È naturale che nella produzione di beni o nella fornitura di servizi vengano sostenute grandi spese aziendali. Nella maggior parte dei casi, un’azienda sostiene tali spese prima che il pagamento corrispondente sia ricevuto dai clienti. Inoltre, gli stipendi dei dipendenti e altre spese drenano fondi considerevoli dalla maggior parte delle imprese. Questi fattori rendono la gestione efficace della liquidità una parte essenziale della pianificazione finanziaria di qualsiasi azienda. Il contante è la linfa vitale di un business. Gestirlo in modo efficiente è essenziale per il successo.
Quando il denaro viene ricevuto in cambio di prodotti o servizi resi, molti proprietari di piccole imprese, intenti a far crescere la loro azienda e a contenere il debito, spendono la maggior parte o tutti questi fondi. Ma mentre tali priorità sono lodevoli, dovrebbero lasciare spazio alle imprese per assorbire tempi finanziari magri in futuro. La chiave per una gestione di cassa di successo, quindi, sta nel fare proiezioni realistiche, nel monitorare gli incassi e gli esborsi, nello stabilire misure efficaci di fatturazione e raccolta, e nell’aderire alle restrizioni di bilancio.
Raccolta ed esborso del contante
I sistemi di raccolta del contante mirano a ridurre il tempo necessario per raccogliere il contante che è dovuto a una ditta. Alcune delle fonti dei ritardi di tempo sono il float della posta, il float dell’elaborazione e il float della banca. Ovviamente, una busta spedita da un cliente contenente un pagamento ad un’azienda fornitrice non arriva a destinazione istantaneamente. Allo stesso modo, il pagamento non viene elaborato e depositato in un conto bancario nel momento in cui viene ricevuto dall’azienda fornitrice. E infine, quando il pagamento è depositato sul conto bancario, spesso la banca non dà la disponibilità immediata dei fondi. Questi tre “float” sono ritardi che si sommano rapidamente, e possono costringere le aziende in difficoltà o nuove a trovare altre fonti di contanti per pagare le loro fatture.
Il cash management cerca, tra le altre cose, di ridurre la lunghezza e l’impatto di questi periodi di “float”. Un punto di raccolta più vicino al cliente-;forse con un fornitore esterno di terze parti per ricevere, elaborare e depositare il pagamento (assegno)-;è un modo per accelerare la raccolta. L’efficacia di questo metodo dipende dall’ubicazione del cliente; dall’entità e dal calendario dei suoi pagamenti; dal metodo aziendale di raccolta dei pagamenti; dai costi di elaborazione dei pagamenti; dai tempi necessari per la posta, l’elaborazione e le operazioni bancarie; e dal tasso di interesse prevalente che si può guadagnare sui fondi in eccesso. L’elemento più importante per assicurare un buon flusso di cassa dai clienti, tuttavia, è stabilire solide pratiche di fatturazione e riscossione.
Una volta che il denaro è stato raccolto, la maggior parte delle aziende procede a concentrare il contante in un centro. La logica di una tale mossa è quella di avere il controllo completo del denaro e di fornire maggiori opportunità di investimento con maggiori somme di denaro disponibili come surplus. Ci sono numerosi meccanismi che possono essere impiegati per concentrare il contante, come i trasferimenti telegrafici, i trasferimenti ACH (automated clearinghouse) e gli assegni. Il compromesso è tra costo e tempo.
Un altro aspetto della gestione della liquidità è conoscere il saldo di cassa ottimale di un’azienda. Ci sono una serie di metodi che cercano di determinare questo magico equilibrio di cassa, che è l’importo preciso necessario per minimizzare i costi ma fornire un’adeguata liquidità per garantire che le fatture siano pagate in tempo (si spera con qualcosa in più per scopi di emergenza). Uno dei primi passi nella gestione del saldo di cassa è la misurazione della liquidità, o la quantità di denaro a disposizione per soddisfare gli obblighi correnti. Ci sono numerosi modi per misurarla, tra cui: il rapporto tra liquidità e attività totali, il rapporto corrente (attività correnti divise per passività correnti), il rapporto rapido (attività correnti meno l’inventario, diviso per passività correnti), e il saldo liquido netto (contanti più titoli negoziabili meno note a breve termine da pagare, diviso per il totale delle attività). Più alto è il numero generato dalla misura di liquidità, maggiore è la liquidità; e viceversa. Tuttavia, c’è un compromesso tra la liquidità e la redditività che scoraggia le aziende dall’avere un’eccessiva liquidità.
Gestione del contante in tempi difficili
Durante la crisi economica, il calo delle vendite e la cattiva gestione del contante possono essere la campana a morto per un’azienda piccola o nuova. In tempi difficili, come la recessione del 2008-09, le banche possono stringere il credito rotativo o i prestiti a breve termine su cui le imprese spesso fanno affidamento per risolvere i problemi di gestione della liquidità. Alcuni imprenditori ricorrono al tentativo di mantenere le loro aziende a galla facendo razzia delle loro finanze personali – ipotecando le loro case, esaurendo le carte di credito, e/o incassando i loro 401(k).
In tempi come questi, i manager o i proprietari devono sedersi e intraprendere un’analisi della gestione di cassa in modo da poter affrontare i deficit, aumentare le entrate e tagliare le spese – prima che sia troppo tardi. Devono incontrarsi con i capi reparto e gli impiegati e prendere il controllo e adottare un piano di gestione della liquidità migliore. Il piano può richiedere alcune misure dure, ma se i dipendenti sono coinvolti capiranno che queste sono necessarie per la sopravvivenza dell’azienda. Potete anche portare il piano ai banchieri con la speranza che attraverso un incontro faccia a faccia e la prova che state tenendo sotto controllo la situazione della gestione di cassa, essi estenderanno alla vostra azienda il credito di cui ha bisogno.
Anche durante i periodi di boom economico, molte piccole imprese hanno difficoltà di flusso di cassa, specialmente durante i loro primi anni di attività. Ma gli imprenditori e i manager possono prendere provvedimenti per minimizzare l’impatto di tali problemi e aiutare a mantenere la redditività continua dell’azienda. I passi suggeriti per affrontare i problemi temporanei di flusso di cassa includono:
– Creare un budget realistico per il flusso di cassa che graficizza le finanze sia per il breve termine (30-60 giorni) che per il lungo termine (1-2 anni).
– Raddoppiare gli sforzi per raccogliere i pagamenti in sospeso dovuti all’azienda. “Fatturare prontamente e accuratamente”, consiglia il Journal of Accountancy. “Più velocemente spedite una fattura, più velocemente sarete pagati…. Se le consegne non fanno scattare automaticamente una fattura, stabilire un programma di fatturazione, preferibilmente settimanale”. Le imprese dovrebbero anche includere una data di scadenza del pagamento.
– Offrire piccoli sconti per il pagamento rapido.
– Considerare di scendere a compromessi su alcune controversie di fatturazione con i clienti. I proprietari di piccole imprese sono comprensibilmente riluttanti a considerare questo passo, ma in certi casi, ottenere un po’ di contante – anche se la vostra azienda non ha colpa nella controversia – per i prodotti venduti/servizi resi può essere necessario per pagare le spese di base.
– Monitorare attentamente e dare priorità a tutti gli esborsi di contanti.
– Contattare i creditori (venditori, prestatori, proprietari) e cercare di negoziare accordi reciprocamente soddisfacenti che consentano all’azienda di superare la sua carenza di contanti (purché sia temporanea). In alcuni casi, si può essere in grado di organizzare migliori termini di pagamento da parte dei fornitori o delle banche. “Migliori termini di credito si traducono in prestito di denaro senza interessi”, afferma il Journal of Accountancy.
– Liquidare l’inventario superfluo.
– Valutare altre aree dove le spese operative possono essere tagliate senza disabilitare permanentemente il business, come il libro paga o beni e/o servizi non strategici con piccoli margini di profitto.
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