Gli scacchi tridimensionali sono un punto fermo di Star Trek. La scacchiera appare in diversi episodi, ed è possibile acquistare la propria replica per gentile concessione della Franklin Mint.
Uno dei romanzi porta il gioco un passo avanti nel futuro con gli scacchi quadridimensionali. Non solo si possono muovere i pezzi nello spazio tridimensionale, ma si può “riposare” un pezzo, rimuovendolo dalla scacchiera per un numero fisso di turni, dopo di che ritorna sulla scacchiera nella sua nuova casella. Questo ti permette di mettere da parte un pezzo che non ti serve ora, e riportarlo al momento giusto.
Puoi impostare un sistema simile per ridurre il disordine, smettere di perdere le cose e aumentare la tua produttività. Prendete qualsiasi pezzo di carta; mettetelo da parte per giorni, settimane o mesi; e rilassatevi, sicuri che riapparirà nel giorno esatto in cui ne avrete bisogno. È come una macchina del tempo per il tuo sistema di fiducia.
Cosa ti serve
Per fare questo, avrai bisogno di 43 cartelle: una cartella per ogni mese e 31 cartelle giornaliere. Prendi un pacchetto di cartelline robuste: le mischierai spesso e non vuoi che cadano a pezzi. Etichettale 1-31 e Jan-Dec.
Hai anche bisogno di un posto per appendere le cartelle. Uno dei cassetti della mia scrivania è dimensionato per cartelle sospese. Dato che ho usato cartelle non appese, ho comprato una rastrelliera per cartelle, che si adatta al cassetto.
Initial Setup
Se oggi fosse il 28 giugno, inizieresti con le cartelle nel seguente ordine:
- 29-31. Non hai bisogno di mettere il 28 per primo, dato che non ti invierai nulla per oggi. Giugno ha solo 30 giorni, ma tieni il 31 dopo il 30. In questo modo, non devi pensare a dove va, e non lo perderai.
- Luglio. La cartella per il mese successivo viene dopo. Se ricevi qualcosa oggi per il 29-31 luglio, andrà in questa cartella, poiché le cartelle giornaliere per il 29-31 attualmente rappresentano giugno.
- 1-28. Poi, metti il resto delle cartelle giornaliere. Se ricevi qualcosa oggi per il 1-28 luglio, puoi archiviarlo direttamente nella cartella giornaliera appropriata, o puoi gettarlo nella cartella di luglio e ordinarlo al quotidiano più tardi. Quello che ti distrarrà meno in questo momento.
- Agosto-Giugno. Infine, metti il resto delle cartelle mensili. Giugno va alla fine perché tutto ciò che ottieni per il mese corrente andrà nella cartella di quel giorno.
Cosa metti nelle cartelle?
Ecco alcune idee su cosa puoi mettere nella tua macchina del tempo:
- Carte da firmare
- Assegni depositati sul cellulare che aspettano di essere distrutti
- Fatture da pagare
- La ricevuta della biblioteca per ritirare i libri
- Una causa per far pulire le nostre fedi
- Una causa per buttare le informazioni sulla garanzia
- Una ricevuta per un acquisto che ho intenzione di restituire
- Biglietti per la pulizia a seccodi pulizia
E le cose che non sono piatte?
Alcuni oggetti non stanno bene in una cartella, come le nostre fedi. Per compiti come questo, prendete un cartoncino e scriveteci sopra il compito: “Pulire le fedi”. L’indice serve come un trigger – quando la carta si presenta, si attiva un compito per me o per mia moglie per portarli dentro. Una volta che il compito è stato programmato in OmniFocus o nella sua agenda, il biglietto torna nelle cartelle per la prossima pulizia.
Il controllo quotidiano
Ogni mattina (o sera), quando pianifichi la tua giornata, prendi la cartella di quel giorno. Tutto quello che c’è dentro rappresenta qualcosa che devi fare oggi. Mettilo sulla tua lista dei compiti, programmalo sul tuo calendario, o buttalo nella tua casella di posta.
Se oggi non è il giorno giusto, procrastinalo in un’altra cartella.
Cartella vuota? Benissimo! Hai già fatto.
Ora metti la cartella dietro l’ultima cartella giornaliera e davanti alla prossima cartella mensile.
La rotazione mensile
L’ultimo giorno del mese, è il momento di svuotare la prossima cartella mensile.
Prendila. Tutto in questa cartella è qualcosa che hai programmato di fare questo mese. Sposta ogni elemento nella cartella giornaliera appropriata, poi metti la cartella in fondo.
Pro tip: Prima di aggiungere un elemento a una cartella mensile, scrivi la data finale del compito (“11/17”) su un piccolo post-it e incollalo sull’elemento. La maggior parte delle attività che archivio hanno una data specifica in cui ho bisogno di elaborarle, e avere la data proprio lì rende la rotazione mensile un gioco da ragazzi. Trenta secondi e ho finito.
Ho considerato di fare questo, ma non so se ne varrebbe la pena. L’unico caso d’uso pratico che ho per questo sarebbe quello di memorizzare un trigger per buttare fuori le informazioni sulla garanzia quando scade, diciamo, tra tre anni. Per qualcosa che scade tra un paio d’anni, metterei solo l’anno e lo metterei nella cartella mensile. Durante la rotazione mensile, se non è quest’anno, allora lo lascio nella cartella.
Il tuo futuro io ti ringrazierà
Ci vogliono solo pochi minuti per impostare questo tipo di sistema di archiviazione, ed è incredibilmente comodo. Niente foglietti di carta in disordine, che si nascondono quando ne hai bisogno. Nessuna ricerca frenetica quando si potrebbe fare qualcosa. Solo 43 cartelle e le informazioni che ti servono, proprio quando ti servono.
Domanda: Cosa potresti mettere nella macchina del tempo del tuo sistema di fiducia? Condividi i tuoi pensieri nei commenti, su Twitter, LinkedIn o Facebook.
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