Costantemente in bilico tra personale adeguato e budget ridotti? Ecco alcuni consigli per aiutarti a programmare i dipendenti in modo efficace.

La programmazione dei dipendenti è una sfida chiave non solo per il settore della vendita al dettaglio, ma anche per altre industrie di servizi come l’ospitalità, la logistica, la sanità e la ristorazione. Da un lato, le aziende hanno bisogno di garantire un personale appropriato per gestire l’afflusso di clienti. D’altra parte, la programmazione volatile e imprevedibile distrugge l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.

Spesso, ai dipendenti a turni viene richiesto di lavorare in turni diversi ogni settimana. Raramente hanno alcun controllo sui loro orari e in genere imparano i loro programmi solo pochi giorni prima del tempo. Mentre varie aziende usano nomi diversi per tali pratiche di programmazione, sono ampiamente conosciute come programmazione just-in-time o programmazione cliente-centrica.

Recentemente, Lowe ha adottato un sistema di programmazione cliente-centrico per assicurare che i turni dei dipendenti rispecchino il traffico del negozio. Mentre il sistema suona bene per il business in teoria, in realtà limita il numero di giorni di riposo consecutivi per i dipendenti, nonché la visibilità e la flessibilità sulla programmazione. Il cambiamento ha portato meno prevedibilità nella vita dei dipendenti e ha influenzato negativamente l’equilibrio tra lavoro e vita privata, facendo scendere il morale della forza lavoro.

Mentre la saggezza convenzionale vuole che la programmazione instabile sia la norma negli ambienti aziendali snelli di oggi, i casi anomali come Nando’s e The Gap Inc. mostrano che una programmazione stabile non solo è fattibile, ma può anche aiutare a migliorare le vendite e la produttività. E abbiamo tre consigli per aiutarti ad implementarlo nella tua azienda.

3 tecniche di pianificazione dei dipendenti che la tua azienda dovrebbe usare

Tip #1: Fornire ai dipendenti una migliore visibilità sui loro orari

Immagina questo: Adam lavora alla cassa di un negozio di abbigliamento. Le vacanze si avvicinano e lui vuole pianificare i giorni liberi con la sua famiglia. Tuttavia, le vacanze sono anche il periodo più impegnativo dell’anno per il negozio e non ha idea di quali giorni o turni lavorerà la prossima settimana. In tali situazioni, la mancanza di visibilità del programma è probabile che Adam e dipendenti come lui un po ‘deluso, se non frustrato e / o disimpegnato.

Drag and drop scheduling in Findmyshift (Fonte)

Per i datori di lavoro, un modo semplice per evitare tali situazioni è quello di preparare turni in anticipo, su calendari cartacei o registri di presenza. Ancora meglio, però, è utilizzare il software di programmazione dei dipendenti per creare e condividere i programmi di lavoro, nonché inviare promemoria ai dipendenti prima di ogni turno.

Tip #2: dare ai dipendenti la flessibilità di scambiare i turni

Il mese scorso, la scuola della figlia di Adam aveva una conferenza genitori-insegnanti il sabato mattina. Ma Adam aveva un turno di mattina, così ha chiamato il suo manager per chiedere un cambiamento. Il manager ha finito per passare tre ore a cercare un altro dipendente per scambiare il turno con Adam, e comunicare i cambiamenti a tutti gli interessati.

Approvazione della sostituzione in CakeHR (CakeHR)

Questa è un’altra situazione che può essere evitata con l’aiuto del software di pianificazione dei dipendenti, che rende il processo di scambio di turni molto più semplice per i dipendenti. Nel nostro esempio, Adam può mettere il turno per la sostituzione direttamente nel sistema software stesso, e qualsiasi collega disponibile può reclamarlo. Il cambiamento è immediato e visibile a tutte le persone coinvolte.

In un esperimento al Gap, circa il 50% delle richieste postate da uno a tre giorni in anticipo in un’applicazione per smartphone per lo scambio di turni ha trovato acquirenti, e il 62% dei dipendenti part-time a ore che hanno usato l’applicazione ha riferito di aver postato o preso i turni. Nel complesso, il 95% dei dipendenti partecipanti ha convenuto che l’applicazione ha reso più facile regolare gli orari di lavoro per soddisfare le loro esigenze.

Tip #3: Valutare le esigenze di personale ed evitare costi eccessivi

Continuando con il nostro esempio, diciamo che per questo mese, Adam è di turno il lunedì e il mercoledì. Questo significa che deve essere disponibile a lavorare con un preavviso di una chiamata, e non può programmare nessun impegno personale per quei giorni. Tuttavia, se non viene chiamato, non viene pagato per quel giorno, nonostante abbia bloccato il suo tempo libero a causa della possibilità di lavoro.

Pannello analitico in ShopKeep (Fonte)

L’imprevedibilità della programmazione dei servizi di guardia rende difficile per i dipendenti contare su un lavoro garantito, un certo livello di reddito, o anche ottenere un secondo lavoro per integrare le loro entrate. Nel 2016, le autorità di regolamentazione hanno costretto Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters, e alcuni altri rivenditori a rivedere e cambiare le loro pratiche di programmazione su chiamata.

Con strumenti come il software di gestione della vendita al dettaglio e il software del punto vendita, i datori di lavoro possono valutare meglio le loro esigenze di personale ed evitare la necessità di programmazione su chiamata. Le funzioni di reporting in tali strumenti possono aiutare i datori di lavoro ad analizzare i dati storici e identificare i giorni/ore che testimoniano il maggior traffico di clienti.

Con questa conoscenza, i datori di lavoro possono fare una migliore programmazione così come le decisioni di bilancio. Possono dare ai dipendenti l’affidabilità e la flessibilità di cui hanno bisogno, evitando il superamento dei costi associati a turni extra.

Passi successivi: come trovare il software giusto per il tuo business

Ora che sai come il software può aiutarti a semplificare la programmazione dei dipendenti e renderla più efficiente ed efficace, puoi iniziare a esplorare le soluzioni sul mercato. Tuttavia, ci sono alcune considerazioni di cui dovreste essere consapevoli:

• Tenete a mente le dimensioni e il tipo di attività: Le esigenze di pianificazione di un ristorante con 10 dipendenti saranno drasticamente diverse da quelle di un supermercato con 50 dipendenti. Prima di tutto, sappiate esattamente cosa volete che il software faccia per voi, e quante persone lo useranno, e poi iniziate ad esplorare gli strumenti sul mercato.
• Stanziate un budget per lo strumento: Come proprietario o datore di lavoro, c’è solo una certa quantità di denaro che si può risparmiare per uno strumento. Per una piccola impresa, questo potrebbe essere qualche centinaio di dollari al mese, mentre per una grande impresa potrebbe essere qualche migliaio di dollari. Segna l’importo che sei a tuo agio a spendere per uno strumento di pianificazione, e guarda le opzioni solo all’interno di quel budget.
• Ripensa le tue esigenze: Mentre si potrebbe certamente andare per il software di pianificazione dei dipendenti per prendersi cura delle vostre esigenze di pianificazione, altri strumenti come il software di gestione al dettaglio e software point-of-sale può aiutare a fare molto di più di programmazione. Aziende speciali come saloni e negozi di convenienza può anche esplorare strumenti progettati specificamente per la loro nicchia.