Mettere insieme una politica di assenza per malattia a breve termine può essere uno dei compiti più difficili che un professionista delle risorse umane può affrontare. Vi guidiamo passo dopo passo attraverso ciò che una tipica politica di assenza per malattia a breve termine dovrebbe contenere.

Chiarire lo scopo e la portata della politica di assenza per malattia a breve termine

I datori di lavoro dovrebbero introdurre la loro politica di assenza per malattia a breve termine ribadendo la necessità di un equilibrio tra:

• la reale necessità dei dipendenti di assentarsi dal lavoro a causa della malattia; e
• la necessità di mantenere l’efficienza e la produttività del luogo di lavoro, in modo che non vengano posti ulteriori oneri sui colleghi di un dipendente assente.

È importante chiarire quando l’assenza per malattia di breve durata non si applica.

L’organizzazione potrebbe sospettare che ci sia una cattiva condotta (per esempio, che il dipendente non è veramente malato).

In tal caso, il datore di lavoro può invece applicare la sua procedura disciplinare separata.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: scopo e portata

Spiegare alcuni dei termini usati nella politica di assenza per malattia a breve termine

L’introduzione alla politica può stabilire alcune definizioni chiave, per esempio cosa conta effettivamente come “assenza per malattia a breve termine” e quando si applica la politica di assenza per malattia a lungo termine del datore di lavoro.

Alcuni altri termini chiave nella politica di assenza per malattia a breve termine possono anche aver bisogno di essere spiegati.

Per esempio, un “periodo di revisione formale” potrebbe essere definito come un periodo durante il quale un dipendente è tenuto a mostrare un miglioramento nei suoi livelli di assenza per malattia.

• Esempio di politica di assenze per malattia a breve termine: definizioni dei termini chiave

Fissare le aspettative per i manager che si occupano di assenze per malattia a breve termine

È una buona idea stabilire fin dall’inizio nella politica le responsabilità dei manager di linea in relazione alle assenze per malattia a breve termine.

Tra le altre cose, i datori di lavoro possono aspettarsi che i manager di linea:

• mantengano registri adeguati delle assenze per malattia dei dipendenti, compreso l’ottenimento dell’autocertificazione dei dipendenti per la malattia di sette giorni di calendario o meno, e prove mediche per la malattia di più di sette giorni;
• bilancino il sostegno a un dipendente veramente malato e incoraggino una migliore presenza in futuro;
• richiedano un parere medico dove appropriato, compreso l’ottenimento del consenso del dipendente necessario prima di cercare un rapporto medico; e
• conducano colloqui di ritorno al lavoro dove richiesto.

È anche saggio ricordare ai manager di linea il dovere di fare adeguamenti ragionevoli per i dipendenti disabili.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: guida per i manager di linea

Fornire ai dipendenti linee guida sull’assenza per malattia a breve termine

I dipendenti dovrebbero anche essere ricordati di cosa devono fare se sono assenti dal lavoro per malattia. In genere ci si aspetta che un dipendente:

• Telefonare al proprio manager di linea appena possibile all’inizio della giornata lavorativa;
• continuare a tenere il proprio manager di linea informato della situazione mentre è assente per malattia, per esempio chiamando all’inizio di ogni giorno successivo di assenza;
• fornire la documentazione necessaria, per esempio un modulo di autocertificazione per la malattia di sette giorni di calendario o meno e prove mediche per la malattia di più di sette giorni; e
• partecipare a un colloquio di ritorno al lavoro se richiesto.

Si può ricordare ai dipendenti che più sono onesti e aperti con il loro manager sui motivi della loro assenza, più supporto il datore di lavoro sarà in grado di fornire.

• Esempio di politica sulle assenze per malattia a breve termine: responsabilità dei dipendenti

Fissate i vostri requisiti di notifica delle assenze per malattia e di prova

I datori di lavoro dovrebbero stabilire una procedura chiara per i dipendenti da seguire quando non sono presenti al lavoro a causa di cattiva salute.

In genere, il datore di lavoro richiederà ai dipendenti di chiamare in malattia il proprio responsabile all’inizio della giornata lavorativa.

I dipendenti possono essere tenuti a chiamare in malattia ogni giorno successivo di assenza per malattia, anche se i datori di lavoro dovrebbero essere flessibili su questo.

Per esempio, una chiamata giornaliera potrebbe non essere possibile se il dipendente è stato ricoverato.

Questa sezione della politica può essere utilizzata anche per spiegare quali prove il dipendente deve fornire.

Se la malattia è per sette giorni di calendario o meno, l’autocertificazione è sufficiente.

Per le malattie che durano più di sette giorni di calendario, è necessaria una prova medica, normalmente sotto forma di una nota di idoneità del medico, nota anche come “dichiarazione di idoneità al lavoro”.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: notifica e prove

Spiega il diritto all’indennità di malattia dei dipendenti

Questa è una delle prime cose che un dipendente in malattia vorrà sapere.

I dipendenti che soddisfano i requisiti di ammissibilità e prova e sono inabili al lavoro per quattro o più giorni consecutivi hanno diritto all’indennità di malattia legale.

L’indennità di malattia legale è pagata ad un tasso forfettario, per un massimo di 28 settimane in qualsiasi periodo di inabilità al lavoro.

Alcuni datori di lavoro offriranno un regime di indennità di malattia contrattuale più generoso.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: indennità di malattia

Tempo libero per appuntamenti medici: spiega le regole della tua organizzazione

Può essere una sorpresa, ma c’è relativamente poco nella legge britannica sul tempo libero per appuntamenti medici. Questo significa che i datori di lavoro sono liberi di formulare le proprie regole.

I datori di lavoro potrebbero avere una politica di incoraggiare i dipendenti a fissare appuntamenti nel proprio tempo o in un momento di minimo disturbo.

Tuttavia, è buona pratica per i datori di lavoro essere flessibili. I datori di lavoro potrebbero concedere una quantità ragionevole di tempo libero dal lavoro in altri momenti quando non è possibile organizzare un appuntamento medico nel tempo libero del dipendente.

Se un dipendente è dato tempo libero pagato per partecipare a un appuntamento medico, il datore di lavoro può richiedere al dipendente di recuperare il tempo più tardi.

I professionisti HR e i manager di linea dovrebbero essere consapevoli che ci sono regole speciali per gli appuntamenti prenatali.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: tempo libero per appuntamenti medici

Definire le azioni richieste al ritorno al lavoro dopo l’assenza per malattia

La politica di assenza per malattia a breve termine dovrebbe stabilire cosa devono fare i dipendenti e i manager di linea dopo l’assenza per malattia.

Per i dipendenti, un compito chiave è quello di:

• compilare un modulo di autocertificazione (se la malattia è di sette giorni di calendario o meno); o
• fornire una prova medica (se la malattia è più di sette giorni di calendario).

Per i manager di linea, un compito chiave è quello di controllare il registro delle assenze del dipendente per vedere se:

• i livelli di assenza significano che è necessaria un’azione formale secondo la politica di gestione delle assenze dell’organizzazione; e
• ci sono dei modelli sospetti di assenza, per esempio assenze frequenti il venerdì, il lunedì, o immediatamente prima o dopo le vacanze bancarie o pubbliche.

Il manager di linea può invitare il dipendente a un colloquio informale di ritorno al lavoro, che è stato a lungo riconosciuto come un modo utile per monitorare i livelli di assenza per malattia.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: ritorno al lavoro

Gravidanza e disabilità: perché sono casi speciali

Per evitare il rischio di una denuncia per discriminazione, è importante che la procedura di assenza per malattia a breve termine della vostra organizzazione tratti diversamente le assenze legate a malattie legate alla gravidanza e alla disabilità.

La strada più sicura è quella di escludere le assenze per malattia legate alla gravidanza nel conteggio delle assenze per malattia di un dipendente ai fini della gestione delle assenze.

Quando si gestiscono le assenze di un dipendente disabile, i datori di lavoro dovrebbero essere in allerta per il rischio di una denuncia per discriminazione derivante dalla disabilità ai sensi della legge sulla parità di trattamento del 2010.

Far licenziare un dipendente disabile o dargli un avvertimento per scarsa frequenza può equivalere a una discriminazione derivante dalla disabilità.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: gravidanza e disabilità

Spiega la relazione tra malattia e vacanze

La giurisprudenza sull’interazione tra assenza per malattia e ferie annuali ha causato a lungo mal di testa ai professionisti delle risorse umane.

La politica di assenza per malattia a breve termine dovrebbe coprire due scenari principali:

• Cosa succede se un dipendente è malato o ferito mentre è in vacanza?
• Un dipendente in congedo per malattia continua a maturare ferie?

I datori di lavoro dovrebbero ricordare che la giurisprudenza ha stabilito che:

• un dipendente che soffre di malattia mentre è in vacanza può essere trasferito in congedo per malattia e richiedere di prendere le ferie in un secondo momento; e
• i dipendenti continuano a maturare ferie annuali durante il congedo per malattia.

In entrambi gli scenari, i datori di lavoro hanno il diritto di richiedere ai dipendenti di seguire una procedura rigorosa. Per esempio, potrebbe essere richiesto di produrre prove mediche di salute durante le vacanze, anche se il dipendente era all’estero in quel momento.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: congedo per malattia e vacanze

Avere una procedura in atto per ottenere un parere medico

Gli obblighi della vostra organizzazione secondo l’Access to Medical Reports Act 1988 e il Data Protection Act 1998 dovrebbero essere segnalati ai manager di linea, il dipartimento HR e il dipartimento di medicina del lavoro.

E’ vitale che un datore di lavoro ottenga il consenso del dipendente quando cerca un rapporto medico dal medico del dipendente stesso o dal dipartimento di salute occupazionale del datore di lavoro.

La politica di assenze per malattia a breve termine dovrebbe chiarire che le informazioni mediche di un dipendente devono essere tenute riservate e conservate in modo sicuro.

• Esempio di politica di assenze per malattia a breve termine: consulenza medica

Gestione delle assenze per malattia: punto di attivazione della fase 1

Un sistema di punti di attivazione e avvertimenti è una parte essenziale di un processo equo di gestione delle assenze per malattia.

In genere, il punto di attivazione della fase 1 si verifica dopo che un dipendente ha avuto un certo numero di giorni di assenza per malattia, o un certo numero di periodi di assenza, nei 12 mesi precedenti.

Non c’è un sistema di attivazione “unico per tutti” e i punti di attivazione che il datore di lavoro sceglie dovrebbero essere pensati attentamente.

Per esempio, un datore di lavoro che sta conducendo una campagna per ridurre le assenze in tutta l’organizzazione può desiderare di impostare il punto di attivazione ad un numero inferiore di giorni.

Un datore di lavoro che non ha tradizionalmente avuto un problema con i livelli di assenza può desiderare di impostare il punto di attivazione ad un numero più alto di giorni.

Se un dipendente raggiunge il punto di attivazione della fase 1, il datore di lavoro dovrebbe organizzare un incontro formale con lui o lei per discutere i livelli di assenza.

Il dipendente potrebbe ricevere un avvertimento sui suoi livelli di presenza, e avere l’opportunità di migliorare la presenza in un determinato periodo di tempo.

Il dipendente dovrebbe essere autorizzato a ricorrere contro qualsiasi avvertimento emesso.

• Esempio di politica di assenze per malattia a breve termine: punto di attivazione della fase 1

Gestione delle assenze per malattia: punto di attivazione della fase 2

Un dipendente con un avviso della fase 1 potrebbe essere spostato alla fase 2 se i suoi livelli di presenza non migliorano.

Se un dipendente raggiunge un punto di attivazione della fase 2, il datore di lavoro dovrebbe organizzare un secondo incontro formale con lui o lei per discutere i livelli di assenza insoddisfacenti che continuano.

Il dipendente potrebbe ricevere un secondo avvertimento sui suoi livelli di presenza, ed avere un’ulteriore opportunità di migliorare la presenza in un determinato periodo di tempo.

Il dipendente dovrebbe essere autorizzato a fare appello contro qualsiasi avvertimento emesso.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: punto di attivazione della fase 2

Gestione dell’assenza per malattia: Punto di attivazione della fase 3

Se i livelli di presenza di un dipendente non migliorano nonostante due avvertimenti precedenti, il datore di lavoro potrebbe passarlo a una fase 3 di revisione formale finale.

A questo punto, il licenziamento può essere una possibilità reale, e il datore di lavoro dovrebbe organizzare un terzo incontro formale con lui o lei per discutere i livelli di assenza insoddisfacenti.

Il dipendente dovrebbe essere autorizzato ad appellarsi contro il licenziamento, se questo è ciò che il datore di lavoro decide di fare.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: punto di attivazione della fase 3

Prevedere una fase di appello contro l’azione per i livelli di assenza per malattia

La fase finale della politica di assenza per malattia a breve termine del datore di lavoro dovrebbe coprire gli appelli.

La politica dovrebbe offrire al dipendente un appello contro qualsiasi azione intrapresa, compreso un avvertimento.

Se un dipendente viene licenziato a causa dei suoi livelli di assenza per malattia, è importante che lui o lei possa fare appello contro questa decisione.

• Esempio di politica di assenza per malattia a breve termine: appelli