo dell’elaborazione delle informazioni nella maggior parte delle circostanze date per un individuo.”

Misuso del termine

Lo psicologo John Sweller ha formalizzato la teoria del carico cognitivo alla fine degli anni 80. Come parte della sua ricerca sull’instructional design, o il design dell’insegnamento, ha cercato di identificare le tecniche che facilitano l’apprendimento mantenendo il carico cognitivo al minimo.

Tolto dal contesto delle sue origini scientifiche, il termine “carico mentale” è diventato comune nel linguaggio quotidiano. È ora associato all’idea di “pensare a tutto, tutto il tempo”, e in particolare al carico mentale della gestione di una famiglia. Questa idea viene da Nicole Brais, una ricercatrice dell’Università Laval in Quebec. Brais definisce il carico mentale come “il compito di gestire, organizzare e pianificare, che è allo stesso tempo intangibile, essenziale e costante, e mira a soddisfare i bisogni degli altri e a far funzionare la famiglia senza problemi”. Il bisogno costante di assicurarsi che tutto funzioni correttamente in casa è ancora spesso considerato una responsabilità della donna. Il termine “carico mentale” è diventato popolare attraverso il fumetto dell’artista Emma Clit, You Should’ve Asked, pubblicato nel 2017, che disseziona umoristicamente le costrizioni della vita sulle donne.

Tuttavia, come sottolinea Lacroix, dobbiamo distinguere tra l’uso colloquiale del termine – “i problemi e le preoccupazioni quotidiane della vita di tutti i giorni, e ogni singolo compito a cui un individuo deve pensare tutto il giorno”- e la definizione scientifica di carico cognitivo. Lei dice: “C’è ancora un legame tra i due concetti perché le nostre risorse cognitive limitate possono affrontare solo un certo numero di compiti allo stesso tempo senza incorrere in qualche difficoltà. Pertanto, le nostre preoccupazioni quotidiane, e la moltitudine di cose indimenticabili che dobbiamo inserire in ogni giorno, in realtà occupano un sacco di ‘spazio mentale’ che non può essere affrontato altrove, in più c’è lo stress che può causare di per sé.”

“Le nostre risorse cognitive limitate possono affrontare solo un certo numero di compiti allo stesso tempo senza incorrere in qualche difficoltà.”

Una rapida lezione di meccanica cerebrale

Se il carico cognitivo è un fenomeno naturale – avviene dal momento in cui impegniamo il nostro cervello – il sovraccarico cognitivo, soprattutto a livello professionale, avviene quando le cose diventano eccessive. Lacroix raccomanda di analizzare tre fattori principali per identificare e gestire il sovraccarico cognitivo:

La natura del compito e/o il vostro livello di competenza rispetto alle informazioni fornite

“Il sovraccarico cognitivo si verifica generalmente quando un compito è troppo complesso, o perché le informazioni stesse sono troppo difficili da elaborare, o perché non abbiamo le conoscenze o il know-how per elaborarle. Questo è particolarmente vero quando siamo nuovi in un compito o nella fase di apprendimento.”

2.L’ambiente di lavoro fisico o digitale

“Un sovraccarico può avvenire anche quando ci sono troppe informazioni da prendere in considerazione, anche se ogni singolo pezzo non è così complesso in sé. Questo è il motivo per cui il sovraccarico, o un set-up che richiede di fare diverse cose allo stesso tempo, può sopraffare le persone.” Per esempio, un ambiente di lavoro troppo stimolante – rumore costante, conversazioni, telefonate, streaming e così via – come un ufficio open space, può interferire con il nostro equilibrio cognitivo.

3.Il nostro benessere emotivo e fisico

“Inoltre, il nostro stato interno – specialmente i nostri livelli di stanchezza, stress o mancanza di motivazione – può aumentare la quantità di sforzo richiesto per risolvere un compito. Dopo una cattiva notte di sonno, si può davvero vedere e sentire quanto può essere difficile svolgere un compito che normalmente si fa in modo efficiente.”

Il danno collaterale

Cosa succede davvero quando il nostro cervello va in sovraccarico? “Nel cervello, lo stato di sovraccarico è associato a un cambiamento di attività nella corteccia prefrontale, da dove vengono svolte la memoria di lavoro e le cosiddette funzioni esecutive. È fondamentalmente la torre di controllo del nostro cervello”, spiega Lacroix. “Nel sovraccarico cognitivo, aumentiamo le nostre possibilità di fare errori e di avere problemi di memoria, in più può ridurre la nostra capacità di pianificare, di gestire le nostre emozioni, e così via. I segni di un sovraccarico cognitivo includono commettere errori, dover iniziare processi di pensiero più e più volte, non prestare attenzione agli altri, o dimenticare regolarmente cose importanti”. Il sovraccarico cognitivo può quindi ridurre direttamente e indirettamente il benessere generale e il rendimento sul lavoro.

“Nel sovraccarico cognitivo, aumentiamo le nostre possibilità di fare errori e di avere problemi di memoria, inoltre può ridurre la nostra capacità di pianificare e di gestire le nostre emozioni.”

È un problema moderno?

Lacroix sottolinea che il sovraccarico cognitivo non è un problema nuovo. Tuttavia, si è intensificato con l’espansione della tecnologia dell’informazione e della comunicazione. “Il rischio di sovraccarico cognitivo è molto più alto ora a causa della velocità dei nostri scambi e del flusso costante di informazioni che dobbiamo gestire. Le nostre capacità cognitive vengono portate al limite in questa era digitale”, dice il neurologo.
Mantenere la mente lucida e gestire con calma una dozzina di e-mail al giorno, notifiche infinite, richieste, messaggi e promemoria su più canali (Slack, Whatsapp, altri gruppi di chat, Google calendar e così via) può sembrare uno sport da combattimento. Possiamo usare un concetto ergonomico qui per parlare di “overflow cognitivo” e descrivere questa idea di sovraccarico, secondo Lacroix. “Ci si sente come se si fosse inondati di informazioni al punto di sentirsi sopraffatti e le cose urgenti hanno la precedenza su quelle importanti”

“Il rischio di sovraccarico cognitivo è molto più alto ora a causa della velocità dei nostri scambi e del flusso costante di informazioni che dobbiamo gestire. Le nostre capacità cognitive vengono portate al limite in questa era digitale”

Potrebbe succedere a te?

Ci sono professioni in cui è più probabile sperimentare il sovraccarico cognitivo? Secondo Lacroix, non è necessariamente legato agli individui. Ci invita a non confondere il sovraccarico cognitivo con il burn-out, che è sicuramente più frequente in alcune professioni (polizia, pompieri, personale ospedaliero, ecc.) a causa del superlavoro, del forte coinvolgimento emotivo e della mancanza di riconoscimento del lavoro svolto. Tuttavia, è possibile ridurre il rischio di sovraccarico cognitivo prendendo alcune precauzioni. “Questo vale in particolare per i piloti di linea, i controllori del traffico aereo e i dipendenti delle centrali elettriche, che hanno in atto procedure progettate per bypassare la nostra naturale capacità mentale, come le liste di controllo e il doppio controllo, per ridurre il rischio di errore”, spiega Lacroix.

Fate attenzione, il vostro cervello è fragile, come potete proteggerlo?

Lacroix vi esorta a prendere coscienza del funzionamento del vostro cervello, in modo da poter applicare le migliori procedure individuali e collettive per prendersene cura. Dice: “La nostra soglia di attenzione è un filtro naturale contro il sovraccarico cognitivo. Ci permette di selezionare le informazioni rilevanti in base al compito che vorremmo svolgere e lasciare il resto fuori dalla nostra memoria di lavoro. Tuttavia, questa soglia di attenzione è sensibile e può essere facilmente assorbita da altre richieste esterne, che siano fisiche, come in un ambiente di ufficio aperto, o digitali, attraverso le notifiche”. Lo spazio di lavoro, il lavoro e i metodi di connessione giocano un ruolo importante nella regolazione del carico cognitivo quotidiano.

“La tua capacità di attenzione è sensibile e può essere facilmente assorbita da altre richieste esterne.”

Come puoi affrontare la moltitudine di fattori che influenzano il tuo carico cognitivo? Secondo Lacroix, per abbassare il tuo carico mentale devi ridurre la quantità di informazioni che devono essere elaborate, o almeno ridurne la complessità. Ecco una panoramica dei migliori metodi da adottare, a seconda delle vostre esigenze:

A livello personale

• Elencare o schematizzare tutti i compiti che dovete svolgere
  Per capire e pianificare meglio i compiti, date loro delle priorità. A questo servono le liste di cose da fare.
• Lascia perdere i compiti non essenziali
  Per limitare la frustrazione, scrivi i compiti che hai svolto e quanto tempo hanno richiesto. Questo ti permette di dare un valore al tuo lavoro e ti fa capire che il tempo che ci hai dedicato non è svanito nel nulla. Ti permetterà anche di pianificare meglio in futuro.
• Approccia un compito con obiettivi specifici a breve termine
  È sempre più efficiente suddividere un compito in obiettivi a breve termine di 15-20 minuti, per esempio.
• Smetti il multitasking
  Piuttosto che destreggiarti tra due o più compiti allo stesso tempo, come rispondere a una e-mail mentre sei in una riunione, è più efficiente fare le cose in sequenza, un compito dopo l’altro.
• Riduci le interruzioni per migliorare la tua efficienza e abbassare i livelli di stress
  È meglio controllare la tua casella di posta a intermittenza; ogni ora, forse, o se sei preoccupato di non rispondere abbastanza velocemente, ogni 30 minuti. Ma evita di passarci sopra costantemente. Dovresti anche limitare gli stimoli visivi e sonori come i pop-up e le notifiche e scegliere momenti specifici per visualizzarli.
• Adatta le tue pause al compito a portata di mano
  Per regolare efficacemente il tuo carico mentale, una pausa dovrebbe essere un cambiamento dal compito a portata di mano, così puoi essere attivo in un modo diverso. Se stai passando la giornata a condurre un workshop e a interagire con le persone, la pausa giusta sarebbe leggere, ascoltare musica rilassante o fare una passeggiata. Se stai fissando uno schermo tutto il giorno, il giusto tipo di pausa comporterebbe muovere il tuo corpo e interagire con gli altri.
• Datti sempre il giusto tempo di recupero
  Sport, meditazione, lettura, o anche solo non fare nulla hanno tutti un profondo effetto sul tuo benessere mentale e fisico. Se non ti dai abbastanza tempo per il recupero, finisci per produrre gli ormoni dello stress adrenalina e cortisolo per compensare, il che può avere un effetto negativo sulla tua salute.

A livello collettivo, organizzativo

• Offrire spazi di lavoro flessibili, che permettano ai dipendenti di lavorare in un ambiente che risponda alle esigenze dei loro compiti, come una stanza tranquilla o uno spazio collaborativo.
• Lavorare sulla pratica manageriale, soprattutto sull’idea di falsa urgenza, una tendenza sempre più comune sul posto di lavoro, secondo Lacroix. “Incoraggiare i manager a distinguere la differenza tra ciò che è ‘urgente’ e ciò che è ‘importante’ per i loro team, che li aiuterà con l’organizzazione e la definizione delle priorità.”
• Siate consapevoli delle vostre richieste agli altri. Fate attenzione a quando inviate un’e-mail, un testo o un messaggio Whatsapp, o quando tirate fuori un argomento importante. Questo evita di causare un’agitazione inutile o di dare a qualcuno l’impressione che lo stai sfidando in un momento inappropriato. Assicura che stai rispettando il suo tempo di recupero.

Se il carico cognitivo è normale, la sensazione di sovraccarico mentale non lo è. Come sottolinea Lacroix, “Significa che dobbiamo mettere in discussione le nostre pratiche individuali, cambiare il modo in cui i compiti vengono svolti, facilitare certi processi, riorganizzare i passi coinvolti utilizzando le risorse disponibili, e così via.”

Mentre il problema deve essere affrontato collettivamente, e anche a livello organizzativo, si ha una certa flessibilità nel modo di lavorare. Dovete volere attivamente allontanarvi dalla velocità, dalla quantità e dal rispondere all’istante, concetti che sono associati alla produttività. E se per essere più calmi, più efficienti e più efficaci sul lavoro bastasse imparare a dire “no” e a prendersi il proprio tempo?

“Dobbiamo mettere in discussione le nostre pratiche individuali, cambiare il modo in cui si svolgono i compiti, facilitare certi processi…”

Foto: Welcome to the Jungle

Tradotto da Mildred Dauvin

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