Creare una politica per la timbratura in/out nel vostro Employee Handbook

Mentre è difficile risolvere immediatamente qualsiasi problema che state avendo con la timbratura in entrata, implementare le giuste politiche e comunicarle efficacemente è un ottimo inizio.

Quando si redige una politica per il vostro Manuale del dipendente, assicuratevi di includere dove, quando e come i lavoratori dovrebbero timbrare in/out. Includere un promemoria per i vostri dipendenti che vi aspettate che essi toclock in e out regolarmente, e descrivere il sistema di avvertimento quando non riescono a farlo.

In tale manuale del dipendente youshould anche includere le regole circa il tempo di pranzo, pause non pagate, e gli straordinari. Puoi anche aggiungere le pratiche di arrotondamento dei fogli di presenza che sono usate nella tua azienda.

Imposta il protocollo per segnalare e correggere le mancate timbrature

Scrivi molto presto nel manuale del dipendente come risponderai agli errori ripetuti fatti con le timbrature. Includere un chiaro schema della progressiva azione disciplinare in caso di ripetuto fallimento nel seguire le procedure, come:

• Un colloquio informale sulla questione
• Avvertenze verbali formali
• Avvertenze scritte
• Provazione
• Sospensione
• E infine, terminazione, se ci sono un certo numero di violazioni in un periodo di tempo stabilito.

La vostra politica disciplinare dovrebbe rispecchiare la vostra autorità di usare queste azioni.

Seguire ciò che avete scritto nel vostro manuale per i dipendenti è l’unico modo per evitare una causa per pratiche sleali in caso di risoluzione del contratto di lavoro.

Seguire la politica di timbratura in/out in modo coerente

Quando si tratta di disciplina del tempo e delle presenze, non si dovrebbero fare favoritismi o mostrare trattamenti preferenziali nel seguire le procedure. Sia che crediate che un particolare orario mancato di un dipendente sia veramente un errore o che lo sospettiate di furto di tempo, dovete seguire la stessa linea d’azione ogni volta.

Dovete applicare la politica ad ogni dipendente, non importa il suo rendimento, il titolo di lavoro o la storia. In questo modo invierete un chiaro messaggio che l’inosservanza non sarà tollerata.

Altrimenti, i dipendenti non prenderanno sul serio il tempo e le presenze. Questo può danneggiare l’efficacia della politica e può anche avere conseguenze devastanti in caso di contenzioso.

La maggior parte degli errori sono di solito solo errori, quindi non è consigliabile andare duro fin dall’inizio. Ma si dovrebbe essere coerenti.

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Quando un dipendente dimentica di timbrare per la prima volta, si dovrebbe incontrare con loro e rivedere la politica e le procedure per la registrazione, e in questo modo si può fare in modo che li capisca. Quando un dipendente non timbra un’altra volta, procedete con l’avvertimento verbale.

Se gli errori continuano a verificarsi, di solito il passo successivo è l’avvertimento scritto. Quando un dipendente accumula il numero massimo di avvertimenti scritti per non aver timbrato il cartellino, si può procedere applicando azioni disciplinari più serie.

Quando le politiche dell’orologio sono correttamente introdotte e comunicate, molto probabilmente i dipendenti non raggiungeranno questo punto, tuttavia, si dovrebbe essere preparati per tutte le eventualità.

Scegliete un modo user-friendly di timbrare con notifiche

Quando gli errori continuano a verificarsi indipendentemente dagli avvertimenti, e siete abbastanza sicuri che i vostri dipendenti non stiano cercando di fregarvi, è il momento di considerare se il problema principale risiede nel vostro sistema di orologio.

Siamo realisti – quando sei frustrato, e i tuoi dipendenti sono frustrati, e anche il tuo dipartimento HR è frustrato, probabilmente hai bisogno di toswitch a uno strumento diverso.

Per evitare questo fin dall’inizio, assicuratevi di fare una ricerca adeguata prima di decidere quale sistema si adatta al vostro needsbest.

Moderne applicazioni di orologio online come All Hours stanno lavorando duramente per aiutarvi ad affrontare il potenziale problema dei dipendenti dimenticando di clock in e out. Nell’era degli smartphone e delle notifiche mobili, ricordarsi di farlo non dovrebbe essere qualcosa di cui i dipendenti devono preoccuparsi.

Ecco perché All Hours usa le notifiche per ricordare ai dipendenti di timbrare in entrata e in uscita e anche quando la loro pausa pranzo sta per finire. Se ancora non hanno timbrato, possono inserirlo da soli attraverso l’applicazione mobile più tardi, dove viene automaticamente inviato a un amministratore per l’approvazione.

Ci siamo impegnati molto nella costruzione di un’applicazione smartclock-in, che eliminerà la frustrazione del processo per tutte le persone coinvolte.