Per dare il via alla nostra serie All about collaboration, consideriamo la natura della collaborazione di successo, i suoi benefici e ciò che è necessario in un’organizzazione per farla fiorire.

La collaborazione sul posto di lavoro è quando due o più persone lavorano insieme attraverso la condivisione di idee e il pensiero per raggiungere un obiettivo comune. È un lavoro di squadra che opera ad alto livello.
Molto social networking non equivale necessariamente a molta collaborazione. Le persone possono condividere frequentemente informazioni online, ma potrebbero essere ancora trattenute o più preoccupate di raggiungere i propri obiettivi o di creare una particolare immagine di sé. Naturalmente, conoscere le persone attraverso i social media può essere un passo utile verso la collaborazione; per esempio, quando contatti iniziali abbastanza casuali e insignificanti portano a offerte di aiuto o consigli. E coloro che sono a proprio agio nell’uso dei social media esterni saranno più propensi a cogliere e abbracciare rapidamente i benefici degli strumenti di collaborazione sociale interna.

Condizioni necessarie

C’è così tanta informazione là fuori sulle impressionanti capacità degli strumenti sociali che potremmo essere perdonati per pensare che questi siano un prerequisito per una collaborazione interna efficace. In realtà, ci sono una serie di fattori completamente diversi che potrebbero essere visti come gli elementi costitutivi effettivi di una forte performance in quest’area all’interno di un’organizzazione:

• Credenza in una causa comune – che richiede una visione e obiettivi organizzativi forti ed efficacemente comunicati
• Apertura ad imparare – che significa anche capire i propri punti di forza, le debolezze e dove si potrebbe migliorare. Questo potrebbe sembrare ovvio ma purtroppo, come illustrato da un recente studio della Harvard Business School, non sembriamo essere molto bravi nell’autoconsapevolezza. Questa ricerca, che ha raccolto dati da oltre 357.000 persone, ha trovato una correlazione media di .29 tra le autovalutazioni e le valutazioni oggettive (una correlazione di 1.0 indicherebbe una precisione totale). E la correlazione era ancora più bassa per le abilità legate al lavoro. Sopravvalutare le nostre capacità e la nostra abilità di portare a termine i compiti in un particolare lasso di tempo potrebbe renderci poco inclini a collaborare, o avere un impatto negativo sui risultati del lavoro di squadra
• Apertura alla condivisione – dipende dalla generosità e dalla fiducia (vedi sotto)
• Fiducia – credere che le tue opinioni saranno ascoltate, considerate e che non sarai ridicolizzato o altrimenti messo in svantaggio per averle espresse.

Portare in primo piano queste caratteristiche in tutta l’organizzazione dipenderà da una cultura saldamente basata su un approccio collaborativo, pienamente abbracciato dalla leadership.

Le insidie della collaborazione

Un’apparente volontà di collaborare non sempre porta a risultati di successo. La collaborazione può riguardare cose piuttosto piccole, quindi quando gli scambi non portano a nessun progresso, non è un grosso problema. Ma una collaborazione imperfetta può essere un problema significativo quando sono coinvolti progetti o decisioni importanti.
Abbiamo già visto come una visione irrealistica delle proprie capacità può minare la collaborazione. Gli individui spesso sopravvalutano anche la quantità di lavoro che hanno contribuito a un progetto. Nel suo libro Give and Take, Adam Grant identifica questo come il bias di responsabilità, dove esageriamo i nostri contributi rispetto a quelli degli altri. Questo tipo di situazione può creare tensioni, con una possibile soluzione che consiste nel visualizzare maggiormente il lavoro e i compiti e rendere i contributi più trasparenti.
Un recente studio dell’UCL ha evidenziato come il “bias di uguaglianza” può portare le persone a dare lo stesso peso all’opinione degli altri, indipendentemente dal fatto che siano esperti o meno, il che può danneggiare il gruppo.
L’autore senior Dr Bahador Bahrami (UCL Institute of Cognitive Neuroscience) ha detto: “Le persone sono incredibilmente cattive nel prendere in considerazione le differenze di competenza quando prendono decisioni di gruppo. Anche quando abbiamo mostrato loro esattamente quanto fossero competenti, si sono comunque dati voce in capitolo più o meno allo stesso modo. Incredibilmente, questo è continuato anche quando le persone sono state ricompensate con denaro reale per aver preso decisioni corrette.”
Questo evidenzia l’importanza di avere un processo decisionale che dia il giusto peso ai livelli di esperienza ed evitare di intraprendere una particolare strada troppo presto prima che sia stata adeguatamente valutata.
Varie influenze possono indurre le persone a conformarsi alle opinioni e ai comportamenti del gruppo. Il groupthink, un termine coniato dallo psicologo sociale Irving Janis (1972), si verifica quando il desiderio di armonia o conformità di un gruppo porta a risultati decisionali irrazionali o disfunzionali, con i partecipanti che ignorano le alternative.
Nel caso del paradosso di Abilene, un gruppo di persone decide collettivamente su una linea d’azione che è contraria alle preferenze di molti (o tutti) gli individui del gruppo. Si tratta di una comune rottura della comunicazione di gruppo in cui ogni membro crede erroneamente che le proprie preferenze siano contrarie a quelle del gruppo e, quindi, non solleva obiezioni. Pensi di aver mai visto qualcosa di simile?

Le comunanze tra i membri del gruppo li aiutano a sviluppare la fiducia e a creare connessioni. Questi possono essere creati in una varietà di modi spesso abbastanza piccoli; per esempio, avere lo stesso capo, compleanno, nome o hobby. Tuttavia, la diversità è importante all’interno dei gruppi per combattere il groupthink. I fattori che ci aiutano a creare legami all’interno dei gruppi possono anche indurci a fare ipotesi semplificatrici o negative su coloro che sono al di fuori del nostro gruppo.
A causa della nostra tendenza a categorizzare per aiutarci ad elaborare le informazioni più facilmente, possiamo tendere a pensare che le persone in un gruppo esterno siano più simili tra loro rispetto alle somiglianze che abbiamo all’interno del nostro gruppo; cioè, un gruppo piuttosto omogeneo dove non registriamo veramente attributi o caratteristiche individuali. Possiamo anche iniziare a vedere il nostro gruppo come superiore. Questi sono il tipo di reazioni che si verificano comunemente quando vediamo tensioni tra i dipartimenti organizzativi.
Tutte queste possibili insidie segnalano l’importanza di una leadership efficace per sostenere il processo di collaborazione, in particolare sui grandi progetti; un ambiente sicuro in cui tutti hanno un ascolto non giudicante; e un processo decisionale solido che considera obiettivamente tutte le opzioni prima di selezionare una soluzione.
L’importanza dei punti in comune all’interno dei gruppi evidenzia anche un vantaggio degli strumenti di collaborazione sociale, che possono aiutare a creare connessioni significative tra gli individui dove prima non ce n’erano.

Misurazione

La collaborazione è tutta incentrata sul raggiungimento dei migliori risultati possibili, quindi è importante, quando si intraprendono azioni per migliorare la collaborazione, intrappolarli mentre si svolgono. Esempi potrebbero essere: nuovi gruppi che collaborano portando allo sviluppo di una nuova idea di prodotto o al miglioramento del servizio; ottenere qualcosa sul mercato più velocemente di quanto sarebbe stato possibile in precedenza; una migliore collaborazione online, riducendo la necessità di riunioni e conferenze, con conseguente risparmio di tempo e costi di viaggio.

Alcuni fatti e cifre sulla collaborazione

Sfondo

• I dipendenti passano circa nove ore alla settimana a cercare informazioni (Atlassian)

Prospettive dei dipendenti

• L’86% dei dipendenti accusa la mancanza di collaborazione o la comunicazione inefficace per i fallimenti sul posto di lavoro. (Fierce Inc.)
• Il 90% dei dipendenti ritiene che i decisori dovrebbero cercare altre opinioni prima di prendere una decisione finale; circa il 40% ritiene che i leader e i decisori non lo facciano (Fierce Inc.)
• Quasi il 100% (99,1%) preferisce un luogo di lavoro in cui le persone identificano e discutono i problemi in modo veritiero ed efficace, ma meno della metà ha detto che la loro organizzazione lo fa (Fierce Inc.)
• In uno studio, il 38% dei lavoratori ritiene che non ci sia abbastanza collaborazione sul posto di lavoro. I partecipanti hanno detto che i fattori che incoraggiano la partecipazione sono: riconoscimento positivo degli input condivisi (50%); incoraggiamento da parte del personale senior (41%); capacità di condividere facilmente input con diversi dipartimenti (33%) (Cornerstone OnDemand)

Risultati negativi della scarsa collaborazione

• Il fallimento nell’implementare la tecnologia sociale rende i dipendenti ad alte competenze e il management meno produttivi del 20-25% (McKinsey and Company)
• I dipendenti considerano la metà delle riunioni una perdita di tempo. Il 45% di tutti i dipendenti si sente sopraffatto dal numero di riunioni a cui devono partecipare (Atlassian)

Benefici

• Quasi la metà delle organizzazioni vede la condivisione delle conoscenze come lo scopo principale della collaborazione sociale (Vantana Research)
• Le aziende che usano software di collaborazione sociale vedono miglioramenti di produttività di una media del 12-5% (Forbes)
• Il 97% delle aziende che usano software di collaborazione hanno dichiarato di essere in grado di servire più clienti, in modo più efficiente (ICE3)
• Il social networking interno può ridurre il volume delle e-mail del 30%
• I dipendenti che utilizzano strumenti di social business hanno visto un aumento del 39% della connessione (NCC.co.uk)
• La collaborazione è un fattore chiave per la performance globale dell’azienda in tutto il mondo. Il suo impatto è due volte più significativo dell’aggressività di un’azienda nel perseguire nuove opportunità di mercato e cinque volte più significativo dell’ambiente di mercato esterno (Frost & Sullivan)

Leader

• Quando è stato chiesto ai CEO su quali fattori si sono concentrati per trarre il meglio dai dipendenti, l’etica e i valori sono arrivati in cima, seguiti dalla promozione di un ambiente collaborativo (63%). Quando è stato chiesto loro quali fossero le caratteristiche più apprezzate, hanno anche citato l’essere collaborativi più spesso (75%) (studio IBM)

Ma

• La ricerca di All Things IC e Simply Communicate suggerisce una mancanza di comprensione e disagio da parte dei CEO in relazione ai social media interni

Come possiamo vedere da questa breve panoramica, gli strumenti di collaborazione sociale non possono creare una cultura collaborativa da soli. Tuttavia, possono rendere più facile la condivisione delle informazioni e aiutare a costruire reti e connessioni tra i dipendenti che altrimenti potrebbero non avere contatti o averli limitati.
Quando si lavora in gruppo su progetti significativi, è importante che ci siano controlli ed equilibri in atto per evitare che la natura delle dinamiche di squadra risulti in un processo decisionale errato.
La psicologia di gruppo rende la tendenza a lavorare in silos e sentire come se si avesse poco in comune con gli altri comprensibile piuttosto che anormale. Tuttavia, può portare a risultati di business molto negativi sia che esista in tutta l’organizzazione, tra i dipartimenti o all’interno di un dipartimento, quindi le strategie dovrebbero essere messe in atto per smantellare queste barriere e creare una migliore comprensione.
Guarda i prossimi articoli della nostra serie All about collaboration, dove esploreremo diversi aspetti di questi problemi, e presenteremo anche recensioni di libri e link ad altri articoli rilevanti.